ооо «интер рао еэс финанс

РЕШЕНИЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
В ГРУППЕ КОМПАНИЙ ИНТЕР РАО ЕЭС
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ OEBS
НА ПРИМЕРЕ ООО «ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС»
Данилов Максим Геннадьевич Руководитель Управления информационных технологий и проектной деятельности ООО «ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС» ООО «ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС» СПЕЦИАЛИЗИРОВАННАЯ ЗАКУПОЧНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ •  ООО «ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС» 100% дочернее общество ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС». •  ООО «ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС» -­‐ Специализированная закупочная организация уполномочена руководством ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС» на проведение закупок и/или организацию поставок номенклатуры МТР, работ и услуг. Основным направлением деятельности ООО «ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС» является оказание качественных и конкурентоспособных услуг по осуществлению централизованных закупок материально-­‐технических ресурсов, работ и услуг для Группы лиц ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС». 2
Функциональная схема закупочной деятельности СД Заказчика (согласование ГКПЗ,
внеплановых закупок)
ИНТЕР РАО ЕЭС ФИНАНС
Управление организации закупочной деятельностью Управление закупок План/отчет, Агентские договора /секретариат ЦЗК/… Проведение регламентированных конкурентных процедур Управление экспертизы Согласование ТЗ, организация и проведение экспертизы заявок Участников Взаимодействия между Филиалом , УК заказчика и ИРЕФ. Формирование
потребностей
подразделений
филиала
Формирование по
позиционной ГКПЗ
Формирование по
лотовой ГКПЗ
Информацию готовит ЗАКАЗЧИК Выборочная
проверка цен,
формирование
сводных лотов
ИРЕФ Формирование
заявок для
поручений по
агентскому
договору
Заказчик Формирование
поручений по
агентскому
договору
УК заказчика
Проведение
конкурентных
процедур
ИРЕФ Заключение
договоров и
поставка
Заказчик 3
ПРОБЛЕМНЫЕ ЗОНЫ В ЗАКУПКАХ ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМНЫЕ ЗОНЫ Отсутствие прозрачности Злоупотребления на местах Отсутствие единого подхода к закупкам •  Различные ИТ •  Отсутствие •  Не используются системы на активах централизованного возможности •  Отсутствие единой контроля расходов, консолидации базы данных согласования цен и •  Высокая •  Отсутствие условий поставок зависимость от специальных ИТ локальных инструментов поставщиков Отсутствие единой технической политики •  Разнородная номенклатура •  Разнотипное оборудование •  Снижение потенциала консолидации объёмов ОСНОВНАЯ ЗАДАЧА: «Перестроить систему закупок, не остановив операционную деятельность компании» 4
Цели и задачи проекта автоматизации закупочной деятельности В рамках работ по автоматизации закупочной
деятельности Группы ИНТЕР РАО ЕЭС в настоящий
момент реализуется проект: «Создание и внедрение
корпоративной информационной системы управления закупками в Группе»
Цель проекта: повышение эффективности управления
закупками за счет оптимизации бизнес-процессов и
перераспределения учетных и контрольных функций
между участниками процесса закупочной
деятельности
Ключевые задачи проекта
•  Формирование единого справочника МТР, работ и
услуг
•  Автоматизация процесса планирования ГКПЗ
•  Автоматизация процесса проведения закупочных
процедур
•  Получение качественных и оперативных данных по
процессу централизованных закупок в Группе и
оптимизации сроков подготовки отчетности
5
Партнер Проекта -­‐ БДО в России 1-е место среди национальных компаний в рейтинге
крупнейших аудиторско - консалтинговых групп России по
итогам 2009 года («Эксперт РА»)
Автоматизация централизованного процесса закупок Управление
НСИ
Управление
процессом
планирования
Управление
закупками
Контроль и
аналитика
Общая структура решения Управлен
ческие
решения
Мониторинг
Работа с
Поставщиком
Работа с Заказчиком
Согласование, утверждение
ГКПЗ
Формирование, корректировка
ГКПЗ
Корпоративный справочник МТР и услуг
Корпоративный Фонд нормативной документации
Анализ закупочной деятельности, отклонения и показатели результативности Мониторинг процесса централизованных закупок Проведение закупочных процедур, формирование протоколов ПДЗК, принятие решений о выборе победителей, ЭТП Подготовка закупочной документации, экспертиза коммерческих предложений, расчеты с Заказчиком Согласование ГКПЗ, разбиение ГКПЗ на категории закупок, утверждение ГКПЗ Формирование/корректировка ГКПЗ предприятиями и организациями Группы, формирование базы данных по истории цен закупок Создание, ведение и актуализация Корпоративного справочника МТР, работ, услуг Ведение и поддержка в актуальном состоянии Фонда НД, прямой доступ к тексту НД. 7
БИЗНЕСС-­‐ПРОЦЕСС централизованной закупочной деятельности Информация о
рынке МТР, работ и
услуг
Лимиты
Согласованные
проекты ГКПЗ
ДЗО/ВЗО/
филиалов
Разделение ГКПЗ по
категориям номенклатур и
формирование ГКПЗ
(Блок закупок)
Проверка и согласование
(БПД, БКСиИ, БЭиФ)
Проект ГКПЗ
Исполнительный
аппарат
ИНТЕР РАО ЕЭС
Рассмотрение и
утверждение на
ЦЗК
Утвержденная ГКПЗ
Производственные
задания,
инвест.
программы
Направление на проверку
и согласование
(Блок закупок)
Блок закупок
Проверка проектов
ГКПЗ ДЗО/ВЗО/ филиалов
на реализуемость
Формирование
лотов
БИЗНЕСС-ПРОЦЕСС
Исполнение ГКПЗ
СЗО
Корректировка и
согласование
проекта ГКПЗ
в разрезе
номенклатуры
Мониторинг
рынка и
формирование
аналитики по
рынку МТР,
работ и услуг
Проведение
закупочных процедур
Проект ГКПЗ ДЗО/
ВЗО/филиала
в разрезе
номенклатуры
ДЗО, ВЗО, филиалы
Сводная потребность
ДЗО, филиала,
утвержденная
Руководством ДЗО,
филиала
Планы
ТО и Р
Планирование
потребности по
подразделениям ДЗО,
филиала,
Исполнительного
аппарата
8
Управление ГКПЗ в ЕИСЗ на основе
Oracle e-Business Suite
Согласование ГКПЗ Подготовка ГКПЗ Формирование ГКПЗ Утверждение ГКПЗ Исполнительный
аппарат
ИНТЕР РАО ЕЭС
Разбиен
ие ГКПЗ на лоты Категори
я 1 Исполне
ние ГКПЗ Категори
я 1 Разбиен
ие ГКПЗ на лоты Категори
я 2,3 Исполне
ние ГКПЗ Категори
я 2,3 СЗО
Филиал
ы, ДЗО/
ВЗО
9
Формирование ГКПЗ с использованием единого справочника материалов, работ и услуг Классификатор
Проект ГКПЗ
Поиск по:
- классификатору
- справочнику
Специалист
МТО
Справочник
ГКПЗ
Есть Отвод 90-273х8….
Фланец 2-­‐20-­‐100 12Х1МФ … Нет Новая позиция
Обработка
запроса
Запрос на ввод
новой позиции в
ЕС ИРАО
Специалист
МТО
Специалист
НСИ
10
Текущее состояние Единая информационная система закупок (ЕИСЗ)
ЗАКАЗЧИК
СЗО
ПОСТАВЩИК
ЕИСЗ
Формирование ГКПЗ филиала Формирование потребностей структурных подразделений Согласование, разбиение ГКПЗ по категориям закупок, утверждение ГКПЗ Разбиение ГКПЗ по лотам Проведение ЗАКУПОЧНЫХ процедур Учетные системы Поставка Справочник МТР, работ и услуг Справочник КОНТРАГЕНТОВ Бизнес процессы
Предоставление коммерческих предложений Договор Заключение договоров Договор • 
Электронная торговая площадка (В2В Энерго) Предоставление первичных документов Корпоративная НСИ
11
Целевая модель Единая информационная система закупок (ЕИСЗ)
ЗАКАЗЧИК
ПОСТАВЩИК
СЗО
ЕИСЗ
Формирование сводной заявки на ЗАКУПКИ Информация об остатках МТР на складах Анализ и формирование лотов Проведение ЗАКУПОЧНЫХ процедур Договор Заключение договоров Предоставление первичных документов Поставка Учетные системы • 
• 
Бизнес процессы
Процессы интеграции
Предоставление коммерческих предложений Электронная торговая площадка (В2В Энерго) Формирование потребностей АСУД Аналитическая система ЗАКУПОК (BI) Централизованная система управления ЗАПАСАМИ
Корпоративная НСИ
12
Целевая модель ЕИСЗ – Ключевые компоненты системы
Планирование Закупок, Формирование ГКПЗ – Индивидуальное
Решение
Управление закупочными Процедурам – в основе Oracle Sourcing
Управление Договорами – решение на основе Oracle Contracts и
Oracle UCM
Управление финансами, бухгалтерский учет и НУ – решение на
основе Oracle Financials
Всеобщий электронный архив - Oracle UCM
Интеграционные точки – Oracle Application Integration Architecte
13
План развития СЗО Шаги по развитию централизованной системы
управления закупками в Группе ИРАО
2010г.
1
2011г.
2013г.
2012г.
ЕИСЗ
3
Создание ЕИСЗ
2014г.
Доработка / оптимизация ЕИСЗ
ЦСУЗ
Создание системы управления складскими запасами
Концепция
2
Пилот
Тираж
ЭТП
Разработка системы управления поставщиками (ЭТП)
Договор с
B2B
Интеграция с ЕИСЗ
5
Интеграция
Интеграция с системами ИРАО
НСИ
1С-УПП
6
7
4
Интеграция с АСУД
BI
Создание системы аналитической отчетности (BI)
14