КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КАЧЕСТВЕННОЕ МЕРОПРИЯТИЕ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ
КАЧЕСТВЕННОЕ
МЕРОПРИЯТИЕ
Признаки качественного мероприятия: результативность,
генерация новых идей, укрепление сотрудничества.
Воспользуйтесь нашими советами для организации события,
которое понравится каждому участнику.
ВАРИАНТЫ РАССАДКИ В КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛАХ
Круглый стол
П-образная рассадка
Класс
Круглый стол
Театр
Фуршет
ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ
КОЛИЧЕСТВО УЧАСТНИКОВ
При выборе даты следует принимать во внимание
время года, сезоны отпусков и даты проведения
конкурирующих событий. Проверьте графики
занятости всех ключевых фигур и начинайте
организацию заблаговременно.
Тщательно продумайте, кто будет участвовать
в мероприятии. Рассчитывая количество, не
забудьте про руководителей различных секторов,
гостей, ведущего и секретаря.
ЦЕЛЬ
Определите конкретные цели, на достижение
которых будет направлено мероприятие.
Планируя выступления
и обсуждения,
ограничивайте их
продолжительность,
избегая длинных
ХАРАКТЕР, ТЕМА И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ
Подумайте, можно ли достичь поставленных
целей в течение однодневной встречи, или лучше
организовать двухдневный семинар, дополненный
развлекательной программой. Кроме того,
рассмотрите возможность организации
видеоконференции, которая позволит быть
участником встречи без личного присутствия.
Это экономичный и экологически эффективный
вариант.
БЮДЖЕТ
Перед согласованием каких-либо деталей нужно
точно знать, сколько средств можно потратить
на мероприятие. На всех этапах проекта следует
придерживаться бюджетных рамок.
2
ЗАРУБЕЖНЫЕ ГОСТИ
Участие зарубежных гостей следует планировать
изначально, чтобы подготовить материалы на
нужных языках и, если возможно, обеспечить
услуги устного перевода. Если конференция
проходит на английском языке, вся документация
(приглашения, вспомогательные материалы и пр.)
должна быть составлена на английском.
ВЫБОР МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ
Место проведения мероприятия должно быть
комфортабельным и удобно расположенным.
При выборе следует учесть размер помещения,
характер события, техническое оснащение и
размещение столов участников. Например,
расположение мест в форме буквы U создает
атмосферу, которая отличается от «школьного»
стиля (см. таблицу стилей размещения участников).
Высокие столы-кафедры, расположенные по
кругу, подходят для длительных мероприятий, т.к.
позволяют участникам двигаться.
Заблаговременное
предоставление участникам
наиболее важных
материалов ускорит
принятие решения об
участии.
ПРОГРАММА МЕРОПРИЯТИЯ
Все участники должны заранее получить
программу мероприятия с пунктами повестки дня.
Попросите у них комментарии до начала события,
чтобы включить в повестку дня все необходимые
вопросы.
ПРИГЛАШЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ
Укажите в приглашении все практические аспекты
участия в мероприятии с картой проезда к месту
его проведения. Приглашения участникам из
разных регионов страны следует отправить как
минимум за месяц до события. Обязательно
укажите в приглашении последний срок
регистрации.
Мобильные телефоны — одна
из главных причин снижения
результативности встречи.
Чтобы телефонные звонки
не отвлекали участников,
переведите телефоны в
беззвучный режим и уберите
их из поля зрения.
МАТЕРИАЛЫ
Заранее отправьте всем участникам
информационные материалы о мероприятии.
Учтите, что им необходимо подготовиться
к встрече, чтобы она прошла максимально
эффективно. Подготовьте список всего, что должно
быть в месте проведения события: оборудование,
бумага для заметок, таблички с именами
участников, необходимые материалы.
Вам следует заблаговременно
прибыть к месту проведения
встречи, чтобы максимально
эффективно использовать
запланированное время.
Мероприятие должно
закончиться в указанное время!
3
ПОМЕЩЕНИЕ И ОБОРУДОВАНИЕ
Узнайте, какое оборудование понадобится
для выступлений (например, аудиотехника и
проекторы). Проверьте исправность оборудования
за час до начала встречи. Предоставьте участникам
четкие ориентиры для поиска места проведения
мероприятия.
ГОСТИ
Возможно, кто-то из гостей, экспертов или
выступающих не сможет присутствовать на встрече
от начала до конца. Предоставьте гостям график
выступлений и поясните все практические аспекты
заранее.
ЗАКУСКИ И НАПИТКИ
Продумайте вопрос подачи закусок и напитков,
рассчитав продолжительность события. Уточните,
есть ли у участников особые диетические
пожелания. Заранее предоставьте участникам
меню. Угощения нужны, чтобы восстановить силы
и уровень концентрации.
РАЗМЕЩЕНИЕ И ПРОЕЗД
Забронируйте жилье заранее, чтобы
номеров одинакового класса хватило
всем гостям. При необходимости
организуйте доставку гостей автобусом
или автомобилем, или предоставьте
им инструкции проезда общественным
транспортом. Предлагайте участникам
совместные поездки, во время которых
они могут знакомиться друг с другом в
неформальной обстановке. Не забудьте
предоставить сведения о парковке и ее
возможной стоимости.
ДЕКОРАЦИИ
Помещение, в котором будет проходить
встреча, следует украсить цветами,
флажками, плакатами, постерами и
прочими подходящими элементами.
СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
В зависимости от характера мероприятия,
размещайте фотографии участников,
заметки и решения во внутренних
корпоративных сетях (например, Intranet
или Yammer) или в социальных сетях с
доступом сторонних партнеров.
РАЗВЛЕЧЕНИЯ И ОТДЫХ
Программу мероприятия
следует предоставить
участникам минимум за
48 часов до начала.
Мероприятие полезно будет «разбавить»
развлечениями и активными видами
отдыха, которые помогут участникам
сосредоточиться. Например, в программу
можно включить вечернее событие
«в тему» мероприятия, прогулку на
свежем воздухе или короткие перерывы
для разминки и восстановления
концентрации.
ВЫВОДЫ И ОТЗЫВЫ
По завершении события получите от
всех участников отзывы с помощью
формы обратной связи. Поблагодарите
их за участие и расскажите о действиях,
которые будут предприняты после
мероприятия. Участникам можно также
отправить краткое описание основных
решений и положений, принятых по
итогам встречи.
4