Управление печатью

тема номера >
аутсорсинг
Управление печатью:
ступени эволюции
Прозрачная на первый взгляд процедура печати таит в себе множество сложностей
и непрозрачных затрат. Поскольку документы и различные маркетинговые материалы являются
необходимой составляющей любого бизнеса, все большую популярность приобретает сервис
управления печатью или MPS (Managed Printing Systems), являющий собой аутсорсинг
управления печатью во всей организации.
текст:
Андрей
Шуклин
44
П
о оценкам Gartner Group,
каждая вторая крупная
компания к 2010 г. будет
иметь полностью или ча­
стично реализованный MPS-проект.
Другое аналитическое агентство,
Photizo Group, предсказывает, что
к 2013 г. количество устройств
печати, входящих в состав MPSпроектов, превысит количество
устройств, свободно работающих
в организациях. Данные оценки
развития глобального рынка нагляд­
но демонстрируют неизбежность
управления печатью. А причиной,
как обычно, является стремление
к эффективности бизнеса и сниже­
нию стоимости рутинного процесса,
в данном случае — печати.
Разговор про MPS для многих ор­
ганизаций начинается с подведения
итогов и оценки стоимости печати.
Как показывает практика, оценить
данный параметр бывает непросто,
ведь печать подразумевает затраты
не только на краситель и бумагу, но
также на обслуживание, электро­
энергию, простои в рабочем време­
ни сотрудников из-за сбоя техники
или длительности процедуры от­
правки документа на печать и т. д.
По оценкам IDC, эти затраты могут
достигать 3% от оборота компании
или даже превышать эту цифру.
По мнению экспертов, Россия
находится еще в самом начале
развития рынка MPS. Например,
Валерий Кузьмич, начальник отде­
ла отраслевого маркетинга Xerox
(Россия), считает, что большин­
ство российских компаний все еще
пребывают в состоянии классиче­
ских «натуральных хозяйств», где
все функции выполняются само­
стоятельно. Тем не менее, сегодня
многие участники рынка начинают
задумываться об оптимизации пе­
чатной инфраструктуры, экономии
и передаче части функций на аут­
сорсинг. Расти с нуля очень легко,
и всеми игроками рынка перспекти­
вы MPS оцениваются как хорошие.
Сегодня компании все чаще фоку­
сируются не на закупке «коробок»
оборудования и его настройке, а на
готовых решениях, включающих
в себя массу дополнительных опций
и предусматривающих снижение
общих затрат. Прошедший год во
многом изменил позицию руководи­
телей различного ранга, и MPS, как
более эффективный способ реше­
ния операционных задач, стал рас­
сматриваться всерьез.
Виды аутсорсинга
печати
Поскольку само понятие аут­
сорсинга систем печати допускает
довольно широкое толкование, се­
годня можно выделить несколько
различных сценариев его реали­
зации: от простого обслуживания
существующего парка техники си­
лами сторонней организации до
разработки и эксплуатации силами
партнеров-специалистов оптимизи­
рованного парка офисной техники,
максимально отвечающего не только
рабочим процессам организации, но
и планируемой нагрузке, требуемо­
му функционалу, ожидаемому уров­
ню безопасности процессов печати
и качества документов. Основные
задачи, которые при этом решают­
ся, связаны не только с возможно­
стью тратить меньше (по сравнению
с текущим уровнем), но и получать
больше — больше функциональных
возможностей, больше контроля за
процессом офисной печати и цифро­
вой обработки изображений, более
высокое качество документов и т. д.
IT-MANAGER І февраль І 02.2010
аутсорсинг <
Первый сценарий доступен прак­
тически любой организации, но он
вряд ли приведет к существенной
экономии, тогда как второй сце­
нарий потенциально позволяет по­
лучить существенные результаты,
но требует принятия принципиаль­
ного решения на самом высоком
уровне и проведения подробного
технико-экономического обоснова­
ния. Таким образом трудоемкость
проекта напрямую зависит от его
эффективности.
Показатели
эффективности
Чтобы обосновать целесообраз­
ность проекта, необходимо снача­
ла определить области, в которых
компания стремится добиться улуч­
шения результатов. Ведь эффектив­
ность внедрения в конечном счете
зависит от целей, которые ставит
перед собой организация. По сло­
вам Валерия Кузьмича из Xerox,
в 90% случаев перед аутсорсером
ставится задача снижения затрат.
При такой постановке задачи основ­
ной метрикой является совокупная
стоимость владения инфраструкту­
рой, как правило, в расчете на один
отпечаток, и ее изменение с тече­
нием времени. В крупных проектах
происходит согласование началь­
и печати документов оптимизация
офисной инфраструктуры, как пра­
вило ведет за собой совершенство­
вание бизнес-процессов компании.
Но, как мы уже отметили, для
оценки выгоды от использования
MPS сначала нужно оценить стои­
мость владения парком техники
в том виде, в котором он работал до
начала проекта. В силу отсутствия
единого «хозяина» внутри органи­
зации (инфраструктура печати, как
правило, распределена между под­
разделениями IT, административнохозяйственными отделами, подраз­
делениями сопровождения рабочих
мест), это зачастую представляет
собой непростую задачу. Сергей Лы­
санов, руководитель подразделения
услуг печати компании HP, подчер­
кнул, что подобную задачу заказчи­
ки нередко возлагают на исполни­
теля. При этом крупные аутсорсеры
не только готовы спрогнозировать,
но также обязуются достигать по­
ставленных задач. В частности,
при срыве установленных ключе­
вых показателей эффективности
клиентам предлагаются различные
скидки и бонусы, а иногда прямое
финансовое возмещение разницы
между планами и реальностью.
Последний вариант оказывается
наиболее предпочтительным, ведь
Для оценки выгоды от использования MPS
сначала нужно оценить стоимость владения
парком техники в том виде, в котором он
работал до начала проекта
ного показателя между заказчиком
и исполнителем и установка целе­
вого уровня, который должен быть
достигнут за согласованный период
действия договора.
В зависимости от наличия до­
полнительных задач могут суще­
ствовать и вторичные метрики, свя­
занные с обеспечением качества,
«утилизацией» техники, «бумагоем­
костью» и так далее. Благодаря упо­
рядочиванию процессов создания
IT-MANAGER І февраль І 02.2010
в современных условиях важно на­
чать контролировать затраты, а не
добиться эффективной утилизации
техники в качестве самостоятель­
ной цели.
Безопасность в бонус
Защита конфиденциальности
информации и безопасность доку­
ментооборота являются одним из
главных принципов работы прак­
тически для любой организации.
тема номера
Поэтому нередко в рамках аутсор­
синга происходит внедрение до­
полнительных систем для контроля
копировальных и печатных работ.
Аутсорсеры не только оптимизиру­
ют затраты, но также обеспечивают
разграничение прав доступа поль­
зователей к печатным устройствам
и МФУ, маршрутизацию печатных
заданий, а также централизован­
ный учет всех печатных и копиро­
вальных работ с детализацией по
сотрудникам, отделам и департа­
ментам. Это делает процесс печати
даже более безопасным.
Более того, как отмечает Сергей
Лысанов, в результате проведения
совместного и подробного анализа
офисной инфраструктуры можно
выявить потенциально опасные
участки и снижать риски как за
счет внедрения политики печати,
включающей соответствующие ре­
шения, так и за счет согласования
типовых регламентов действий.
В свете современных требований
к хранению конфиденциальной ин­
формации данный вопрос можно
считать весьма актуальным. Что
интересно, большинство компаний
не могут добиться высокого уровня
организации политик доступа к пе­
чатающей технике из-за отсутствия
единого центра контроля. Примене­
ние аутсорсинга решает данный во­
прос автоматически.
Большинство
российских
компаний все
еще пребывают
в состоянии
классических
«натуральных
хозяйств», где
все функции
выполняются
самостоятельно
Итоги
По различным оценкам, проекты
по аутсорсингу печати позволяют
экономить 25–75% от первоначаль­
ной стоимости печати в организа­
ции. При этом показатель тем выше,
чем активнее документооборот
в компании и чем меньше оптими­
заций было произведено на момент
начала проекта. Поэтому для многих
российских компаний, еще не при­
ступивших к оптимизации затрат
на печать, предложения аутсорсе­
ров в области MPS могут оказаться
спасительными, так как позволят
добиться достаточно быстрого со­
кращения издержек в рамках бюд­
жетов на IT и избавиться от лишней
«головной боли» одновременно.
45