Новые времена. Трансформация офиса управления проектами

В Вашу пользу. Всегда.
Новые времена. Трансформация офиса управления проектами
Переход от выполнения процессов к предоставлению сервисов
Алексей Федорищев
Управляющий директор
15.09.2009
Об авторе
В Вашу пользу. Всегда.
Алексей Федорищев
Образование:
• Московский авиационный институт
• MBA
Руководитель компании «Эдд Вэлью». Имеет
значительный опыт работы как в крупных российских
ИТ интеграторах, так и крупных российских банках.
Эксперт в области практического управления
проектами и бизнес анализа.
Содержание
В Вашу пользу. Всегда.
•
•
•
•
•
•
•
•
Вызовы проектного офиса в эпоху перемен
Перехват инициативы – создание штаба перемен
Сервис как эволюция бизнес процесса
Базовые сервисы офиса УП
Архитектура приложений офиса УП
Практический смысл трансформации
Оценка эффектов трансформации
Практические шаги по выполнению трансформации
(включая легитимизацию)
Эпоха перемен
В Вашу пользу. Всегда.
Вехи развития технологий
• 1939-1945 Проект Manhattan
• 1960-1968 Проект Apollo
• 1969 – основан Project Management Institute
• 1996 – издана первая редакция PMBOK Guide
График рост валового продукта США
(выделен период Великой депрессии)
Актив как продукт проекта
В Вашу пользу. Всегда.
Библия «Капитала» в индустриальную эпоху
Деньги → Товар → Деньги
«Капитал» пост
пост--индустриальной эпохи
Деньги → Проект → Актив → Деньги
Кто крайний .. за бонусом?
В Вашу пользу. Всегда.
Руководитель проектов отвечает за результат создание генерирующего прибыль актива и
создание условий чтобы актив приносил
ожидаемую прибыль
Цена вопроса для руководителя проектом??
проектом??
• осознанно берет риски на себя
• чтобы получить бонус - должен встать на
позицию владельца
Эпоха перемен
В Вашу пользу. Всегда.
• Резкое сокращение
привлекаемых средств
• Снижение оборота
компаний
• Обострение конкуренции
за потребителя
• Переход от внешнего
развития к внутреннему
улучшению
• Более качественное
планирование и
прогнозирование
2008 - 2009 - … ???
Вызовы проектного офиса
В Вашу пользу. Всегда.
• Сокращение бюджетов и сокращение
проектов роста и захвата рынков
• Снижение горизонта планирования до 0,5 -1 г.
• Резкое сокращение приемлемого диапазона
ROI проектов
• Унификация и интеграция функций с другими
подразделениями
• Новое направление задач – проведение
изменений: совершенствование и улучшение
Предпосылки к трансформации
роли проектного офиса
В Вашу пользу. Всегда.
2008
2009
Выполнение крупных
проектов
Мотивация на
конечный результат
Все проблемы
решаются
финансированием
Изменился
характер деятельности
Точная оценка
эффектов и рисков
Сценарный анализ
Небольшие проекты и
критические проекты
Большое количество
изменений
Сценарии развития
В Вашу пользу. Всегда.
Сценарий
Экономия на «мелочах»
+ (плюсы)
Быстрый эффект
Запуск внутренних
Ожидаются серьезные
распределенных
результаты
проектов по оптимизации
процессов
- (минусы)
Эффект недостаточен и
несопоставим с основными
операционными затратами
Результатов по факту нет
Авторитарное указание
сверху о новой
орг.структуре
Быстрый эффект
Высокий риск отторжения
ключевыми
подразделениями
Централизация
управления
распределенными
изменениями
Единый центр планирования
и ответственности за
трансформацию предприятия
(проекты и процессы)
•Требуется контроль всех
ключевых подразделений
•Необходим сбор и
тщательный анализ данных
Штаб перемен
В Вашу пользу. Всегда.
Новые ключевые свойства :
• Лидерство и ответственность за оптимизацию
и трансформацию
• Контроль исполнительской дисциплины
• Превентивный анализ влияния рисков
• Оперативная аналитическая отчетность
(развитая аналитическая функция)
• Обеспечение качества
Почему проектный офис?
В Вашу пользу. Всегда.
Дополнительные аргументы:
• Проектные менеджеры имеют прямой
контакт с владельцами и спонсорами
проектов
• Вносят организованность и упорядоченность
• Коммуникабельны и имеют обширные
контакты в организации
• Динамичны и энергичны
ВЫВОД: наименее рискованное и самое продуктивное решение
Централизация
В Вашу пользу. Всегда.
Проектный офис вправе претендовать на роли:
ü Единый центр управления проектами и
изменениями (уже есть)
ü Единый центр планирования и контроля исполнения
ü Единый центр анализа и прогнозирования рисков
ü Единый аналитический центр по управлению
эффективностью использования ресурсов
ü Управление центром компетенций организации
ВЫВОД: Проектный офис должен стать не просто энергичным
и результативным, но «Умным»; для своего выживания он
вынужден стать аналитическим центром организации
Архитектура сервисов
В Вашу пользу. Всегда.
Владельцы, спонсоры
Проектный
офис
Отчеты
Контроль исполнения поручений
Аналитические материалы
Информационные системы:
• Контроль исполнения поручений
•BI системы и Dashboards витрины
• Центр компетенций
• Системы комплексного сценарного
анализа и моделирования
Прямая аналогия - нервная система человека
Топ-менеджеры
Функциональные
руководители
Сотрудники
Эволюция от процессов к
сервисам *)
Хранение
Продажа
Гарант.
обслужива-обслужива
ние
Процессы
Закупка и
доставка
В Вашу пользу. Всегда.
Сервисы
Учет и размещение
на складах
Доставка
на точку продаж
*) на примере компании - ритейлера
Контроль
сертификатов
и срока годности
Хранение и ротация
на витринах
Продажа и отгрузка
Интуитивно о сложном
В Вашу пользу. Всегда.
• Бизнес-процесс может существовать сам по
себе. Для себя. Его цель не привязана к цели
организации. Он может быть ненужным, но
жизнеспособным как вирус.
• Сервис востребован конечным потребителем,
возможно через цепочку других сервисов.
Невостребованный сервис легко обнаружить
и избавиться от него или трансформировать в
востребованный.
Выгоды от использования
сервисов *)
В Вашу пользу. Всегда.
Сервис
Спонсоры и топ-менеджеры
Функциональные
руководители и сотрудники
Контроль исполнения
поручений
Оперативная информация о
статусе исполнения поручений
Актуальный перечень задач
для исполнения
BI системы и
Dashboards витрины
Инструмент объективного
контроля и мотивации
• Контроль деятельности
подчиненных
•Объективные показатели
оценки
Центр компетенций
Снижение количества ошибок и
непродуктивных затрат на
повторный поиск информации о
решениях
Снижение нагрузки на
экспертов в операционной
деятельности
Сокращение времени
обслуживания пользователей
Многофакторный
сценарный анализ и
моделирование
•Выявление неявных
закономерностей
•Увеличение продаж
•Снижение непродуктивных
затрат
Качественные анализ и
прогнозирование задач и их
объемов
*) дается кратко
Ключевые факторы успеха
В Вашу пользу. Всегда.
Проектный офис должен
• Предоставлять востребованные сервисы
• Владеть информацией из различных источников
• Иметь средства для её анализа и создания
отчетности
• Иметь развитые средства моделирования
• Адаптировать свою организационно-штатную
структуру под аналитические задачи
• Совершенствовать точность прогнозов и
моделирования
Программа развития
В Вашу пользу. Всегда.
Заручиться поддержкой спонсоров
Предложить первые 2-3 варианта
регулярных отчетов
Подобрать и внедрить
информационные системы
Подключать новые источники данных
Совершенствовать заложенные модели
Целевая архитектура
систем
В Вашу пользу. Всегда.
Проектный офис – естественный заказчик интеграции
информации в единое хранилище
Оценка эффективности
решения
В Вашу пользу. Всегда.
• Учитываются только непродуктивные затраты
времени на повторный поиск информации по
имеющимся решениям
• Не учитывается влияние и затраты на
выявление и исправление неверных или не
протестированных решений (могут достигать
миллионов $)
Назначение решения
«Центр компетенций»
В Вашу пользу. Всегда.
• Формирование единого центра компетенции
путем публикации “know-how”
• Снижение непродуктивных затрат на поиск
повторяющихся и/или типовых решений
• Снижение затрат на пост-продажное
обслуживание пользователей
• Снижение риска реализации ошибочных
решений
• Увеличение гибкости и адаптивности
сервисов, технологий, процессов и персонала
Базовое решение на WiKi
В Вашу пользу. Всегда.
Содержит
лингвистический
поиск
Может быть
внедрено
самостоятельно
Развитый
рубрикатор
Поддерживает цикл
создания-правкипубликации статей
Центр компетенций
(на примере ИТ департамента банка)
В Вашу пользу. Всегда.
ROI=0.5
Внедрение решения эквивалентно:
• высвобождению 5 человек в месяц
• или экономии от 8k usd/мес. и выше
Назначение решения
«Система анализа и прогнозирования»
В Вашу пользу. Всегда.
• оптимизация использования складских площадей
• оптимизация маршрутной сети и снижение совокупной
себестоимости
• оптимизация объемов централизованной доставки в целях
осуществления унитизации партии отгрузок одной или
нескольким заказчикам;
• выявление потенциальных потребностей заказчиков и
предложение для них новых услуг и тарифов (кросс продажи)
• оптимизация использования автопарка
• оптимизация заказов для одно-двух этапного кросс-докинга
• новая услуга для заказчиков – прогноз закупки с торговых
точек
*) приводится на примере логистической компании
Оценка эффекта от
внедрения
Оборот компании
% снижения издержек
Объем снижения затрат
В Вашу пользу. Всегда.
$20 млн.
2-5%
$200-600 тыс.
«Система анализа и прогнозирования»
ROI=0.7-1.0
Потенциал снижения затрат
программы развития
В Вашу пользу. Всегда.
• Проработка и ранжирование требований к
внедряемым системам
• Выбор систем, ROI которых в пределах 1 года
(быстрое внедрение и быстрая отдача)
• Использование модели лицензирования
Open Source позволяет сократить объем
инвестиций на 40-50% без потери качества
• Поиск российских аналогов
• Приоритет внедрению специализированных
систем (не монолитные решения)
Заключение
В Вашу пользу. Всегда.
Трансформация проектного офиса к сервисной
модели «Умного проектного офиса» позволяет:
1. Не просто выжить …
2. … но и расширить сферу своего влияния (!)
3. Выявить и показать прибыль
прибыль, ранее уходившую в
непродуктивные операции
4. Инициировать новые проекты с реальной отдачей,
которая будет оценена руководством
Контакты
В Вашу пользу. Всегда.
Алексей Федорищев
E-mail: [email protected]
Тел: +7 (495) 768-21-77
www.add-value.ru