Положение договора УДО

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«АТОМНЫЙ ЭНЕРГОПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМПЛЕКС»
Негосударственное образовательное учреждение
дополнительного профессионального образования
«ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ»
(НОУ ДПО «ЦИПК»)
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке подготовки, оформления, согласования
и хранения договоров, контроль исполнени я
которых, возложен на учебно-договорной отдел
ПЛ ЦИПК 022-2012
Редакция 3
Обнинск
2012
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
ЛИСТ УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ
ДОЛЖНОСТЬ,
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Разработал
Согласовал
Согласовал
Согласовал
Согласовал
Руководитель учебнодоговорного отдела
Директор по правовым
вопросам – начальник
юридического отдела
Директор центра
управленческих
компетенций
Проректор по
профессиональнотехническому обучению –
директор центра
технических компетенций
Проректор по
международной
деятельности – директор
центра
ФАМИЛИЯ
Балатенышева Н.В.
Гордеев М.А.
Айрапетова Н.Г.
Аспидов В.В.
Артисюк В.В.
Согласовал
Финансовый директор
Соловьева Н.А.
Согласовал
Первый проректор
Мурыгин В.Н.
Утвердил
Ректор
Селезнев Ю.Н.
2
ДАТА
ПОДПИСЬ
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
Содержание
1 Общие положения .................................................................................................. 4
2 Термины и определения......................................................................................... 4
3 Обозначения и сокращения ................................................................................... 5
4 Общие требования к договору .............................................................................. 6
5 Основные требования к содержанию договора .................................................. 7
6 Общие требования к согласованию договоров ................................................. 11
7 Подготовка договоров .......................................................................................... 14
8 Регистрация, хранение и доступ к договорам ................................................... 16
9 Сопровождение и контроль исполнения договора ........................................... 18
10 Продление и расторжение договоров, изменение их условий ........................ 19
Приложение 1 Коды договоров ............................................................................. 20
Приложение 2 Журнал учета договоров ............................................................... 21
3
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
1 Общие положения
1.1
Настоящее Положение является обязательным для применения и
устанавливает порядок подготовки, согласования, оформления, хранения
и контроля исполнения договоров в НОУ ДПО «ЦИПК», которые
относятся к компетенции учебно-договорного отдела.
1.2
Под действие данного Положения попадают:
1.2.1 Доходные договора:
– краткосрочное обучение (программа менее 72 часов);
– повышение квалификации (программа от 72 до 200 часов);
– переподготовку (программа более 500 часов);
– проведения конференций;
– услуги по поставке и установке АСКОЗ связанные с выдачей
документов об образовании;
– прочие договора оказания услуг исполнителями, по которым являются
центры финансовой ответственности, кафедры, УМЦ, НАМЦ, НМЦ,
НИЛ, связанные с выдачей документов об образовании.
1.2.2 Расходные договора, которые необходимы для исполнения обязательств,
взятых на себя НОУ ДПО «ЦИПК» по договорам, заключенным в
соответствии с п. 1.2.1 настоящего Положения.
1.3
Договорная работа должна планироваться заблаговременно, с целью
создания возможностей для тщательной проработки условий договоров
всеми
заинтересованными
подразделениями,
во
избежание
возникновения в дальнейшем споров между сторонами по договору и
исключения финансовых потерь.
1.4
Если конкретный договор не может, по каким-либо причинам
подготавливаться и согласовываться в соответствии с данным
Положением, то решение об изменении процедуры принимает ректор.
2 Термины и определения
В настоящем документе применены
соответствующими определениями:
следующие
термины
с
2.1
Договор: письменное соглашение НОУ ДПО «ЦИПК» с одним или более
лицами, по оказанию услуг НОУ ДПО «ЦИПК».
2.2
Контрагенты: физические или юридические лица, а также
государственные органы и органы местного самоуправления, имеющие
намерение заключить договор с НОУ ДПО «ЦИПК».
4
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
2.3
Индивидуальные предприниматели (ИП): физическое лицо,
зарегистрированное в установленном порядке и осуществляющее
предпринимательскую деятельность без образования юридического
лица.
2.4
Юридическое лицо: российские и иностранные юридические лица.
2.5
Физическое лицо: гражданин РФ, граждане иностранных государств, лица
без гражданства, достигшие 18 лет; несовершеннолетние, достигшие
возраста 16 лет, объявленные по решению органа опеки и попечительства
или по решению суда полностью дееспособными (эмансипация).
2.6
Ответственное подразделение: структурное подразделение НОУ ДПО
«ЦИПК», к компетенции которого относится предмет договора.
2.7
Ответственный
исполнитель:
специалист
ответственного
подразделения, на которого возлагаются функции по подготовке,
сопровождению и контролю выполнения договора.
2.8
Центр ответственности: структурное подразделение НОУ ДПО
«ЦИПК», к компетенции которого относится регистрация, хранение и
контроль исполнением условий заключенного договора.
2.9
Финансовые документы: счета, счет-фактура, акты выполненных работ
(оказанных услуг).
2.10 Реестр договоров: единая база данных, содержащая сведения о
действующих и прекративших свое действие договорах.
3 Обозначения и сокращения
Сокращение
(обозначение)
АСКОЗ
Расшифровка
(пояснение)
Автоматизированная система контроля
и обучения теоретическим знаниям
Головное
подразделение
НОУ ДПО «ЦИПК» г.Обнинск
ЕГРЮЛ
Единый государственный реестр юридических лиц
ИНН
Идентификационный номер налогоплательщика
ИП
Индивидуальные предприниматели
М-УДО
Учебно-договорной отдел Московского филиала НОУ
ДПО «ЦИПК»
НАМЦ
Независимый аттестационно-методический центр
НДС
Налог на добавленную стоимость
5
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Сокращение
(обозначение)
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
Расшифровка
(пояснение)
НИЛ
Научно-исследовательская лаборатория
НМЦ
Научно-методический центр
НОУ ДПО «ЦИПК»
ОГРН
Негосударственное образовательное учреждение
дополнительного профессионального образования
«Центральный институт повышения квалификации»
Основной государственный регистрационный номер
юридического лица
ОМД
Отдел международной деятельности
СП-УДО
Учебно-договорной отдел Санкт-Петербургского
филиала НОУ ДПО «ЦИПК»
ТМЦ
Товарно-материальные ценности
УДО
Учебно-договорной отдел
УМЦ
Учебно-методический центр
ФЭО
Финансово-экономический отдел филиала
ФЭС
Финансово-экономическая служба
ЮО
Юридический отдел
4 Общие требования к договору
4.1
Договор должен быть составлен единым документом в письменной
форме, и подписан заинтересованными сторонами.
4.2
Договор
должен
быть
исполнен
машинописным
способом.
Незаполненные места, оставленные свободными при подготовке договора
контрагентами, могут быть заполнены ответственным исполнителем от
руки ясным и четким почерком.
4.3
На каждой странице договора обязательно должны присутствовать номер
соответствующей страницы и общее количество страниц договора:
6
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
Пример 1
Договор № _______
оказания услуг
г. Обнинск
4.4
«
Заголовок
»
2012 г.
ТЕКСТ ДОГОВОРА
Содержание
1 из 3 стр.
Нижний колонтитул
В тексте договора не допускаются подчистки, приписки, неоговоренные
исправления.
4.4.1 Исправления в тексте договора допускаются лишь в крайних случаях,
при условии, что они незначительны по объему.
4.4.2 Все исправления в тексте договора делаются путем зачеркивания и (или)
вписывания, о чем на полях (или в конце договора) делается оговорка
(оговорки):
– «Исправленному «____» на «____» верить»;
– «Зачеркнутое «____» не читать»;
– «Вписанному «____» верить».
4.4.3 Указанные исправления должны быть
уполномоченных лиц и печатями сторон.
заверены
подписями
4.5
В тексте договора не должно быть сокращений, кроме общепринятых и
понятных или разъясненных непосредственно в самом договоре.
4.6
Подписи сторон допускаются исключительно рукописно.
4.7
В случае сшивки договора, на обратную сторону последней страницы
договора на месте сшивки наклеивается лист бумаги небольшого размера
с надписью: «Прошито и пронумеровано и скреплено печатью _____
листов» (число листов указывается в цифрах прописью от руки или
машинописным способом). На надпись «Прошито ...» ставятся печати и
подписи сторон таким образом, чтобы печати одновременно находились и
на надписи и на самой странице договора.
5 Основные требования к содержанию договора
5.1
Основаниями для заключения договора являются:
– предложение контрагента;
– решение руководства НОУ ДПО «ЦИПК»;
– ходатайство заинтересованного структурного подразделения НОУ ДПО
«ЦИПК».
7
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
5.2
Договор должен соответствовать требованиям законодательства
Российской Федерации, а также внутренних документов НОУ ДПО
«ЦИПК».
5.3
Договор должен содержать дату и указание на место заключения договора
(Пример 1).
5.4
Обязательными разделами договора являются:
– предмет договора;
– условия договора;
– права и обязанности сторон;
– сроки исполнения договора;
– порядок сдачи и приемки выполненных работ;
– стоимость работ и порядок расчета;
– ответственность сторон;
– порядок разрешения споров;
– обстоятельства непреодолимой силы;
– срок действия договора;
– юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
5.5
В преамбуле договора однозначно должны быть определены стороны
договора (Контрагент и НОУ ДПО «ЦИПК»).
5.6
В разделе «Предмет договора» четко определяется весь спектр
оказываемых услуг или разработок.
5.7
«Условия договора» должны определять порядок исполнения и внесения
изменений договора, содержать ссылки на приложения к договору, в
которых четко определены требования к исполнению работ (оказания
услуг).
5.8
Раздел «Права и обязанности сторон» должен содержать права и
обязанности Исполнителя и Заказчика в отношении привлечения
соисполнителей, контроля хода выполнения работ, предъявления
претензий к качеству работ, сроки исправления претензий, права на
результаты работ и т.д. В разделе также приводится порядок расторжения
договора в одностороннем порядке по инициативе НОУ ДПО «ЦИПК» в
случае неисполнения или ненадлежащего исполнения заказчиком условий
договора.
8
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
5.9
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
В разделе «Сроки исполнения» указываются даты начала и окончания
работ или ссылка на календарный план. При заключении расходного
договора срок окончания работ по всему договору или по отдельным
этапам должен быть на 10 дней меньше чем срок окончания работ по
доходному договору или предусмотренных в нем соответствующих
этапов.
При согласовании календарных планов выполнения работ по договорам с
контрагентами и закреплении поэтапной сдачи работ устанавливать:
– окончание этапа выполнения работ не позднее 25-го числа отчетного
месяца;
– срок согласования актов выполненных работ (услуг) не должен
выходить за рамки месяца, в котором выписан акт.
5.10 Раздел «Порядок сдачи и приемки выполненных работ» должен
содержать перечень необходимой документации, предъявляемой к сдаче,
сроки подписания предъявленной документации Заказчиком, срок
предъявления Исполнителю претензий и условия устранения этих
претензий.
5.10.1 Договоры с поставщиками ТМЦ должны содержать требования по
предоставлению первичных документов в течение 2-х рабочих дней с
момента совершения хозяйственной операции, но не позднее, чем на 3-й
рабочий день месяца следующего за отчетным.
5.10.2 В случае отсутствия технической возможности предоставления
оригиналов первичных документов в указанный срок, предусмотреть
обязательство исполнителя предоставить факсовые (сканированные)
копии документов в течение 1-го рабочего дня с момента окончания
работ с последующим предоставлением оригиналов документов.
5.11 В разделе «Стоимость работ и порядок расчета» должна быть указана
сумма договора с выделением отдельной строкой суммы НДС. В случае
если стоимость договора указывается без НДС, обязательно приводится
основание отсутствия НДС. Сумма договора определяется на момент его
заключения. Раздел должен содержать: порядок, форму и сроки расчетов
между сторонами (при необходимости – с приложением графика
перечисления денежных средств), указание на перечень документов, на
основании которых совершается каждый платеж.
5.12 Раздел «Срок действия договора» в обязательном порядке должен
содержать условие о моменте вступления договора в силу и сроке его
действия.
5.13 В разделе «Ответственность Сторон» должны быть определены условия и
санкции сторон за неисполнение и ненадлежащее исполнение своих
обязательств по договору, причем санкции должны быть соразмерны
возможным убыткам.
9
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
5.14 В разделе «Порядок разрешения споров» должны быть определены сроки
претензионного порядка и суд, в котором будет разрешаться спор.
5.15 Форс-мажорные обстоятельства указываются в разделе «Обстоятельства
непреодолимой силы» в соответствии с их определением, данным в
законодательстве, и согласно обычаям делового оборота.
5.16 В договоре должны быть указаны банковские реквизиты сторон.
5.17 Подписи уполномоченных представителей сторон заверяются печатями
(ИП при наличии).
5.18 Договор также может содержать иные условия, если они не противоречат
действующему законодательству.
5.19 Приложения к договорам (включая тарифы, протоколы согласования
цены договора, калькуляции, сметы, технические задания и т.п.) являются
их неотъемлемой частью, что в обязательном порядке указывается в
тексте договора.
5.19.1 В приложениях к договору должно содержаться обязательное указание
на договор, к которому относится приложение.
5.19.2 Приложение подписывается полномочными представителями сторон и
скрепляется печатями, в порядке, предусмотренном для подписания
договора.
5.20 Для оформления расходного договора, Контрагентом предоставляются
копии следующих документов:
I Юридические лица:
Устав.
Учредительный договор (при наличии).
Свидетельство о государственной регистрации.
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
Выписка из ЕГРЮЛ с присвоением ОГРН. (выданная не позднее 1 (одного)
месяца).
6. Документы, подтверждающие полномочия руководителя Контрагента или
уполномоченного лица:
– для руководителя юридического лица: заверенная копия протокола
(приказа) о его избрании (назначении);
1.
2.
3.
4.
5.
– для руководителя филиала: заверенные копии приказа о назначении,
положения о филиале, доверенности;
– для иных лиц: оригинал или нотариально заверенная копия
доверенности или копия доверенности, заверенная самим Контрагентом.
7. При этом на копии должна стоять подпись уполномоченного должностного
лица Контрагента, его фамилия и должность, печать Контрагента и дата.
10
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
8. Учетная карточка юридического лица, в которой указываются:
– юридический и фактический адрес;
– банковские реквизиты.
9. Карточка должна быть на фирменном бланке организации и подписана
руководителем организации.
10. Лицензии на производство работ и/или оказание услуг, подлежащих
лицензированию. Для товаров, работ и услуг, подлежащих сертификации,
также – соответствующие сертификаты.
II Физические лица (ИП):
1. Свидетельство о регистрации в качестве индивидуального
предпринимателя.
2. Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе.
3. Свидетельство о присвоении ИНН.
4. Ксерокопия паспорта, в т.ч. страницы с отметкой о регистрации.
5.20.1 Список документов, указанный в данном пункте настоящего Положения,
не является исчерпывающим.
5.20.2 Для лицензируемых видов деятельности ОБЯЗАТЕЛЬНА ссылка на
лицензию с указанием номера лицензии, даты выдачи и срока ее
действия. К расходному договору ОБЯЗАТЕЛЬНО прилагается
заверенная Контрагентом копия лицензии.
5.20.3 Копии документов заверяются самим Контрагентом. При этом на копии
должна стоять подпись уполномоченного должностного лица
Контрагента, его фамилия и должность, печать Контрагента и дата,
предоставления документов.
5.20.4 Документы, содержащие несколько листов, прошиваются и заверяются
на последнем листе документа, либо заверяется и подписывается каждый
лист.
6 Общие требования к согласованию договоров
6.1
На первом листе в верхнем правом углу проставляется штамп «экземпляр
НОУ ДПО «ЦИПК» и штамп «УДО». Штампы, указанные в данном
пункте положения проставляются учебно-договорным отделом.
6.2
Согласование проектов договоров осуществляется в электронной форме в
формате Word. Направление на рассмотрение проектов договоров, не
соответствующих указанному формату не допускается.
6.3
Согласование проектов договоров внутренних подразделений НОУ ДПО
«ЦИПК» производится в следующей последовательности:
– руководитель ответственного подразделения;
11
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
– финансово-экономическая служба;
– юридический отдел.
6.4
Согласование проектов договоров, подготавливаемых филиалами НОУ
ДПО «ЦИПК», производится в следующей последовательности:
– первичное
согласование
с
руководителем
ответственного
подразделения, осуществляющим контроль за исполнением данных
видов договоров;
– последующее согласование проектов договоров со службами НОУ ДПО
«ЦИПК» осуществляет подразделение, ответственное за данный вид
договоров в порядке, предусмотренном п. 6.3. настоящего положения.
6.5
В случае подготовки договоров с иностранными партнерами,
дополнительно требуется согласование в порядке, установленном в
«Регламенте организации международной деятельности в НОУ ДПО
«ЦИПК»».
6.6
Замечания и предложения к проекту договора излагаются в электронной
форме и направляются вместе с проектом договора ответственному
исполнителю на доработку.
6.7
При наличии замечаний, все изменения и корректировки в согласуемых
проектах договоров, вносятся должностными лицами, осуществляющими
работу с проектами договоров в формате «Правка».
6.8
При отсутствии замечаний к содержанию договора у согласующих лиц,
проект договора предоставляется ответственным подразделением в
бумажном виде для проставления штампов и согласующих подписей.
6.9
Направление договора лицам, предусмотренным данным положением для
его согласования, осуществляет ответственное подразделение.
6.10 Для согласования договора на последнем листе данного экземпляра
договора или его обратной стороне проставляется штамп, содержащий
список лиц согласующих данный проект договора: ЮО, финансовоэкономическая служба и ответственный исполнитель.
Пример 2
6.11 Штамп, указанный в пункте 6.10 Положения, проставляется ЮО при
поступлении договора на правовую экспертизу.
6.12 Предоставление договора лицам, предусмотренным данным положением
для его согласования, осуществляет УДО.
12
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
6.13 Проверку на соответствие договора требованиям законодательства РФ
осуществляет ЮО.
6.13.1 При согласовании договора ЮО отвечает за следующее:
– соответствие договора требованиям к форме и структуре договора;
– правильность указания сторон договора;
– проверку правоспособности стороны и лица подписывающего договор;
– соответствие предмета и вида договора;
– наличие всех существенных условий договора в соответствии с его
видом;
– наличие выгодных для НОУ ДПО «ЦИПК» условий ответственности
Контрагента;
– наличие почтовых, банковских реквизитов Контрагента.
6.13.2 Срок визирования проекта договора ЮО не должен превышать
0,5 рабочего дня (для проектов договоров филиалов срок визирования не
должен превышать 2-х рабочих дней).
6.14 Финансово-экономический анализ договора осуществляет финансовый
директор ФЭС.
6.14.1 При согласовании договора финансовый директор ФЭС отвечает за
следующее:
– соответствие указанной в договоре цены с позиции гражданского и
налогового законодательств;
– финансово-экономический
параметров договора;
анализ
и
определение
экономических
– наличие наиболее выгодных для НОУ ДПО «ЦИПК» условий,
регламентирующих формы, способы оплаты и порядок расчетов;
– налоговые последствия договора;
– правильность указания банковских реквизитов.
6.14.2 Срок визирования договора финансовым директором ФЭС не должен
превышать 0,5 рабочего дня (для проектов договоров филиалов срок
визирования не должен превышать 2 рабочих дней).
6.15 Правовая экспертиза и визирование договоров осуществляется в порядке
очередности поступления договора. Очередность рассмотрения,
поступивших договоров может изменяться только по указанию ректора
или первого проректора НОУ ДПО «ЦИПК».
6.16 При отсутствии замечаний к содержанию договора, лицом, согласующим
договор, ставится подпись и дата в соответствующем поле штампа.
13
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
6.17 Замечания и предложения к проекту договора излагаются в письменной
форме за подписью согласующего лица и передаются вместе с проектом
договора ответственному исполнителю на доработку.
6.17.1 Замечания считаются устраненными, когда согласующее лицо поставит
подпись.
6.17.2 При невозможности устранения замечаний договор визируется с записью
«с замечаниями». Замечания излагаются на отдельном листе в виде
мотивированного мнения и прилагаются к договору.
6.18 Лицо, визирующее договор имеет право запрашивать у ответственного
исполнителя иные документы необходимые для проведения экспертизы
поступившего договора. При отсутствии у ответственного исполнителя
копий документов, предусмотренных пунктом 5.20 настоящего
Положения, договор может быть принят к рассмотрению по письменному
распоряжению ректора или первого проректора НОУ ДПО «ЦИПК».
6.19 Если с Контрагентом имеется действующий или заключенный ранее
договор, и копии всех необходимых документов (согласно пункту 5.20
настоящего Положения), которые ранее предоставлялись, то они повторно
не предоставляются, за исключением выписки из ЕГРЮЛ, доверенности
на право заключения договора и приказа о назначении руководителя
контрагента.
6.20 Контроль наличия в НОУ ДПО «ЦИПК» полного пакета документов
(пункт 5.20) и его хранение осуществляет учебно-договорной отдел.
7 Подготовка договоров
7.1
Ответственные подразделения НОУ ДПО «ЦИПК», которые инициируют
подготовку доходных и расходных договоров (далее по тексту договор):
– Центры финансовой ответственности;
– Кафедры;
– УМЦ;
– НАМЦ;
– НМЦ;
– НИЦ;
– ОМД;
– НИЛ.
7.2
Для подготовки договора, руководитель ответственного подразделения
НОУ ДПО «ЦИПК» готовит и направляет в учебно-договорной отдел
служебную записку, содержащую следующую информацию:
– наименование программы обучения;
14
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
– сроки обучения с разбивкой на очное и заочное обучение;
– выдаваемый документ;
– стоимость обучения с информацией о НДС;
– форма и сроки оплаты;
– дополнительные условия и особенности договора.
К служебной записке прилагается контактная
Контрагенту и заявка на обучения от Контрагента.
информация
по
7.3
Подготовку договора осуществляет учебно-договорной отдел.
7.4
Правовая экспертиза и визирование договоров ЮО и финансовоэкономической службой не требуется в случае их заключения по
утвержденной приказом форме.
7.5
При подготовке договора по утвержденной приказом форме визирование
осуществляет только руководитель учебно-договорного отдела
отвечающий за следующее:
– соответствие договора утвержденной форме;
– правильность указания сторон договора;
– проверку правоспособности стороны и лица подписывающего договор;
– соответствие предмета и вида договора;
– правильность указания банковских реквизитов.
При отсутствии замечаний руководителем учебно-договорного отдела
ставится виза внизу страницы на последнем листе.
7.6
После согласования договор передается на подпись Первому проректору
либо иному лицу, указанному в преамбуле договора, уполномоченному
подписывать данный договор.
7.7
Подписанный со стороны НОУ ДПО «ЦИПК» договор в этот же день
передается в канцелярию для проставления печати.
7.8
После проставления печати на договорах со штампом «УДО» канцелярия
передаёт оба экземпляра договора в учебно-договорной отдел.
7.9
Предоставление договора Контрагенту для его подписания осуществляют
ответственные подразделения НОУ ДПО «ЦИПК».
7.10 Подписанный у Контрагента договор возвращается ответственным
подразделением в учебно-договорной отдел для его хранения.
7.11 На руководителя ответственного подразделения возлагается обязанность
обеспечения своевременности:
– выполнения услуг;
– предоставления Контрагенту финансовых документов;
15
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
– возврата в УДО подписанных у Контрагента документов о выполнении
работ (услуг), в том числе промежуточных не позднее 25 числа
отчетного месяца;
– предоставление в УДО счетов на оплату и иных финансовых документов
по расходным договорам не позднее 25 числа отчетного месяца;
– не позднее 25 числа отчетного месяца сообщать в бухгалтерию о
наличии неподписанных актов.
7.12 На УДО возлагается обязанность обеспечения:
– подготовки договора;
– контроль сроков исполнения договора;
– подготовки финансовых документов о выполнении работ (услуг), в том
числе промежуточных, в срок достаточный для подписания указанных
документов контрагентом не позднее 25 числа отчетного месяца;
– предоставления
подразделению;
финансовых
документов
ответственному
– контроль возврата в УДО подписанных у Контрагента финансовых
документов;
– предоставление в ФЭС счетов на оплату и иных финансовых документов
по расходным договорам не позднее 25 числа отчетного месяца.
7.13 Продление, изменения условий договоров проводится в соответствии с
разделом 10 настоящего Положения.
8 Регистрация, хранение и доступ к договорам
8.1
Регистрацию и хранение всех первых экземпляров договоров,
заключаемых в порядке, предусмотренном настоящим Положением
осуществляет учебно-договорной отдел.
8.2
Регистрация всех договоров осуществляется путем присвоения договору
индивидуального номера. Индивидуальный номер присваивается в виде
таксономического кода в следующем порядке:
16
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
Пример 3
Вид кода в общем случае
Порядковый
номер
Год заключения
Вид договора
Центр
ответственности
ХХ – ХХХ / ХХ – ХХХ
8.3
Значения номера «Центр ответственности» для договоров, заключаемых в
порядке, предусмотренном данным Положением, устанавливается УДО (в
филиалах – М-УДО, СП-УДО).
8.4
Значения номера «Вид договора» установлены в приложении 1.
8.5
Значения «Порядковый номер» устанавливаются в порядке возрастания.
8.6
Договор, предоставленный Контрагентом, с уже присвоенным номером,
также подлежит регистрации в учебно-договорном отделе путем
присвоения договору индивидуального номера и проставления его на
договоре в правом верхнем углу первой страницы.
8.7
Индивидуальный номер является официальным регистрационным
учетным номером договора в НОУ ДПО «ЦИПК», который указывается
во всех документах, имеющих ссылку на этот договор.
8.8
Подлинный экземпляр договора выдается на руки в исключительных
случаях и только при наличии разрешения руководителя учебнодоговорного отдела головного подразделения или филиала.
8.9
По усмотрению руководства НОУ ДПО «ЦИПК», в целях обеспечения
коммерческой тайны и экономической безопасности, на определенных
видах заключенных договоров может быть проставлен гриф «Для
ограниченного пользования» (ДОП). В этом случае, ознакомление с таким
договором или получение его копии, предоставляется только с
разрешения ректора или первого проректора.
8.10 Учет договоров, которые готовит УДО производится в журнале учета
договоров по форме приложения 2.
17
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
9 Сопровождение и контроль исполнения договора
9.1
Подготовку финансовых документов о выполнении услуг по доходным
договорам осуществляет УДО на основании:
– списка обучаемых;
– платежных документов;
– гарантийных писем;
– доверенностей на получение финансовых документов.
9.2
Предоставление документов, указанных в п. 9.1 настоящего Положения,
осуществляет ответственное подразделение.
9.3
Специалист по договорной работе принимает решение о достаточности и
правильности заполнения представленных документов.
9.3.1 В случае наличия замечаний, ответственное подразделение обязано в
течение часа внести в предоставленные документы все исправления.
9.3.2 При отсутствии замечаний специалист
подготавливает финансовые документы.
по
договорной
работе
9.4
Подготовленные в УДО финансовые документы проверяет и визирует
руководитель учебно-договорного отдела.
9.5
Завизированные финансовые
уполномоченным лицам.
9.6
Подписанные со стороны НОУ ДПО «ЦИПК» финансовые документы
передаются ответственному подразделению для их вручения слушателям
с распиской о их получении на третьем экземпляре акта (в случае
отсутствия доверенности).
9.7
Подписание у Контрагента финансовых документов осуществляет
ответственное подразделение.
9.8
Подписанные у Контрагента финансовые документы возвращаются
ответственным подразделением в учебно-договорной отдел для их учета и
хранения.
9.9
Для оплаты услуг по расходным договорам руководитель ответственного
подразделения предоставляет в УДО счета на оплату и иные финансовые
документы от Контрагента.
документы
передаются
на
подпись
9.10 Счета на оплату принимаются в УДО только вместе с актом оказанных
услуг.
9.11 Учебно-договорной отдел передает руководителю ФЭС поступившие от
Контрагента оригиналы финансовых документов. Копии финансовых
документов хранятся в УДО.
18
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
10 Продление и расторжение договоров, изменение их условий
10.1 Продление срока действия договора, изменение условий, а также
расторжение договора до истечения срока его действия  производится
путем составления дополнительного соглашения к договору,
согласованного обеими сторонами.
10.2 Согласование дополнительного соглашения в НОУ ДПО «ЦИПК»
осуществляется в порядке, установленном данным Положением для
согласования договоров.
10.3 В случае нарушения Контрагентом установленных договором
обязательств, факты и причины указанного нарушения доводятся
ответственным подразделением до сведения соответствующего
проректора.
10.4 Ректор, по ходатайству соответствующего проректора, может принять
решение о продолжении работы по договору либо его расторжении в
связи с невозможностью или нецелесообразностью его исполнения.
11 Ответственность
11.1 Руководители ответственных подразделений несут дисциплинарную
ответственность за не своевременность выполнения работ (услуг), сдачу
результата работ, предоставление (возврата в ФЭС) финансовых
документов и других обязанностей, предусмотренных настоящим
положением.
11.2 В случае наложения на НОУ ДПО «ЦИПК» административных штрафов
связанных с нарушением ответственным подразделением сроков
выполнения, сдачи работ и предоставления финансовых документов,
затраты будут относиться на указанное ответственное подразделение.
11.3 Дополнительные работы ФЭС по исправлению отчетных данных
связанных с нарушением ответственным подразделением сроков
выполнения, сдачи работ и предоставления финансовых документов,
оплачиваются из средств указанного ответственного подразделения.
19
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
Приложение 1
Коды д огово ров
Коды договоров
Код
001
002
003
004
Расшифровка
Проведение конференций
Услуги по поставке и установке АСКОЗ
Образовательные услуги
Прочие
20
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012
Приложение 2
Журна л уче та дого воров
Форма журнала учета договоров
№
п/п
№ договора
Дата
заключения
договора
Контрагент
1.
2.
3.
21
Дата
окончания
действия
договора
Вид
договора
Сумма
договора
Система менеджмента
качества
НОУ ДПО «ЦИПК»
Положения
Положение о порядке подготовки,
согласования, оформления, хранения
договоров УДО
Редакция 3
ПЛ ЦИПК 022-2012

Документ прошел проверку, оформлен и издан
в соответствии с установленными требованиями
Должность
Фамилия
Начальник издательского отдела
Ногарев А.М.
Помощник ректора по качеству
Литвиненко П.П.
Дата
Подпись
Балатенышева Н.В. (48439) 29-177
N:\Разработка\на согласовании НОУ\Ф_22_ПЛ_Положение о порядке подготовки согласования оформления
хранения договоров УДО_ред3.doc
22