Н.И. Бурлуцкая "Новое здание – старые проблемы. Что нужно

Главный хранитель фондов ЦГА СПб
Н.И. Бурлуцкая
Новое здание – старые проблемы.
Что нужно знать и сделать, чтобы переехать без потерь.
Перед вами новое здание архива на Дальневосточном проспекте, в
которое нам предстоит переехать в 2014 году. На моей памяти это второй
столь масштабный переезд архива. Тот, памятный мне переезд, проходил в
несколько этапов растянутых во времени.
Начался он зимой 1971 года (в самые холодные январские морозы)
перемещением фондов народного хозяйства из здания на ул. Профессора
Попова, д. 5 (б. архива министерства внутренних дел) в новое здание на
Варфоломеевской ул., д. 15.
Летом того же года начался переезд документов органов власти из
основного административного здания, которое находилось на ул. Воинова
(теперь Шпалерная) д. 34.
Осенью состоялось перемещение фондов учреждений и организаций
образования и здравоохранения из хранилища на ул. 5-я Советская, 33 в
освободившиеся хранилища на ул. Воинова. д. 34.
В 1976 году переезд продолжился. Из хранилищ, расположенных на
Московском пр., 100 (в б. Новодевичьем монастыре) и в Мучном пер., д. 2
(тогда там в фотоархиве размещалось наше хранилище) были перевезены
дела во вновь построенное здание на Варфоломеевской ул. 15а.
К сожалению, история переездов наших документов на этом не
завершилась, но последовавшие затем перемещения не были такого
большого масштаба.
О качестве переезда судят по конечному результату.
В результате нашего переезда было не обнаружено порядка 20 мелких
фондов. Прошло более 20 лет, прежде чем они были обнаружены.
2
Сравним наш практический опыт с рекомендациями, изложенными в
методическом пособии Владимира Федоровича Привалова "Обеспечение
сохранности архивных документов на бумажной основе". М., 2005. 1.
Как
следует
из
этого
пособия,
каждое
"…
перемещение
и
транспортирование документов должны производиться с соблюдением
требований обеспечивающих:
•
Охрану";
Формально это требование соблюдалось при всех перемещениях, о
которых я говорила. Документы всегда перевозились в сопровождении
архивиста. Однако такая охрана может быть только от хороших людей.
• "Физическую сохранность";
Это значит, что все дела, которые перемещаются должны быть
доставлены в целости и сохранности. Прежде всего, необходим строгий
учет перевозимых дел. Готовясь к переезду, в архиве были составлены
памятки, рабочие схемы, списки перевозимых дел и учетные карточки
к каждой машине. В карточке указывалось количество и диапазон
шифров дел, литерные и пропущенные номера коробок и связок.
Заранее просчитывалось количество погонных метров, необходимое
для размещения фондов.
Дела перевозились в крытых опечатанных автомобилях. А за
процессом перемещения внутри здания наблюдали ответственные
хранители.
• "Защиту от механических повреждений";
1
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое
пособие/ Росархив. ВНИИДАД. – М., 2005. С.44 – 45.
3
Для этого, как сказано в методическом пособии "… транспортирование
должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке
материалов, или в режиме, исключающем их подвижки и смещение".
Это правило нами всегда соблюдалось. Для сохранности дел внутри
первичной упаковки архивные коробки и папки дополнительно
перевязывали шпагатом. Однако при перевозке дел в 1970-е годы были
и исключения: некоторые дела, в том числе большого формата, не
имевшие первичной упаковки, перевозили только в перевязанном виде,
с ярлыками, что в результате привело к утрате части ярлыков, и к
последующему розыску фондов и дел.
• "Защиту от воздействия света";
Понятно, что только находившиеся в папках и коробках дела были
защищены от вредного воздействия света. Дела, не имевшие первичной
упаковки, от воздействия света были не защищены.
• "Защиту от осадков и высокой влажности"
Это, одно из наиболее трудно, выполнимых, требований. Машины, как
правило, заказывают заранее, а погоду заказать невозможно, и дождь у
нас явление не редкое. В методическом пособии прямо указано:
"Такого рода работы в дождь не проводят", а "… при высокой
относительной влажности (выше 70%) [необходимо] … применять …
защитные влагонепроницаемые упаковочные средства (полимерные
мешки, ящики с пленкой)".
Правила гласят, что перевозки документов должны осуществляться в
теплое время года, но переезд архива в 1971 году в здание на
Варфоломеевской улице начался зимой. И после переезда документы
акклиматизации не проходили, а сразу размещались в архивохранилище, так
как ни времени, ни специального помещения в архиве не было.
4
Замечу, что и при обмене документами с ЛОГАВ в 2006 и в 2008 году
перевозки проходили в осенне-зимний период (планируемое для этого летнее
время ушло, на долгие "согласования" для получения денег).
Сейчас перед нами стоит задача вывезти документы из четырех
различных зданий, расположенных на левом берегу Невы и на значительном
расстоянии друг от друга. Шпалерная, 34, Таврическая, 39, Варфоломеевская
15 и 15а. А новое здание расположено на правом берегу, на пересечении ул.
Антонова-Овсеенко и Дальневосточного проспекта.
Для того чтобы составить техническое задание для проектирования
стеллажей, в марте 2008 года во всех архивохранилищах был проведен
подсчет количества связок, коробок, неформатных связок, коробок, ящиков,
рулонов. Так как изначально предполагалось оснастить новое здание
раздвижными
стеллажами,
необходимо
было
определить
количество
стеллажей и их размеры, в том числе ширину полок. Подсчитать
необходимое количество стационарных стеллажей. В нашу задачу входило
подсчитать
количество
стандартных
и
нестандартных
первичных
упаковочных средств в архиве и уточнить их размеры. Так как времени у нас
было мало, то подсчеты проводились не по фондам, а по полкам и стеллажам,
данные вносились в специально составленные таблицы, затем суммировались
по каждому этажу, хранилищу и архиву в целом. Так как наш архив
постоянно комплектующийся, данные периодически корректировались.
На сегодняшний день у нас 190333 различных видов архивных связок,
из них большую часть составляют стандартные папки, их – 109728, коробок
значительно меньше – 72197, нестандартных связок – 7474, ящиков с
наградными документами и картотеками – 809, больших неформатных
коробок – 50, и рулонов разного размера – 75. Среди нестандартных связок,
считающихся закартонированными с еще незапамятных времен, имеются
только перевязанные веревочками с картонными ярлыками.
5
На графике хорошо видно соотношение количества папок, коробок,
нестандартных связок и др. в различных архивохранилищах. В 1-м
архивохранилище значительно преобладают папки, во 2-м количество папок
и коробок почти одинаковое, а в 3-м гораздо больше коробок.
Сейчас мы приступили к заполнению специально разработанной
топографической карточки. На одной стороне карточки вносятся данные о
нынешнем месте хранения (хранилище, адрес, этаж, стеллаж, полка), с
указанием номеров связок, коробок, неформатных (связок) дел, литерных
номеров связок и общее количество всех средств хранения и по видам по
каждому фонду. На другой стороне – название фонда и графы, которые
составят топографию на новом месте хранения.
В задачу архива входит создать схему размещения фондов архива по
архивохранилищам в новом здании. Затем, с учетом этой схемы и объема
фонда заполнить обратную сторону карточки на предполагаемом месте
размещения документов в новом здании.
Для этого после проведения выверки реестров фондов архивохранилищ
с шахматкой архива мы составляем таблицу по каждому хранилищу, в
которую вносим данные по всем фондам с ПК "Архивный фонд" с указанием
названия и количества единиц хранения. После создания в электронном виде
таблица будет распечатана на бумаге разного цвета (каждому хранилищу
будет дан свой цвет) и разрезана по фондам. Эти цветные ярлыки с
названием фонда будут наклеены в верхнем поле карточки. Если фонд
хранится в двух архивохранилищах, то цвет не основного хранилища виде
полоски будет добавлен к карточке фонда. Это было задумано, чтобы при
слиянии разных частей одного фонда, а у нас некоторые фонды хранятся по
разным адресам, знать из какого хранилища фонд прибыл на новое место.
Чтобы провести работу по перемещению грамотно и без потерь, нужно
подготовиться к ней заранее.
6
Итак, необходимо:
1.
Выверить
топографию
всех
архивных
фондов,
заранее
подготовить новую топографию, в которой предусмотреть объединение
разрозненных кусков фондов с целью оптимального их размещения на новом
месте. Для этого необходимо заблаговременно получить все данные о
размерах и габаритах помещений и стеллажного оборудования;
Поэтажные планы здания у нас имеются. Здание 7-этажное, на шести
этажах находятся хранилища, по три на каждом. На плане обозначено и
стеллажное оборудование. Но, когда я пересчитала все стеллажи, нанесенные
на этих планах, и сравнила с данными текстовой части, выявились
определенные несоответствия. Это обстоятельство меня очень насторожило.
Но исправленного плана я еще не видела.
2.
Составить схему размещения документов в новом архиве,
заполнить карточки топографического указателя по принципу "от полки до
полки", с учетом литерных и неформатных документов;
3.
Предусмотреть, чтобы все дела находились в первичной
упаковке, для этого заменить поврежденные папки и коробки и упаковать
дела больших форматов. Весь прошлый опыт архива основан на
перемещении документов в первичных упаковочных средствах, то есть в тех
же коробках и папках, в которых дела хранятся постоянно на местах. Перед
каждым переездом архивисты проводили перевязывание всех коробок и
папок. Это очень трудоемкий вид работы. Желательно при перевозке
использовать вторичную упаковку (например, водонепроницаемые мешки
или ящики больших размеров, чем архивная связка, но меньше чем те,
которые применялись при перевозках в РГИА).
7
4.
Предусмотреть закупку необходимого количества первичной и
вторичной упаковки, водонепроницаемого материала, оберточной бумаги и
полимерной ленты, а также гигроскопического вещества;
5.
Организовать переезд в теплое время года;
6.
Рассчитать количество рейсов. Составить смету на все затраты, в
том числе на погрузо-разгрузочные работы "от полки до полки", включая
расстановку дел на местах (чтобы не было "конвейеров" и "цепочек" из
работников
архива)
и
заблаговременно
запланировать
необходимые
денежные средства.
И.о.
директора
Семен
Николаевич
Гончаренко
уже
составил
примерные Планы перемещения архивных документов из архивохранилищ и
отделов по всем зданиям ЦГА СПб. Сделал Расчет рейсов машин в месяц и
объем перевозок. В планах составленных С.Н. Гончаренко проведен
соответствующий расчет. По предварительным подсчетам переезд нам
обойдется в сумму, превышающую 4 млн. рублей.
7.
Продумать оптимальный маршрут движения по городу и
предусмотреть их охрану, в том числе возможно сопровождение машинами
ГИБДД.
8.
А после перевозки расставить все дела в соответствии с новой
топографией. Если строители нас подведут и оборудование окажется не тем,
на которое мы рассчитываем, то в процессе переезда может произойти
серьезный сбой. А этого не хотелось бы.
Спасибо за внимание.
18.04.2013