Выполнение запросов Cогласно ГОСТ 7.0

ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
Выполнение запросов
Cогласно ГОСТ 7.0-84 оно определяется как "библиографическое
обслуживание в соответствии с разовыми запросами потребителей
информации". Такие запросы могут носить самый различный характер:
начиная от сведений фактографического и тематического характера, наличия
и местонахождения запрашиваемых документов и кончая предоставлением
самого документа или его копии. Наиболее широко распространенной
формой ответа на запрос является библиографическая справка. Отсюда и
само название рассматриваемого вида библиографического обслуживания.
Особый случай справочно-библиографического обслуживания (СБО) "библиографическая консультация", когда в ответ на разовый запрос
даются советы по самостоятельному использованию путей и средств
библиографического поиска. Библиографическая консультация дается
обычно на следующие виды запросов: а) письменный запрос поступил из
другой библиотеки, где имеются все необходимые библиографические
источники для успешного поиска по данному запросу; б) запрос дается в
целях получения информации для работы над диссертацией, дипломной или
курсовой работой; в) по теме запроса есть определенный, не вызывающий
особых затруднений при использовании потребителем, библиографический
источник; г) запрос связан с интеллектуальным видом досуга (решение
кроссвордов, викторин, участие в конкурсах и т.д.); д) необходим сплошной
просмотр многих выпусков конкретного текущего библиографического
издания за большой период времени.
Сложилась определенная совокупность наиболее часто используемых
видов библиографической справки: уточняющая, тематическая, адресная
и фактографическая.
Уточняющая библиографическая справка (УБС) устанавливает и
(или) уточняет элементы библиографического описания, которые
отсутствуют или искажены в запросе. П.Н.Берков в своей монографии
"Библиографическая эвристика" называет такую библиографическую работу
"поиском недостающего звена". Подобные запросы относятся к наиболее
сложным и трудоемким.
Тематическая
библиографическая
справка
содержит
библиографическую информацию по определенной теме (ГОСТ 7.0-84).
П.Н.Берков называл такую библиографическую работу "подбором
литературы по данному вопросу". По имеющимся данным, такие справки
занимают ведущее место в СБО, составляя 50-80% от всех
библиографических справок, выдаваемых библиотеками за год.
1
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
Адресная библиографическая справка устанавливает наличие и
(или) местонахождение запрашиваемого документа в определенном фонде
(ГОСТ 7.0-84). Первым условием ее выполнения является точное и в
необходимой степени полное библиографическое описание документа.
Естественно, если такового нет, то сначала проводится уточняющий поиск.
Второе условие - определить соответствующий фонд библиотеки и органа
НТИ, используя имеющиеся каталоги и картотеки непосредственно или их
издания.
ГОСТ 7.0-84 не включает такого понятия, как "фактографическая
библиографическая справка", видимо, на том основании, что фактография
не является якобы делом библиографии. Фактографическая справка
представляет собой ответ по существу запроса: сообщение точной даты,
цифры, цитаты, изложение концепции, определение термина и т.п.
Соответственно фактографический поиск предполагает выявление самих
фактов, данных, а не сведений о документах, где эти факты содержатся. Так
писал Н.Н.Щерба в учебнике "Библиографическая работа в библиотеке", и
тут же оговаривал: "Поэтому данный поиск не является библиографическим,
но в библиотеках традиционно относится к справочно-библиографическому
обслуживанию". Мы придерживаемся другой точки зрения: выполнение
фактографических справок - прямая обязанность библиографа. Конечно, они
требуют от него эрудиции, хорошей профессиональной подготовки, знания
круга необходимых для фактографического поиска библиографических
источников. Более того, без библиографических сведений о документах они
становятся недоступными, а без документов нельзя найти и соответствующие
факты. Фактографические запросы составляют значительную часть всех
запросов.
2
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
ВЫПОЛНЕНИЕ ТЕМАТИЧЕСКИХ СПРАВОК
В качестве основания классификации тематических справок
используется их содержание. По этому признаку обычно выделяются справки
общественно-политические, по естествознанию и технике, по литературе и
искусству, а также страноведческие, краеведческие, биобиблиографические,
персональные.
Дифференциация тематических справок по отраслям знания
зафиксирована в журнале учета справок и библиографических
консультаций.
В последние годы в библиографическую практику введен еще один
критерий классификации тематических справок — по степени сложности
или трудоемкости выполнения. Выделяются три категории сложности,
которые зависят от: целевого назначения справки; круга и характера
использованных источников библиографического поиска; принципа
выявления и отбора литературы; способов библиографической группировки;
объема выданной библиографической информации; формы справки (устной
или письменной).(см. рис. 1)
Выполнение любой тематической справки осуществляется по
правилам, многократно проверенным на практике. В библиографоведении
созданы общие (типовые) блок-схемы (алгоритмы) выполнения
тематического запроса.(см. рис.2)
Прием запроса.
Формулирование тематических запросов читателем происходит на
основе его субъективных представлений о теме, которые нередко не
совпадают с ее действительным содержанием. Читатель склонен к
расширенной формулировке темы запроса и называет ее нередко
приблизительно.
Вот почему во время приема запроса между библиографом и
читателем обязательно должна состояться беседа. От нее во многом
будет зависеть успешное удовлетворение запроса. Прежде всего от
библиографа требуется тактичное обращение с читателем, учет его
возрастных, национальных, психологических и других особенностей. На
этапе приема запроса наиболее полно проявляется педагогическая сущность
СБО.
Беседуя с читателем, библиограф должен получить от него
возможно больше информации, которая может стать отправной точкой
последующего библиографического поиска, построения его алгоритма.
Примерный перечень вопросов: формулировка темы запроса, весь набор
сведений, известных абоненту; цель запроса; выяснение требуемой полноты
отбора документов: тематические, типологические, хронологические, территориальные, языковые и другие границы отбора; минимальные и
3
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
максимальные сроки исполнения. Принимая письменный запрос, библиограф
должен сформулировать все вопросы, необходимые для его уточнения, и
попросить читателя представить требуемые уточнения в письменной форме.
При уточнении запроса тема может быть конкретизирована: сужена
или расширена.
Формулировка запроса порой осложняется из-за новизны темы, малой
информированности по данному вопросу читателя и библиографа,
терминологии. Библиограф нередко по-своему формулирует запрос, переводя
его на привычные ему информационно-поисковые языки, определяя раздел
классификации, к которому можно отнести данную тему. Иногда возникает
необходимость использовать термины-синонимы, особенно когда тема
запроса имеет различное терминологическое толкование. В этих случаях за
основу следует взять новейшую терминологию, которая приводится в
ГОСТах,
энциклопедиях,
словарях,
справочниках,
научных
монографиях и статьях.
В ходе беседы с читателем важно выяснить уровень его
общеобразовательной и специальной подготовки, степень владения
навыками работы с библиографическими пособиями, знание языков.
В заключение беседы целесообразно согласовать с читателем
возможность обращения к нему, в случае необходимости, за
дополнительными данными и информировать его об участии в
предстоящем библиографическом поиске. С учетом полученных сведений
библиограф может либо сам выполнять справку, либо выступить в роли
консультанта, оказывающего помощь читателю.
Изучение темы запроса.
Изучение темы запроса после его приема и уточнения преследует две
цели: 1) овладение существом проблемы, а в особо трудных случаях путем
обращения за консультацией к ведущим специалистам по теме запроса; 2)
выявление
соответствующих
теме
источников
и
методов
библиографического поиска.
Длительность процесса изучения темы зависит от степени ее
новизны, литературного и библиографического обеспечения, квалификации
библиографа. Справки второй и особенно третьей категории сложности
требуют больше времени для предварительного изучения темы.
4
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
ВЫПОЛНЕНИЕ УТОЧНЯЮЩИХ СПРАВОК
Запросы на уточнение библиографических данных о документе
относятся к наиболее сложным и трудоемким. Для успешного
выполнения уточняющих справок библиограф должен: детально знать
СБА библиотеки, библиотек города, области, оперативно использовать весь
арсенал библиографических средств; уметь безошибочно выбрать в
качестве исходного наиболее перспективный для уточняющего поиска
признак документа; уметь определить логически обоснованную
последовательность обращения к библиографическим и литературным
источникам в зависимости от исходных данных о документе; оперативно
менять направление поиска, проявлять гибкость в выборе исходных
данных, быть готовым к многовариантности поиска, а также быть
настойчивым, уверенным в положительном результате.
Сложность выполнения уточняющих справок обусловлена
большим числом возможных неточностей при воспроизведении читателем
библиографических сведений о документе и разнообразием путей их
устранения. Эти неточности возникают при приеме устной
библиографической информации; в результате небрежной записи; при
попытках воспроизвести сведения о документе по памяти; из-за ошибок
в библиографических записях, допущенных в монографиях, статьях, в
библиографических пособиях и по многим другим причинам.
Оперативно выполнить уточняющую справку библиографу
поможет знание типичных ошибок в запросах читателей:
искажения фамилии автора (замена одной буквы на другую,
сходную по начертанию или близкую по звучанию, ошибки в
инициалах, женскую фамилию путают с мужской и т. д.);
сокращения и неточное название книг, периодических изданий;
представление переводчика, составителя, редактора, иллюстратора
как автора книги;
неверно указаны год издания, издательство;
авторскую работу приняли за коллективную и наоборот;
представление статьи, раздела, главы книги, частного заглавия тома
или выпуска многотомного издания как названия самостоятельного
произведения или издания;
отсутствие наименования коллектива в продолжающихся изданиях,
материалах симпозиумов, конференций и т.д.;
неточный перевод на русский язык названия зарубежного издания.
Приступая к поиску (библиографическому разысканию), библиограф
располагает неполной или искаженной информацией о документе. В
этом случае необходима система поиска, позволяющая оперативно менять
5
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
логически обоснованную последовательность обращения к тем или иным
источникам.
Система предположений «где искать» носит вариативный,
приспосабливающийся характер. В связи в этим этап приема запроса
становится особенно важным. Библиограф должен получить о
произведении максимум сведений, которыми располагает читатель. Следует
обязательно выяснить у читателя источник сведений. В беседе
библиограф стремится получить дополнительные данные об авторе, если он
известен (годы жизни, область знания, в которой он работает, какие еще его
труды известны читателю, место жительства и т. д.).
Дополнительные сведения помогут расширить круг источников,
которые могут быть привлечены при поиске. Например, материалы о
деятеле разыскивают преимущественно по энциклопедическим и
библиографическим словарям, но если известно, что это лицо было членом
какого-то научного общества, возможности нахождения искомых сведений
расширяются путем использования различных изданий этого общества.
Очень важно при уточнении запроса выяснить место издания или
издательство — это позволит привлечь каталоги издательств, а также
пособия краеведческой библиографии.
Невозможность непосредственного общения с читателем при
получении письменного запроса намного затрудняет проведение
уточняющего поиска, но в особо сложных случаях библиограф имеет право
обратиться к читателю в письменной форме для получения
дополнительных сведений.
После того так читателю будет передано полное и точное
библиографическое описание документа, справка считается выполненной, и
данные о ней библиограф заносит в журнал учета справок.
В отдельных, случаях библиографу не удается найти нужные сведения
о документе. Причиной тому может быть недостаточная его квалификация,
плохой СБА. Но чаще всего причиной отказа является наличие в запросе
явно неверных или даже несуществующих данных. Отказы также
фиксируются в журнале учета справок и библиографических консультаций
с указанием причин невыполнения запроса.
6
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
ВЫПОЛНЕНИЕ АДРЕСНЫХ СПРАВОК
В начале беседы с читателем необходимо выяснить все известные ему
элементы библиографического описания искомого документа. Прежде чем
установить наличие и местонахождение документа, библиограф нередко
осуществляет предварительный уточняющий поиск с тем, чтобы иметь о нем
достаточный набор достоверных сведений (фамилия, имя, отчество автора,
заглавие, выходные данные и т. п.).
Если целью поиска является указание местонахождения книги
хранящейся в библиотеке, то при наличии полного библиографического
описания следует обратиться к алфавитному (в нужных случаях к
генеральному) каталогу. Сведения о журналах, газетах, продолжающихся
сборниках
находят
с
помощью
каталога
периодических
и
продолжающихся изданий. Каталоги и картотеки спецвидов помогут
найти ответы на вопросы о нотах, грамзаписях, стандартах, описаниях
изобретений и т.п.
В тех случаях, когда известно только заглавие и в процессе
уточняющего поиска не удалось установить автора произведения печати,
библиограф обращается к систематическим каталогам и картотекам,
которые помогают восполнить недостающие элементы библиографического
описания и установить наличие книги в данном фонде. Тематические и
специальные картотеки выполняют вспомогательную роль: способствуют
установлению автора книги. Адресный же поиск осуществляется при
помощи алфавитного каталога.
Для нахождения произведений печати, отсутствующих в данной
библиотеке, используются электронные каталоги других библиотек,
электронные, карточные и печатные сводные каталоги, отражающие фонды
нескольких библиотек.
При положительном исходе адресного поиска абонент получает
полное библиографическое описание документа с указанием его
местонахождения в фондах библиотек страны. Приводится шифр хранения
книги (статьи) в библиотеке, где был принят запрос.
7
ЭЛЕКТРОННАЯ (ВИРТУАЛЬНАЯ) БИБЛИОТЕКА КУЗБАССА
ВЫПОЛНЕНИЕ ФАКТОГРАФИЧЕСКИХ СПРАВОК
Фактографическая справка представляет собой ответ по существу
запроса (сообщение точной даты, цифры, цитаты, характеристика явления,
проблемы, изложение концепции, объяснение термина и т. п.).
Соответственно фактографический поиск предполагает разыскание самих
фактов, а не сведений о документах, где эти факты содержатся. Поэтому
данный поиск не является библиографическим, но в библиотеках
традиционно относится к справочно-библиографическому обслуживанию.
Фактографические запросы составляют значительную часть всех
запросов, поступающих в библиотеки, особенно научно-технические. Их
выполнение базируется на использовании энциклопедий, словарей,
справочников, фактографических картотек (цитат, крылатых выражений,
знаменательных дат и т. п . ) .
По своему содержанию фактографические запросы исключительно
разнообразны. Их выполнение требует от библиографа большой эрудиции,
хорошей профессиональной подготовки, знания большого круга источников
фактографического поиска. Получив библиографическую справку
(например, тематическую), читатель проведет своеобразную проверку ее
достоверности после того, как закажет и изучит рекомендованную ему
литературу. При фактографическом запросе читатель, как правило, сразу
использует полученную информацию, без дополнительной ее проверки.
Словари, энциклопедии, справочники, фактографические картотеки
являются важнейшим, но не единственным средством выполнения
фактографических запросов. При поступлении узкоспециальных запросов, а
также при выяснении фактов, касающихся проблем сегодняшней жизни,
которые еще не отражены в справочных изданиях, библиограф подбирает
соответствующую литературу и просматривает ее. Целесообразно привлечь
к поиску читателя.
8