ОПИСАНИЕ ОСОБЫХ ТИПОВ РАБОТ

1
ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ
Иерархия работ.
В Рroject используются следующие виды работ:
составные – не следует заполнять поля Название ресурса и
Длительность (устанавливается автоматически суммированием простых
работ);
простые (с фиксированной длительностью, с фиксированной
численностью ресурсов (по умолчанию), с фиксированной трудоемкостью.
Каждая работа по умолчанию считается простой, не содержащей в
своем составе других работ. Первой работе проекта присваивается
наивысший (первый) уровень. Все последующие работы наследуют
уровень первой.
Изменять уровень работ можно:
с панели инструментов
или меню
Проект - Структура.
Иерархический уровень работ может быть смещен только на одну
ступень. Это свойство заложено в программу. Например, работа 1-го уровня
может непосредственно включать только работы 2-го уровня, но не 3-го или 4го.
Замечание. Работа верхнего уровня не обязательно является составной. И
наоборот, составная работа м.б. частью некоторой работы более высокого
уровня.
Составные работы могут иметь перед своим названием символ структуры
– квадрат со знаком минус или плюс. Для вывода его изображения требуется
войти в диалоговое окно
Сервис – Параметры – Вид:
Символ структуры – включенная опция выводит перед сложными
работами, имеющими в своем составе составные, квадрат с минусом (щелчок
мышкой по минусу меняет его на плюс и свертывает все составные работы).
Суммарные задачи – выключенная опция свертывает все суммарные
задачи, включенная опция выводит изображение всех суммарных задач и
активизирует опцию
Суммарную задачу проекта – включенная опция выводит название
файла в первую строку колонки Наименование задач как название проекта
(имя файла) и переводит все остальные задачи на уровень ниже. Расчетная
длительность суммарной задачи проекта соответствует общему времени
выполнения проекта.
2
Установка параметров работ.
Каждая работа характеризуется тремя основными параметрами:
длительность, трудоемкость, количество привлекаемых ресурсов.
Длительность работы (ДР) – это общий период времени, необходимый
для ее выполнения.
ДР измеряется в минутах, часах, днях, неделях, месяцах, годах и м.б.
введена пользователем или вычислена MS Project на основе дат начала и
завершения работы или вида и объема назначенных ресурсов.
MS Project вычисляет ДР суммируя рабочее время между датами начала и
завершения без учета времени на перерывы в работе (например, выходные
дни).
Замечание. В связи со сказанным выше не следует путать длительность
работы с ее календарной продолжительностью, которая исчисляется с
учетом выходных дней. «Классическим» примером, поясняющим различие
между этими понятиями, является работа, которая начинается в пятницу. Если
ее плановая длительность равна 10 часам, то такая работа завершится в
понедельник (при использовании стандартного рабочего календаря). При этом
на календарном графике символ работы будет занимать промежуток более трех
дней: от 8.00 до 11.00 понедельника (рис. 1, «Работа 1»).
Рис. 1. Иллюстрация к понятиям
длительность и календарная продолжительность работы:
работа 1, начатая в Пт – вверху; работа 2, начатая в Пн – внизу
Если новая работа введена без указания ее длительности, MS Project
вычисляет длительность по заданным датам начала и конца или использует
значение, заданное по умолчанию и помечает это значение как
ориентировочное – визуальным признаком служит вопросительный знак после
значения длительности. MS Project работает с ориентировочными
длительностями так же, как и с «точными», но он как бы предупреждает
пользователя, что эти значения рассчитаны исходя из другой информации
относительно работы, и если полученная длительность не удовлетворяет
разработчика проекта, следует пересмотреть другие работы.
Замечание
По умолчанию MS Project отмечает вопросительным знаком (то есть как
ориентировочные) все значения длительности, которые не были введены
пользователем явно. Например, если задать для работы дату начала 10
сентября, а дату окончания – 12, то MS Project без труда вычислит и назначит
3
этой работе длительность, равную 3 дням, но при этом отметит ее как
ориентировочную. После того как пользователь введет то же самое значение
явно (например, в поле Длительность таблицы работ), MS Project станет
воспринимать его как «точное». Альтернативный подход состоит в том, чтобы
просто удалить вопросительный знак.
Помимо «ориентировочной» и «точной» длительности, в MS Project
различается один тип длительности, для которого вычисления выполняются
несколько по-иному.
В англоязычном варианте для нее используется термин Elapsed Duration
(Истекший период). Под этим термином понимается промежуток времени,
необходимый для завершения непрерывной работы, выполняемой без учета
рабочего календаря проекта. Примером такой работы может служить
застывание бетона в опалубке (бетон будет делать свое дело без выходных и
перерывов на обед, пока окончательно не застынет). Другой характерный
пример – перемещение грузов на большие расстояния (скажем, с помощью
железнодорожного транспорта). Сюда относится и проветривание карьеров и
штреков после проведения взрывных работ.
Другими словами, истекшая длительность устанавливается для работ,
которые после их начала не могут быть приостановлены. Таким образом,
истекшая длительность определяется MS Project в предположении, что в
рабочей неделе содержится 7 рабочих дней, по 24 часа каждый. При этом ни
параметры рабочего календаря проекта, ни параметры рабочего времени,
установленные на вкладке Календарь (Calendar) диалогового окна
Параметры (Options), в расчет не принимаются.
Чтобы сообщить MS Project, что для данной работы устанавливается
истекшая длительность, следует перед обозначением единиц времени ввести
префикс "е" (для русифицированной версии "а" – астрономическое время).
Например, если некий непрерывный процесс занимает 10 дней, то в поле
Duration (Длительность) следует ввести «10 ed» (рус. "10 ад).
Несмотря на указанные особенности работ с истекшей длительностью,
следует иметь в виду следующее. При вычислении суммарной длительности
составной работы, в которую входят такие работы, расчет производится на
основе календаря рабочего времени. Например, на рис. 2 показана составная
работа (Работа 1), которая содержит работу с истекшей длительностью (Работа
3), равной 10 дням. Тем не менее, суммарная длительность составной работы,
MS Project, равна 7 дням.
Рис. 2. Пример работы с истекшей длительностью
4
Рис. 3. Примеры типов связей между работами
Типы связей между работами.
По умолчанию программой MS Project устанавливается классический вид
связи: конец – начало, когда последующая работа начинается только после
окончания предыдущей. Как в эстафете: один добежал (закончил бег) – второй
побежал (начал бег). Но один тип связей ограничивает возможности
планирования проекта. Поэтому программа поддерживает еще несколько типов
связей, устанавливаемых пользователем (рис. 3).
Тип связи
Finish-to-Start
Окончание-начало
Start-to-Start
Начало-начало
Finish-to-Finish
Окончаниеокончание
Start-to-Finish
Начало-окончание
Сокр.
FS
ОН
SS
НН
FF
ОО
SF
НО
Пояснение
Последующая работа не м.б. начата, пока не будут
завершены все предшествующие
Последующая работа не м.б. начата, пока не будут
начаты все предшествующие
Последующая работа не м.б. завершена, пока не
будут завершены все предшествующие
Последующая работа не м.б. завершена, пока не
будут начаты все предшествующие
Для каждого типа связи дополнительно м.б. задано смещение во времени
между соответствующими событиями. Смещение м.б. задано в положительном
направлении – запаздывание, и в отрицательном – опережение.
5
Величина смещения м.б. задана в абсолютных единицах (дни, часы), но
и в относительных (%). Относительные единицы удобно использовать в тех
случаях, когда требуется сохранить величину смещения при изменении
длительности работы- предшественника.
Пример.
Опережение в 20 % (смещение на –20 %) означает, что работа-преемник
будет начата после того как работа-предшественник будет выполнена на 20 %.
Относительные единицы удобно использовать в тех случаях, когда
требуется сохранить величину смещения при изменении длительности работыпредшественника.
Примеры визуального представления на графике различных типов связей
приведены на рис. 3.1. В левом столбце связи между работами без смещения, в
среднем – с положительным смещением второй работы относительно первой, в
правом – с отрицательным смещением (с опережением).
Для задания типа связи необходимо:
1. 2-й щ.м. на имени работы-преемника в столбце Наименование задач.
2. В открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Предшественник.
3. Щ.м. в ячейке столбца Тип, соответствующей той работе-предшественнику,
связь с которой модифицируется.
4. Открыть список и выбрать тип связи.
5. Для указания смещения по времени перейти в столбец Запаздывание и
установить по счетчику величину смещения.
Описание особых типов работ
К работам особых типов относятся:
 вехи;
 периодические работы;
 прерванные работы.
Вехи
Веха (Milestone) с точки зрения структуры проекта – это некое важное
событие, которое должно быть отмечено в расписании. С математической точки
зрения – это работа, имеющая нулевую длительность.
Тем не менее, некоторые вехи могут иметь длительность, отличную от
нуля. Например, если проект предусматривает создание промежуточного отчета
по завершении каждой составной работы, и процесс его утверждения обычно
занимает пару дней, то соответствующую процедуру можно отобразить в
проекте как веху с длительностью, равной двум дням.
В силу указанных причин в MS Project предусмотрено два способа
создания вех:
• чтобы создать веху как событие, достаточно просто установить для
соответствующей работы в поле Длительность (Duration) значение, равное
нулю (дней, месяцев или часов);
6
Рис. 4. Представление вех на календарном графике
• чтобы создать веху с некоторой длительностью, необходимо открыть
диалоговое окно Сведения о задаче (Task Information), перейти на вкладку
Дополнительно (Advanced), в поле Длительность (Duration) ввести
длительность работы, и затем установить флажок Пометить задачу как веху
(Mark task as milestone).
Даже если для вехи задана некоторая длительность, она (веха) все равно
по умолчанию отображается на календарном графике в виде черного ромбика,
положение которого определяется начальной датой соответствующей работы
(при этом дата отображается справа от символа вехи). Тем не менее,
длительность работы-вехи учитывается MS Project при вычислении суммарной
длительности составной работы (и проекта в целом), частью которой она
является. Например, на рис. 4 показана составная работа «Первый текущий
ремонт проходческого комбайна», в которую входит работа-веха, имеющая
длительность 2 дня. Суммарная длительность составной работы складывается
как из длительностей «обычных» работ, так и из длительности работы-вехи.
Замечание.
При желании стиль символа вехи (как, впрочем, и любой другой работы)
может быть изменен, также может быть запрещен и вывод даты. Самый
удобный способ сделать это – открыть диалоговое окно Формат отрезка
(Format Bar), дважды щелкнув левой кнопкой мыши на символе работы, и
выбрать наиболее подходящий вариант.
Периодические работы
В реальной жизни предприятия или организации часто имеют место
мероприятия, которые проводятся с определенной периодичностью.
Примерами подобных мероприятий могут служить профилактическое
обслуживание техники или производственные совещания. Если такие
мероприятия повторяются в рамках проекта несколько раз, но с различными
интервалами, то для MS Project они ничем не отличаются от обычных работ.
Разработчику проекта придется каждый «экземпляр» такой работы добавлять в
проект вручную. Другое дело, если некоторый вид работ выполняется
регулярно, с постоянным интервалом. Для таких работ в MS Project установлен
специальный тип – периодические (Recurring Task) и предусмотрен
специальный механизм включения в проект.
7
Чтобы добавить в проект периодическую работу, необходимо:
1. Щелкнуть левой кнопкой мыши в той строке таблицы работ, куда
следует поместить периодическую работу.
2. В меню Вставка (Insert) основного окна выбрать команду
Повторяющаяся задача… (Recurring Task...).
3. В открывшемся диалоговом окне Сведения о повторяющейся задаче
(Recurring Task Information) установить требуемые параметры работы и
щелкнуть на кнопке ОК.
Прерванная работа
Под Прерванной работой (Splited Task) понимается начатая, но
отложенная работа; такой перерыв не следует путать с нерабочим временем,
определяемым календарем проекта.
В реальной жизни причины прерывания выполняемой работы могут быть
самые разные: переброска исполнителей на более важную или более срочную
работу, выход из строя оборудования, недостаток информации для
продолжения работы и т.д. Следует отметить, что MS Project позволяет
отразить подобные ситуации в расписании проекта. Более того,
соответствующие коррективы могут быть внесены динамически, то есть
«обычная» работа может быть преобразована в прерванную уже после того, как
начнется реализация исходного плана. Для включения такой возможности
следует
Сервис – Параметры – Планирование –
установить опцию Прерывание выполняющихся задач
Механизм прерванных работ целесообразно использовать также при
описании работы, выполняемой периодически, промежутки в выполнении
которой имеют различную протяженность, и, кроме того, если сами фрагменты
работы различаются длительностью. Примером такой работы может служить
проведение занятий с персоналом. Очередное занятие может проводиться, в
частности, при закупке новой техники. Еще один характерный пример –
обработка поступающей корреспонденции.
Чтобы включить в проект прерванную работу, необходимо:
1. Переключиться в режим работы с окном Диаграмма Ганта.
2. В столбце Наименование задач таблицы работ ввести имя работы.
3. В столбце Длительность таблицы работ ввести предполагаемую
суммарную длительность работы.
4. На календарном графике (то есть в графической части окна) щелкнуть
правой кнопкой мыши на символе работы и в контекстном меню выбрать
командуй Прервать задачу.
5. Подвести указатель мыши к той точке символа, где следует прервать
работу, и щелкнуть левой кнопкой мыши; в результате символ работы окажется
разделен на две части, между которыми отображается (по умолчанию)
пунктирная линия.
6. Переместить правую часть символа на ту позицию календарного
8
графика, которая соответствует требуемой дате возобновления работы; для
этого необходимо установить указатель на перемещаемую часть символа,
нажать левую кнопку мыши и отбуксировать символ.
Если необходимо создать более одного разрыва, повторить п.п. 4, 5 и 6
требуемое число раз.
Замечание
Перемещение фрагмента работы требует определенной аккуратности.
Вопросы по лекции 2.
1. Назовите виды работ.
2. Особенность внесения в диаграмму Ганта составных работ.
3. Какой уровень присваивается первой работе проекта?
4. Какой уровень наследует новая работа, вносимая в проект?
5. Как изменить уровень работ?
6. Как вывести в колонку Название задачи символ структуры?
7. Каким работам присваивается символ структуры?
8. Как включить опцию Суммарные задачи.
9. Назначение опции Суммарные задачи.
10.Как включить опцию Суммарную задачу проекта.
11.Что происходит при включении опции Суммарную задачу проекта.
12.Назначение опции Суммарную задачу проекта.
13.Назовите параметры работы.
14.Что такое длительность работы и в чем она измеряется.
15.Отличие календарной продолжительности от длительности работы.
16.Если работа введена без указания длительности, как MS Project вычислит
этот параметр?
17.Какие работы относятся к типу Истекший период?
18.Как вводится длительность для работ типа Истекший период?
19.Назовите типы связей между работами.
20.Как задавать тип связи и смещение между работами?
21.В чем измеряется смещение между работами?
22.Назовите особые типы работ.
23.Как установить веху с нулевой длительностью?
24.Как присвоить длительность работе типа веха?
25.Как ввести периодическую работу
26.Как создать прерванную работу.
27.Как изменяется длительность при создании прерванной работы?