Организационный отдел

Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
Форма Е
стр. 1 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
№ редакции
Описание изменений
документа
ред. 3 Согласно приказу №311 от 31.12.2009 Об изменении
штатного расписания
ред.4
Согласно приказу№166 от 02.09.2013 Об изменении
штатного расписания
Форма Е
Автор
Белова И.В.
Белова И.В.
стр. 2 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1
Настоящее положение устанавливает основные задачи, структуру, компетентность,
права и ответственность организационного отдела (далее отдел) ТФ МЭСИ.
1.2
Отдел является самостоятельным структурным подразделением ТФ МЭСИ.
Непосредственное управление Отделом осуществляет директор ТФ МЭСИ.
Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказами директора ТФ МЭСИ.
1.3
1.4
В своей деятельности Отдел руководствуется действующим законодательством и
следующими документами:





Устав МЭСИ;
Положение о ТФ МЭСИ;
Приказы и распоряжения директора ТФ МЭСИ;
Настоящее положение;
Должностные инструкции сотрудников Отдела.
1.5 Основной целью деятельности Отдела является организация, руководство, контроль
и реализация работ по документационному обеспечению управления.
1.6 Свою деятельность Отдел осуществляет в непосредственном взаимодействии со
всеми структурными подразделениями ТФ МЭСИ.
2. ЦЕЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Основной целью деятельности подразделения является организация, руководство,
контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления .
2.2. В соответствии с целями основными задачами являются:
 Организация делопроизводства и документооборота в ТФ МЭСИ и
взаимодействие по вопросам организации делопроизводства со структурными
подразделениями.
 Упорядочение документооборота, обеспечение качества документов, создание
условий для эффективного применения технических средств обработки и анализа
информации.
 Обеспечение контроля за сроками исполнения распорядительных документов
директора ТФ МЭСИ поставленных на контроль.
3. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Структура организационного отдела определяется задачами, решаемыми
отделом.



Форма Е
Начальник отдела – 1ед.
Документовед 1 категории– 2 ед.
Менеджер по персоналу – 1 ед.
стр. 3 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
4. ФУНКЦИИ
4.1. Учет, регистрация, рассмотрение поступающей корреспонденции:
4.1.1. проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;
4.1.2. вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;
4.1.3. сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
4.1.4. передача регистрируемых документов на регистрацию;
4.1.5.передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;
4.1.6. общий учет количества входящих документов.
4.2. Учет, регистрация, рассмотрение исходящей корреспонденции:
4.2.1. проверка правильности оформления отправляемых документов и их
комплексности;
4.2.2. отправка факсов и сообщений электронной почты;
4.2.3. общий учет количества отправляемых документов и т.д.
4.3. Подготовка проектов распоряжений, приказов, и других документов.
4.4. Обеспечение надлежащей работы с документами по воинскому учету, в том числе:
4.4.1. заполнение соответствующих форм
4.4.2. занесение данных в электронную базу данных
4.4.3. выдача справок и т.п.
4.5. Прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан.
4.6. Прием, регистрация, хранение, учет, доставка и рассылка поступающей, исходящей
и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче во внутренний архив филиала.
4.7. Телефонное обслуживание.
4.8. Организация оформления командировочных документов, регистрации граждан
прибывающих в командировку в университет.
4.9. Размножение служебных документов.
4.10. Выдача сотрудникам и студентам (справки Ф-26) необходимых справок,
оформление отпусков и других документов, связанных с их работой в филиале
Университета.
4.11. Упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их
количества и оптимизации документопотоков.
4.12. Осуществление контроля за исполнением документов поставленных на контроль:
4.12.1. постановка документа на контроль;
4.12.2. получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе
исполнения документа;
4.12.3. проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие
документа с контроля;
4.12.4. информирование руководства о ходе исполнения документов;
4.13. Организация хранения и передачи в соответствующие структурные подразделения
документов текущего делопроизводства.
4.14. Оформление и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм,
телефонограмм, факсов и т.п.
4.15. Ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.16. Заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу.
4.17. Оформление перевода на другую работу.
4.18. Составление и выполнение графика отпусков, оформление предоставления
отпусков работникам.
4.19. Прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы.
Форма Е
стр. 4 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
4.20. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников.
4.21. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек.
4.22. Выдача копий трудовых книжек.
4.23.Подсчет трудового стажа.
4.24. Ведение установленной документации по кадрам (заявления по личному составу,
приказы, отгулы).
4.25. Учет использования рабочего времени (составление табеля).
4.26. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений,
связанных с трудовой деятельностью, заполнение личных карточек формы Т-2.
4.27. Оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых
для назначения пенсий работникам.
4.28. Ведение учета личного состава.
4.29.Организация постановки архивного дела.
4.30. Организация своевременного поступления документов из подразделений в архив и
систематизация их.
4.31. Разработка номенклатуры дел текущего производства и периодическая проверка
правильности их оформления.
4.32. Обеспечение надлежащей работы с документами по воинскому учету, в том числе:
4.32.1. заполнение соответствующих форм
4.32.2. занесение данных в электронную базу данных
4.32.3. выдача справок и т.п.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ С ДРУГИМИ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ МЭСИ
5.1. Организационный отдел работает в тесной связи со всеми структурными
подразделениями ТФ МЭСИ, обеспечивая организацию, руководство, контроль
документационного обеспечения управления.
6. ПРАВА
6.1. Сотрудники отдела пользуются всеми правами и льготами, предусмотренными
трудовым законодательством.
6.2.
Не принимать исходящую корреспонденцию, приказы и распоряжения,
оформленные с нарушением инструкции по ведению делопроизводства.
6.3. Запрашивать от структурных подразделений университета сведения, необходимые
для работы.
6.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с
предусмотренными обязанностями сотрудников отдела.
6.5. Иметь необходимое техническое оснащение рабочего места и оборудование для
выполнения основных функций отдела.
6.6. Пользоваться услугами библиотеки и вспомогательных подразделений.
6.7. Вносить предложения руководству филиала по назначению должностных окладов,
премированию и назначению на очередную должность.
Форма Е
стр. 5 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
6.8. Участвовать в разработке и организации мероприятий, направленных на
повышение эффективности деятельности структурных подразделений ТФ МЭСИ в части
информационного обеспечения.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Отдел несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных
на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.
8. ОЗНАКОМЛЕНИЕ
Ознакомление с настоящим положением производится в Организационном отделе
под роспись в листе ознакомления.
9. РАССЫЛКА
Контролируемая копия настоящего положения передаётся в заинтересованное
структурное подразделение под роспись в листе рассылки.
10. ХРАНЕНИЕ
Оригинал настоящего положения хранится в Организационном отделе,
контролируемая копия хранится в заинтересованном структурном подразделении в
соответствии с номенклатурой дел.
Начальник
организационного отдела
Форма Е
И.В. Белова
стр. 6 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
Должность
Форма Е
ФИО
Подпись
Дата
стр. 7 из 8
Положение о структурном подразделении
Редакция 4
ПСП - Организационный отдел
ЛИСТ РАССЫЛКИ
№
Подразделение
Форма Е
Должность
ФИО
Выдано
Изъято
Подпись Дата Подпись Дата
стр. 8 из 8