CRM-решение для предприятий добывающей

Отраслевое решение партнера Майкрософт
CRM-решение GMCS для добывающей
промышленности
CRM-решение GMCS для предприятий добывающей промышленности
предназначено для эффективного управления всем комплексом процессов,
связанных c взаимоотношениями с поставщиками в рамках проведения
тендерных процедур, и осуществления контроля над закупочной
деятельностью. Решение автоматизирует процесс проведения тендеров на
всех этапах, обеспечивает возможность консолидации данных о
поставщиках, истории взаимоотношений с ними и сопутствующего
электронного документооборота в рамках единой информационной системы.
Преимущества решения для отрасли:
Решение GMCS расширяет функционал системы Microsoft Dynamics CRM и
предоставляет дополнительные возможности для организации эффективного
территориально распределенного процесса закупок в соответствии со
спецификой отрасли.


Ключевыми преимуществами решения являются:
 Консолидация всех взаимодействий с поставщиками различных
филиалов и связанного с этим электронного документооборота;
 Возможность централизации управления процессом закупок;
 Формирование пула надежных поставщиков;
 Хранение полученных от поставщика заявок и истории принятия
решений по проведенным тендерам;
 Предоставление гибких настраиваемых инструментов для анализа
текущего состояния проводимых тендеров.
Краткий обзор
Пaртнер-разработчик
GMCS
Продукт Microsoft
Microsoft Dynamics CRM
Microsoft SharePoint Server
Отрасль
Добывающая промышленность
Сегменты рынка
Крупный бизнес
Средний бизнес
Решение
CRM-решение GMCS для предприятий
добывающей промышленности предназначено
для эффективного управления всем комплексом
процессов, связанных взаимоотношениями с
поставщиками в рамках проведения тендерных
процедур, и осуществления контроля над
закупочной деятельностью. Решение
автоматизирует процесс проведения тендеров
на всех этапах, обеспечивает возможность
консолидации данных о поставщиках и истории
взаимоотношений с ними, а также связанного с
этим электронного документооборота в рамках
единой информационной системы
Ключевые преимущества для клиентов

Планирование и поддержка процесса
проведения тендеров;

Рассылка приглашений и тендерной
документации;

Прием и обработка заявок на участие
в тендере;

Принятие решений, формирование
протоколов и размещение
электронных документов.
Компании, использующие решения

ОАО «Полюс Золото»
Решение ориентировано на использование специалистами отдела
закупок и планирования добывающих компаний.
Компоненты решения:
CRM-решение GMCS состоит из следующих функциональныx блоков:
 Планирование и поддержка процесса проведения тендеров;
 Рассылка приглашений и тендерной документации;
 Прием и обработка заявок на участие в тендере;
 Принятие решений, формирование протоколов и размещение
электронных документов;
 Ведение списка поставщиков с детальной информацией и историей
взаимодействий.
1
Отраслевое решение партнера Майкрософт
Схема бизнес-процесса проведения тендера
Решение обеспечивает поддержку бизнес-процесса проведения тендера на
следующих этапах:
Организация
тендера
Рассылка
приглашений
Получение
заявок
Формирование
протокола
Окончание
тендера
Начало процесса происходит в момент создания «Карточки тендера» в системе и
заполнения в этой форме всей необходимой информации по тендеру.
Рисунок 1: Карточка тендера
Рассылка приглашений и тендерной документации
В решении реализована возможность автоматизированной рассылки приглашений
выбранным поставщикам на основании предопределенных шаблонов документов в
двух вариантах: отдельно каждому поставщику и сразу всем поставщикам. При
формировании сообщения электронной почты происходит заполнение адресов и тем
сообщений, в приложении к письму прикладывается пакет тендерной документации.
Автоматически разосланные письма сохраняются в системе и доступны для
последующего просмотра.
Прием и обработка заявок на участие в тендере
Прием заявок осуществляется на основе сообщений электронной почты. В решении
реализована возможность в автоматическом режиме и на периодической основе
выполнять сбор электронной почты с нескольких распределенных почтовых серверов
компании в привязке к поставщикам и тендерам. Сбор электронной почты
выполняется согласно параметрам, в качестве которых могут быть:
 Направление (входящая, исходящая);
 Домен поставщика (возможность собирать и хранить всю почту от
поставщика, пришедшую с почтового адреса определенного домена);
 Группа Active Directory (возможность сбора почты только с почтовых
ящиков пользователей системы, входящих в определенную группу AD);
2
Отраслевое решение партнера Майкрософт

Полученные сообщения сохраняются в системе в привязке к тендеру, к
которому относятся данные сообщения.
Рисунок 2: Сообщения почты по тендеру
Принятие решений и формирование протоколов
Решение позволяет автоматически формировать пакет документов, необходимый
для заседания тендерной комиссии, содержащий, в том числе, результаты принятых
заявок от поставщиков на основе предопределенных шаблонов. В пакет документов
входит в том числе:
 Письмо победителю конкурса;
 Проект решения тендерной комиссии;
 Протокол вскрытия конвертов;
 Протокол проведения закрытого конкурса;
 И прочее.
Содержащиеся в решении панели мониторинга позволяют оперативно отслеживать
состояние тендерной работы как в рамках компании в целом, так и в детализации по
конкретному специалисту.
Для напоминаний ответственным лицам о ключевых датах тендера (сроки окончания
предоставления заявок, срок окончания тендера и т.д.) в решении реализованы
правила напоминаний об этих событиях в виде сообщений электронной почты.
Данные правила являются гибкими и легко настраиваемыми.
Для каждого тендера в системе хранится комплект документации в электронном
виде.
3
Отраслевое решение партнера Майкрософт
Рисунок 3: Панель мониторинга с текущим состоянием тендерной работы в подразделении
В зависимости от потребностей заказчика состав панелей мониторинга и отчетов
может быть расширен в соответствии с дополнительными требованиями и
спецификой бизнес-процессов.
После окончания тендера вся связанная с этим информация сохраняется в системе и
в режиме чтения становится доступна для просмотра пользователям. Статус работы
по каждому тендеру фиксируется пользователями вручную или может отслеживаться
системой в автоматическом режиме.
Компании, использующие решение:

ОАО «Полюс Золото».
4