Положение об организационном отделе

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
Редакция 2
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
№
редакции
документа
Форма А
Описание изменений
Автор
Дата
вступления в
действие
стр. 2 из 7
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
Редакция 2
I Общие положения
1.1 Организационный отдел является структурным подразделением НОУ ВПО Академии
МУБиНТ и осуществляет работу по организационному обеспечению деятельности вуза.
1.2 Организационный отдел находится в непосредственном подчинении первого проректора и
осуществляет работу по утвержденному годовому плану.
1.3 Руководство работой организационного отдела осуществляется руководителем отдела,
назначаемым и освобождаемым приказом ректора.
1.4 Структура и штатное расписание организационного отдела утверждаются ректором НОУ
ВПО Академии МУБиНТ по представлению руководителя отдела.
1.5 В своей деятельности отдел руководствуется законодательством РФ, Уставом НОУ ВПО
Академии МУБиНТ, настоящим Положением и приказами и распоряжениями первого проректора.
II Цели и основные задачи
2.1 Целью деятельности организационного отдела является осуществление организационного
обеспечения деятельности вуза.
2.2 Основные задачи:
- организационно-техническое,
информационное,
документационное
обеспечение
деятельности первого проректора;
- организационное обеспечение взаимодействия первого проректора с руководителями
структурных подразделений и должностными лицами вуза, сторонними организациями и
частными лицами;
- разработка внутреннего стандарта документооборота и его реализация, организация
делопроизводства;
- организация контроля за своевременностью и полнотой исполнения документов и принятых
решений, за исполнением проектов, реализуемых вузом, и мероприятий по проектам;
- сбор сведений о текущем состоянии учебного процесса.
III Структура отдела
3.1 Численность сотрудников организационного отдела определяется штатным расписанием.
3.2 Штатным расписанием организационного отдела устанавливается должность
руководителя организационного отдела.
3.3 Руководитель Отдела координирует деятельность Отдела, распределяет обязанности
между сотрудниками в рамках их функциональных обязанностей, определенных их должностными
инструкциями, представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.
IV Функции
4.1 Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению деятельности
первого проректора.
4.2 Координация взаимодействия первого проректора с руководителями структурных
подразделений и должностными лицами вуза.
4.3 Обеспечение связи ректора с внешними партнерами, сторонними организациями и
студентами.
4.4 Подготовка совещаний у первого проректора, заседаний ректората, заседаний Ученого
Совета, Учебно-методического Совета, Советов по специальностям, производственнохозяйственных комиссий.
4.5 Ведение делового протокола.
4.6 Ведение деловой переписки.
4.7 Ведение телефонных переговоров; своевременное доведение до сведения первого
проректора информации, полученной по каналам связи.
Форма А
стр. 3 из 7
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
Редакция 2
4.8 Ведение делопроизводства, обеспечение в соответствии с установленным порядком
приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.
4.9 Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее
доставки по назначению.
4.11 Организация документационного обеспечения управления, разработка нормативнометодических документов по вопросам документационного обеспечения.
4.12 Разработка внутреннего стандарта документооборота и его реализация.
Участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами и
документарной информацией.
4.13 Прием, регистрация и передача первому проректору докладных записок и других
внутренних документов, осуществление контроля за их правильным составлением и оформлением.
4.14 Направление документов на исполнение в соответствии с резолюцией ректора.
4.15 Осуществление контроля за соблюдением установленных сроков исполнения
документов.
4.16 Осуществление контроля за прохождением и своевременным возвращением
исполнителями документов, подлежащих возврату в организационный отдел, со всеми материалами
по их исполнению.
4.17 Организация учета, регистрации и передачи обращений (предложений, заявлений,
жалоб) граждан и юридических лиц руководству и исполнителям; контроль исполнения обращений.
4.19 Осуществление контроля за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых
первому проректору на подпись.
4.20 Осуществление контроля за своевременным предоставлением структурными
подразделениями Университета планов, отчетов и другой информации.
4.22 Информационно-справочное обслуживание по документам Университета на основе
обеспечения соответствующего режима доступа к документам и использования информации,
содержащейся в них.
4.23 Принятие мер по защите информации, составляющей государственную, коммерческую
и служебную тайну.
4.24 Обеспечение печатания и размножения документов, их подготовки к последующему
хранению и использованию, передачи законченных производством дел в архив.
4.25 Осуществление сбора сведений о текущем состоянии учебного процесса и размещение
данных в информационной системе.
V Взаимоотношения Отдела с другими подразделениями МУБиНТ
Организационный отдел взаимодействует со всеми структурными подразделениями НОУ
ВПО Академии МУБиНТ по вопросам:
- осуществления координации взаимодействия с первым проректором;
- подготовки заседаний ректората, Учебно-методического Совета, Советов по
специальностям, производственно-хозяйственных комиссий, совещаний, деловых
переговоров и организации их технического обеспечения;
- организации документационного обеспечения управления, разработки, реализации и
контроля внутреннего стандарта документооборота;
- контроля за своевременностью и полнотой исполнения документов и принятых решений, за
исполнением проектов, реализуемых вузом, и мероприятий по проектам, за своевременным
предоставлением структурными подразделениями планов, отчетов и другой информации;
- информационно-справочного обслуживания по документам вуза.
VI Права
Форма А
стр. 4 из 7
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
Редакция 2
6.1. Знакомиться с проектами решений руководства НОУ ВПО Академии МУБиНТ,
касающимися деятельности отдела.
6.2. Вносить на рассмотрение первого проректора предложения по совершенствованию работы,
отдела (вуза).
6.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений по
вопросам организационной деятельности.
6.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
6.5. В пределах своей компетенции сообщать первому проректору НОУ ВПО Академии
МУБиНТ о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных
обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
6.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6.7. Давать указания, обязательные для выполнения работниками организационного отдела;
требовать своевременного и качественного их выполнения.
6.8. Требовать от первого проректора НОУ ВПО Академии МУБиНТ оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей.
6.9. Вносить на рассмотрение первого проректора предложения о поощрении отличившихся
работников отдела, наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной
дисциплины.
6.10 На условия труда, обеспечивающие ему возможность эффективного выполнения своих
обязанностей.
VII Ответственность
7.1 Отдел несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на
него настоящим Положением задач и функций.
7.2 Ответственность работников Отдела определяется должностными инструкциями
VIII Ознакомление
Ознакомление с настоящим Положением производится в Отделе кадров под роспись в Листе
ознакомления.
IX Рассылка
Контролируемая копия настоящего Положения
подразделение под роспись в Листе рассылки.
передаётся в заинтересованное структурное
X Хранение
Оригинал настоящего Положения хранится в Отделе кадров, контролируемая копия хранится в
заинтересованном структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел.
Начальник отдела кадров
Форма А
М.А. Снурницына
стр. 5 из 7
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
Редакция 2
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
Должность
Форма А
ФИО
Подпись
Дата
стр. 6 из 7
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
Редакция 2
ЛИСТ РАССЫЛКИ
Должность
Форма А
ФИО
Подпись
Дата
стр. 7 из 7