ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ на предоставление субсидии некоммерческой организации, не являющейся государственным (муниципальным) учреждением,

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на предоставление субсидии некоммерческой организации,
не являющейся государственным (муниципальным) учреждением,
на организацию и проведение форума «Volga Boat Show 2013»
Место проведения мероприятия: Самарская область.
Дата проведения: 6 – 8 июня 2013 года.
I.
Общие
требования
к
организации
и
проведению
выставочного/презентационного мероприятия:
Организация и проведение форума «Volga Boat Show 2013» (далее –
мероприятие) включают в себя:
1. Формирование деловой программы мероприятия.
2. Формирование состава участников деловой программы мероприятия.
3. Организационно-техническое обеспечение деловой программы
мероприятия и формирование выставочной экспозиции.
4. Разработка и исполнение логистического плана проведения
мероприятия.
5. Разработка и изготовление информационно-презентационных
материалов.
6. Информационное сопровождение и продвижение мероприятия.
7. Организация питания участников деловой программы мероприятия.
1. Формирование деловой программы мероприятия.
В рамках проведения мероприятий планируются:
- проведение деловой программы: круглых столов, стратегических
сессий, мастер-классов, семинаров и других образовательных мероприятий –
не менее 6 (количество и формат конкретных мероприятий определяются по
согласованию с Заказчиком).
В выполнение пункта входит:
- разработка и утверждение проекта деловой программы мероприятия;
- подбор и согласование состава выступающих, докладов и презентаций.
Все разделы деловой программы мероприятия согласовываются с
Заказчиком. Выполнение данного пункта должно быть завершено не менее
чем за 15 дней до даты начала мероприятия.
2. Формирование состава участников деловой программы
мероприятия.
В выполнение пункта входят:
- составление списка потенциальных участников деловой программы
мероприятия, в том числе спикеров, модераторов и экспертов (не менее 300
адресатов). Список должен быть согласован с Заказчиком и отсортирован по
категориям участников;
2
- разработка проекта информационного письма-приглашения для
рассылки потенциальным участникам деловой программы мероприятия и
согласование его с Заказчиком;
- рассылка информационных писем доступными видами связи
одновременно: почтой России либо курьерской службой, по факсу и по
электронной почте потенциальным участникам;
- мониторинг отправленных адресных писем, внесение данных об этапах
прохождения адресных писем в электронную базу данных потенциальных
участников деловой программы мероприятия, фиксация информации в виде
заполнения таблицы:
№ Название
п/п предприятия
Профиль
компании
Контактный Эл.
телефон,
почта/
почтовый
факс
адрес
Контактное
лицо
Руководитель
компании
Дата
контакта
Результат
проведенных
переговоров,
прохождение
приглашения (в
случае отказа
необходимо
указать
причины)
- определение и согласование с Заказчиком состава и списка участников
деловой программы мероприятия − не менее 170 человек, в том числе
спикеров, модераторов и экспертов – не более 20 человек;
- обеспечение нахождения спикеров, модераторов и экспертов на
мероприятии, в том числе:
1) формирование схемы расселения, организация бронирования
гостиничных мест вблизи места проведения мероприятия для иногородних
участников в соответствии со статусом участника;
2) обеспечение трансфера на период проведения мероприятия, оплата
проживания в гостиницах, гонорара, перелета, бизнес-терминала и услуг
аэропорта в соответствии со статусом (по согласованию с Заказчиком).
3. Организационно-техническое обеспечение деловой программы
мероприятия и формирование выставочной экспозиции.
Исполнитель обеспечивает привлечение, координацию и обеспечение
необходимым для работы на мероприятии сотрудников по направлениям:
- общее организационное и техническое сопровождение деловой
программы мероприятия (работа стойки регистрации, работа медиа-центра
(доступ к сети Интернет), отметка командировочных, возможность
редактирования документов и слайдов, консультации по мероприятиям,
распространение информационных материалов), обеспечение дежурным
персоналом места проведения деловой программы мероприятия – не менее 15
человек;
- техническое и IT сопровождение;
- сопровождение спикеров, модераторов и экспертов (список лиц для
сопровождения представляется Исполнителем после согласования общего
списка участников, но не более 20 человек);
3
- поддержание контакта со всеми структурами и частными
специалистами, задействованными при подготовке и проведении
мероприятия;
- поддержание чистоты, безопасности в местах проведения деловой
программы мероприятия.
Задача обслуживающего персонала в рамках проведения мероприятия:
встреча участников деловой программы мероприятия и их регистрация,
обеспечение бейджами и раздаточным материалом, направление к местам
проведения деловой программы мероприятия по плану, контроль
работоспособности
оборудования,
информационное
сопровождение
участников деловой программы мероприятия. Исполнитель обеспечивает
оперативное решение сложностей, возникающих в ходе мероприятия.
Исполнитель разрабатывает концепцию размещения мест застроек на
мероприятии (площадки для проведения деловой программы, зоны
регистрации участников, зоны проведения кофе-брейков, штабной зоны,
подиума, выставочной зоны и др.), а также разрабатывает и согласовывает с
Заказчиком дизайн-проект размещения мест застроек на мероприятии на
основе разработанных вариантов в 3D формате (схемы размещения зон
застроек, варианты изготовления элементов оформления зон застроек и др.).
Площадка для проведения деловой программы мероприятия и
выставочной экспозиции должна находиться на территории/вблизи яхтенного
порта «Дружба» в г.о.Тольятти, с прилегающей стоянкой для маломерных
судов.
Организация застройки площадки для проведения деловой программы
мероприятия:
- организация на площадке натяжного тента для проведения круглых
столов, стратегических сессий, мастер-классов, семинаров и других
образовательных мероприятий (не менее 80 посадочных мест) с обеспечением
системами кондиционирования и электроснабжения для возможности
подключения оборудования для проведения презентаций, оборудование
мебелью;
- организация на площадке подиума (размеры и конструктивное
исполнение согласуются с Заказчиком);
- наличие прилегающего к натяжному тенту пространства (помещений),
достаточного(ых) по площади для обеспечения проведения регистрации
участников деловой программы, проведения кофе-брейка, деловых
переговоров и др.
Расположение натяжных тентов на площадке мероприятия в
обязательном порядке должно быть согласовано с Заказчиком.
Оформлению подлежат следующие места:
- зона проведения круглых столов, стратегических сессий, мастерклассов, семинаров и других образовательных мероприятий: изготовление и
размещение баннеров с названием мероприятия и символикой Самарской
4
области, декорированная рассадка для спикеров, модераторов и экспертов (не
менее 4 чел.), оборудование посадочных мест не менее чем на 80 человек,
флористическое оформление, предоставление комплекта звуковой аппаратуры
с 4-мя радиомикрофонами, проектор (не менее 1 шт.), экран (не менее 1 шт.),
ноутбук (не менее 2 шт.), плазменные панели по согласованию с Заказчиком,
необходимое сетевое оборудование для подключения проекторов, кафедра (не
менее 1 шт.), лазерная указка (не менее 2 шт.);
- зона регистрации участников: оборудование с возможностью
изготовления бейджей на месте, декорированные столы для персонала;
- кофе-зона: диспенсер (4 шт.), фуршетный вариант мебели и
оборудования (не менее чем на 80 чел.);
- штабная зона: на 10 чел., телефон-факс (1 шт.), персональный
компьютер с доступом в Интернет и принтер (1 шт.), многофункциональное
устройство (1 шт.).
Необходимость и конкретная площадь, схема размещения и технические
характеристики каждой из зон дополнительно согласовываются с Заказчиком.
Протокольное сопровождение:
- привлечение и обеспечение работы профессионального фотографа и
организация видеосъемки с последующей передачей фото- и видеоматериалов
Заказчику (по согласованию с Заказчиком).
Формирование выставочной экспозиции:
- организация на площадке натяжного тента (не более 50 кв. метров) –
выставочной зоны – с обеспечением системами кондиционирования и
электроснабжения для возможности подключения оборудования для
проведения презентаций, оборудование мебелью (по согласованию с
Заказчиком);
- разработка концепции выставочной экспозиции, включающей
информацию о приоритетных инвестиционных проектах Самарской области.
Кроме того, в рамках выставочной экспозиции необходимо предусмотреть
создание презентации инвестиционного потенциала региона, перспектив
развития кластера малого судостроения Самарской области и т.д. (по
согласованию с Заказчиком);
- разработка дизайн-проекта выставочной экспозиции на основе
разработанных вариантов в 3D формате и организация застройки в
соответствии с утвержденным дизайн-проектом (по согласованию с
Заказчиком);
При застройке выставочной экспозиции необходимо предусмотреть:
- кулер для воды с бутылью – 2 шт., вода в бутылях для кулера – не
менее 6 шт.;
- ежедневная уборка выставочной экспозиции и его охрана в нерабочие
часы мероприятия;
- монтаж/демонтаж выставочной экспозиции в соответствии с
утвержденным дизайн-проектом.
5
- флористическое оформление.
4. Разработка и исполнение логистического плана проведения
мероприятия.
В выполнение пункта входят:
- обеспечение трансфера спикеров, модераторов и экспертов
мероприятия от Международного аэропорта «Курумоч» до места проведения
мероприятия;
- обеспечение трансфера участников мероприятия по маршрутам:
железнодорожный вокзал г.о.Самара – центральный автовокзал г.о.Самара –
место проведения мероприятия и обратно; г.о.Тольятти (из 3-х районов:
Автозаводского, Центрального и Комсомольского) – место проведения
мероприятия и обратно. Необходимо организовать движение автобусов по
вышеуказанным маршрутам вместимостью не менее 30 человек 3 раза в день
на весь период работы мероприятия согласно программе мероприятия.
Схемы движения автобусов и расписание согласовываются с
Заказчиком.
5. Разработка и изготовление информационно-презентационных
материалов.
В выполнение пункта входит:
- изготовление логистических табличек с обозначением всех значимых
для участника объектов на мероприятии (не более 20 шт.), логистических
баннеров (не более 20 шт.) и схем места проведения мероприятия (не более 10
шт.);
- каталог мероприятия, включающий приветственное слово, программу
мероприятия, схему места проведения мероприятия, контактные данные,
информацию об участниках, о проектах мероприятия и т.д. – не менее 300 шт.;
- пластиковые бейджи участников деловой программы мероприятия
(исходя из согласованного списка участников деловой программы
мероприятия мероприятия);
- сувениры для спикеров, модераторов и экспертов (не более 20 шт.
общей стоимостью не более 60 000 рублей).
Дизайн
и
информационное
наполнение
информационнопрезентационных материалов согласовывается с Заказчиком до передачи их в
печать (до их изготовления).
6. Информационное сопровождение и продвижение мероприятия.
Разработка и проведение рекламной кампании для распространения
информации и повышения эффективности проведения мероприятия:
- размещение рекламы на интернет-сайтах и порталах (по согласованию
с Заказчиком);
- размещение рекламы на территории Международного аэропорта
«Курумоч» и в бизнес-терминале Международного аэропорта «Курумоч»
6
(формат, места размещения и информационное содержание рекламы
согласовывается с Заказчиком);
- изготовление и размещение рекламных щитов (всего не более 22 шт.,
размером 3*6 метров), рекламных перетягов (не более 3 шт.) на территории
Самарской области. Согласование мест размещения и информационного
наполнения наружной рекламы с Заказчиком;
- размещение рекламы в популярных журналах, распространяемых на
территории Самарской области и Приволжском федеральном округе (не менее
3 журналов). Выбор журнала, содержание рекламы, место её публикации
подлежит согласованию с Заказчиком;
- создание и обеспечение размещения видеоматериалов о мероприятии,
включающих информацию о судостроительной отрасли Самарской области , о
производителях маломерных судов и т.д. (видеоролик, интервью и др.) на
телеканалах Самарской губернии (не более 3 телеканалов). Формат,
содержание и место размещения информации согласовывается с Заказчиком.
7. Организация питания участников деловой программы
мероприятия.
В выполнение пункта входит:
- организация кофе-брейков – 1 раз в день ежедневно на весь период
проведения мероприятия (не менее чем на 80 человек каждый) с учетом
согласованной Заказчиком деловой программы мероприятия. Меню кофебрейков согласовывается с Заказчиком не позднее чем за 7 дней до начала
мероприятия;
- организация одного вечернего фуршета (не менее чем на 80 человек).
Меню вечернего фуршета, место и время его проведения согласовывается с
Заказчиком не позднее чем за 7 дней до начала мероприятия;
- организация кофе-брейков для спикеров, модераторов, экспертов – 1
раз в день ежедневно на весь период проведения мероприятия (не более чем на
20 человек каждый) с учетом согласованной Заказчиком деловой программы
мероприятия. Меню кофе-брейков согласовывается с Заказчиком не позднее
чем за 7 дней до начала мероприятия.
Все вопросы выбора способов, вариантов меню в обязательном порядке
согласовываются с Заказчиком не менее чем за 7 дней до начала мероприятия.
Подготовка отчета о проведении мероприятия
По результатам проведения мероприятия Заказчику предоставляется:
- итоговый отчет о проведении деловой программы мероприятия
(информация об организационно-технических деталях, состоявшейся деловой
программе, посетителях деловой программы мероприятия (ФИО, количество,
фотографии, должность, телефон, e-mail);
- подборка фото- и видеоматериалов (не менее 100 цветных фотографий
разрешением не менее 10 Mpix всех значимых событий мероприятия, все
видеоматериалы с мероприятия);
7
- видеоинформация о мероприятии, размещенная на телеканалах
Самарской области;
- подборка информационных материалов, изданных в СМИ в отношении
мероприятия;
- оставшиеся после проведения мероприятия у Исполнителя
информационно-презентационные материалы, а также иная продукция и
информация;
- фактическая смета с приложением подтверждающих финансовых
документов, расчетов и калькуляций.