Управление ресурсным обеспечением деятельности

Управление ресурсным
обеспечением
деятельности
Александр Савич
Директор по консалтингу ООО «ИБС»
Доцент кафедры информационных бизнес систем МФТИ
Кандидат технических наук
Что значит управлять
бизнес-процессами?
Управлять бизнес-процессами означает
Контролировать их реализацию и своевременно вносить в них
изменения, обеспечивающие рост показателей деятельности
Компании либо предотвращающие их снижение
2
Определение объекта управления
Связанный набор повторяемых действий
(функций) по созданию конечного результата,
имеющего самостоятельную ценность для клиента
либо самой Компании
Регламент бизнес-процесса —
документ, определяющий последовательность выполнения
функций, составляющих бизнес-процесс, их исполнителей,
результаты каждой функции и всего процесса в целом, а также
преобразуемые и используемые при выполнении функций
документы и применяемые информационные системы. Также в
Регламенте могут фиксироваться: срок и трудоемкость
выполнения функций, показатели эффективности и
результативности бизнес-процесса и другие его характеристики
3
От бизнес-процессов верхнего
уровня – к справочникам
Формирование
бюджета
Формирование
бюджета
Контроль
исполнения
бюджета
Анализ
результатов
исполнения
бюджета
Анализ
результатов
исполнения
бюджета
Корректировка
бюджета
Корректировка
бюджета
4
Подход к выделению и
декомпозиции бизнес-процессов
Конечный
результат
деятельности
результат, представляющий самостоятельную ценность для
Клиента или самой Компании (Бюджет Компании, Отчет о
результатах работы, Обработанная заявка Клиента и т.д.).
Промежуточный
результат
деятельности
результат, используемый для получения конечного результата
либо являющийся его частью, не представляющий
самостоятельной ценности в момент его создания
(Приложения к Договору, Раздел отчета, Принятая и
зарегистрированная заявка Клиента и пр.)
Вспомогательны
й результат
деятельности
результат, используемый для получения промежуточного
результата либо являющийся его частью (Заключение о
комплектности и правильности заполнения документов,
Результат анализа данных и т.д.)
Элементарный
результат
деятельности
результат, используемый для получения вспомогательного
результата и не представляющий какой-либо самостоятельной
ценности (Заполненное поле документа и т.п.)
5
Четырехуровневая модель
Модель верхнего уровня — классифицирует
направления деятельности
Модели второго уровня —
фиксируют состав бизнес-процессов по
направлениям деятельности
Модели третьего уровня — отражают
структуру бизнес-процессов, детализированную
до уровня функций подразделений
Модели четвертого уровня — детализируют
функции подразделений, декомпозируя их на
функции исполнителей
6
Роль BPM в управлении
в условиях кризиса
Снижение
спроса на
продукцию/
услуги
Уменьшение
доходов.
Снижение
эффективности
Методики
управления
ресурсным
обеспечением
бизнеспроцессов
Минимизация
затрат.
Восстановление
эффективности
Оптимальное
количество
потребляемых
ресурсов
Репозитарий
бизнес - процессов
7
Виды обеспечивающих ресурсов
Ресурсы
1. Персонал
2. Технические ресурсы




Операционные
Технические
Транспортные
Складские
3. Материалы
8
Недостатки традиционных методов
расчета потребности в ресурсах
Самый распространенный метод –
расчет по нормативным затратам ресурсов на
выполнение функций
Основные проблемы:
 Высокий уровень параметричности (2*N параметров,
где N – суммарное количество функций)
 Недостаточная точность расчетов
Решение:
Расчет затрат ресурсов на реализацию бизнес-процессов с
использованием методов имитационного моделирования
(N + K параметров, где K – количество бизнес-процессов)
9
Требования к моделям
Целостность
Полнота
Непрерывность
Измеримость
Уникальность
11
Требования к параметрам
Интенсивность
реализации
бизнес-процесса
(частота
наступления стартового события)
отражает
среднее
количество
реализаций бизнес-процесса за
заданный период времени
Нормативное
количество
ресурсов,
потребляемых
при
однократном выполнении функции
Период времени,
для которого
проводится
имитационное
моделирование
Вероятности
наступления
промежуточных событий отражают
вероятностную меру наступления
каждого из возможных вариантов
выхода предшествующей функции
Т
12
Исходные данные для расчета
Нормативная интенсивность
реализации бизнес-процесса
Трудоемкости выполнения функций
или нормативное время выполнения
функций
Вероятности наступления событий
ветвления
Расчетный период
Поправочные коэффициенты
13
Нормирование трудоемкости
методом расчета медианы
14
Выставление счета Клиенту Филиала по оплате услуг
Функция бизнес-процесса
Филиал
1
Филиал
2
Филиал
3
Филиал
4
Филиал
5
Филиал
6
Нормат
ив
Формирование счета Клиенту
Филиала
5
2
5
5
1
5
5
Организация подписания
счета у Директора Филиала и
старшего бухгалтера
5
3
5
2
5
30
5
Передача счета в КО Филиала
для отправки Клиенту
Филиала
5
2
3
2
1
10
2,5
Оперативная отправка счета
Клиенту Филиала
(факс, e-mail)
3
12
3
5
5
5
5
Предоставление оригиналов
выставленных счетов в
бухгалтерию Филиала
8
5
10
2
1
10
6,5
― наибольшие значения
― наименьшие значения
14
Расчет численности. Филиал 1
15
Клиентский
отдел
Показатель
Отдел отчетности и
расчетов
Договорный отдел
Ведущий
Специалист
Главный
Ведущий
Специалист
Главный
Ведущий
Специалист
Специалист
по делопр.
4
8
4
4
4
2
2
2
2
2,5
7,4
2,3
3,5
1,55
0,2
0,9
0,9
0,4
Оптимальная
численность
3
8
2
4
2
0
1
1
1
Загрузка при
оптимальной
численности
0,75
0,83
1,04
0,79
0,70
-
0,81
0,81
0,36
-1
0
-2
0
-2
-2
-1
-1
-1
Штатная численность
Расчетная численность
ИТОГО РАЗНИЦА:
― Необходимо увеличить численность
Всего
32
22
-10
― Необходимо сократить численность
― Крайне низкая загруженность
15
Расчет численности. Филиал 2
16
Клиентский отдел
Показатель
Отдел отчетности и
расчетов
Договорный
отдел
Специалист Главный Ведущий Специ- Ведущий Специпо логистике
алист
алист
Ведущий
Специалист
4
2
2
2
4
4
2
2
5,7
3,8
2,1
1,8
4,6
1,2
0,4
1,0
Оптимальная численность
6
4
2
2
5
1
1
1
Загрузка при оптимальной
численности
0,86
0,86
0,95
0,81
0,83
1,08
0,36
0,90
+2
+2
0
0
+1
-3
-1
-1
Штатная численность
Расчетная численность
ИТОГО РАЗНИЦА:
― Необходимо увеличить численность
-
Всего
22
22
0
― Необходимо сократить численность
― Крайне низкая загруженность
16
Предложения по кадровым
изменениям в Филиалах
17
Учитывая низкую загруженность сотрудников
договорных отделов филиалов целесообразно
объединить Договорный и Клиентский отделы
Выгоды и преимущества:
 Обеспечивается принцип «одного окна». Сотрудник будет
взаимодействовать с Клиентом на всех этапах оказания услуги
(проведение телефонных переговоров для привлечения Клиента,
оформление заявок, счетов, сопровождение Клиента в процессе
оказания услуги)
 Повышается личная ответственность сотрудника за Клиента
 За счет перераспределения функционала между сотрудниками
исчезнет необходимость расширения штатного расписания КО
17
Россия, 127434, Москва,
Дмитровское шоссе, 9Б
тел.: +7 (495) 967-8080
факс: +7 (495) 967-8081
[email protected]
www.ibs.ru
www.facebook.com/IBS.ru
www.twitter.com/ibs_ru