Положение об отделе организационного, документационного

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе организационного, документационного обеспечения и контроля
Главного управления Минюста России по Ростовской области
Общие положения
I.
1. Отдел организационного, документационного обеспечения и контроля является структурным подразделением
Главного управления Минюста России по Ростовской области (далее - отдел, Главное управление).
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными
конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минюста России, Положением о Главном управлении
Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, настоящим
Положением, приказами и распоряжениями Главного управления.
3. Основными задачами отдела являются:
1)
организация и методическое обеспечение управленческой деятельности Главного управления;
2)
обеспечение в пределах своих полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина, а
также организация в Главном управлении работы с обращениями граждан;
3)
организация и осуществление перспективного и текущего планирования деятельности Главного
управления;
4)
организация и осуществление контроля за выполнением структурными подразделениями плановых
мероприятий, приказов и распоряжений Минюста России и Главного управления, поручений аппарата полномочного
представителя Президента Российской Федерации в ЮФО и руководства Главного управления;
5)
организационное и документационное обеспечение деятельности Главного управления и оперативного
совещания руководящего состава Главного управления (далее – оперативное совещание);
6)
координация работы по взаимодействию структурных подразделений Главного управления со
средствами массовой информации, ведению в установленном порядке официального Интернет-сайта Главного
управления.
4. Отдел осуществляет свою деятельность как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими
структурными подразделениями Главного управления.
II. Полномочия
5.
1)
Отдел осуществляет следующие полномочия:
разрабатывает и представляет на
согласование руководству Главного
управления порядок
взаимодействия с аппаратом полномочного представителя Президента (далее - полпред Президента) Российской
Федерации в Южном федеральном округе, периодичность представления информационно-аналитических и иных
сведений в пределах компетенции Главного управления для последующего информирования полпреда Президента
Российской Федерации в Южном федеральном округе;
2)
организует работу по информированию структурными подразделениями Главного управления аппарата
полпреда Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе о деятельности Главного управления, о
проведении совещаний, конференций и других мероприятий окружного уровня по вопросам, относящимся к
установленной сфере деятельности;
2
3)
организует работу по информированию населения о деятельности Главного управления в установленном
Минюстом России порядке, ведению официального Интернет-сайта Главного управления;
4)
взаимодействует со средствами массовой информации по вопросам реализации Главным управлением
государственной политики в установленной сфере деятельности;
5)
обеспечивает
прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в Главное
управление обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения Главного управления в соответствии
с резолюцией руководства; контролирует своевременное рассмотрение структурными подразделениями устных и
письменных обращений граждан;
6)
организует прием граждан руководством Главного управления и осуществляет прием граждан по
вопросам, относящимся к компетенции отдела;
7)
участвует в проводимых Минюстом России проверках деятельности территориальных органов
Минюста России, подведомственных ему федеральных служб и учреждений;
8)
по поручению начальника Главного управления принимает участие в проверках деятельности
территориальных
органов
подведомственных
Минюсту
России
федеральных
служб
и
учреждений,
проводимых органами прокуратуры;
9)
обеспечивает
исполнительной
власти,
заключение
органами
с
территориальными
государственной
власти
органами
Ростовской
федеральных
области
органов
соглашения
о
взаимодействии по направлению деятельности отдела;
10) участвует в подготовке информационно-аналитического доклада о результатах деятельности
Главного управления и обеспечивает его направление в Минюст России;
11) осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения структурными подразделениями Главного
управления приказов, распоряжений и поручений Минюста России, поручений аппарата полпреда Президента
Российской Федерации в Южном федеральном округе и руководства Главного управления;
12) осуществляет контроль выполнения планов работы Главного управления, планов работы и
выполнения решений оперативного совещания Главного управления;
13) осуществляет
в
соответствии
с
законодательством
Российской
Федерации
работу
по
документационному обеспечению деятельности Главного управления в порядке, установленном Инструкцией по
делопроизводству:
а)обеспечивает первичную обработку (прием, регистрацию, учет) поступающих документов в Главное управление;
б)
осуществляет регистрацию и рассылку исходящей корреспонденции Главного управления;
в)обобщает сведения об объеме документооборота, вносит предложения по оптимизации документооборота;
г) принимает участие в разработке организационно-распорядительных документов по основной деятельности
Главного управления, осуществляет их редактирование, регистрацию и тиражирование;
д)
организует работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов Главного
управления;
е)контролирует исполнение структурными подразделениями Главного управления требований Инструкции по
делопроизводству;
ж)
организует разработку, согласование и утверждение сводной номенклатуры дел Главного управления;
з) осуществляет отбор и принятие на временное хранение документов, образующихся в процессе деятельности;
3
и) организует работу по подготовке и передаче документов постоянного хранения в Государственный
архив Российской Федерации в соответствии с действующими нормативами и сводной номенклатурой дел;
к) организует работу экспертной комиссии Главного управления по определению ценности и состояния
документального фонда Главного управления, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками
хранения;
14) в рамках координации и контроля за деятельностью территориальных органов Минюста России,
действующих в Южном федеральном округе, (далее – территориальные органы Минюста России) запрашивает у них
в установленном законодательством порядке информационные, справочные и иные сведения, необходимые для
реализации полномочий;
15) участвует в установленном порядке в обобщении практики деятельности территориальных органов Минюста
России, вносит предложения по решению проблемных вопросов, возникающих в деятельности Главного управления
и территориальных органов Минюста России, а также предложения по совершенствованию их деятельности;
16) осуществляет сбор, обобщение, анализ и представление в Минюст России информации по направлению
организационно-управленческой деятельности территориальных органов Минюста России;
17) осуществляет подготовку и направление в территориальные органы Минюста России обзорных
информационно-аналитических материалов в установленной сфере деятельности;
18) оказывает территориальным органам Минюста России организационную и методическую помощь в
реализации ими полномочий, предусмотренных положением об Управлении Минюста России по субъекту (субъектам)
Российской Федерации;
19) в установленном порядке изучает положительный опыт работы территориальных органов Минюста России и
вносит предложения по его распространению (внедрению);
20)
осуществляет
иные
полномочия,
предусмотренные
законодательством
Российской
Федерации,
нормативными правовыми актами Минюста России и Главного управления.
III.
Организация деятельности
6. Отдел возглавляет начальник отдела организационного, документационного обеспечения и контроля
(далее - отдел), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом Главного управления.
Начальник отдела подчиняется начальнику Главного управления.
Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела, несет
персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, состояние служебной дисциплины.
7. Начальник отдела для решения предусмотренных настоящим Положением задач:
1) распределяет обязанности между федеральными государственными гражданскими служащими (далее государственные служащие) отдела, обеспечивает соблюдение ими служебной дисциплины, правил внутреннего
трудового распорядка и кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих
Минюста России и его территориальных органов;
2) осуществляет в установленном порядке планирование работы отдела;
3) в установленном порядке вносит предложения о назначении на должность, перемещении, отстранении и
освобождении от должности, об оплате труда государственных служащих отдела, о присвоении им классных
4
чинов, аттестации, представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, поощрении и
наложении дисциплинарных взысканий, о создании для них необходимых условий труда;
4) в пределах компетенции отдела рассматривает документы, поступившие в отдел, принимает по ним решения,
подписывает документы, исходящие из отдела;
5) обеспечивает исполнение в отделе законодательства о государственной гражданской службе;
6) вносит в установленном порядке предложения по структуре и штатной численности отдела;
7) разрабатывает положение об отделе и должностные регламенты государственных служащих отдела и
представляет их на утверждение начальнику Главного управления;
8) организует взаимодействие отдела со структурными подразделениями Главного управления;
9) организует проведение совещаний, семинаров, иных методических мероприятий с гражданскими служащими
Главного управления по вопросам организационно-управленческой деятельности;
10) в пределах своей компетенции дает поручения гражданским служащим отдела, обязательные для
исполнения;
11) разрабатывает планы индивидуальной профессиональной подготовки гражданских служащих отдела и
организует работу по их выполнению;
12) в плановом порядке и по поручению начальника Главного управления организует проведение проверок
структурных подразделений Главного управления по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
13) участвует в работе совещательных органов при Главном управлении;
14) готовит аналитические, информационные, справочные и иные материалы по вопросам, отнесенным к
компетенции отдела;
15) организует работу по составлению сводной статистической отчетности по работе с обращениями граждан,
представляемую отделами Главного управления;
16) организует работу по составлению сводной статистической отчетности о работе со СМИ, представляемую
отделами Главного управления;
17) организует работу по составлению сводной статистической отчетности о результатах проведения
проверок, представляемую отделами Главного управления;
18) организует работу по составлению сводной статистической отчетности о результатах деятельности по
защите интересов Министерства юстиции Российской Федерации в судах, представляемую отделами Главного
управления;
19) организует работу по составлению сводной статистической отчетности о целевых индикаторах и
показателях реализации государственных и федеральных целевых программ (подпрограмм);
20)
осуществляет
установленных
форм
контроль
статистической
за
своевременным
отчетности
и
её
составлением
отделами
размещением
в
АИС
Главного
управления
«Статистика»
согласно
установленным срокам;
21) разрабатывает проекты приказов и распоряжений Главного управления по вопросам организационноуправленческой деятельности, принимает участие в согласовании подготавливаемых структурными подразделениями
Главного управления проектов организационно-распорядительных документов, при необходимости возвращает их на
доработку;
5
22) во взаимодействии со структурными подразделениями Главного управления готовит информационноаналитические доклады и иные аналитические материалы о результатах работы Главного управления за отчетный
период и осуществляет их направление в Минюст России;
23) во взаимодействии со структурными подразделениями Главного управления разрабатывает планы
основных организационных мероприятий и планы командирования Главного управления, планы проведения
оперативного совещания Главного управления (далее - перспективные планы Главного управления), а также
иные планы по поручению начальника Главного управления;
24) разрабатывает регламент работы оперативного совещания Главного управления, по поручению
начальника Главного управления установленным порядком вносит в них изменения;
25) осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой и проведением заседаний
оперативного совещания в соответствии с регламентом его работы;
26) обобщает и анализирует информационные материалы, подготовленные к заседаниям оперативного
совещаниям подразделениями-исполнителями Главного управления, возвращает на доработку неудовлетворительно
подготовленные материалы;
27) принимает участие в разработке проектов решений заседаний оперативного совещания, по поручениям
начальника Главного управления осуществляет доработку решений с учетом замечаний и предложений, высказанных
участниками оперативного совещания;
28) обеспечивает доведение исполнителям и иным заинтересованным лицам решений, принятых на заседаниях
оперативного совещания, контролирует их исполнение;
29) участвует в проведении проверок деятельности структурных подразделений Главного управления,
территориальных органов Минюста России по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
30) контролирует выполнение структурными подразделениями Главного управления перспективных планов
Минюста России, приказов, распоряжений и перспективных планов Главного управления, поручений начальника
Главного управления; планов проведения и решений оперативного совещания Главного управления;
31) участвует в организации работы по информированию полпреда Президента Российской Федерации в
Южном федеральном округе о результатах деятельности и планах Главного управления, существующих
проблемах в деятельности Главного управления;
32) решает в установленном порядке вопросы выезда гражданских служащих отдела в служебные
командировки;
33)
осуществляет
иные
полномочия
в
соответствии
с
правовыми
актами
Минюста
России
и
организационно-распорядительными документами Главного управления.
8. Отдел осуществляет свою деятельность на основе плана основных организационных мероприятий и плана
командирования Главного управления, плана работы оперативного совещания, приказов, распоряжений и поручений
Минюста России; организационно-распорядительных документов Главного управления, поручений начальника
Главного управления и плана работы отдела.
9.
Состав (структура) отдела определяется штатным расписанием Главного управления, утвержденным
Министерством юстиции Российской Федерации.
10. Деятельность гражданских служащих отдела регламентируется их должностными регламентами, которые
закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку, распределение работ по
6
сложности выполнения. Должностные регламенты разрабатываются начальником отдела и
утверждаются
начальником Главного управления.
11. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями
Главного управления.
12. Курирует деятельность отдела непосредственно начальник Главного управления.