011. Проведение конференции

11.Проведение конференции
11.1. Цели проведения конференций
Люди, только вступающие в научное или деловое сообщество, зачастую считают, что
основная цель проведения конференций – это передача информации о новых результатах
в ходе докладов. Однако это верно лишь отчасти. Во-первых, публикация или переписка
(в том числе и электронная) является гораздо более эффективным средством передачи
информации, чем устный доклад. Во-вторых, если результаты совсем новые и пока не
опубликованы в «большой» печати, исследователь, как правило, не заинтересован в том,
чтобы обнародовать их раньше времени в слишком широких кругах.
Поэтому, хотя обмен информацией – важнейшая составляющая конференций, однако их
основной целью обычно является поддержание научного или делового сообщества как
социального института. Такие сообщества всегда формируются на основе социальных
сетей, то есть состоят из определенных кругов общения. Каждый из таких кругов образует
формальный и/или неформальный социальный институт, со своей хартией, нормами и
ценностями. Представляя результаты исследования на конференции, исследователь тем
самым обеспечивает распространение определенной информации в определенных кругах
общения. Кроме того, он подтверждает тем самым свою принадлежность к этим кругам
(или намерение вступить в них). Студенческие конференции вообще, конференции по
итогам практикума, в частности, представляют собой до определенной степени игровую
ситуацию, поскольку нельзя быть вечным студентом.
Тем не менее, и здесь цель
поддержания кругов общения выходит на первый план. Во-первых, в истории мировых и
национальных элит (в науке, культуре, бизнесе) нередки случаи, когда однокурсники
составляли «неформальный колледж», члены которого впоследствии оказывали друг
другу неоценимую помощь. Во-вторых, сам по себе вуз может быть хорошей базой для
формирования и поддержания неформальных кругов среди будущих специалистов.
Каждый
студент
заинтересован
в
том,
чтобы
проявить
свои
способности
к
самостоятельной работе перед своими товарищами и преподавателями. Прежде всего,
презентация проекта на конференции должна обратить на себя внимание аудитории. То
есть она должна быть не только содержательной, но в определенной степени
интригующей, и даже провокационной. Конференция по итогам практикума – один из
лучших поводов для этого.
Таким образом,
следующим образом.
реальные функции конференций можно сформулировать
•
Подтверждение или обновление хартии того социального института, вокруг
которого формируется круг участников конференции. (Пленарный доклад,
принятие организационных документов сообщества).
•
Формирование
группы,
осуществляющей
функционирование
института
(руководящих органов, группы энтузиастов).
•
Формирование
и
поддержание
социальных
сетей
внутри
сообщества
(подтверждение старых связей, установление новых, достижение предварительных
договоренностей о совместных проектах, и т.д.), инкорпорирование в сообщество
новых членов.
•
Презентация новых материалов исследований, новых теоретических разработок и
их широкое обсуждение.
Важно передать информацию, но не менее важно знать, кто ее воспримет и какой эффект
это будет иметь. Тем более что очная конференция – это единственное место, где можно
получить не только индивидуальную реакцию отдельных членов, но и групповую
реакцию сообщества.
Не все из перечисленных здесь целей одинаково важны на каждой конференции. Иногда
на первый план выходит цель поддержания института, иногда – презентация докладов. Из
сказанного выше, тем не менее, вытекает ряд важных следствий.
•
Во-первых, устраивая презентацию, важно учитывать, какие именно круги
общения, какие социальные институты представлены на данной конференции.
Доклад по материалам исследования студентов должен выглядеть немного поразному, если в аудитории собрались члены ректората и деканы, и если основной
контингент слушателей – сами студенты.
•
Во-вторых, на любой конференции, в том числе и самой важной, основная часть
событий происходит не на заседаниях, а в кулуарах, в неформальном общении.
Именно здесь достигаются предварительные договоренности о совместной
деятельности (коммерческой или исследовательской).
В данном разделе, однако, мы сосредоточимся именно на последней из перечисленных
целей – на презентации.
11.2. Регламент конференции
Для того чтобы конференция была успешной, необходимо, чтобы её участники обсуждали
общие проблемы. Альтернативой является выступление каждого по своей теме, слабо
связанной с темами выступлений остальных участников, в результате чего всем
становится неинтересно.
Чтобы избежать этой ситуации, используются следующие
средства:
•
подготовка
котором
и
презентация
формулируются
пленарного
темы,
доклада
центральные
на
(или
докладов),
данной
в
конференции.
Обычно эти доклады связаны с наиболее важными на данный момент
пунктами хартии (например, наиболее спорными вопросами теории);
•
предварительная рассылка текстов пленарных докладов (или их резюме) с тем,
чтобы рядовые докладчики заранее ориентировали свои выступления;
•
разбиение всех докладов на отдельные тематические секции, в соответствии с
тематикой докладов;
•
предварительная публикация тезисов докладов, с тем, чтобы участники были
заранее готовы к дискуссии по ним;
•
предварительная
организация
дискуссии,
обращается к отдельным участникам
когда
руководство
конференции
с просьбой выступить с содокладами к
отдельным докладам, с тем, чтобы стимулировать дискуссию;
•
организация «круглых столов», на которых может обсуждаться более широкий
круг вопросов и по более свободному регламенту, чем это происходит на секциях.
Конференция обычно начинается с пленарного заседания, на котором
участники
знакомятся с регламентом конференции и организационными вопросами, выходящими за
рамки заседания (культурная программа,
зачитываются пленарные доклады.
раздаточные материалы, и т.д.). На нем
Эти доклады принято обсуждать не на самом
заседании, а на секциях и круглых столах. На небольших конференциях можно задавать
вопросы докладчику, однако нередко и этот пункт переносится на секционные заседания.
К моменту проведения секционного заседания у всех участников должна быть программа
конференции, с тем, чтобы каждый участник мог выбрать интересующие его секции и
круглые столы, в которых он хотел бы принять участие, помимо той секции, участником
которой является он сам. На конференции по итогам практикума каждый участник
секции должен присутствовать на пленарном заседании и на заседании своей секции с
начала до конца.
Заседание секции включает:
•
доклады;
•
вопросы по докладам и ответы на них;
•
дискуссию по докладам;
•
ответное слово докладчика.
Кроме того, председатель секции должен выступить со вступительным и заключительным
словом. Обычно вопросы
по каждому докладу и его обсуждение следуют
непосредственно за докладом. Иногда, когда регламент секции ограничен, вопросы и
дискуссия
по
всем
докладам
переносятся
в
конец
На каждой конференции предварительно утверждается регламент времени.
заседания.
В нашем
случае наиболее целесообразен следующий регламент:
•
Доклад - 15 минут.
•
Вопросы – 5 минут.
•
Дискуссия – 10 минут.
•
Ответное слово – 5 минут.
Таким образом, все выступление и его обсуждение по каждой теме должно укладываться
в 35 минут.
Контроль
регламента возлагается на председателя секции. По своему
усмотрению он может менять соотношение пунктов при обсуждении каждого доклада, а
также уменьшать суммарное время по каждому докладу. Председатель секции не может
увеличивать общий интервал, отпущенный на презентацию каждого доклада (35 минут).
Таким образом, в течение одного заседания могут быть заслушаны и обсуждены 2 – 3
доклада. Разбиение обсуждения одного доклада на два заседания допускается, но
нежелательно.
К началу заседания секции должны быть готовы следующие документы:
•
программа конференции и тезисы докладов – для каждого участника заседания;
•
2-3 копии полного текста отчета (доклада) – для участников дискуссии и любого,
кто захочет ознакомиться с содержанием доклада (отчета).
11.3. Основные роли
Каждый из участников заседания секции исполняет одну из трех ролей:
•
председатель;
•
секретарь;
•
рядовой участник.
Ролевые обязанности председателя
До заседания.
•
Ознакомиться с содержанием докладов и выделить в них общие элементы,
интересные для всех участников секции.
•
Ознакомиться с программой секции и согласовать с секретарем своей секции и
руководством конференции подбор и последовательность докладов.
•
Убедиться, что участники заседания знают о месте и времени проведения
заседания секции и имеют на руках программу и тезисы.
•
Убедиться, что комната готова к проведению заседания, она свободна, в ней есть
все необходимое для презентации (мел, проекционная аппаратура, скотч для
крепления транспарантов, и т.д.)
Во время заседания.
• Начать заседание строго во время, определенное регламентом.
•
Четко сформулировать в начале тему заседания секции; объявлять докладчиков и
тему каждого выступления.
•
Поддерживать дискуссию в рамках вопросов, поднятых в докладах, не позволять
участникам дискуссии и тем, кто задает вопросы, уходить
слишком далеко в
сторону от темы.
•
Следить за соблюдением
регламента,
тактично ограничивать слишком
говорливых участников дискуссии и докладчиков. В частности, необходимо
предупреждать докладчиков за 1-2 минуты до окончания отведенного им времени.
•
Поддерживать и провоцировать дискуссию, обращая внимание на те элементы
докладов и выступлений, которые могут вызвать возражения. Фиксировать для
себя
наиболее интересные дискуссионные вопросы, возможные выводы и
рекомендации по обсуждаемым темам и по организации конференции.
•
В конце заседания председателю секции целесообразно выступить с кратким
резюме по итогам заседания (не более 5 минут), в котором необходимо:
- отметить общий успех (или неуспех) секции;
- напомнить участникам наиболее острые дискуссионные -вопросы и
подходы к их решению, высказанные на секции;
- внести предложения по дальнейшему изучению данной проблематики,
которые вытекали из обсуждения на секции
•
Выступить на заключительном пленарном заседании конференции.
После заседания.
• Отредактировать протокол заседания, подготовленный секретарем.
•
Внести в него краткое резюме (до 1 страницы), отражающее основные
дискуссионные вопросы и рекомендации секции, которое в целом представляет
собой тезисы его заключительного выступления на секции.
Ролевые обязанности секретаря
До заседания.
•
Собрать все материалы (тезисы, тексты докладов), необходимые для проведения
заседания секции.
•
Подготовить черновой вариант программы, расположив доклады в логическом
порядке, договорившись с содокладчиками, и предоставить им тексты докладов.
•
Согласовать программу с председателем.
•
Распространить программу и тезисы конференции среди участников своей секции.
Во время заседания.
• Придти в аудиторию, где будет проходить заседание секции, до его начала.
•
Подготовить аудиторию (принести мел, скотч, проекционный аппарат и т.д.)
•
Подготовить распечатанные копии текстов отчетов (докладов), которые должны
быть в распоряжении участников конференции.
•
Вести протокол заседания, то есть:
-
фиксировать
-
фиксировать
заданные
вопросы
основные
тезисы
и
ответы
выступающих
на
в
них;
дискуссии.
Для фиксации вопросов и выступлений в прениях можно использовать диктофон, либо
организовать подачу вопросов в письменном виде. Основные тезисы выступлений
также можно попросить написать самих выступающих. В протоколе обычно не
воспроизводится весь текст выступления, а только основные идеи. Сам текст
доклада не фиксируется во время заседания. Обычно используются тезисы или
специальное резюме, подготовленное авторами доклада.
•
Помогать председателю
в соблюдении
регламента
и ограничивать
возникновение дискуссий, не имеющих отношения к теме заседания.
После заседания.
• Подготовить черновик протокола заседания.
•
Согласовать черновик с председателем и проследить, чтобы он добавил резюме.
•
Предоставить протокол в распоряжение участников заседания не позже чем через
2 дня после завершения конференции.
•
Если необходимо, подготовить краткий отчет о заседании секции на основе
протокола.
Ролевые обязанности участников
До заседания.
•
Вовремя сдать секретарю секции резюме и тексты докладов (отчетов).
•
Заблаговременно
информировать
секретаря
невозможности присутствовать на конференции.
и/или
председателя
в
случае
•
Ознакомиться с тезисами всех докладов и с полным текстом тех докладов, по
содержанию которых он будет выступать.
•
Выяснять все организационные вопросы с секретарем секции.
Во время заседания.
• Вовремя появиться на заседании.
•
Четко соблюдать регламент заседания и предварительные договоренности с
председателем и секретарем (например, о выступлении по поводу того или иного
доклада). Передавать секретарю в письменном виде свои вопросы, а также краткие
тезисы выступления.
•
Активно участвовать в ходе заседания.
После заседания
•
Прочитать протокол.
Высказать, если необходимо, свои замечания секретарю
и/или председателю.
•
Реагировать на возможные просьбы со стороны организаторов конференции
(например, о подготовке текста доклада или отчета о заседании к публикации).
11.4. Требования к презентации
Как уже отмечало выше, информирование слушателей обо всех результатах, полученных
в ходе исследования, не является главной задачей презентации. Это можно сделать при
чтении текста отчетов (докладов). Главная задача – заинтересовать слушателя. Отсюда
вытекают основные правила успешной презентации:
•
Презентация доклада (устное выступление) должна отражать основные идеи и
результаты проекта. В то же время, она не должна охватывать все выводы
исследования. Среди них необходимо выделить 2-3 идеи (гипотезы), наиболее
существенные с точки зрения докладчика и интересные для слушателей.
•
Важнейшей задачей устного выступления является провокация.
При прочих
равных условиях, на обсуждение целесообразно выносить те результаты, которые
расходятся с обыденными представлениями, либо с результатами, полученными
другими авторами. Это разбудит аудиторию. Хороши для этих целей, также, не
подтвердившиеся гипотезы.
•
Очень выигрышны иллюстративные материалы – таблицы, графики, диаграммы.
Но они не должны быть слишком сложными и нагруженными информацией. Они
должны иллюстрировать содержание выступления. На выступление длительностью
15 минут должно приходиться не более 5-7 иллюстраций.
•
Если доклад подготовлен группой авторов, тогда количество содокладчиков
определяется самими авторами. Доклад может делаться одним человеком
(например, руководителем проекта), двумя, тремя, четырьмя докладчиками.
Главное, чтобы он представлял единое целое, а не 3-4 слабо связанных друг с
другом фрагмента, объединенных лишь единым массивом.
•
На конференциях обычно готовится самостоятельный
текст
доклада, не
совпадающий с текстом отчета. Это связано с тем, о чем говорилось выше – доклад
не должен представлять отчет во всех деталях. На конференции по практикуму
такой текст желателен, но не обязателен. Он может содержать большое количество
иллюстративного материала.
Литература
1. Любашевский Ю. Секреты успешного выступления (самая короткая рекомендация).
1999. 19 июля. URL: <http://www.7st.ru/articles.phtml?id=67>.
2. Роббер М.-А. Тильман Ф. Психология индивида и группы. Пер. с франц. М.: Прогресс,
1988.
3. Радаев В.В. Как организовать и представить исследовательский проект: 75 простых
правил. М.: ГУ-ВШЭ, ИНФРА-М, 2001. С. 149-174. (Глава 6).
4. Ружиэйро В.Р. Мышление: Пятнадцать уроков для начинающих авторов / Пер. с англ.
А. Станиславского. М.: Флинта: Наука, 2006. С. 374-429 (Уроки 14-15).
5. Stanton N. Mastering communication (Macmillan Master Series). Houndmills etc.:
Macmillan, 1996. P. 129-160 (Ch 10: Giving a talk; Ch 11: Using visual aids).
Задание. Руководителю проекта выделить в отчете идеи, гипотезы, фрагменты,
сюжеты, которые должны быть вынесены на презентацию. Подготовить план
презентации, обсудить его на заседании группы.
Ответственному за презентацию
подготовить иллюстративные материалы (в электронном и/или бумажном варианте).
Распределить роли в процессе презентации. Провести хронометраж презентации с тем,
чтобы уложиться в отведенное время. Отрепетировать презентацию. Согласовать ее
с куратором.
Предоставить все необходимые материалы для конференции: текст отчета –
секретарю секции (за 2 дня до заседания); тезисы – руководителю практикума (за 10
дней до заседания).
Ознакомиться с текстом отчета, по которому предстоит выступать. Подготовить
тезисы выступления (не более 20 строк). Передать тезисы выступления секретарю
секции. Выступить на заседании.
Заключение
В данном курсе мы попытались рассмотреть наиболее важные, на наш взгляд, аспекты
организации и проведения прикладного социологического исследования. При этом мы
ориентировались, прежде всего, на собственный опыт, прекрасно помня, какие именно
трудности приходилось преодолевать в начале самостоятельной социологической
деятельности. Кроме того, помогла сама работа практикума, в ходе которого становилось
очевидным, что именно из методических курсов усваивается студентами хуже. Наконец,
в
последнее
время
появился
ряд
работ,
посвященных
прикладным
аспектам
социологического исследования, содержание которых мы постарались учесть по мере
возможности. Некоторые из них приводятся в списке рекомендованной литературы.
В то же время, мы осознаем, что в данной работе далеко не исчерпаны проблемы, с
которыми сталкивается начинающий практический социолог. Надеемся, что дальнейшая
работа позволит нам восполнить этот пробел.