СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ Баммаева Галимат Алиевна научный

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ
Баммаева Галимат Алиевна
научный руководитель, преп. каф. ИТиМЭП ФИиИТ
ФБГОУ ВПО ДГУ, г. Махачкала
Гусейнова Диана Имрамовна
студентка каф. ИТиМЭП ФИиИТ ФБГОУ ВПО ДГУ, г. Махачкала
Email: 13ledi@mail.ru
Управление информацией – это новое направление, призванное скоординировать
деятельность по работе с информацией, включая информационные технологии,
информационную безопасность, маркетинг, рекламу и применение информации ее
пользователями. В статье мы рассмотрим это направление с привычной для читателя
точки зрения – обеспечения информационной безопасности.
В настоящее время знания являются ключевым ресурсом развития организации,
и оказывают значительное влияние на эффективность ее деятельности. На
сегодняшний день руководству организации необходимо отчетливо знать, насколько
хорошо они располагают внутренней, и внешней информацией, для того чтобы
своевременно принимать правильные решения в условиях долгосрочной перспективы,
и конкурентной борьбы. Практически все предприятия обладают своим набором
информации, которая распределена по разным источникам (базы данных, электронная
почта, отчеты).
Ведение системы управления знаниями направленно на решение проблемы
организации единого доступа к этим данным, в удобной для пользования форме. Если
вовремя не располагать системой управления данной информацией, то принятие
своевременных решений может оказаться невозможным. В общем смысле управление
знаниями
представляет
собой
совокупность
работ,
которая
направленна
на
обеспечение знаниями всех ключевых сфер деятельности предприятия. Критерием
эффективности данной системы является своевременное предоставление доступа к
требуемым знаниям персоналу организации.
Система управления знаниями как можно предположить, это не столько
отдельный программный продукт, сколько стратегия предприятия цель которой
собрать всю циркулирующую информацию в среде организации, и направить ее на
повышение качества обслуживания клиентов и сокращения времени реакции на
изменяющиеся условия рынка.
Для того, чтобы разработать и внедрить систему такого типа важно знать, что
существует явное и неявное знание. Явные знания представляют собой точные данные
которые можно передать посредством физических носителей, или в разговорной речи.
Неявными являются знания, которые заключены в личных убеждениях каждого члена
коллектива, и как правило основаны на личностном опыте и взглядах.
Исходя из этого руководство должно совершенствовать механизмы контроля,
которые позволят управлять этими знаниями.
Организация мероприятий по внедрению системы управления знаниями должна
заключаться в проведении нескольких этапов.
На первом этапе требуется осуществить презентацию системного проекта, для
определенных групп персонала, которые будут ответственны за процедуру внедрения
проекта.
На втором этапе провести аудит основных потоков информации предприятия и
всех имеющихся ресурсов. Первоначальная модель системы управления знаниями на
предприятии может формировать базу данных знаний постепенно, по мере развития
такой базы руководство способно вносить коррективы по улучшению каких-либо
процессов. Под внесение корректирующих мероприятий создается план изменений.
На третьем этапе определяются стратегические и тактические рычаги
управления знаниями на предприятии. На данном этапе разрабатывается и
утверждается политика в области управления знаниями предприятия, определяются
его ключевые подразделения, которые являются ответственными за ее внедрение и
сопровождение,
разрабатываются
должностные
инструкции
специалистов,
работающих в данной системе.
На четвертом заключительном этапе происходит внедрение и сопровождение
системы управления знаниями на предприятии. Внедряется политика в области
управления
знаниями,
реализуются
новые
технологические
решения,
совершенствуются потоки прохождения информации между подразделениями и из
внешней среды. Также проводится адаптация и обучение персонала новым
технологиям работы в системе управления знаниями.
Система управления знаниями на предприятии должна быть центральной в
общей системе управления, связывать между собой все имеющиеся на предприятии
управленческие процессы и соотносить их со стратегией развития.
Центральным ресурсом в системе управления знаниями является персонал
организации
как
основной
источник
необходимой
информации.
Система
информационных технологий предприятия обеспечивает создание материальных
носителей единой базы знаний предприятия
Процесс управления знаниями должен осуществляться с трем основным
условиям:
1.
Установление контактов и взаимодействие между людьми, обладающими
знаниями;
2.
Развитие технологической̆ инфраструктуры для сохранения опыта и для
коммуникаций;
3.
Разработка
процедур
обмена
знаниями,
механизма
мотивации
и
привлечения людей̆ к участию в процессе обмена знаниями.
Среди набора специализированных продуктов, которые направлены на
внедрение систем такого типа можно выделить информационно – аналитические
системы которые позволяют провести глубокий анализ организации с целью уяснения
внешних и внутренних сил которые оказывают воздействие на деятельность
организации. Главный принцип действия таких систем заключается в выявлении
главных тенденций преимущественно в области информации о продажах. С помощью
средств этой системы можно тщательно обследовать основные источники информации
с целью получения нужных сведений.
Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр взятые,
например, из отчетов о продажах, но и, так называемая размытая информация,
разбросанная по текстовым документам, электронным таблицам, веб-страницам и
даже сообщениям электронной почты. Чтобы обеспечить управление подобными
файлами и извлечь максимум пользы из содержащейся в них информации,
предлагается целый ряд решений.
Преимущества использования системы управления знаниями заключаются в
следующем:
- сотрудники лучше представляют цели и процессы компании;
- активный обмен информацией̆ способствует улучшению взаимоотношений
между сотрудниками;
- сотрудники компании учатся, извлекают уроки из своих и чужих ошибок и
используют достижения друг друга;
- информационные сети и средства связи позволяют объединить как отдельных
сотрудников, так и целые группы, включая и те, что работают в отдаленных
местах;
- сотрудники могут быстрее найти или получить необходимую им информацию;
- улучшается работа с потребителями, поскольку сотрудники получают от них
информацию в порядке обратной связи и принимают соответствующие меры;
- использование общих знаний позволяет компании быстрее реагировать на
изменение запросов рынка;
- разовая инвестиция в формализацию знания, и его неограниченное
использование;
Умение применять собственные знания является определяющим отличием
успешных компаний. Распространение знаний и управление ими для обеспечения
конкурентоспособности, является главным принципом любой успешной организации.
Эффективное управление знаниями в компании позволит повысить качество,
оперативность и эффективность принимаемых в компании решений, обеспечивая этим
существенную экономию времени и снижение рисков управления.
Из минусов можно отметить что не все носители знаний заинтересованы в его
формализации, и не все знания формализуемы.
Как же измерить эффективность управления информацией?
Рассматривая современный подход к управлению информацией, важно
учитывать разнородность источников ее происхождения. Часть данных обычно
структурирована и содержится в различных хранилищах и в базах данных учетных
программ. Тем не менее, существует еще значительный пласт информации, который
неструктурирован – это записи в блогах, вики-страницах, переписке в IM-сервисах,
электронной почте, социальных сетях. Эти данные могут использоваться для принятия
решений в организации, поэтому важно, чтобы их можно было легко найти. Время,
затрачиваемое сотрудниками на поиск нужных сведений, считается одним из
ключевых критериев эффективности работы с информацией. Стоимость задач,
связанных с информацией, для организаций показана на рисунке 1.
Рис 1. Стоимость задач, связанных с информацией
Помимо скорости доступа к данным не меньшее значение имеют и два других
критерия эффективности – время/степень актуализации данных и сроки согласования
изменений. Слишком продолжительные периоды, затрачиваемые на рутинные
операции с информацией, также снижают эффективность работы сотрудников.
Согласно данным IDC, самыми дорогостоящими задачами в корпоративной среде
являются
поиск
(который
не
приносит
результатов)
и
необходимость
переформатирования данных, полученных из разных источников. Все эти критерии
связаны со скоростью выполнения действий, поэтому повышение производительности
труда напрямую связано с автоматизацией обмена, актуализации и согласования
информации. Стоимость непродуктивного времени работников в компании (по
задачам) показана на рисунке 2.
Рис. 2 Стоимость непродуктивного времени работников
Автоматизацию офисных задач целесообразно начинать с описания процессов,
которые обычно выполняются информационными менеджерами. К ним относятся
составление, отправка и получение электронных писем, создание, редактирование и
вывод на печать различных текстовых документов и таблиц, содержащих разные типы
представления данных (рисунки, диаграммы, графики, схемы), экспорт информации из
базы данных в офисные приложения для последующей обработки и анализа, а также
публикацию готовых материалов или открытие к ним доступа для других сотрудников.
В большинстве случаев работа ведется с применением офисных пакетов, а также
дополнительных прикладных программ. В подавляющем числе организаций (по
разным оценкам - свыше 70%) для этих целей используются продукты Microsoft – MS
Office, MS Visio, MS Project, MS SharePoint и так далее. Это позволяет использовать
более стандартиризированную методику расчета эффективности, чем если бы в
фирмах использовались разнородные программные продукты. Тем не менее,
определенная трудность возникает, например, когда те или иные данные необходимо
собрать из учетных систем или хранилищ BI-систем для передачи в стандартные
приложения офисного пакета, например, в табличный процессор MS Excel. Для таких
операций обычно требуется задействовать ИТ-специалистов и программистов,
которые формализуют этот процесс. В результате этого сроки нарушаются, а ИТслужба получает дополнительную нагрузку. Соответственно, для устранения таких
трудностей требуются готовые решения для интеграции данных между приложениями
и гибкий интерфейс для неспециалистов.
В
целом,
применение
большинства
инструментов
для
повышения
эффективности процессов обработки информации подразумевает достижение более
высокого уровня определенности протекания бизнес-процессов. Благодаря появлению
порядка в делах предприятия и возможности перевода сотрудников на более
квалифицированную работу по анализу и мониторингу корпоративной информации
вместо устаревающей схемы полностью бумажного делопроизводства компании могут
серьезно выиграть в скорости и гибкости реагирования на рыночные изменения и
достигнуть необходимого
уровня
конкурентоспособности.
Список литературы:
1. Как измерить эффективность управления информацией http://office.cnews.ru/articles/kak_izmerit_effektivnost_upravleniya/2
2. Управление
информацией
-
http://www.itsec.ru/articles2/control/ypravlenie-informaciei
3. Управление
корпоративной
информацией
-
http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=155780
4. Информационное
управление
(предпосылки,
методы,
средства)
-
http://cyberleninka.ru/article/n/informatsionnoe-upravlenie-predposylki-metody-isredstva
5. Развитие теории управления информацией http://www.aselibrary.ru/press_center/journal/irr/2006/number_6/number_6_6/num
ber_6_6516/