ОЦЕНКА ФАКТОРОВ ВЛИЯНИЯ НА СОСТОЯНИЕ

Реклама
Менеджмент
85
Список литературы:
1. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации: учебник. – 3-е
изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2010. – 432 с.
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / пер. с
англ. – М.: Дело, 1992. – 702 с.
3. Норберт Т. Управление изменениями // Проблемы теории и практики
управления. – 1998. – № 1. – C. 68-74.
4. Прохоренко В.К. Методологические принципы общей динамики систем. – Минск: Изд-во БГУ, 1969. – 128 с.
5. Стюарт Д. Тренинг организационных изменений. – СПб.: Питер, 2001. –
203 с.
6. Schwartz E.D. Entrepreneurship: A new Female Frontier // Journal of Contemporary Business. – 1996. – P. 47-76.
ОЦЕНКА ФАКТОРОВ ВЛИЯНИЯ НА СОСТОЯНИЕ
КОММУНИКАЦИИ ВНУТРИ КОМПАНИИ
© Лысова О.В.
Дальневосточный федеральный университет, г. Владивосток
В современном мире информация играет одну из важных ролей в
процессах принятия решений и в управлении. Для современной, нацеленной на долгосрочное развитие организации повышение качества
внутренней коммуникации дает значительный вклад в достижении результатов. Многие компании сталкиваются с проблемами, вязанными с
низким уровнем коммуникации, но как подступиться к решению этой
проблемы не всегда понятно. В раках данной статьи приведен опыт
Группы компаний «Континент» по измерению состояния коммуникации и выработке решений по еѐ улучшению.
Ключевые слова: коммуникация, общение, каналы связи, управление, организация, организационное поведение, проблемы коммуникации, исследование коммуникации.
Самое важное в общении – услышать то, что не было сказано.
Питер Друкер
Коммуникации – это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения. Это процесс обмена идеями, мнениями
и иной информацией в устном и письменном виде посредством символов
или действий. Цель коммуникации – добиться от принимающей стороны
точного понимания отправленного сообщения.

Магистрант кафедры Инноватики, качества, стандартизации и сертификации.
86
ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ: АНАЛИЗ ТЕНДЕНЦИЙ И ПЕРСПЕКТИВ РАЗВИТИЯ
Многие компании в современных условиях, когда ценность информации
велика, испытывают значительные проблемы, связанные с качеством внутренней коммуникации, поскольку информация – один из важнейших инструментов управления любой компанией. Низкое качество взаимодействия между подразделениями и отдельными сотрудниками порождает проблемы в различных областях функционирования компании, как в деятельности, связанной с потребителями, так в части управления и принятий решений.
Основное назначение коммуникации проявляется в обеспечении взаимопонимания сторон и выработки согласованных действий для достижения
единого результата.
Коммуникация для организации – это, в первую очередь, инструмент,
который позволяет попадать информации «куда надо», «когда надо» и «в
том виде, в котором необходимо». Это инструмент, при помощи которого
организации могут управлять своей эффективностью, обеспечивая достижение поставленных целей, необходимый уровень взаимодействия с партнерами, потребителями, поставщиками. Четко действующие коммуникации
в организациях помогают решению большинства проблем, с которыми
сталкивается организация.
Несмотря на большое количество публикаций о том, как модель коммуникации должна быть организована, существует другая проблема – с какой стороны подойти к исправлению сложившейся, как правило, годами ситуации.
В рамках данной работы приведен практический опыт Группы компаний «Континент» по исследованию собственной внутренней коммуникации
и определению первичных для компании направлений деятельности по изменению внутренней коммуникации в лучшую сторону.
Краткое описание компании. Группа компаний «Континент» имеет опыт
работы 14 лет. На текущий момент времени в компании 13 подразделений
на территории России и за еѐ пределами. В компании сертифицирована система управления в соответствии со стандартом ИСО 9001-2008.
Формализация проблемы. В ходе оценки удовлетворенности сотрудников 10 % сотрудников отметили низкий уровень коммуникации между подразделениями и сотрудниками компании, вследствие чего не достаточно
эффективно работают как подразделения, так и компания в целом. На уровне отдельного сотрудника это проявляется в несбалансированной осведомленности, что вызывает личный дискомфорт на рабочем месте.
Группа руководителей высшего и среднего звена управления провели
внутреннее исследование с целью установить что имеет наибольшее влияние на внутреннюю коммуникацию и с чего начать улучшение качества внутренней коммуникации.
Изначально группа руководителей приняла следующие теоретические
основы относительно важности и значимости коммуникаций, а также еѐ видов и базовой модели коммуникации.
Менеджмент
87
Коммуникации важны по следующим причинам:
1. Руководители тратят от 75 до 95 % времени на коммуникации.
2. Коммуникации необходимы для эффективности управления.
3. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя.
4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют росту удовлетворенности сотрудников и обеспечению эффективности в работе организации.
Виды коммуникаций:
1. По средствам связи: межличностное и при помощи ИТ.
2. По форме общения: вербально и невербально.
3. По каналам общения: формальные и неформальные.
4. По направленности каналов общения: нисходяшие, восходящие, горизонтальные, диагональные.
Схематически модель коммуникации представлена на рис. 1.
Коммуникация всегда включает в себя этапы:
1. Формирование и отправление сообщения.
2. Передача сообщения.
3. Получение сообщения и его понимание.
4. Обратная связь.
Рис. 1. Схема модели
коммуникации
На втором этапе групповой работы были определены основные группы
факторов, которые влияют на коммуникацию:
1. Личностные факторы (доверие между сотрудниками, социальный
статус, авторитет, особенности психологического типа, дисциплина
и организованность сотрудников, культура общения, понимание
информации целиком, а не только вырванных из контекста фраз).
2. Организационные факторы (наличие регламентов, понятной оргструктуры, установленной ответственности, достаточных полномочий, единства понятий и терминов).
3. Ресурсные и информационные факторы (коммуникационные и информационные перегрузки, недостаточность программного и аппаратного обеспечения для обмена информацией, недостаточность неформальных каналов общения, дефицит времени на общение, недостаточность инфраструктуры и производственной среды).
В ходе данного исследования руководителям компании были поставлены следующие задачи:
88
ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ: АНАЛИЗ ТЕНДЕНЦИЙ И ПЕРСПЕКТИВ РАЗВИТИЯ
1. Оценить характерен ли выделенный проблемный фактор для Группы
компаний «Континент» и как можно оценить его состояние по 3-х бальной
шкале, где:
а) 0 – плохое состояние;
б) 1 – среднее состояние;
в) 2 – соответствует возможному / установленному нормативному значению, позволяет решать поставленные задачи;
г) 3 – на текущем этапе не требует никаких улучшений.
Итоговый результат по текущему состоянию факторов влияния на внутреннюю коммуникацию вычислялся при помощи функции среднего значения F = СРЗНАЧ (а : в).
2. Оценить, какова степень влияния фактора на каждый из этапов коммуникации по шкале:
а) 0 – фактор не влияет на этап;
б) 1 – фактор имеет незначительное влияние на этап;
в) 2 – среднее влияние фактора на этап;
г) 3 – сильное влияние фактора на этап.
Итоговый результат устанавливался путем суммирования полученных
значений по проблемным факторам в разрезе этапов коммуникации, а так
же итоговых значений по этапам.
3. Выбрать не более пяти проблемных факторов из выявленных на первом и втором этапах, которые являются первичными для решения внутри
Группы компаний «Континент».
4. Установить из оставшихся факторов какие можно решать параллельно с первичными, а какие из факторов следует отложить до момента окончания работ по устранению первичных проблем.
Методы, применяемые в ходе работ:
1. Для оценки наличия проблемного фактора внутри компании и степени влияния факторов на каждый из этапов коммуникации применялся метод работы в малых группах и экспертный метод оценок. Позволялось использовать опросы сотрудников, наблюдения за происходящим, материалы по оценке удовлетворенности персонала.
2. Оценка полученных данных, формулировка выводов и выбор первичных факторов производился полным составом группы руководителей, решение принимались путем достижения консенсуса.
Общее число руководителей, принявших участие в исследовании составило 50 % от общего числа руководителей высшего и среднего звена Группы компаний «Континент».
Организация работы группы производилась следующим образом. Выделялся руководитель общей группы, который сформировал состав малых
групп. назначил задание для выполнения, определял дату и время встречи
для подведения итогов работы и достижения запланированного результата,
Менеджмент
89
вел периодический и итоговый контроль хода подготовки и в рамках итогового обсуждения исполнял роль руководителя дискуссии. Одна рабочая неделя выделялась на работу с заданием в малых группах. Среднее количество
времени, затраченное в течение недели участниками малых групп составило
около 2-х часов. Доклады о результатах работы, обсуждение и выработка
решений заняли 1.5 часа.
В результате работы малых групп по первой и второй задачам были получены следующие данные (табл. 1).
Таблица 1
Оценка факторов влияния на состояние
внутренней коммуникации в ГК «Континент»
№ п/п
Этапы Оценка со4 этапа коммуникации
Итоговые
значения по
стояния про- ФормироПолучение и
блемного
вание и
Передача
Обратная факторам и
понимание
группам
фактора в
отправка сообщения
связь
информации
Факторы влияния
факторов
компании сообщения
Личностные и культурные факторы
1 Доверие между сотрудниками
0
3
3
3
3
12
2 Авторитет
1
3
3
3
3
12
Психологические особенно3
1
3
3
3
3
12
сти человека
Пунктуальность и организо4
1
3
3
3
3
12
ванность сотрудников
5 Культура общения
2
0
2
2
3
7
6 Социальный статус
2
0
2
3
3
8
Подитог по группе личных фак1.17
12
16
17
18
63
торов
Организационные факторы
Единое понимание одних и
0
1
2
3
3
3
11
тех же слов и выражений
Понятная организационная
3
2
3
3
3
3
12
структура
Распределенная ответствен2
3
3
3
3
3
12
ность
4 Достаточные полномочия
2
3
3
3
3
12
Подитог по группе организаци1.75
11
12
12
12
47
онных факторов
Ресурсные и информационные факторы
Коммуникационные и инфор1
1
3
3
3
3
12
мационные перегрузки
Программное и аппаратное
обеспечение
Неформальные каналы об3
щения
4 Дефицит времени
Инфраструктура и производ5
ственная среда
Подитог ресурсным и информационным факторам
Итоговые значения
2
3
1
3
1
1
6
1
0
0
1
3
4
0
2
2
3
3
10
4
1
1
1
1
4
1.8
7
8
9
11
36
1.57
30
37
38
41
146
Полученные данные были оценены общим составом руководителей и
сделаны следующие выводы:
90
ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ: АНАЛИЗ ТЕНДЕНЦИЙ И ПЕРСПЕКТИВ РАЗВИТИЯ
1. Общее состояние коммуникации находится на уровне 1.57 балла (из
3-х), что подтверждает наличие проблемных зон во внутренней коммуникации в компании.
2. Наиболее проблемными являются личностные факторы влияния на
состояние внутренней коммуникации в компании (1.17 балла).
3. Все факторы, рассмотренные руководителями имеют достаточно
высокую степень влияния на этапы коммуникативного процесса, но
наиболее проблемным этапом признана обратная связь от сотрудников по запросам и на втором месте – получение и понимание информации.
4. Выстраивая причинно-следственные связи группа руководителей
пришла к единому мнению о том, что наиболее значимыми, первичными факторами для решения являются:
а) усиление доверия;
б) развитие внутреннего авторитета сотрудников;
в) устранение дефицита времени;
г) формирование единого понятийного аппарата.
5. Устранение указанных выше проблем позволит автоматически повысить уровень дисциплины и организованности, поскольку доверие, авторитет и социальный статус имеют существенное влияние
на повышение лояльности сотрудников к компании и соблюдение
установленных корпоративных стандартов.
6. Наряду с первичными зонами улучшений необходимо провести работы по упрощению имеющихся регламентов работы с целью их более удобной визуализации и облегчения восприятия рядовыми сотрудниками компании. В ходе пересмотра регламентов работы провести актуализацию полномочий и ответственности сотрудников.
7. Отложить следует решение задач, связанных с улучшениями программных и аппаратных средств, развитием неформальных каналов
общения.
Выводы. В данной работе на примере Группы компаний «Континент»
проиллюстрирована возможность детализации факторов и оценки состояния внутренней коммуникации при помощи работы в малых группах и применения метода экспертных оценок. Данная работа позволяет снизить неопределенность и обозначить приоритетные направления улучшений внутри
компании для повышения качества внутренней коммуникации, повышения
уровня удовлетворенности сотрудников компании и как следствие повышения эффективности работы подразделений и компании в целом. Следует отметить, что ресурсы, потраченные на исследование вполне окупают результат, выраженный в наличии определенности и конкретики в достаточно
размытой теме. Мероприятия, назначаемые в результате такой работы для
каждой компании – различны, но самое важное, что есть возможность по-
Менеджмент
91
нять что именно изменить в таком важном аспекте организации как внутренняя коммуникация и при желании измерить текущее состояние и получаемый результат.
Список литературы:
1. Батыгин Г.С. Лекции по методологии социологических исследований:
учебник для студентов гуманитарных вузов и аспирантов / Г.С. Батыгин. –
М.: Аспект Пресс, 2002. – 290 с.
2. Хаббард Дуглас У. как измерить все, что угодно. Оценка стоимости
нематериального в бизнесе / Дуглас У. Хаббард / Пер. с англ. Е. Пестревой. –
М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2009. – 320 с.
3. Ассен ван М. Ключевые модели менеджмента. 60 моделей, которые
должен знать каждый менеджер / М. ван Ассен, Г. ван ден Берг, П. Питерсма;
пер. с англ. В.Н. Егорова; агентство «Berenschot». – 2-е изд. – М.: Бином.
Лаборатория знаний, 2011. – 319 с.
4. Балахонова Е.В. Менеджмент и маркетинг: учебное пособие для студентов неэкономических специальностей / Е.В. Балахонова. – Пенза: Информационно-издательский центр ПГУ, 2009. – 272 с.
5. Моисеева А.П. Основы теории коммуникации: учебное пособие /
А.П. Моисеева. – Томск: Изд-во ТПУ, 2004. – 128 с.
6. Райкова Е.В. Проблемы деловой коммуникации в организации [Электронный ресурс] // Вопросы управления – 2008. – № 4 (5).
7. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: учеб. для вузов / Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громова. – СПб.: «Питер», 2007. – 432 с.
АНАЛИЗ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ОРГАНИЗАЦИИ
КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ
© Межонис З.В.
Волгоградский государственный университет, г. Волгоград
Теория жизненного цикла предприятия представляет собой одно из
современных направлений развития управленческой мысли. На сегодняшний день, многообразие существующих моделей не обеспечивает
повышения качества управления изменениями в организации. Отсутствие общепризнанной методики анализа развития предприятия на протяжении его существования, приводит к недоверию в управленческой
среде. В статье проводится обзор существующих теорий и представляется новая методика исследования, раскрывающая взаимосвязь между
освоением организацией факторов производства и продвижением по

Аспирант кафедры Менеджмента.
Скачать