1 Экономическая эффективность от внедрения EDI проектов на примере Х5 Retail Group. Поликарпов Вячеслав, Руководитель направления EDI проектов, Х5 Retail Group. Конференция «Дни EDI в России», г. Казань, 14 мая 2015 г. Содержание Предпосылки внедрения EDI / ЭДО в Х5. Почему EDI / ЭДО ? Пример Х5. Текущая цепочка EDI / ЭДО сообщений. Выгоды от внедрения EDI / ЭДО документов. Выгоды от внедрения ЭСФ (ЮЗДО). Практические выводы. 2 Предпосылки внедрения EDI / ЭДО в Х5 Значительный рост количества магазинов и РЦ сети, Значительный рост количества поставщиков сети, Увеличение документооборота с поставщиками, Отсутствие технической поддержки и мониторинга при передаче заказов через P-line: ограничение роста документооборота, надежности, эффективности применения в цепочке поставок, Отсутствие интегрированного с учетной системой Х5 документооборота цепочки поставок, Неэффективное управление кредиторской задолженностью. 3 Почему EDI / ЭДО ? Пример Х5. 4 ??? Учетная ПОКУПАТЕЛЬ система ПОКУПАТЕЛЯ Учетная система ПОСТАВЩИКА ПОСТАВЩИК 1. Регулярная потребность в обмене структурированной и стандартизированной информацией как у Поставщика, так и Покупателя. 2. Техническая возможность промышленного использования технологии EDI (масштабируемость, мониторинг / контроль, автоматизация) + возможность прямой интеграции с ERP системой Х5 (SAP). 3. ПОТРЕБНОСТЬ + ВОЗМОЖНОСТЬ = EDI Текущая цепочка EDI / ЭДО сообщений5 Коммерческие документы ПОСТАВЩИК Финансовые документы Информация об участнике (PARTIN), без ЭЦП Ценовые спецификации (PRICAT), с ЭЦП Логистические документы Заказ (ORDERS), без ЭЦП Ответ на заказ (ORDRSP), без ЭЦП Уведомление об отгрузке (DESADV), без ЭЦП – эл. накладная Уведомление о приемке (RECADV), без ЭЦП – эл. акт приемки Уведомление о возврате (RETDES), без ЭЦП Подтверждение возврата (RETREC), без ЭЦП ЭСФ с ЭЦП (оригинальный, исправленный, корректировочный) Увед. о получении ЭСФ (ст. 3), увед. об уточнении (ст. 6), с ЭЦП Сводное сообщение о платежах (COACSU), без ЭЦП Финансовологистические документы Выгоды от внедрения EDI документов Тип EDI документа 6 Выгоды от внедрения EDI документа Уведомление об участнике обмена (PATRIN) Ежедневное автоматическое уведомление о актуальных объектах Х5. Ценовые спецификации (PRICAT) Автоматизированный процесс обмена юридически значимыми ценовыми спецификациями в электронном виде с возможностью «прогрузки» документов в SAP Х5 непосредственно сотрудниками по КМ, минуя бумагу, EXCEL, …. Заказ покупателя поставщику (ORDERS) Замена устаревшей системы передачи заказов поставщикам (P-line)*, техническая поддержка, контроль и мониторинг передачи заказов. Уведомление о доставке заказа Х5 и его прочтении поставщиком. Ответ поставщика на Заказ покупателя (ORDRSP) Подтверждение поставщиком обязательств по поставке*. Сокращение запасов и/или дефицита товаров в магазинах сети*. Учет товара поставщика «в пути» - снижение риска перепоставок и / или отказа в приемке товара. Выгоды от внедрения EDI документов Тип EDI документа Выгоды от внедрения EDI документа Уведомление поставщика об отгрузке поставки покупателю (DESADV) – электронная накладная Ускорение процесса приема / передачи поставки в магазинах и на РЦ сети. Снижение ошибок ручного труда сотрудников Х5 * и поставщиков **: - идентификация поставки и SAP заказа Х5, - идентификация приемки Х5 и ЭСФ поставщиков. Уведомление покупателя о приемке (RECADV) – электронный акт приемки Ускорение процесса формирования корректных счетовфактур со стороны поставщиков. Снижение количества неотфактурованных поставок. Уведомление об отгрузке алк. продукции (ALCDES) Автоматизация и синхронизация процесса сверки данных по поставкам алкогольной продукции для формирования корректной алкогольной декларации Уведомление о возврате товара (RETDES) и уведомление о приемке возврата (RETREC) Оперативное и документальное подтверждение произведенного со стороны Х5 возврата товаров, ускорение процесса сверки бухгалтерских балансов, повышение прозрачности и контроля процессов возврата товаров. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами (COACSU) Автоматизация и ускорение (своевременность / актуальность) процесса сверки дебиторской и кредиторской задолженности с поставщиками. 7 Выгоды от внедрения ЭСФ (ЮЗДО) 8 При 100% увеличении объемов поставок за период с января 2013 года ( начало активности) по май 2014 года (завершение активности) косвенные выгоды Х5 благодаря внедрению ЭСФ составили 1 млрд. 228 млн. руб., в том числе: 1. Сокращение времени доставки счетов фактур в СЦ с 7 дней (в среднем) до 6 минут. 2. Сокращение времени обработки счетов фактур в СЦ Х5 с 5-ти дней до 1-го рабочего дня. 3. Возврат НДС вовремя (пополнение оборотных средств) компании. 4. Экономия на услугах по передаче и хранению бумажных документов в архив. 5. Экономия на обработке Счетов-Фактур по технологии XEROX. Количество поставок (шт.) Сумма поставок (руб.) 133,4 % 100% 100 % 100% 100% 200 % 97% 64,7 % Количество поставок за месяц, шт. Сумма поставок за месяц, руб. 100 % 100 % 100% 69,2 % 50% Янв. 2013 г. (до начала Май 2014 г. (по проекта) завершению проекта) Количество неотфактурованны х поставок на конец месяца, шт. 100% 101% Янв. 2013 г. (до начала проекта) 34,9% Май 2014 г. (по завершению проекта) Сумма неотфактурованных поставок на конец месяца, руб. Практические выводы 9 Внедрение ЭДО с контрагентами является процессом сложным и длительным, как с организационной, так и с технической точки зрения. Требуется воля руководства и последовательность исполнения принятых решений. Полученные выгоды многократно превышают затраченные ресурсы. Решения достаточно легко стандартизируются и масштабируются. Наиболее очевидными становятся результаты внедрения ЭДО по всей цепочки процессов (синергетический эффект от цепочки электронных документов: коммерческих, логистических, финансовых). 10 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ.