Организация плановой работы на предприятии Цель лекции

Организация плановой работы на предприятии
Цель лекции: изучить процесс организации плановой работы на
предприятии.
Задачи: определение условий успешной деятельности плановоэкономических служб предприятия; выяснение их структуры и функций, а
также места в оргструктуре предприятия.
Результат: получение знаний об организации плановой работы на
предприятии, структуре и функциях планово-экономических служб.
Вопросы, рассматриваемые на лекции:
1. Предпосылки успешного функционирования системы планирования на
предприятии.
2. Функции планово-экономических служб предприятия.
3. Построение организационной структуры управления плановоэкономическими службами.
ВОПРОС 1
Для того, чтобы система планирования любого предприятия была
эффективной, необходимы следующие предпосылки:
1 Кадровые: в планово-экономических отделах должны работать
высококвалифицированные специалисты, которые обладают навыками
текущего и стратегического планирования, умеют рассчитывать показатели,
составлять дерево целей, видят зависимость между экономическими
процессами, протекающими в рамках предприятия, умеют определять
влияние факторов внешней среды. Важно, чтобы руководители предприятия
(топ-менеджеры) понимали значение плановой работы и обращались к
плановикам до начала планового периода, а не тогда, когда возникли
проблемы.
2 Организационные: структура предприятия должна обеспечивать
целостность в разработке и выполнении планов (прохождение информации
между отделами, принятие решений, контроль за их исполнением – все это
должно представлять собой слаженную систему).
3 Методические: должны быть разработаны единые документы
(формы), которые заполняются соответствующей информацией и
соответствующими показателями конкретных разделов плана; единые сроки
утверждения планов, формы контроля за их исполнением. Для
осуществления контроля должны быть методические рекомендации
построения таблиц с плановыми и фактическими значениями показателей.
4 Информационные: планово-экономические службы должны вовремя
обеспечиваться необходимым объемом информации. Это возможно в том
случае, если на предприятии созданы службы учета информации:
- управленческого и финансового учета;
- прогнозно-аналитического учета;
- рекламно-социологическая служба;
- служба электронной обработки данных и др.
ВОПРОС 2
Структура плановых органов предприятия зависит от следующих
факторов:
- масштабов предприятия;
- динамичности рынка продукции;
- особенностей производства продукции (чем больше номенклатура и
ассортимент, тем сложнее его планировать).
В разработке планов участвуют:
1. Высшее руководство предприятия
Основные функции высшего руководства предприятия состоят в
следующем:
- установлении единой стратегии развития или в обосновании цели
планирования;
- выборе основных способов ее достижения;
- определении методов и технологии разработки планов.
2. Функциональные отделы – на предприятиях машиностроения к ним
относятся:
- планово-экономический отдел;
- отдел труда и заработной платы;
- финансовый отдел;
- производственно-диспетчерский отдел;
- товарный (маркетинговый) отдел;
- отдел планирования и управления кадров и др.
Руководители данных отделов, а также специалисты плановых служб
разрабатывают все текущие и тактические планы.
В функции планового отдела входит:
- разработка стратегических планов и прогнозов на основе видения
перспективы развития предприятия, представленной высшим руководством
(эту функцию плановый отдел осуществляет в том случае, если на
предприятии не создан аналитический отдел либо отдел стратегического
планирования);
- разработка годовых планов;
- разработка нормативных плановых документов для структурных
подразделений (плановые задания цехам, подразделениям);
- согласование (координация) планов всех подразделений;
- контроль выполнения плановых заданий подразделениями и
предприятием в целом (сбор, анализ отчетов подразделений).
В функции отдела труда и заработной платы входит:
- расчет численности персонала предприятия и подразделений;
- расчет ФОТ;
- разработка систем материального стимулирования персонала;
- координация работы цеховых специалистов, связанных с
нормированием труда и начислением заработной платы.
В функции финансового отдела входит:
- сбор и обработка финансовой документации;
- составление баланса доходов и расходов предприятия;
- расчет источников финансирования долгосрочных и текущих
обязательств предприятия.
В функции производственно-диспетчерского отдела входит:
- разработка оперативных заданий цехам, участкам;
- контроль за сроками их выполнения.
В функции товарного (маркетингового) отдела входит:
- исследование рынка основных товарных позиций;
- разработка прогнозов сбыта продукции;
- разработка программ сбыта;
- контроль за отгрузкой продукции;
- разработка методов стимулирования сбыта.
В функции отдела планирования и управления кадров входит:
- найм персонала;
- анализ текучести кадров;
- подготовка и реализация программ повышения квалификации и
обучения персонала и т.п.
ВОПРОС 3
Основой для выбора оргструктуры плановых служб является:
- стратегия развития предприятия (рост, поддержание статус-кво,
сокращение);
- масштабы предприятия (численность персонала, объемы
производства);
- особенности технологического процесса и др.
Требования к оргструктуре:
1) Полный учет имеющихся ресурсов;
2) Оперативное поступление информации;
3) Координация работы всех экономических служб;
4) Установление ответственности в разработке и выполнении
плановых заданий и т.п.
Каждое предприятие самостоятельно выбирает структуру своих
планово-экономических органов. Согласно классической науке организации
производства и теории менеджмента, структура управления предприятием, в
т.ч. структура планово-экономических служб, должна разрабатываться по
принципу «сверху вниз».
Если на предприятии существуют цеха и отделы, то в них
организуются планово-экономические бюро или профессиональные группы.
При бесцеховой структуре управления плановые функции
выполняются экономистами-менеджерами высшего звена.
Этапы формирования структуры планово-экономических служб
предприятия.
1) в организации осуществляется выделение планово-экономических
служб (отделов, бюро и т.п.), соответствующих важнейшим функциям и
направлениям работы по составлению планов;
2) устанавливается соотношение полномочий различных категорий
персонала планово-экономических служб и должностей работников,
уточняется цель рабочих групп и при необходимости производится
дальнейшее их разделение на более мелкие организационные звенья, чтобы
избежать перегрузки руководства;
3) определяются должностные обязанности различных категорий
персонала планово-экономических служб, т.е. совокупность определенных
функций или задач. Данные функции конкретизируются как обязанности и
закрепляются за исполнителями с учетом их профессиональной
квалификации и производственного опыта.
Основой для выбора организационных структур на предприятиях
служат обычно перспективные планы развития предприятия, объемы
производства продукции, нормативы численности и соотношений различных
категорий персонала и многие другие факторы. Структура управления
планово-экономическими службами предприятия может строиться по
принципам как линейной, так и функциональной подчиненности различных
экономических и финансовых подразделений.
При линейных структурах управление осуществляется вышестоящим
руководителем по отношению ко всем нижестоящим сотрудникам
применительно к выполняемым функциям. Примером линейного подчинения
экономических служб на крупных предприятиях могут быть названы
последовательные структурные звенья: генеральный директор – главный
экономист – планово-экономическое управление – планово-финансовый
отдел – планово-расчетное бюро.
При функциональной подчиненности право принимать решения и
давать руководящие указания предоставляется применительно к конкретным
функциям независимо от того, кто их осуществляет. Существуют также
смешанные структуры управления и их различные разновидности.
В настоящее время на отечественных предприятиях наиболее
распространенной является линейно-функциональная структура управления
организацией, построенная по признакам функциональной специализации
служб или подсистем.
По каждой подсистеме формируется состав служб или иерархия
организации, пронизывающая все предприятие «сверху донизу». Работа
персонала каждой службы оценивается по результатам, характеризующим
реализацию ими поставленных целей и задач, выполнение своих функций
или
обязанностей.
Многолетний
опыт
использования
линейнофункциональной структуры управления подтверждает ее высокую
эффективность при стабильной технологии и организации производства,
отлаженных управленческих процедурах и постоянных экономических
показателях, четкой работе персонала всех категорий. Ее недостатками
можно назвать невосприимчивость к различным изменениям рыночной
среды, необходимость множества вертикальных и горизонтальных
согласований, что усложняет принятие планово-управленческих решений.
Каждому предприятию следует выбирать такую организационную
структуру, которая соответствует его стратегическим планам, обеспечивает
эффективное взаимодействие с окружающей средой и способствует
достижению поставленных целей. Например, в акционерном обществе
«АвтоВАЗ» в последние годы разработана новая организационная структура
управления как всей компанией, так и отдельными подразделениями или
департаментами, в частности по экономике и финансам.
Основным внутренним фактором, вызывающим необходимость
совершенствования организационных структур, является выбранный
принцип централизации или децентрализации управления, связанный с
объемом полномочий, которыми наделяется каждый руководитель или
менеджер. В планово-экономических службах почти на всех отечественных и
зарубежных предприятиях эти подходы, как правило, тесно взаимодействуют
между собой в процессе планирования внутрифирменной деятельности.
На крупнейших американских фирмах, как подтверждается мировой
практикой, вся работа по планированию делится между многими
исполнителями на следующие функции, этапы и сроки.
1. Центральный плановый отдел формулирует цели (30 ноября).
Высшее руководство рассматривает вопросы прибыли, капиталовложений и
расширения сбыта. Затем рассылаются для ориентации производственным
подразделениям записки, содержащие предполагаемые финансовые
показатели, объемы сбыта, величины прибыли и затрат на предстоящие пять
лет.
2. Производственные подразделения выдвигают свои показатели (31
января). Они либо принимают полученные предложения, либо выступают со
своими новыми планами. Подразделения представляют финансовый план на
ближайшие годы и отчет о результатах работы по прогнозированию спроса,
действиях конкурентов, развитию науки и техники. Представители высшего
руководства за это время посещают каждое подразделение и знакомятся с
ходом работ.
3. Центральный плановый отдел утверждает цели и основные
финансовые показатели (28 февраля). К этому времени отдел определяет
соответствие реальных возможностей достижения подразделением
предложенных
советом
директоров
плановых
показателей.
Производственные подразделения пересматривают план на второе полугодие
(31 марта), при необходимости также изменяется финансовый бюджет на
этот период.
4. Центральный отдел планирования утверждает пересмотренный план
на второе полугодие (30 апреля). Этот план включает уточненные показатели
на оставшийся период года.
5. Производственные отделы составляют планы на 2 года (30 апреля).
Эта работа является продолжением четвертого этапа. Двухлетний план
составляется с учетом изменения технологии, условий рынка, решений
правительства и др. Подразделения составляют баланс на каждый месяц
первого года и каждый квартал второго, планируют поступление наличных
средств и их использование.
6 Производственные подразделения представляют заявки на
требующиеся им денежные средства (30 апреля). Эти средства
распределяются только на те проекты, которые должны быть осуществлены в
течение двух лет.
7. Производственные отделы составляют прогноз на 5 лет (30 апреля).
Прогнозируется сбыт всех видов выпускаемой продукции на ближайшие
годы. Наряду с прогнозом сбыта намечается примерная сумма затрат и
ожидаемая прибыль.
9. Производственные отделения представляют (31 мая) следующие
плановые данные: сводку принятых подразделениями показателей, сведения
о возможном поступлении денежных средств, заявку на требуемые
инвестиции, прогноз сбыта продукции на 5 лет.
9. Высшее руководство принимает решение (30 июня) о распределении
финансовых средств на проекты отделений и общефирменные нужды.
10. Все службы составляют свои планы и бюджеты (31 августа).
Составленный на первый год бюджет включается в план и получает
необходимые финансовые средства.
11. Высшее руководство утверждает все планы и бюджеты (30
сентября).
К выполнению основных плановых функций на всех этапах их
осуществления
привлекаются
менеджеры
различных
категорий.
Приведенный полный состав выполняемых плановых работ свидетельствует
не только о четком разграничении и взаимодействии основных функций
планирования и управления на американских фирмах, но и о необходимости
использования мирового опыта на всех отечественных предприятиях.
Резюме по теме: таким образом, изучив эту тему вы уяснили, что
планово-экономической деятельностью на предприятии занимаются
специальные службы (отделы) либо отдельные специалисты, которые
выполняют ряд специальных функций; эффективность их деятельности
зависит от наличия определенных условий (кадровых, организационных,
методических, информационных).
Вопросы для самопроверки:
1. Объясните, какую роль на предприятии играют планово-экономические
службы?
2. Какие планово-экономические отделы вам известны? Приведите примеры
на основе знания предприятия, на котором вы проходили летнюю
практику.
3. Какие условия обеспечивают эффективное функционирование плановоэкономических служб?
4. Назовите факторы, которые влияют на структуру планово-экономических
служб.
5. Перечислите функциональные обязанности работников конкретных
планово-экономических служб.
6. Расскажите о зарубежном опыте разработки текущих планов предприятия.
Аргументируйте возможности (невозможности) применения данного
опыта на российских предприятиях.
Список основных терминов: планово-экономические службы;
организационная структура управления планово-экономическими службами;
функции планово-экономических служб; этапы формирования структуры
планово-экономических служб.