Информационные технологии как инструмент повышения

актуальная тема
УДК 336.77
Информационные технологии
как инструмент повышения
эффективности деятельности
В. В. Рудько-Силиванов,
начальник Главного управления Банка России по Приморскому краю,
доктор экономических наук; e-mail: [email protected]
К. В. Лапина,
начальник Дальневосточного центра внутреннего аудита службы главного аудитора
Банка России по Приморскому краю, кандидат экономических наук
Т. А. Юнак,
заместитель начальника Сводно-экономического управления
Главного управления Банка России по Приморскому краю
В статье внедрение информационных технологий, автоматизация процессов рассматриваются как важнейший элемент
повышения эффективности деятельности любой организации. Практика показывает, что руководители, которые не могут оценить потенциал современных технологий, организовать свою работу с помощью электронного инструментария, обречены на
проигрыш. Важно отдавать преимущество работникам, которые понимают, что может дать то или иное программное средство
для повышения эффективности деятельности. Процессный подход позволяет им быстро принимать правильные решения и
эффективно действовать. Внедрение более совершенных компьютерных систем непременно ведет к рациональному использованию рабочего времени и эффективной организации труда.
Implementation of the IT, automation of processes – is a crucial element used to increase efficiency of any organization functioning.
Those top managers who cannot appreciate the potential of the modern technologies, organize their work through the use of the electronic
instruments are doomed to failure. It is necessary to give preference to the personnel who understands what advantage can give this or
that software with respect to the increase of the efficiency. This fact realization allows them to make right decisions promptly and act
efficiently. Introduction of more sophisticated computer systems leads without fail to the rational use of working hours and effective
labor management.
Ключевые слова: управление рисками; информационные технологии; автоматизированные системы; программные продукты; электронный репозиторий; технологические процессы.
Key word: risk management; information technology; automated systems; software; technological processes.
Н
еобходимость постоянного совершенствования
деятельности Банка России, включая повышение
производительности и культуры труда, качества и
скорости выполнения работ, предопределяет внедрение и
использование в работе современных информационных
технологий. В деятельности территориальных учреждений Банка России (далее – ТУ) в связи с этим активно
используются как программные комплексы, внедренные
централизованно Банком России, так и самостоятельно
разрабатываемые программные продукты.
Качественное выполнение функций, возложенных
Банком России на ТУ, обработка и анализ значительного
объема разнородной информации предполагает использование специализированного унифицированного программного обеспечения, которое легко адаптируется к часто
меняющимся условиям. Кроме того, оно должно позволять создавать систему поддержки принятия нерегламен-
20
тированных решений с учетом индивидуальных особенностей каждого ТУ, предоставлять свободу действий как
в выборе методов решения задач, так и в доступе к разно­
образным исходным данным.
Важную роль для ТУ в этой связи играют самостоятельно разработанные программные продукты в рамках
направлений деятельности, не охваченных централизованной технологией обработки данных Банка России, а
также программные средства, позволяющие формировать
отдельные показатели, используя данные централизованных автоматизированных систем. Целью внедрения таких
программных разработок является применение дополнительных механизмов контроля, получение унифицированных форм документов и повышение эффективности
управления ресурсами. В связи с этим с каждым годом все
шире применяются информационные технологии данного формата в деятельности передовых ТУ, усиливается их
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ ● 4/2014
актуальная тема
влияние на организацию технологических процессов, как
в рамках риск-ориентированных направлений деятельности, так и в области внутреннего контроля.
Опыт показывает, что в целях автоматизации контрольных процедур наиболее востребованными самостоятельными разработками являются программные средства,
позволяющие повысить эффективность деятельности в
таких процессах, как:
●● планирование (подготовка планов, согласованность действий и контроль за их исполнением);
●● самооценка адекватности системы внутреннего
контроля;
●● оценка уровня совокупного риска кредитной
организации;
●● оценка факторов риска потери деловой репутации
кредитной организации;
●● контроль в области противодействия легализации
доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма1;
●● оперативная обработка отчетных данных, представляемых на постоянной основе кредитными организациями в Банк России;
●● контроль в области надзора за деятельностью кредитных организаций;
●● автоматизированное агрегирование статистических данных на базе программного комплекса «Прогноз»
для анализа деятельности отдельных кредитных организаций и банковского сектора региона в целом.
Внедрение в ТУ информационных технологий, автоматизация процессов является важнейшим элементом
повышения эффективности деятельности и решения следующих приоритетных направлений:
1) автоматизация функций, контрольных процедур,
выполняемых структурными подразделениями ТУ, в рамках процессов деятельности;
2) систематизация и типизация выполняемых работ;
3) унификация форм представления соответствующей информации;
4) обеспечение оперативного доступа (контроля) к
информации руководству ТУ и работникам, участвующим в процессах;
5) создание условий взаимоувязанного планирования ресурсов (трудовых и финансовых) и принимаемых
управленческих решений;
6) выявление и предупреждение рисков невыполнения / несвоевременного выполнения возложенных задач
и функций.
В 2013 г. логичным этапом развития процессного
подхода параллельно с непрерывным совершенствованием системы управления рисками и внутреннего контроля
стала разработка собственного электронного репозитория процессов ГУ Банка России по Приморскому краю,
которое получило название Единая информационно-аналитическая автоматизированная система «Процессы ТУ»
(далее – ПК «Процессы ТУ»). Данный программный комплекс служит для формирования единой информационно Подробнее об этом см. Рудько-Силиванов В.В., Зубрилова
Н.В., Савалей В.В. Риск-ориентированный надзор за деятельностью кредитных организаций в области ПОД/ФТ // Деньги
и кредит. 2013. № 6.
1
аналитической автоматизированной системы, основанной
на единообразных технологиях описания выполнения
процессов и объединяющей в себе всю совокупность
разработанных и применяемых в работе внутренних документов (регламентов, порядков, технологических карт,
пошаговиков и т. д.) по его основным направлениям деятельности.
В качестве средства разработки электронного репозитория использована система Microsoft Access с удовлетворением требований многофункциональной и многопользовательской сетевой задачи и гибкого интерфейса.
Комплекс состоит из следующих уровней:
1) «Главная страница» – справочник, представленный функциональными зонами (основная деятельность,
обеспечивающая деятельность, обслуживающая деятельность, расчетно-кассовая деятельность, прочая деятельность) структурных подразделений ТУ (рис. 1);
2) «Направления деятельности по структурным
подразделениям» – перечень направлений деятельности
структурных подразделений ТУ (рис. 2);
3) «Процессы» – справочник процессов по направлениям деятельности (рис. 3);
4) «Описание процесса» – приводится четкое и однозначное описание операций (функционально обособленные действия (работы) исполнителя (исполнителей),
которые должны быть осуществлены для реализации
действий в целом от входа до выхода процесса, согласно
разработанным Методическим рекомендациям по подготовке информационных таблиц к ПК «Процессы ТУ».
Информационная таблица «Описание процесса» представляет собой взаимосвязь выполняемых действий работниками посредством отражения следующих наиболее
существенных моментов, выбранных с учетом риск-ориентированного подхода: срок исполнения; лицо, подписывающее итоговый документ; основание для выполнения
(законодательный акт, нормативный и иной документ
Банка России) (рис. 4);
5) «Примечание» – приводится для раскрытия специфики проведения операции (как правило, это нормативные требования, изложенные в виде перечня основных
контрольных моментов, памятки, алгоритма формирования соответствующих разделов, счетов и т. д.) (рис. 5).
Основными принципами описания процессов являются:
единообразный подход к описанию процессов – достигается путем возложения полномочий (в рамках структурного подразделения) по проверке и корректировке материала на одного из самых опытных работников структурного подразделения;
содержательность материала – достигается путем
обязательного тестирования вновь инициируемых процессов высококвалифицированными работниками структурных подразделений, которые не вовлечены в выполнение описанных процессов. Достигается цель выявления
в материалах противоречий, упущений либо положений,
сложных для восприятия вновь принятыми работниками,
переведенными из других структурных подразделении
или дублерами.
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ ● 4/2014
21
актуальная тема
Рис. 1. Интерфейс ПК «Процессы ТУ» «Главная страница»
Рис. 2. Интерфейс ПК «Процессы ТУ» «Направления деятельности по структурным подразделениям»
22
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ ● 4/2014
актуальная тема
Рис. 3. Интерфейс ПК «Процессы ТУ» «Справочник «Процессы»
Рис. 4. Интерфейс ПК «Процессы ТУ» «Описание процесса»
Рис. 5. Интерфейс ПК «Процессы ТУ» «Примечание»
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ ● 4/2014
23
актуальная тема
Приоритетным направлением комплекса задач репозитория является оптимизация доступа к актуальной
информации о порядке осуществления операций по основным направлениям деятельности ТУ в целях повышения эффективности организации его деятельности, в том
числе внутреннего контроля и реализации процессного
подхода в организации системы управления рисками. С
одной стороны, это оперативность и качество выполняемой работы исполнителем, с другой – четкая координация действий структурных подразделений, участвующих
в выполнении одного процесса, начиная от получения
исходной информации и заканчивая результатом работы
(получением конечного продукта). Кроме того, разработанное программное средство нацелено на то, чтобы помочь руководителю в принятии управленческих решений,
поскольку данная автоматизированная система охватывает не только отдельные операции, но и целые процессы,
которые содержат в себе определенную логику.
Пользователями ПК «Процессы ТУ» стали все без
исключения категории работников ТУ, что инициировало
возникновение корпоративной культуры, ориентированной на вовлечение персонала в деятельность по непрерывному совершенствованию процессов.
Наряду с приведенными выше преимуществами использования ПК «Процессы ТУ» имеет существенный
потенциал развития и совершенствования, который заключается в доработке и унифицировании программного
обеспечения в части:
1. Повышения эффективности деятельности персонала путем обучения работников с подведением результатов их практического освоения материала посредством
тестирования.
2. Выявления перспектив использования потенциала
работников.
3. Приведения данной системы к полнофункциональному репозиторию, позволяющему предоставлять
комплекс систематизированных материалов не только по
ходу выполнения процессов, а включая весь массив основных документов ТУ.
4. Обеспечения связи репозитория с централизованной системой документооборота Банка России для непрерывного экспорта актуальных версий организационнораспорядительных и иных документов.
Комплексная процессная технология способствует
минимизации участия руководителей высшего и среднего
звена в оперативном управлении и привлечению их только в определенных ситуациях. Это укорачивает цепочки
управления и разгружает руководителей от непродуктивной работы.
Представленный организующий инструмент (репозиторий) должен найти, по нашему мнению, самое широкое практическое применение среди ТУ, учитывая типичность их задач и функций, единство нормативных и иных
актов Банка России, а также многофункциональность и
направленность на управление рисками программного
комплекса, основанного на следующих принципах:
24
●● обеспечение эффективной поддержки принятия
решений при выполнении функций, возложенных на ТУ
в соответствии с Положением «О территориальных учреждениях Банка России»;
●● использование процессного подхода, направленного на повышение эффективности решения задач ТУ;
●● применение единого подхода как при описании
технологических процессов, так и при обеспечении их
контроля;
●● формирование единого хранилища аналитической
информации для обеспечения поддержки принятия решений при выполнении технологических процессов;
●● предоставление пользователям автоматизированной информационно-аналитической системы возможности самостоятельно решать задачи аналитического
характера и легко адаптироваться к часто меняющимся
условиям функционирования ТУ.
Внедрение комплексной процессной технологии стимулирует инициативу специалистов по внедрению новых и
расширению имеющихся функциональных возможностей
существующих программных комплексов, что в конечном
счете влияет на повышение производительности труда и
минимизацию ошибок в работе. В связи с этим особое значение приобретает профессиональная подготовка работников
подразделения информатизации в части возможности создания в соответствии с техническими заданиями унифицированных программных продуктов, нацеленных на конечный
результат и позволяющих эффективно управлять рисками.
Не менее важным является и изменение делового климата,
комплексная адаптация к современным программно-техническим средствам как со стороны работников функциональных подразделений – пользователей IT-технологий, так и со
стороны специалистов подразделений информатизации – это
необходимость и залог качественной, успешной работы ТУ.
В качестве перспективных задач обсуждаются дальнейшие направления деятельности в области информационных технологий, таких как:
– совершенствование используемых в работе форм
программного контроля;
– определение контрольных точек процессов и системы сбалансированных показателей;
– контроль затрат времени;
– исследование критериев оценки качества проведенных работ (операций) и их взаимосвязь с системой мотивации труда.
Безусловно, внедрение и совершенствование информационных технологий требуют со стороны Банка России
материальных и иных ресурсов, а также готовности к переменам. Однако в современных условиях такие затраты
оправданы, а осознание необходимости повышения квалификации работников является наиважнейшим требованием времени.
Внедрение предложенных в статье решений, по нашему мнению, будет способствовать в конечном итоге
дальнейшему развитию, совершенствованию внутреннего контроля и механизма управления рисками. ■
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ ● 4/2014