ПРЕЗЕНТАЦИИ. КАК СОКРАТИТЬ ТЕКСТ

Е. И. Григорьева, И. М. Ситдиков
ПРЕЗЕНТАЦИИ. КАК СОКРАТИТЬ ТЕКСТ
ПРОДОЛЖЕНИЕ ЦИКЛА СТАТЕЙ «О ПРЕЗЕНТАЦИЯХ, О СЛАЙДАХ». ДАННАЯ СТАТЬЯ
ПОСВЯЩЕНА РЕШЕНИЮ ПРОБЛЕМЫ СОКРАЩЕНИЯ ТЕКСТА НА СЛАЙДАХ. РАССМОТРЕН
ПРИМЕР КОНКРЕТНЫХ ДАННЫХ, ПОКАЗАНО, КАК МОЖНО СОКРАТИТЬ НАДПИСИ ТАК,
ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ СЛАЙДЫ С ОБОЗРИМЫМ КОЛИЧЕСТВОМ ТЕКСТА.
Краткость – сестра таланта
В первой статье (см. заочный семинар «О презентация и слайдах» на Официальном сайте
Института социологии РАН) мы обсудили проблемы, с которыми сталкивается докладчик
при подготовке презентации, или, может быть, правильнее сказать, проблемы, с
которыми сталкивается СЛУШАТЕЛЬ во время доклада, который сопровождает
недостаточно хорошо продуманная презентация.
Мы показали, что одна из основных проблем трудного восприятия слайда – наличие на
нём большого объёма текста, не достаточная продуманность структура слайда, отсутствие
ярко выраженного «фокуса». Большой объём текста плох тем, что на его чтение требуется
значительно много время, что неизбежно приведёт к необходимости переключить
внимание с докладчика на слайд. А отсутствие фокуса усугубляет эту проблему.
Обычно, данные для слайдов, используемых в презентации к научному докладу, берутся
из текста отчёта, книги, статьи. Там приведены выверенные данные, тщательно
подобранные и проверенные, чётко сформулированные. Но читатель знакомится с
данными в отчётах, книгах и статьях совсем не в тех условиях, в каких он бывает во время
устного доклада. У читателя есть возможность положить страничку с данными перед
глазами и изучать её довольно долго, сопоставлять данные в таблице или на диаграмме с
остальным текстом, возвращаться к ранее прочитанному и т. п. А во время устного
доклада всё совсем иначе. Слушатель должен слушать докладчика и одновременно
анализировать то, что представлено на слайде. Темп задаёт не слушатель, а оратор, нет
возможности остановиться, вернуться назад... Поэтому важно так подготовить слайды,
чтобы у слушателя была возможность «схватить» глазом, быстро оценить предложенный
материал, понять, на что обратить особое внимание. Об этом говорилось в первой статье
цикла. Теперь же хочется остановиться на этой теме подробнее и показать всё на
конкретном примере.
1
Задача: разместить на слайде данные1
Допустим, что в отчёте приведена такая таблица (см. ниже), надо её перенести на слайд.
Таблица
Мнения экспертов об основных причинах недоиспользования в школе
электронных учебников, %
Причины недоиспользования электронных учебников
Доля
ответивших
Мнения экспертов о положительных сторонах электронных учебных
пособий для школы
28,4
Учащиеся воспринимают электронные учебники хуже, чем
традиционные
11,5
Электронные учебники по содержанию
традиционные стандарты школы
не
вписываются
в
9,8
Базовые обеспечивающие программы наших компьютеров не
пригодны для работы с электронными учебными программами
7,1
Качество электронных учебников в методическом отношении хуже,
чем традиционных
6,2
Имеющиеся в школе компьютеры не пригодны для работы с
электронной учебной программой
4,1
Не работают (или плохо работают) компьютеры, их некому наладить
3,3
Др. причины (не все учителя готовы к использованию электронных
изданий; электронные издания имеются в школе только для 5-х
классов – остальные приобретаются родителями; учителя находят в
Интернете материалы более отработанные; электронные учебники
используются как доп. пособие)
3,8
Данные на слайде могут быть представлены также в виде таблицы или в виде диаграммы.
Обычно, диаграмма на слайде предпочтительнее, она легче считывается, позволяет
быстро сравнить данные, уловить тенденцию.
1
Данные приводятся в учебных целях, не стоит относится к ним, как к реальным данным, полученным в
ходе исследования.
2
ВАРИАНТ 1. ТАБЛИЦА
Даже в таком масштабе прочитать слайд трудно, а таблица заняла почти всё пространство
слайда, увеличить не удастся. В аудитории будет ещё мельче, примерно так:1
И дело не только в том, что мелко. Допустим, что
аудитория небольшая, а у слушателей очень хорошее
зрение, и они могут без особого труда прочитать то,
что написано на слайде. Проблема в работе с таким
слайдом будет и в том случае, если все слова будут
хорошо видны.
Здесь 133 слова, на то, чтобы их прочитать нужно
около минуты(!)2, и на это время придётся
«отключиться» от докладчика. Скорее всего, слушатели не будут читать слайд, они
предпочтут слушать. А докладчик или прочитает, что написано в каждой строке, или
покажет только ключевые строки, произнеся значения показателей, скажет, что это за
показатель. Всё это означает, что информация будет восприниматься «на слух», как если
бы слайда и не было.
1
2
Сообщим, что размер шрифта в строках таблицы14 пикселей, в заголовке слайда – 22.
Профессиональный диктор читает текст со скоростью примерно 2,5 слова в секунду.
3
ВАРИАНТ 2. ДАТЬ ВСЁ ТО ЖЕ САМОЕ В ФОРМЕ ГИСТОГРАММЫ:
Гистограмма наглядней таблицы, на ней хорошо видно соотношение показателей, даже в
таком мелком формате. Но, увы, и здесь читать трудно, слов много.
Обратим внимание на то, что, слайд - это дополнение к докладу, и нет необходимости в
абсолютно точной формулировке. Докладчик рассказывает о проведённом исследовании,
интерпретирует полученные данные, он неизбежно произнесёт название показателя,
причём в той формулировке, как ему кажется важным и нужным. Докладчик ведь, не
будет говорить: «Вот посмотрите таблицу (или график), а я пока передохну». Значит,
полный текст не обязателен, текст может дать более коротко, но так, чтобы сохранилась
суть. Рассмотрим примеры.
ЗАГОЛОВОК
Попробуем сократить формулировки. Начнём с основного заголовка:
Мнения экспертов об основных причинах недоиспользования в школе
электронных учебников, %
Заголовок точный и понятный, но длинный, занимает полторы строки. Проанализируем,
какую мысль он несёт? Главное – на слайде показаны причины недоиспользования
электронных учебников. Важно, что речь идёт о школьных учебниках, и, безусловно,
важно то, что это мнения экспертов. Но всё вместить, как только что было отмечено,
невозможно, приходится чем-то жертвовать. Предлагаем оставить такие слова:
Основные причины недоиспользования электронных учебников, %
4
Несомненно, точность утеряна. Но, доклад, весь доклад, посвящен школьным учебникам,
т. е. слушатели понимают, о чём речь. Произнесёт докладчик и слова о том, что это
мнение экспертов1. А укороченный заголовок будет информировать о том, что на слайде
приводится список причин, по которым электронные учебники используются не
полностью, ведь это самое важное.
ДАННЫЕ В СТРОКАХ ТАБЛИЦЫ
Теперь сократим названия показателей в самой таблице.
Исходный вариант
Сокращённый
В школе мало компьютерных классов,
чтобы в них могли работать все
«предметники» по расписанию
Мало компьютерных классов
Учащиеся воспринимают электронные
учебники хуже, чем традиционные
Хуже воспринимаются
Не подходят по содержанию
Электронные учебники по содержанию
не вписываются в традиционные стандарты
школы
Базовые обеспечивающие программы
наших компьютеров не пригодны для
работы с электронными учебными
программами
Программное обеспечение не то
Качество электронных учебников в
методическом отношении хуже, чем
традиционных
Методически хуже традиционных
Имеющиеся в школе компьютеры не
пригодны для работы с электронной
учебной программой
Плохие компьютеры
Не работают (или плохо работают)
компьютеры, их некому наладить
Компьютеры неисправны
Другие причины
Другие причины
1
Конечно, всё определяется конкретным докладом, темой выступления. В данном случае в докладе
приводились мнения экспертов по различным вопросам. Если бы в докладе были и мнения экспертов
и, например, учеников, то в заголовке стоило бы указать, что в данном случае показано мнение именно
экспертов. Например, так: «Основные причины недоиспользования электронных учебников (эксперты), %».
5
В левом столбце выделены словосочетания, которые, на наш взгляд, наиболее важны.
Возможно, какие-то формулировки покажутся не слишком хорошими, предложите свои,
но важно помнить, что ещё есть докладчик, который произнесёт нужные слова.
Вот так теперь будет выглядеть на слайде таблица с сокращёнными формулировками,
сравните с тем, как показано выше. Таблица:
И так гистограмма:
6
Приведём слайды в уменьшенном масштабе, примерно так, как их увидят слушатели
(в гистограмме пришлось сократить два слова):
Для сравнения. Вот так выглядели бы слайды без сокращения надписей:
Ответьте себе честно на вопросы: захочется ли Вам попытаться прочитать слайды в их
исходном виде, захочется ли Вам предпринять попытку прочитать слайды в обновленном
виде (с более короткими надписями)? Если на оба вопроса Вы ответили «нет», значит
надо подумать о более серьёзной переделке слайда.
Конечно, всё определяется докладом, замыслом автора. Возможно, что этой теме –
причине недостаточного использования электронных учебников, будет уделено
достаточно много внимания. Тогда, возможно, есть смысл разделить этот слайд
(в табличном или графическом исполнении) на несколько. Приведём ещё раз исходную
таблицу и отметим характер причины не использования учебников. Там явно
просматриваются две группы проблем: первая – «компьютерная», состояние и количество
компьютеров или программного обеспечения не позволяет использовать электронные
учебники в полной мере. Вторая – методическая.
Причина
Характер
Доля
В школе мало компьютерных классов, чтобы в них
Компьютеры
могли работать все «предметники» по расписанию
28,4
Учащиеся воспринимают электронные учебники
хуже, чем традиционные
11,5
7
Методика,
содержание
Электронные учебники по содержанию не
вписываются в традиционные стандарты школы
Методика,
содержание
9,8
Базовые обеспечивающие программы наших
компьютеров не пригодны для работы с
электронными учебными программами
Компьютеры
7,1
Качество электронных учебников в методическом
отношении хуже, чем традиционных
Методика,
содержание
6,2
Имеющиеся в школе компьютеры не пригодны
для работы с электронной учебной программой
Компьютеры
4,1
Не работают (или плохо работают) компьютеры,
их некому наладить
Компьютеры
3,3
Другие причины
Другие причины
3,8
При такой группировке данных видно, что основную проблему представляют проблемы
компьютерного обеспечения школ – 42,9%, в то время, как методические проблемы –
27,5%.
Если сказанное справедливо и соответствует замыслу докладчика, то можно предложить
такие слайды:
Предлагаем обратить внимание на правый нижний угол слайда. Там размещены
дополнительные надписи: на левом слайде написано, что это компьютерные проблемы,
и их доля составляет 42,9%, а на правом – методические, 27,5%.
ВЫВОДЫ
Существенное сокращение текста на слайде даёт возможность:
 увеличить размер кегля (размер шрифта), тем самым повысить читабельность
слайда;
 сократить время, необходимое на чтение (осознание) слайда, следовательно, не
потребуется переключения внимания от докладчика.
8
ПРИМЕР 2
Рассмотрим второй пример. В таблице представлены названия показателей так, как они
сформулированы в отчёте (т. е. правильно и точно), и укороченный вариант,
предназначенный для презентации (менее точный, но передающий суть в достаточной
мере):
В отчёте
На слайде
Структура источников основных доходов
домохозяйств бедных и небедных,
2013 г., %
Зарплата по основному месту работы
Структура источников основных доходов
домохозяйств, 2013 г., %
Пенсии, стипендии, другие виды пособий,
получаемые от государства и
общественных организаций
Подсобное хозяйство, дача, приусадебный
участок
Разовые приработки, заработки от случая
к случаю
Помощь, получаемая от родственников,
друзей, соседей и т.п.
Совместительство
Пенсии, стипендии, др. виды пособия
Собственный бизнес
Собственный бизнес
Доходы от собственности
Доходы от собственности
Всего:
54 слова, 21 сек., 12 кегль1
Всего:
36 слов, 14 сек., 16 кегль
Зарплата по основному месту работы
Подсобное хозяйство, дача и т. п.
Разовые приработки
Помощь от родственников и т.п.
Совместительство
Покажем, как будут выглядеть слайды с диаграммой, построенный для левого (вариант
отчёта) и правого (вариант для презентации) столбца:
1
Указано: сколько всего слов, сколько примерно времени потребуется, что их прочитать, и какой размер
шрифта удалось использовать, чтобы уместить все слова.
9
Безусловно, размер шрифта в 16 пунктов, как на диаграмме справа, не достаточен, он это
всё же больше, чем 12 пунктов, как в исходном варианте (слева).
Размер кегля в заголовке одинаков в обоих случаях, но в улучшенном варианте из
заголовка удалены слова «бедных и небедных». Во-первых, этой теме посвящен весь
доклад, а во вторых, эти слова присутствуют в легенде. При одном и том же размере
шрифта, заголовок на правом слайде будет считан быстрее и легче.
ПРИМЕР 3
В отчёте
На слайде
Мнение <категории населения>
о наиболее болезненных для общества
в целом и лично для них неравенствах
в современной России, 2013 г., %
Мнение <категории населения>
о наиболее болезненных неравенствах
в современной России, 2013 г., %
Неравенство доходов
Доходы
Неравенство в доступе к медицинской
помощи
Доступ к медицинской помощи
Неравенство жилищных условий
Жилищные условия
Неравенство в доступе к хорошим
рабочим местам
Доступ к хорошим рабочим местам
Неравенство в доступе к образованию
Доступ к образованию
Неравенство в возможностях для детей из
разных слоев общества
Возможности для детей
Неравенство в обладании собственностью
Обладание собственностью
Неравенство в досуговых возможностях
Досуговые возможности
Таких неравенств нет
Таких неравенств нет
Следует заметить, что формулировки названий показателей в отчёте достаточно
компактны, но, как видно на примере, каждое слово «на вес золота». Вот как будут
выглядеть гистограммы:
10
В заключение приведём ещё несколько примеров сокращения объёма текста.
В отчёте
На слайде
Прогнозный показатель количества статей Прогнозный показатель количества статей
в Web of Science и Scopus (с исключением в Web of Science и Scopus
дублирования на 1 НПР) вузовв период до 2020 г. и факт 2013 г., %
участников проекта 5-100-2020 в период
до 2020 года и фактический результат
2013 года, %
30 слов, 12 сек.1
20 слов, 8 сек.
Средний прогнозный показатель
цитируемости на 1 ПНР, рассчитываемый
по совокупности статей, учтенных в базах
Web of Science и SCOPUS (с исключением
их дублирования) вузов-участников
проекта 5-100-2020 в период до 2020 года
и фактический результат в 2013 г., %
Средний прогнозный показатель
цитируемости на 1 ПНР до 2020 г.
и факт 2013 г.
38 слов, 15 сек.
14 слов, 6 сек.
Справедливо: кто работают быстрее и
эффективнее, получают зарплату больше,
чем те, кто работает менее эффективно
Справедливо: кто работает эффективнее
получает бо́ льшую зарплату
15 слов, 6 сек.
7 слов, 3 сек.
Справедливо: когда у одних людей
Справедливо: разная зарплата
больше денег, чем у других, если они
при равных возможностях заработать
имели равные возможности их заработать
1
17 слов, 7 сек.
7 слов, 3 сек.
Работники с дипломами технических
вузов, реализующих программы
магистратуры, а также вузов с особым
статусом получают при прочих равных
большие доходы, чем работники,
окончившие другие вузы (на 14,1%)
Доходы окончивших технические вузов,
реализующих программы магистратуры, и
вузы с особым статусом на 14,1% выше.
27 слов, 11 сек.
15 слов, 6 сек.
Для того, чтобы общество было
справедливым, различия в уровне жизни
людей должны быть небольшими
В справедливом обществе различия в
уровне жизни должны быть небольшими
14 слов, 6 сек.
10 слов, 4 сек.
Большая разница в доходах людей
необходима чтобы отразить разницу в их
талантах и усилиях
Большая разница в доходах нужна отражает разницу в талантах и усилиях
14 слов, 5 сек.
12 слов, 4 сек.
Показано: количество слов и примерное время, необходимое для прочтения.
11