Buhgalterskije Novosti, nr. 6, lk. 24-27 Эффективность

Buhgalterskije Novosti, nr. 6, lk. 24-27
Эффективность управления расходами
Или, другими словами, как обратить расходы в доходы и прибыль.
Сандер Кару
автор книг по финансам и управлению
Занимаясь обучением в области финансов, стратегии и управления, внедряя в
сотрудничестве с клиентами управленческие теории в практику, я все больше
убеждался в том, что основная проблема эффективного управления расходами состоит
не столько в неумении их учитывать, сколько в отсутствии видения целостной картины
и своей роли в этой мозаике (как в игре в puzzles).
Основой эффективности управления расходами является современный образ
мышления
В наши дни происходят быстрые изменения как в человеческих ценностях и
мышлении, так и в быту, и в экономической среде. Еще несколько лет назад было
вполне достаточно уметь быстро и правильно учитывать расходы, а сегодня этого явно
мало, так как, слишком сосредоточиваясь на подсчете расходов, можно забыть главное:
зачем мы их подсчитываем.
Расходы возникают при использовании ресурсов. Например, когда мы используем
материал для производства изделий, возникает расход материала, а когда мы
используем рабочую силу, возникают расходы на заработую плату (расход на рабочую
силу). Если первоначально учет расходов ограничивался бухгалтерской записью
понесенных за прошедший период расходов, то с развитием экономики все большая
роль отводится прогнозированию и предварительному подсчету расходов, которые
возникнут в будущем.
Как правило, расходы не возникают в организации сами собой. Все больше
предпринимателей начинают понимать, что расходы являются результатом
конкретных управленческих решений (деятельности). Каждый ресурс следует
использовать для создания новых ценностей, в противном случае он будет потрачен
впустую. Чтобы создать максимально бóльшую ценность, в управленческой
деятельности важно сосредоточиться на будущем, на осуществлении миссии и
стратегии предприятия. Для избежания ошибок и в поисках новых возможностей
сосредоточиваются на влиянии возможных альтернативных решений при управлении
расходами. Управление относится к числу проактивной, т.е. направленной в будущее,
деятельности, и управление расходами как часть управленческой деятельности также
направлена в будущее, т.е. расходами целесообразно управлять проактивно.
Расходы несут ради достижения целей и осуществления стратегий организации.
Исходя из изменений, произошедших в современной экономической среде, важно
увязать расходы с целями, стратегией и деятельностью. Большинство расходов,
учтенных в краткосрочной перспективе как постоянные, в долгосрочной и
стратегической перспективе можно отнести к разряду переменных. В долговременной
перспективе каждая стратегия - это долгосрочный проект, который имеет четкую цель
и сроки завершения.
Управление расходами - это нечто большее, чем учет расходов на производство
изделий и услуг. Управление расходами - это философия развития и постоянного
совершенствования, так как управление расходами мотивирует к постоянному поиску
новых возможностей, чтобы помочь организации принять правильные решения для
создания бóльших ценностей с более низкими затратами для разных групп населения
(собственники, клиенты, работники и т.д.). Современное управление расходами
сосредоточено в вопросе: как увеличить, исходя из поставленных собственником
целей, дополнительные ценности для клиента, создавая максимальную прибыль,
более эффективно используя ресурсы и сдерживая затраты по возможности на
более низком уровне?
Для достижения целей организации и осуществлении стратегий совершают
конкретные действия. Расходы возникают как результат этого действия (-й),
осуществленного на основании управленческих решений. В известных случаях
расходы могут быть и результатом непринятых решений, т.е бездеятельности.
Традиционно расходы рассматривают не как результат деятельности, а как следствие
использования ресурса. В нынешнее время все больше доминирует понимание того,
что расходы возникают в организации не сами собой, но как результат действия (-й).
Расходы возникают при использовании ресурса как результат действий,
производимых для достижения целей организации и проведения в жизнь
определенной стратегии. Исходя из этого постулата, в бизнесе все чаще используют
основанный на деятельности принцип управления и учета расходов.
Управление, основанное на деятельности (activity-based management, ABM), - это
метод управления, в ходе которого:
* познанные клиентом ценности увеличивают значение любой деятельности,
* различают действия, увеличивающие ценность, и не увеличивающие ценности
действия,
* увеличивается объем действий, прибавляющих ценность, и сокращается или
элиминируется объем действий, не прибавляющих ценности.
Исходя из принципов управления, определяются и принципы учета расходов. Чтобы
основанное на деятельности управление обеспечить необходимой для принятия
решений информацией, необходимо использовать соответствующую форму учета
расходов – учета, также основанного на деятельности. Учет расходов, основанный на
деятельности (activity-based costing, ABC), это метод учета, с помощью которого
расходы на объекты расходов (на изделия, услуги, клиентов) учитываются в связи с
той или иной деятельностью.
Современное управление расходами - это работа команды. Работники,
занимающиеся управлением расходами и их учетом, это активные партнеры, которые
участвуют в принятии управленческих решений во всей цепи создания ценностей,
начиная с выяснения потребностей клиента и разработки нового изделия/услуги до
2
обслуживания клиента во время и после продажи, и все для того, чтобы создать
бóльшую дополнительную ценность, развивать и совершенствовать изделия и услуги и
снижать расходы.
Учитывать и измерять расходы так же важно, как и прежде, но для принятия
стратегических
решений,
направленных
в
будущее,
исключительная
математическая точность учета не так важна, как сущность расходов, их
соответствие реальности и своевременность. Вышеприведенный принцип означает,
что нужно сосредоточиться на важных с точки зрения достижения конечного
результата (целей и факторов успеха) расходах и расходных потоках, связанных с
результатами работы организации, и делать это своевременно и с необходимой
степенью точности.
При оценке уровня развития системы учета расходов одним из важнейших критериев
является способность организация учитывать расходы на свои изделия/услуги.
Управление расходами как существенный компонент управления
результативностью
При управлении расходами исходят из управления результативностью и принципа
«управления посредством целей». Как направленные на получение прибыли, так и не
направленные на получение прибыли организации создают для достижения
поставленные целей. Краеугольным камнем большинства используемых в настоящее
время принципов управления являются конкретные и измеряемые цели. Для
достижения поставленных целей важную роль играет управление и все более
популярным методом управления является управление результатом, т.е. управление
посредством целей (management by objective) (рисунок 1), в ходе которого наибольшее
внимание уделяется целям, стратегии и критическим факторам успеха.
Цели, стратегия
и критические факторы
Eesmärgid,
strateegiad
успеха
ja kriitilised edufaktorid
Критерии
измерения
Mõõdikud
Бюджет
Eelarved
TEGEVUS
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Tulemuste analüüs ja tulemuslikkuse hindamine
Анализ результатов и оценка результативности
Рисунок 1. Управление результатами
3
При управлении результатом все больше уделяют внимания управлению
результативностью, т.е. повышению эффективности деятельности при достижении
целей.
Задача управления результативностью (performance management) – создание условий
для того, чтобы организация и все ее подсистемы (процессы, подразделения, команды,
работники и т.д.) достигли в совместной работе поставленных перед организацией
целей. Управление результативностью важно как для организаций, направленных на
получение прибыли, так и для некоммерческих. В первую очередь, результативность
выражается в том, насколько эффективно (прибыльно в коммерческих организациях
или с наименьшими расходами в недоходных объединениях) организация может
производить изделия или оказывать услуги. Существенным компонентом управления
результативностью является измерение результативности (performance measurement),
при котором особенно важно проследить, чтобы была определима и измерима
продукция (изделия, услуги) организации.
В экономической теории для организаций, направленных на получение прибыли,
одной из важнейших целей считается максимизация прибыли. Для максимизации
прибыли необходимо увеличить доходы и/или уменьшить расходы, и одним из
важнейших направлений деятельности при этом является управление расходами.
Для организаций некоммерческих главной задачей является достижение определенных
уставом целей с минимальными расходами, а для этого прежде всего необходимо
научиться управлять расходами.
В информации по управлению расходами нуждаются все организации, независимо от
их типа. Важно осознать, что нет существенных принципиальных различий в методах
и принципах учета расходов организаций, направленных на получение прибыли и
некоммерческих, в случае, если деятельность организации направлена на
результативность.
Взаимосвязь результативности, прибыльности и управления расходами изображены на
рисунке 2.
4
KULUDE
УПРАВЛЕНИЕ
JUHTIMINE
РАСХОДАМИ
KASUMLIKKUSE
УПРАВЛЕНИЕ
JUHTIMINE
ПРИБЫЛЬНОСТЬЮ
УПРАВЛЕНИЕ
TULEMUSLIKKUSE
РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬЮ
JUHTIMINE
Рисунок
Взаимосвязь результативности,
и управления
Joonis 22.Tulemuslikkuse,
kasumlikkuse ja прибыльности
kulude juhtimise
seosed
расходами
Связи эффективного управления расходами в организации
Современное управление расходами увязывает между собой:
* управление, основанное на ценностях (value based management),
* сбалансированную карту результатов (ТТК) (balanced scorecard, BSC),
* экономическую прибавочную стоимость (economic value added),
* целостное управление качеством (total quality management),
* ценности организации (value chain),
* принципы точного временного планирования системы (just-in-time system,
JIT),
* жизненный цикл изделия (product life-cycle),
* теорию ограничений (theory of constrains, TOC),
* радикальную реорганизацию бизнес-процессов (reengineering),
* гибкие производственные системы (flexible manufacturing systems, FMS),
* учет расходов, основанный на деятельности (activity based costing),
* планирование бюджета, основанное на деятельности (activity-based budgeting),
* управление, основанное на деятельности (activity-based management) и
* анализ прибавочной стоимости (value-added analyses).
Учет всех вышеназванных факторов позволяет при помощи современных
инфотехнологий создать логичный и ясный обзор причин возникновения расходов, а
также увязать продукцию организации (изделия, услуги) с деятельностью,
необходимой для ее производства.
5
Приняв современный образ мышления и философию, необходимые для
эффективного управления расходами, уместно продолжить развитие системы
учета расходов. Нужно также понять, что в последнее десятилетие практически
исчезла граница между управленческим учетом и учетом расходов. Понятия учета
расходов (cost accounting) и управленческого учета (management accounting) все больше
используются как синонимы. Например, один из ведущих профессоров и авторов книг
в Европе Колин Друри использует эти понятия как синонимы в своих новейших книгах
(Drury 2001, с. 16; Drury 2007, с. 19).
В дополнение к вышеприведенному, при управлении расходами желательно всегда
помнить три золотых правила управления расходами:
1. Расходуй, когда это необходимо.
2. Не трать деньги, если в этом нет нужды.
3. Если не знаешь, что делать, обратись к двум первым правилам.
* В статье использованы материалы из книги Сандера Кару «Управление расходами и
их учет в организации, ориентированной на результативность», часть I (2008,
издательство Rafiko)
Использованная литература:
Cowthorpe, C. 2005. Business accounting and Finance for non-specialists. 2nd ed. Thomson
Learning
Drury, C. 2001. Management Accounting for Business Decisions: 2th ed. Thomson Learning
Drury, C. 2007. Management and Cost Accounting. 7th ed. Thomson Learning
6