Развитие системы предоставления бюджетных услуг

Государственное казенное учреждение
«ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ УДМУРТСКОЙ
РЕСПУБЛИКИ»
РЕГЛАМЕНТ
работы ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской
Республики» по приему и исполнению запросов социально-правового характера
в режиме «Одного окна»
Ижевск, 2011
2
Содержание
Наименование раздела, подраздела
I. Общие положения
3
2. Порядок и уровни доступа к БД «Учѐт запросов социальноправового характера в режиме «Одного окна»
5
3. Состав, последовательность, сроки исполнения процедур
5
3.1. Приѐм и регистрация запросов
5
3.2. Определение архива – исполнителя, пересылка запросов по
месту исполнения
7
3.3. Порядок и сроки исполнения запросов по документам ГКУ
«ЦДНИ УР»
8
3.4. Выдача ответов
8
4. Контроль за исполнением запросов, ответственность
должностных лиц
9
Приложения
№
Наименование приложений
1
Памятка «О порядке заполнения полей БД
«Учет запросов
социально-правового характера» в режиме «Одного окна»
3
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГКУ «Центр документации
новейшей истории УР»
____________
подпись
Е.М. Ушакова
расшифровка подписи
«______» _____________
20__ г.
РЕГЛАМЕНТ
работы ГКУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской
Республики» по приему и исполнению запросов социально-правового характера
в режиме «Одного окна»
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы
государственного
казенного учреждения «Центр документации новейшей истории Удмуртской
Республики» (ГКУ «ЦДНИ УР») (далее – Центр) в режиме «Одного окна», состав,
последовательность, сроки исполнения процедур, требования к порядку их
выполнения, механизмы приѐма, регистрации, пересылки, исполнения запросов,
выдачи ответов, формы учета и контроля, содержит правила обеспечения доступа к
БД «Учѐт запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна»
(далее – БД), описание последовательности действий специалистов Центра –
непосредственных исполнителей запросов, полномочия и порядок принятия
решений должностными лицами. Регламент
разработан
с целью
совершенствования работы по обеспечению граждан, органов государственной
власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности
архивной информацией, оказания методической помощи сотрудникам Центра,
занимающимся исполнением
запросов. Участниками исполнения запросов
социально-правового характера в режиме «Одного окна» со стороны ГКУ «ЦДНИ
УР» являются директор Центра, заместитель директора по основной деятельности,
начальники отделов информации и публикации документов, информационно-
4
поисковых систем, главные специалисты отдела информации и публикации
документов.
Основы
взаимодействия государственных архивов УР по приему и
исполнению социально - правовых запросов в режиме
«Одного окна»
определены Порядком взаимодействия государственных архивов Удмуртской
Республики при исполнении запросов социально-правового характера в режиме
«Одного окна», утвержденного приказом председателя Комитета по делам
архивов при Правительстве УР от 15 ноября 2010 г. № 105-п (далее - Порядок
взаимодействия архивов).
График и режим работы Центра в режиме «Одного окна» регламентирован
Правилами внутреннего трудового распорядка ГКУ «Центр документации
новейшей истории УР» и ГКУ «Государственный архив социально-правовых
документов УР» (ГАСПД УР), инструкциями об охранном режиме.
1.2. Работа Центра в режиме «Одного окна» осуществляется в соответствии со
следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (1993);
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной
тайне»;
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации»;
- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об
утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук»;
- Конституция Удмуртской Республики (1994);
- Закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле
в Удмуртской Республике»;
- Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 25.12.2007
№ 116-п об утверждении Административного регламента Комитета по
делам
архивов
при
Правительстве
Удмуртской
Республики,
подведомственных ему государственных архивов Удмуртской Республики
предоставления государственной услуги по обеспечению граждан, органов
государственной власти, местного самоуправления и организаций всех
форм собственности ретроспективной информацией;
5
- Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 15.11.2010
№ 105-п об утверждении Порядка взаимодействия государственных
архивов Удмуртской Республики при исполнении запросов социальноправового характера в режиме «Одного окна».
2. Порядок и уровни доступа к БД «Учѐт запросов социально-правового
характера в режиме «Одного окна»
БД «Учѐт запросов социально-правового характера» содержит персональные
данные заявителей. Доступ к информации, содержащейся в ней, осуществляется с
помощью паролей в 3-х режимах: исполнителя, редактора, администратора.
- режим Исполнителя предусматривает функции просмотра и поиска сведений,
возможность получения отчетов о запросах, внесенных в БД.
- режим Редактора включает функции просмотра и поиска сведений, возможность
их ввода, изменения и удаления, позволяет заполнять и печатать карточки
регистрации и учета исполнения запросов, реестры документов для отправки
запросов, исполненных документов, получать отчеты о запросах, внесенных в БД
(по виду и количеству запросов, по исполнителям, о запросах исполненных с
нарушением срока и др.), проверять поступившие запросы на повторность.
- режим Администратора позволяет присваивать лицам, работающим с
программой, уникальные пароли для работы в режиме редактора и
дополнительные права, производить (по согласованию с системным
Администратором) изменения установок работы программы.
Круг лиц, которым предоставлен доступ к БД, определен приказом
директора Центра. Полномочиями по работе с БД в режимах Исполнителя и
Редактора наделены начальник и главные специалисты отдела информации и
публикации документов. Функции Администратора возложены на начальника
отдела информационно-поисковых систем.
Общие принципы работы с программой, список и порядок заполнения полей
изложены в Памятке «О порядке заполнения полей БД
«Учет запросов
социально-правового характера» в режиме «Одного окна» (Ижевск, 2011) (см.
Приложение 1).
3. Состав, последовательность, сроки исполнения процедур
3.1. Приѐм и регистрация запросов
Пути поступления запросов в Центр:
- личное обращение заявителя;
- обращение почтовой связью;
- обращение на электронный почтовый ящик;
- обращение заявителя на официальный сайт «Архивная служба Удмуртии»
для исполнения запроса по документам Центра;
6
- от государственного или муниципального архива УР, принявшего запрос в
режиме «Одного окна».
Личный прием заявителей, регистрацию и исполнение запросов, заполнение
БД в соответствии с должностной инструкцией осуществляет сотрудник отдела
информации и публикации документов (далее - Исполнитель).
3.1.1. При личном обращении заявителя Исполнитель:
- выясняет у заявителя тематику запроса;
- при поступлении запроса по документам государственных и
муниципальных архивов УР по БД определяет архив-исполнитель (см. п.3.2.);
- проверяет наличие, состав, полноту представленных заявителем
документов необходимых для исполнения запроса, правомочность получения
заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление
сведений конфиденциального характера;
- получает согласие заявителя на обработку персональных данных;
- регистрирует запрос в БД путем заполнения карточки регистрации и учета
исполнения запросов. Информация в БД вносится на основании представленных
документов и, в необходимых случаях, со слов заявителя. Заявитель может
оформить запрос о предоставлении необходимой информации на бумажном
носителе, заполнив бланк установленной формы.
- распечатывает карточку регистрации и учета исполнения запроса и
предоставляет ее заявителю для проверки правильности внесения сведений, и
заверения еѐ личной подписью;
- выдает заявителю извещение о регистрации запроса;
-осуществляет ксерокопирование или сканирование личных документов
заявителя (паспорт, трудовая книжка, документы о награждении и др.);
- при необходимости консультирует заявителя о порядке приема и выдачи
подготовленных Центром документов в режиме «Одного окна»;
Время ожидания приѐма заявителями при подаче документов и получении
сведений не должно превышать 30 минут. Устное информирование каждого
заявителя Исполнитель осуществляет не более 10 минут.
3.1.2. Запросы, поступающие в приемную на почтовый адрес Центра,
передаются в день поступления секретарем директора Исполнителю. Исполнитель
регистрирует запрос в БД не позднее следующего рабочего дня после получения
письма, проставляет на письме-запросе (анкете-заявлении) в правом нижнем углу
штамп с указанием даты регистрации и регистрационного номера.
3.1.3. Письменное обращение заявителя на электронный почтовый ящик
Центра распечатывается секретарем директора на бумажный носитель и
передается Исполнителю, который не позднее следующего рабочего дня:
регистрирует запрос в БД, проставляет на письме-запросе в правом нижнем углу
штамп с указанием даты регистрации и регистрационного номера, направляет
заявителю по электронной почте письмо-уведомление о приеме запроса к
исполнению или о его пересылке по местонахождению документов.
3.1.4. В день регистрации запросы, поступившие на личном приеме, по
почте, на электронный почтовый ящик, передаются Исполнителем на
рассмотрение директору Центра. Не позднее следующего рабочего дня с
7
резолюцией директора Центра запросы по документам Центра передаются
секретарем директора Исполнителю.
3.1.4. Приѐм и регистрация запросов, поступающих на официальный сайт
«Архивная служба Удмуртии», осуществляются ГКУ «ГАСПД УР».
С сопроводительным письмом, в распечатанном виде запросы поступают
Исполнителю и в день поступления на рассмотрение директору Центра.
3.1.5. Запросы, поступившие на исполнение в Центр от государственных и
муниципальных архивов УР, участников исполнения социально-правовых
запросов в режиме «Одного окна» принимаются Исполнителем и в день
поступления рассматриваются директором Центра. Директор подписывает «Реестр
документов, направленных для исполнения запросов», секретарь директора не
позднее следующего рабочего дня передает поступившую документацию
Исполнителю.
3.1.6. В ходе анализа содержания запроса, поступившего по каналам
почтовой и электронной связи (электронный почтовый ящик Центра, сайт
«Архивная служба Удмуртии»), и выявления недостаточности сведений,
необходимых для его исполнения, в течение 5 дней заявителю направляется
письмо с просьбой об уточнении и дополнении запроса необходимыми
сведениями.
3.1.7. В случае отсутствия документов в государственных архивах УР:
- при личном обращении заявителю даются рекомендации по их
дальнейшему поиску; при необходимости, в день обращения выдается
информационное письмо об отсутствии архивной информации.
- при обращении заявителя по каналам почтовой и электронной связи
пересылка запросов на исполнение по местонахождению документов
осуществляется Исполнителем в течение 5-ти рабочих дней со дня регистрации.
3.2. Определение архива - исполнителя, пересылка запросов по месту
исполнения
3.2.1. В ходе регистрации запросов, поступивших в Центр на личном приеме,
по почте, на электронный почтовый ящик, Исполнитель с помощью баз данных
«Местонахождение документов по личному составу» и «Архивный фонд»,
размещѐнных в инфосети государственных архивов, определяет архивисполнитель.
3.2.2. Для определения исполнителя запроса из числа организаций,
документы которых не переданы на хранение в государственные и муниципальные
архивы, используется автоматизированная БД «Сведения об организациях,
находящихся в стадии банкротства», сайт Управления Федеральной налоговой
службы России по Удмуртской Республике, где размещены списки организаций,
зарегистрированных на территории Удмуртии.
3.2.3. После завершения процедуры определения архива-исполнителя
Исполнитель с помощью БД формирует «Реестр документов для отправки
запросов». В день регистрации запроса Реестр (в 2-х экз.) и комплект документов
к нему (письмо, анкета-заявление, карточка регистрации и учѐта исполнения
запросов, копии личных документов заявителя) поступают на рассмотрение
8
директору Центра. Реестр подписывается директором Центра и, после получения,
директором архива-исполнителя. Ежедневно Реестр и полный
комплект
документов на бумажном носителе направляются служебным автотранспортом в
места приема заявителей в режиме «Одного окна».
3.3. Порядок и сроки исполнения запросов по документам ГКУ «ЦДНИ УР»
3.3.1. Исполнитель после получения запроса на исполнение, вносит
изменения в карточку регистрации и учета исполнения запросов БД, указывает
свою фамилию в поле «стадия исполнения», выбирает из списка пункт «в работе».
3.3.2. В соответствии с содержанием запроса, с использованием имеющихся
справочно-поисковых средств (архивных справочников) приступает к поиску
запрашиваемых заявителем сведений. Результатом работы являются: архивная
справка, архивная выписка, архивная копия, письмо об отсутствии сведений в
документах Центра, письмо-рекомендация о местонахождении документов по
личному составу. Документы оформляются в соответствии с «Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук» (2007), «Инструкцией по исполнению запросов
социально-правового и биографического характера по документам ЦДНИ УР»
(Ижевск,2006).
3.3.3. Архивные справки, архивные выписки, письма визируются
начальником отдела информации и публикации документов, передаются на
подпись директору Центра (в отсутствие директора его заместителю по основной
деятельности) и направляются Исполнителю для выдачи ответа заявителю.
3.3.4. Исполнитель вносит сведения о завершении исполнения запроса в
карточку регистрации и учета исполнения запросов БД, в поле «стадия
исполнения» выбирает из списка пункт « исполнен».
3.3.5. Запросы исполняются в порядке очередности поступления в течение 22
рабочих дней со дня регистрации. Для органов государственной власти и местного
самоуправления срок исполнения составляет 5 дней.
3.4. Выдача ответов
Порядок выдачи ответов зависит от способа обращения заявителя, способа
доставки ответа, указанного заявителем, места обращения за информацией. Ответ
на запрос может быть получен заявителем лично (его доверенным лицом) по месту
обращения или направлен в его адрес архивом-исполнителем посредством
почтовой или электронной связи.
3.4.1. При личном обращении заявителя (его доверенного лица) в Центр
архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов, письма об
отсутствии сведений в документах Центра выдаются Исполнителем при
предъявлении следующих документов:
- документа, удостоверяющего личность;
9
- письменного нотариально заверенного разрешения гражданина-субъекта
информации (предъявляется доверенными лицами, третьими лицами);
- документа, подтверждающего полномочия заявителя – официальное
письмо, служебное удостоверение и др. (предъявляется юридическими лицами и
третьими лицами).
На втором экземпляре архивной справки, архивной выписки, письма, при
получении архивной копии – на сопроводительном письме заявитель указывает
дату получения и ставит личную подпись.
3.4.2. Ответы на запросы, полученные по каналам почтовой и электронной
связи, отправляются секретарем директора не позже следующего рабочего дня
после исполнения запроса. Отправленные письма регистрируются в Журнале
отправки почтовой корреспонденции. На втором экземпляре архивной справки,
архивной выписки, письма Исполнителем проставляется дата отправки.
3.4.3. При направлении ответа на запрос по месту приѐма заявителей в
режиме «Одного окна» Исполнителем с помощью БД формируется «Реестр
исполненных документов». Реестр (в 2-х экз.) подписывается директором Центра
и, после получения, директором архива, принявшего запрос. Реестр с
подготовленными по запросам документами направляется в места приѐма
заявителей в режиме «Одного окна» ежедневно.
3.4.4. После отправки ответов заявителям Исполнитель вносит изменения в
карточку учета и регистрации запросов БД, в поле «стадия исполнения» выбирает
из списка пункт «выслан/выдан».
3.4.5. Запросы, не полученные заявителями в течение месяца с момента
исполнения, направляются в их адрес по почте.
3.4.6. При обращении заявителя в Центр по телефону ему предоставляется
информация о ходе исполнения запроса.
4. Контроль за исполнением запросов, ответственность должностных лиц
4.1. Взаимодействие и координация деятельности подразделений Центра по
приему и исполнению социально-правовых запросов в режиме «Одного окна»,
контроль за приемом заявителей, почтовой корреспонденции, соблюдением
сроков исполнения, качеством оформления архивных справок осуществляются
директором архива, его заместителем по основной деятельности, начальником
отдела информации и публикации документов. Исполнитель запроса несет
персональную ответственность за соблюдение установленных сроков подготовки
архивных справок, за полноту и достоверность, содержащейся в них информации.
Ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных обязанностях.
4.2. Основной целью контроля является обеспечение бесперебойного
функционирования работы Центра в режиме «Одного окна», повышение качества
подготовки архивных справок и исполнительской дисциплины специалистов
архива.
4.3. Контроль осуществляется в форме проведения текущих, плановых и
внеплановых проверок за ходом и качеством предоставления государственной
10
услуги в режиме «Одного окна». Проверки проводятся с целью выявления и
устранения нарушений в работе по приему и исполнению запросов, прав
заявителей, принятия своевременных мер для их устранения.
4.3.1.Текущий контроль включает в себя проведение начальником отдела
информации и публикации документов еженедельного мониторинга за ходом и
сроками исполнения запросов с помощью БД «Учѐт запросов социально-правового
характера», позволяющей формировать отчеты о ходе приѐма запросов и их
исполнении на стадии «ожидания», « в работе», «исполнения», «выслан/выдан»,
«направлен на уточнение». Результаты мониторинга докладываются на
еженедельных оперативных совещаниях, проводимых директором Центра.
Практикуется также выборочная проверка по архивным документам приводимых в
архивных справках сведений.
4.3.2.Основанием для проведения плановых проверок являются годовые
планы работы Комитета по делам архивов при Правительстве УР и Центра.
4.3.3. Внеплановые проверки проводятся по решению директора Центра на
основании конкретного обращения заявителя.
4.3.4. Плановые и внеплановые проверки осуществляются директором
Центра, заместителем директора Центра по основной деятельности, специалистами
Комитета по делам архивов при Правительстве УР.
4.3.5.При проведении проверок осуществляется контроль за обеспечением
прав граждан на получение государственной услуги, исполнением нормативных
правовых актов, регулирующих еѐ предоставление, своевременностью, полнотой и
качеством предоставления архивной информации.
4.4. Информация о состоянии работы по приему и исполнению социальноправовых запросов отражается в полугодовых и годовых отчетах о работе архива.
Начальником отдела информации и публикации документов в Комитет по делам
архивов при Правительстве УР ежеквартально предоставляются отчеты о ходе
исполнения социально-правовых запросов.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК ГУ «ЦДНИ УР»
от 28.02.2011 г. № 3
СОГЛАСОВАНО
Протокол Комиссии по ААТ
Комитета по делам
при Правительстве УР
от 11.03.2011 г. № 1