Алгоритм работы программы частных пожертвований «Линия жизни» сотрудников Компании Осуществление пожертвований происходит с помощью сайта программы. Адрес сайта программы частных пожертвований - https://www.life-line.ru. Программа работает по защищенному соединению (SSL). Интерфейс программы представлен в русской версии. Вход на сайт программы пожертвований осуществляется по ссылке «Вход для партнеров» с сайта «Линия жизни» http://www.life-line.ru а также по ссылкам с внутренних сайтов Компании. До регистрации (и авторизации) сотрудника сайт программы пожертвований ЗАКРЫТ за исключением элементов: "Логотип", "Конверт", "Дом", "Инструкция", «Русская/Английская версия». Основные разделы меню сайта программы: "Новости (главная страница)", "Им нужна Ваша помощь", "Сделать пожертвование", "Просмотр пожертвований", "Контакты". При появлении первых отчетов о лечении детей меню дополняется разделом «Кому мы помогли». Все разделы меню доступны сотруднику после прохождения авторизации. Регистрация (единовременно) Для регистрации Сотрудником заполняются следующие поля: код организации (присваивается Компании после заключения договора c CAF) (Код организации уникален и присваивается компании администратором CAF. Распространяется среди сотрудников Компании - участника программы при рассылке информационных сообщений о программе. Необходим для предотвращения нежелательных регистраций пользователей, не являющихся сотрудниками Компании). логин пароль ФИО Дата рождения e-mail сотрудника (внешний адрес электронной почты, сотрудник должен иметь возможность получать на указанный адрес уведомления программы). Все поля являются обязательными для заполнения. При заполнении поля e-mail, осуществляется его проверка на корректность. Авторизация (при всех сеансах работы с программой) Для авторизации в программе Сотруднику необходимо заполнить: Логин Пароль При открытии любого раздела отображаются следующие элементы: сайта после авторизации на странице ФИО зарегистрированного сотрудника (при нажатии на ФИО доступен раздел «Персональные данные») Логотип программы «Линия жизни» (при нажатии осуществляется переход на большой сайт программы «Линия жизни» www.life-line.ru) Элементы: «Инструкция», «Выход», «Конверт» (переход в раздел «Контакты»), «Дом» (переход на главную страницу), «Русская/Английская версия». 1 Ссылки на основные разделы сайта. Блоки программы: Раздел «Новости» (главная - стартовая страница программы) содержит: Новости о программе со ссылками на страницы с подробной информацией о новости или со ссылкой на соответствующий раздел. Ссылка на архив новостей «Все новости», в котором содержатся все новости с возможностью фильтрации по месяцам. Раздел «Им Нужна Ваша помощь» содержит: Информацию о детях-благополучателях, краткую историю заболевания каждого ребенка, фотоматериалы, ссылку на полную информацию; Сумму, необходимую для проведения лечения; В режиме он-лайн на странице отражается сумма, уже пожертвованная на лечение ребенка; Дата постановки информации на сайт; Дату, до которой ведется сбор пожертвований для детей, представленных на сайте. При открытии полной формы информации о ребенке-благополучателе отображается: полная информация о ребенке, заболевании и необходимом лечении. фотоматериалы, кнопка «Сделать пожертвование» (при нажатии осуществляется переход в раздел сайта «Сделать пожертвование») Сделать пожертвование возможно также с главной страницы, сразу открыв раздел «Сделать пожертвование». Раздел «Сделать пожертвование» содержит: Список (фильтр) детей – благополучателей, представленных на сайте в текущем месяце, с возможностью выбора конкретного ребенка. Краткую информацию о ребенке, который выбран в вышеуказанном фильтресписке (краткая информация о заболевании, необходимая для лечения сумма, критический срок, сумма, уже пожертвованная ребенку; возможно также открытие полной формы информации о ребенке-благополучателе). Кнопка «Анонимно для благополучателя» (при отметке данного поля информация о жертвователе не будет сообщена представителям ребенка). Поле для ввода суммы пожертвования. Сумма пожертвования указывается в долларах США (или рублях). Кнопка «Пожертвовать» (при нажатии Сотрудник подтверждает совершение пожертвования, данные сохраняются в базе данных программы). При совершении пожертвования, пожертвованию присваивается уникальный идентификатор, который также сохраняется в базе данных программы. После нажатия на кнопку «Пожертвовать» Сотруднику отображается страница с сообщением «Ваше пожертвование успешно добавлено!» со следующими ссылками: Распечатать заявление об участии в программе (форма заявления об участие в программе с персональными данными сотрудника. Форму необходимо распечатать и подписать). Посмотреть пожертвование (переход в раздел «Просмотр пожертвований») 2 Отозвать пожертвование (переход в раздел «Просмотр пожертвований») Сделать еще одно пожертвование (переход в раздел «Сделать пожертвование») Раздел «Просмотр пожертвований»* содержит: Фильтр, предоставляющий возможность выбора Сотрудником определенного периода времени (день, месяц, год), за который он желает посмотреть совершенные пожертвования (возможность выбора даты представлена в фильтре в следующем формате: число, месяц, год). При установке нужного периода Сотрудник нажимает кнопку «Показать». Информацию о сделанном пожертвовании в следующем виде: дата пожертвования, сумма, ребенок-благополучатель, статус пожертвования. Статусы пожертвований: Активное: После совершения пожертвования сотрудником и до момента обработки пожертвование автоматически приобретает статус активного. Отозванное: При удалении пожертвования Сотрудником, а также администратором программы на основании полученных заявлений пожертвование получает статус «отозванное». На момент обработки отозванные Сотрудником пожертвования не обрабатываются. На странице отображается общая сумма сделанных пожертвований (без учета сумм пожертвований, имеющих статус отозванных). Кнопка «Отозвать» (отметив сделанное пожертвование и нажав кнопку «Отозвать», Сотрудник отзывает сделанное пожертвование) *Примечание Данная страница по умолчанию отображает данные о пожертвованиях, сделанных в текущем месяце. Сотрудник может отозвать (удалить) необработанное пожертвование. С момента обработки пожертвований опция удаления пожертвований, сделанных до момента обработки, становится недоступной. Раздел «Контакты» содержит: Адрес, телефон, электронную почту администратора программы CAF Россия. Телефоны, электронную почту сотрудников Компании, непосредственно обеспечивающих реализацию программы (бухгалтерия, администратор программы) Раздел «Персональные данные» содержит: Данные зарегистрированного в программе Сотрудника в следующем виде: Организация: Название компании Вас зовут: ФИО сотрудника Логин: Отображается введенный при регистрации логин Электронная почта: _____@____ При нажатии «Изменить персональные данные» введенные ранее данные становятся доступны Сотруднику для внесения изменений (кроме логина). Раздел «Кому мы помогли»* содержит: 3 Краткую информацию о ребенке-благополучателе. Отчет о расходовании средств (информация о проведенном лечении) *Примечание. Раздел отображается после появления в программе первых отчетов. Раздел «Отчет для донора»: Доступ к данному разделу закрыт для сотрудников. По специальному логину и паролю страница доступна Бухгалтеру Компании, осуществляющему удержания и перевод денежных средств, а также администратору CAF Россия. В разделе представлены статистические данные о всех пожертвованиях сотрудников за все время действия программы. Раздел содержит: Фильтр с возможностью выставления любого периода времени (по месяцам) для выведения отчетов. Фильтр с возможностью выбора различных вариантов отчета (полный отчет содержит: ФИО сотрудника, дату рождения, благополучателей, сумму и статус, уникальный идентификатор каждого пожертвования, краткий отчет – ФИО сотрудника, дату рождения сотрудника, общую сумму пожертвования). Кнопки «Распечатать» и «Экспортировать» (для экспорта отчета определенного формата для «подгрузки» в бухгалтерскую программу компании). Рассылка уведомлений За несколько рабочих дней1 до момента обработки пожертвований в программе происходит автоматическая ежемесячная рассылка уведомлений участникам программы с указанием в тексте сообщения суммы пожертвований и детей-адресатов помощи. (Вложенным файлом можно также рассылать типовое заявление об участии в программе.) Формат уведомления(заявления) сотрудника. В теле письма уведомления-заявления содержится следующая информация (примерный текст): «Добрый день, уважаемый _____! Разрешите напомнить Вам, что Вы являетесь участником программы частных пожертвований «Линия жизни». Подходит к концу очередной месяц работы программы. В этом месяце Вы сделали следующие пожертвования: Имя ребенка благополучателя $ сумма пожертвования Если Вы хотите отозвать сделанное Вами в текущем месяце пожертвование, пожалуйста, воспользуйтесь опцией "Просмотр пожертвований" в меню сайта Программы и далее функцией "Отозвать". Напоминаем, что отозвать пожертвование возможно только до конца текущего месяца. После этого сумма оставшихся пожертвований будет удержана бухгалтерией при расчете Вашей заработной платы и переведена в адрес выбранных Вами благополучателей. Благодарим за участие в программе "Линия жизни"! Возможно также высылать уведомление сразу после совершения сотрудником пожертвования в программе на электронный адрес, указанный при регистрации. 11 4 Ежемесячная обработка пожертвований Момент обработки пожертвований – последний календарный день каждого месяца.2 После момента обработки пожертвований сотрудники не могут совершать пожертвования, так как программа подсчитывает пожертвования и формирует «Отчет для доноров» за истекший месяц, а истории детей-благополучателей на сайте обновляются. Сотрудники имеют возможность производить пожертвования в течение всего месяца до момента обработки (30-31-ое). Формирование отчета. Произведение вычетов пожертвований из заработной платы сотрудников Процедура формирования программой ежемесячного отчета о пожертвованиях: 1.В 24.00 последнего календарного дня каждого месяца в программе происходит момент обработки пожертвований. Пожертвования, имеющие статус «активные» получают статус «обработанные». 2. Программа формирует «Отчет для доноров» - отчет о пожертвованиях, в котором содержатся данные о пожертвованиях, имеющих статус «обработанные». Процедура произведения удержаний Бухгалтером Компании. Взаимодействие Бухгалтера Компании и Администратора CAF: Бухгалтер Компании имеет постоянный доступ в раздел «Отчет для донора» сайта программы по специальному логину и паролю. После момента обработки пожертвований Бухгалтер открывает раздел «Отчет для доноров» и приступает к работе со сформированным программой отчетом. Бухгалтер имеет полномочия для внесения изменений в базу данных программы, корректируя отчет. 1.Бухгалтер производит сверку данных: пожертвования, не подтвержденные бумажными заявлениями сотрудников, удаляются из программы. 2. Бухгалтер формирует корректный отчет для произведения удержаний. 3. Бухгалтер распечатывает и/или экспортирует отчет в требуемом формате. 4.Бухгалтер производит удержания из заработной платы сотрудников. 5.Бухгалтер по электронной почте направляет Администратору CAF отчет о произведенных удержаниях (путем выгрузки данных из бухгалтерской программы) в следующем формате: ФИО сотрудника, сумма его пожертвования, общая сумма всех пожертвований сотрудников за истекший за месяц. 6. Администратор CAF производит финальную проверку произведенных удержаний с данными программы. Перечисление средств. Бухгалтерия переводит общую сумму пожертвований на счет CAF Россия. На основе данных компьютерной программы CAF Россия производит детализацию пожертвований по детям-благополучателям и направляет средства в лечебные учреждения, где оказывается помощь детям, или в компании–дистрибьюторы, предоставляющие детям товары медицинского характера. Отчеты о переводе средств CAF Россия предоставляет бухгалтерии компании, отчеты о лечении детей регулярно размещаются на сайте программы. Момент обработки пожертвований устанавливается в зависимости от дня начисления заработной платы в компании. 2 5 Возможные схемы работы программы по подтверждению пожертвований Удержание пожертвования из заработной платы сотрудника может быть произведено только при наличии бумажного заявления, лично подписанного Сотрудником и подтверждающего его согласие участвовать в Программе. 1 вариант. Единоразовое заявление об участии – электронное уведомление – данные программы. Сотрудник один раз подтверждает свое намерение участвовать в программе подписанием специального бумажного заявления (без указания сумм и адресатов пожертвования). Дальнейшие удержания производятся на основе данных компьютерной программы, которые Сотрудник вносит в программу лично. За несколько рабочих дней до конца месяца Сотрудник получает по электронной почте уведомление о сделанных пожертвованиях и информацией о том, как можно их отозвать. В уведомлении указана сумма пожертвования, ребенок-благополучатель, срок, до которого можно отозвать пожертвование. Впервые пожертвовавшим Сотрудникам в уведомлении вложенным файлом можно высылать подготовленное заявление об участии с персональными данными. Примерная форма заявления сотрудника: В бухгалтерию ___________ От ___________________________ (фамилия) _____________________________ (имя, отчество) Работающего (ей)_______________ (должность) Заявление Об удержании из заработной платы денежных средств на благотворительные цели. Я, ____________________________________________________________, (ФИО – полностью) подтверждаю свое участие в Программе частных пожертвований «Линия жизни», реализуемой в рамках программы по спасению тяжелобольных детей «Линия жизни», и поручаю _________, расположенному по адресу _____ производить удержания из причитающейся мне заработной платы части своих доходов на благотворительные цели в виде денежной помощи организациям, предоставляющим услуги/продукцию медицинского характера детям, осуществляемой через Благотворительную организацию «Чаритиз Эйд Фаундейшн». Поручаю перечислять удержанные из причитающейся мне заработной платы денежные средства в адрес Благотворительной организации «Чаритиз Эйд Фаундейшн» по следующим реквизитам: 6 ИНН 9909005997 КПП 773851001 Р/с 40807810300500198109 КБ «СИТИБАНК» (ЗАО) к/с 30101810300000000202 БИК 044525202 Назначение платежа: VO70040Пожертвование по программе «Линия жизни» Размер удержаний поручаю определять в соответствии с данными компьютерной Программы частных пожертвований «Линия жизни», на основании сведений, внесенных в данную программу мной лично. «___» ___________200 г. __________/______________________/ (подпись) (расшифровка подписи) 2 вариант. Ежемесячное заявление – электронное уведомление. Ежемесячно при рассылке уведомлений3 о сделанных в текущем месяце пожертвованиях, Сотруднику направляется готовая форма заявления, содержащая следующие данные: сумма пожертвования, ребенок-благополучатель. Сотрудник распечатывает данное заявление, подписывает его и направляет в бухгалтерию компании. На основании данных заявлений Бухгалтер производит удержания из заработной платы сотрудников. Примерная форма ежемесячного заявления сотрудника: Генеральному Директору_____________ Заявление. Я, ____________ФИО, в соответствии с программой частных пожертвований прошу произвести удержания из причитающейся мне заработной платы части моих доходов в виде денежной помощи, осуществляемой через Благотворительную организацию «Чаритиз Эйд Фаундейшн», следующим детям: Имя ребенка-благополучателя , сумма Имя ребенка-благополучателя , сумма Поручаю перечислять удержанные из причитающейся мне заработной платы денежные средства в адрес Благотворительной организации «Чаритиз Эйд Фаундейшн» по следующим реквизитам: ИНН 9909005997 КПП 773851001 Р/с 40807810300500198109 КБ «СИТИБАНК» (ЗАО) к/с 30101810300000000202 БИК 044525202 Назначение платежа: VO70040Пожертвование по программе «Линия жизни» Возможно также высылать уведомление сразу после совершения сотрудником пожертвования в программе на электронный адрес, указанный при регистрации. 3 7 С условиями Положения о программе частных пожертвований ознакомлен и согласен. «___» ___________2004 года. _____________________ /ФИО сотрудника 8