Об утверждении Положения о порядке использования печатей и
реклама
2 Решение об изготовлении дополнительных экземпляров гербовой печати СКФУ принимается ректором университета. Гербовая 2.2. требованиям печать ГОСТ Государственного Р герба университета 51511-2001 Российской должна «Печати Федерации. с соответствовать воспроизведением Форма, размеры и технические требования». 2.3. Изготовление гербовой печати СКФУ должно осуществляться полиграфическим или штемпельно-граверным предприятием, имеющим лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификат о наличии технических технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне. Печать 2.4. наименование структурного подразделения соответствующего структурного должна содержать подразделения, в соответствии со штатным расписанием, изображенное в центре печати. 2.5. Печать структурного подразделения изготавливается в одном экземпляре. 2.6. Для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений в СКФУ применяются следующие печати: - мастичные печати с воспроизведением наименований институтов; - мастичные печати с воспроизведением наименований управлений; - мастичные печати с воспроизведением наименований отделов; - мастичные печати с воспроизведением наименований Центров СКФУ и др. 2.7. Для проставления отметок о регистрации документов, других отметок справочного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, выполнении функции и т.п. в университете применяются мастичные штампы. Штампы, используемые в СКФУ, печатями не являются. 3 2.8. Требования к размерам и оформлению печатей и штампов, используемых в нормативными университете, правовыми устанавливаются актами соответствующими действующего законодательства Российской Федерации. 2.9. Изготовление, печатей и штампов для структурных подразделений университета осуществляется отделом по защите государственной тайны на основании решения ректора, первого проректора по заявкам руководителей структурных подразделений с согласия проректора по направлению. 2.10. Изготовление дубликата печати и штампа допускается только в случае утраты или износа по решению руководства СКФУ. 2.11. Изъятие печатей возможно лишь в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами Российской Федерации. 3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности 3.1. Учет, выдача печатей и штампов структурным подразделениям университета осуществляется отделом по защите государственной тайны университета. Оттиск печатей и штампов, используемых в структурных подразделениях, проставляется в журнале учета печатей и штампов, листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. Форма журнала учета печатей и штампов утверждается приказом ректора (Приложение № 1). 3.2. Закрепление за наложение оттиска и сохранность гербовой печати за ответственными должностными лицами производится приказом ректора. За организацию работы по использованию гербовой печати СКФУ ответственными лицами являются начальник управления делами и начальник отдела обработки и контроля корреспонденции. Гербовая печать СКФУ храниться в управлении делами в несгораемом сейфе. 4 3.3. За хранение и использование печатей структурных подразделений, являются руководители соответствующих подразделений или их заместители (далее - ответственные лица). Печати хранятся в структурных подразделениях в надежно запираемых шкафах (ящиках, сейфах). 3.4. В обязанности ответственных лиц входит обеспечение надлежащего хранения и использования вверенной им печати. 3.5. Ответственные лица должны быть ознакомлены с настоящим Положением под расписку. Начальник отдела по защите государственной тайны, ответственный за организацию учета и выдачи печатей, разъясняет ответственным лицам порядок хранения и использования соответствующих печатей, а также предупреждает их об ответственности. 3.6. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому осуществляется (в связи с болезнью, убытием в командировку, уходом в отпуск) по акту (Приложение № 2). При увольнении ответственного должностного лица, переводе на иную должность печать передается работнику, назначенному приказом ректора на занимаемую ранее им должность или исполняющему его обязанности в соответствии с приложением № 2 настоящего Положения. 3.7. Контроль за правильностью использования и хранения печатей осуществляется отделом по защите государственной тайны путем проведения проверок не реже одного раза в год. Состав комиссии и сроки проведения проверки утверждаются приказом ректора университета. Результаты проверок отражаются в акте (Приложение № 3). 4. Порядок использования печатей. 4.1. Оттиск гербовой печати СКФУ проставляется на подпись работников СКФУ, занимающих следующие должности: - первого проректора - проректора по административной работе 5 - проректора по научной работе - проректора по учебной работе и академическому развитию - проректора по финансово-экономической деятельности - проректора-начальника Управления имущественным комплексом - проректора по капитальному строительству и хозяйственной деятельности - проректора по воспитательной работе - начальника управления-главный бухгалтер - начальника отдела по защите государственной тайне - начальника Мобилизационного управления (выписки из приказов, представляемые в военные комиссариаты Российской Федерации; справкиПриложение № 2 к перечню (п.3)) - начальника управления организации научных исследований – проректора по научной работе (экспертные заключения внутривузовской комиссии экспортного контроля СКФУ) - начальника управления делами (копии учредительных документов, лицензий университета, иной разрешительной документации, документы, не предназначенные обязательному визированию руководством университета, но предусматривающих наличие гербовой печати СКФУ (отзывы, рецензии официальных оппонентов и т.п.) - Ученого секретаря Университета - Директора лицея (аттестаты, грамоты) - председателя диссертационного совета - заместителя председателя диссертационного совета - ученого секретаря диссертационного совета. Проставление оттиска гербовой печати СКФУ на подпись других работников СКФУ регламентируется отдельным приказом (распоряжением) ректора или уполномоченным им лицом. 6 4.2. Оттиск гербовой печати СКФУ проставляется на следующие документы: АКТЫ (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. ВЫПИСКИ из приказов, представляемые в военные комиссариаты Российской Федерации, в правоохранительные органы и другие организации (по требованию). ДОГОВОРЫ (договоры, контракты, соглашения) ДОВЕРЕННОСТИ. ДОКУМЕНТЫ для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени СКФУ, а также документы, требующие, на основании нормативного правового акта действующего законодательства Российской Федерации, наличия оттиска гербовой печати. ДОКУМЕНТЫ, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; научные; технические и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты. ЗАЧЕТНЫЕ КНИЖКИ. ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). ИЗВЕЩЕНИЯ по централизованным выплатам ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. КОНТРАКТЫ. ЛИСТКИ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ. НОРМЫ расхода. 7 ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ОТЧЕТЫ во внебюджетные фонды, ИФНС, казначейство, в т.ч. бухгалтерские и статистические. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПРОТОКОЛЫ ЗАСЕДАНИЙ ученого совета СКФУ РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк. СМЕТЫ расходов (на содержание СКФУ; на калькуляцию к договору и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). СПРАВКИ-ВЫЗОВЫ, дающие право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением. СПРАВКИ для предоставления в военные комиссариаты Российской Федерации, пенсионные фонды. СТУДЕНЧЕСКИЕ БИЛЕТЫ. УВЕДОМЛЕНИЯ о бюджетных ассигнованиях, о лимитах бюджетных обязательств УДОСТОВЕРЕНИЯ. УЧЕБНЫЕ ПЛАНЫ. ЭКСПЕРТНЫЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ внутривузовской комиссии экспортного контроля СКФУ. 4.3. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя, на документах, созданных в пределах компетенции подразделения. 8 4.4. Оттиск печати Управления делами проставляется на следующие документы: - копии учредительных документов, лицензий СКФУ, иной разрешительной документации; - копии приказов и распоряжений СКФУ, направляемые в сторонние организации и правоохранительные органы Российской Федерации; - на документы, при удостоверении надписи о количестве листов (копии положений, инструкций, и др.); 4.5. Оттиск печати Управления кадровой политики проставляется на следующие документы: - трудовые книжки; - различные справки и документы кадрового характера; - при удостоверении подписи сотрудников СКФУ. 4.6. При заверении документа печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ. 4.7. Передача печатей посторонним лицам, вынос печатей за пределы здания не допускается. 5. Порядок уничтожения печатей и штампов. 5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в отдел по защите государственной тайны. 5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом ректора. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, в том числе начальник отдела по защите государственной тайны. 5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (Приложение № 4). Акт с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник отдела государственной тайны. 5.4. После составления акта, комиссия проверяет наличие всех печатей и штампов, включенных в акт. При проверке особое внимание членов 9 комиссии должно быть обращено на то, чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями, штампами и записями в журнале учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью все листы акта. Исправления в акте на уничтожение печатей и штампов запрещаются. Акт на уничтожение печатей и штампов утверждается ректором университета. 5.5. Печати и штампы, включенные в акт на уничтожение, после сверки складываются в короб и опечатываются председателем комиссии. Короб хранится до уничтожения в отделе по защите государственной тайны. 5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов. 5.7. Печати и штампы уничтожаются путем разрезания на 4 части и сожжения. 5.8. Работник отдела по защите государственной тайны, на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей журнале учета и представляет копию акта в Управление бухгалтерского учета и отчетности. 5.9. Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течении 10 лет в специально заведенных делах в отделе по защите государственной тайны. 10 6. Ответственность 6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении СКФУ или его структурным подразделением юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации. 6.2. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей, определяемых настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими такие правила, виновное лицо привлекается к дисциплинарной, административной, а также уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. По должностному лицу, утратившему печать (штамп), неправомерно поставившему оттиск на правовом документе проводится служебная проверка в соответствии с приказом Университета от 14.01.2013г. № 03-О». 11 Форма журнала учета печатей и штампов № п/п Наименование печатей и штампов Количество печатей и штампов Оттиски печатей и штампов 1 2 3 4 12 Продолжение приложения 1 Фамилия, инициалы ответственного лица 5 Дата и расписка в получении печати (штампа) 6 Дата возврата печати (штампа) и расписка в получении 7 Отметка об уничтожении 8 13 Приложение № 2 УТВЕРЖДАЮ __________________________ (должность руководителя _________________________ структурного подразделения) __________________________ (фамилия и инициалы) ___ _________ 20____ г. АКТ Мы, нижеподписавшиеся____________________________________________, (должность,фамилия,инициалы сдающего и принимающего) составили настоящий акт в том, что первый сдал, убывая в очередной отпуск (при увольнении, переводе на иную должность), а второй принял следующие печати и штампы: 1. (проставляется оттиск печати или штампа) 2. 3. 4. 5. Всего ____________________________________________________________ печатей и (количество прописью) штампов. Сдал: Принял: _________________ (подпись) _______________ (подпись) _____________________________ (фамилии и инициалы) ________________________ (фамилии и инициалы) 14 Приложение № 3 УТВЕРЖДАЮ Ректор университета подпись А.А. Левитская Дата АКТ о результатах проведения проверки Комиссия, назначенная приказом ректора от _________ № ________ в составе: _______________________________________ произвела проверку (должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии) по использованию и хранению печатей и штампов в следующих структурных подразделениях: N п/п Наименование структурного подразделения 1 2 Председатель комиссии _________ (подпись) Члены комиссии ____________ (подпись) Оттиск печати (штампа) 3 Количество печатей (штампов) 4 Замечания 5 _________________________ (фамилия и инициалы) _________________________ (фамилия и инициалы) 15 Приложение № 4 УТВЕРЖДАЮ Ректор университета подпись А.А. Левитская Дата АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов Комиссия, назначенная приказом ректора от _________ № ________ в составе: _______________________________________ произвела отбор (должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии) к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов: N Регистрационный Наименование п/п номер печати печати (штампа) (штампа) 1 2 3 Оттиск печати (штампа) Количество печатей (штампов) Основание для уничтожения 4 5 6 Всего подлежит уничтожению _____________________________ (количество, прописывается полностью) наименований. Записи с учетными данными сверены: Председатель комиссии _________ _________________________ (подпись) Члены комиссии (фамилия и инициалы) ____________ _________________________ (подпись) (фамилия и инициалы) После утверждения акта перечисленные печати и штампы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _________________________________________ __ _____ 20__ г. (способ уничтожения) Председатель комиссии _________ _________________________ (подпись) Члены комиссии ____________ (фамилия и инициалы) ____________________________ (подпись) (фамилия и инициалы) Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов произвел ____________ ______________________ _____ ________ 20__ г. (подпись) (фамилия и инициалы) 16
