классификация документооборота предприятия по видам учетно

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ ПО
ВИДАМ УЧЕТНО-ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Волошан Ирина Геннадиевна
старший преподаватель кафедры бухгалтерского учета
Харьковского национального экономического университета
г. Харьков, Украина
Введение. Циркуляция первичной информации по учету товарных
операций создает важнейший объект организации учета предприятий
торговли — документооборот. От правильности построения и создания,
передачи и обработки носителей информации, зависит скорость
получения сводной учетной информации, используемой для управления и
контроля товародвижения на предприятии. Рационально организованный
документооборот торгового предприятия предполагает минимальный
временной разрыв между осуществлением хозяйственных операций и
получением необходимых обобщенных показателей органами управления
предприятием, применение современных способов и средств сбора и
продвижения первичной информации к месту ее обработки,
взаимодействия структурных подразделений между собой. На каждом
этапе обработки учетной информации создается определенный учетный
документ, который так же проходит все стадии документооборота.
Цель статьи — исследование документооборота учетных документов торгового предприятия по видам учетно-информационного
обеспечения.
Основная часть. В учетном процессе параллельно с первичными
документами продвигаются учетные регистры и отчетные формы.
Первичные документы наиболее многочисленные и является основой
создания информационного обеспечения предприятия, учетные регистры
— это результат обработки первичных документов, а отчетные формы, в
свою очередь, является результатом обработки учетных регистров.
Каждый этап обработки учетной информации увеличивает количество
документов, поэтому считаем необходимым выделить документооборот по
видам
учетно-информационного
обеспечения.
Предлагаем
классифицировать документооборот по видам учетно-информационного
обеспечения на: первичный документооборот; документооборот учетных
регистров; документооборот отчетных форм (рис. 1).
Движение документов с момента их возникновения до момента сдачи
в архив представляет собой документооборот [5]. Поэтому можем
утверждать, что возникновение любой учетной документа (первичного
документа, учетного регистра или отчетной формы) и передача его в зону
хранения создает информационный поток, что свидетельствует о
процессе обращения. Первичные учетные документы являются основной
документооборота и учетно-информационного обеспечения предприятия,
в результате их обработки создаются учетные регистры и возникает
другой вид документооборота — документооборот учетных регистров.
поэтому считаем, что первичный документооборот является начальным
звеном организации документооборота, в частности, и первоначальной
обработки информации в системе первичного учета.
Одной из задач научной организации бухгалтерского учета товарных
операций является совершенствование первичного документооборота
товародвижения. Правильно организованный первичный документооборот
товародвижения должен удовлетворять следующим условиям:
во-первых, определяется перечень форм первичных документов и
структурных подразделений, участвующих в хозяйственных процессах;
во-вторых, определяется количество экземпляров форм первичных
документов по товародвижению;
в-третьих, для каждого документа устанавливается кратчайший путь
прохождения, т. е. минимальное количество отдельных инстанций
(рабочих мест), через которые он должен пройти;
в-четвертых, для каждого документа определяется минимальный
временной срок прохождения, необходимый для выполнения работы с
документом каждой инстанцией (составление, обработка, учетные записи
и т. п.).
Необходимо отметить, что все торговые процессы предприятия
имеют соответствующие формы первичного учета, утвержденные
Министерством статистики Украины или соответствующими отраслевыми
министерствами.
В условиях электронной коммерции документооборот имеет другие
свойства, ведь электронная торговля использует не только утвержденные
формы первичного учета, но и разнообразные заказы, заявки и
информационные карты. Первичные учетные документы формируются на
основе
бланков-заявок,
содержащих
условно-переменные
дополнительные и условно-переменные обязательные реквизиты, что
значительно сокращает время на ввод и обработку информационного
обеспечения товарных операций и формирование первичных документов.
Поскольку результатам первичного учета является создание
первичного учетного документа и это является начальной стадией
документооборота, предлагаем за основу графику документооборота
торговых предприятий использовать стадии создания документа,
проверки, обработки и передачи в зону хранения. В табл. 1 приведен
пример графика документооборота.
Исследование графика документооборота торговых предприятий
определило, что удельный вес первичных документов по товародвижению
составляется в зонах расположения товарно-материальных ценностей, а
именно на складе и в торговом зале (Интернет магазине). Исключением
являются расчетные операции, первичные документы по которым
составляются в зоне расчета за товар при наличных расчетах и в учетнорасчетном отделе при безналичных расчетах. Проверка и обработка
первичных учетных документов по учету товарных операций
осуществляется в бухгалтерии предприятия, которая также отвечает за их
хранение и передачу в архив. Поэтому совершенствование учетно-
информационного обеспечения управления товародвижением необходимо
проводить в местах возникновения учетной информации и центрах
первичной обработки.
Выводы
и
дальнейшие
перспективы
исследования.
Классификация документооборота предприятия по видам учетноинформационного обеспечения является объективно необходимым
фактором его оптимизации. Она обеспечит выявление центров
ответственности по созданию, проверке, обработке и хранению
документов, как основных стадий документирования.
Дальнейшими перспективами исследования первичного документооборота товарных операций в торговле является группировка первичных
документов предприятия по торгово-технологическими процессами и
структурными
подразделениями,
а
так
же
определение
продолжительности документооборота. Считаем необходимым анализ
продолжительности документооборота распределить согласно предложенной классификации документооборота. Поскольку первичный
документооборот — это процесс оформления документов и формирования
массива первичных документов, то анализ продолжительности первичного
документооборота должен основываться на нормах создания и обработки
первичной учетной информации.
Список литературы:
1. Барановский В. Проблемы учета и документооборота на складах /
В. Барановский, Д. Кудилов // Дистрибуция и логистика. — 2008. — № 6. —
С. 50—54.
2. Брадул О.М. У четно-аналитическое обеспечение менеджмента
корпораций: монография / О.М. Брадул. — К.: Киев. нац. торг.-экон. ун-т,
2009. — 356 с.
3. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»
//Баланс. — 2001. — № 12 (31). — С. 89—93.
4. Климова М.А. Делопроизводство в бухгалтерии. — М.: РИОР, 2004.
— 156 с.
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском
учете № 88 от 24.05.95 утв приказом МФУ [Р.лектронний ресурс]. — Режим
доступа. — URL: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95 (дата
обращения 05.05.2013).