PR-фирма (организация праздничных и корпоративных

PR-фирма
(организация праздничных и корпоративных мероприятий)
(Все расчеты в данном документе приведены на июнь 2007 года).
1 ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Деятельность по организации PR-кампаний и корпоративных мероприятий в европейской практике принято называть "eventmanagement", а сами мероприятия такого рода - "event-marketing". В Европе эта
сфера бизнес-деятельности относится к развивающимся, в Эстонии еще только формируется.
В условиях развитого конкурентного рынка организация праздничных мероприятий и концертов постепенно перестала относиться только к сфере культуры. Возможность собрать вместе большие группы людей и донести до них какую-либо информацию все
чаще стала использоваться как один из методов маркетинга для продвижения информации о фирме, товаре или персоне.
К операторам, традиционно действующим в данном
секторе, можно отнести рекламные агентства, PRагентства, агентства по организации концертов, обучающие фирмы (организация семинаров и конференций), дома и отделы культуры. Всех операторов
можно подразделить по характеру организуемых
ими мероприятий: рекламные, информационнообучающие, развлекательные.
2 ПРОФИЛЬ ПРЕДПРИЯТИЯ
Фирма по организации праздничных, корпоративных мероприятий и PR-кампаний - это
небольшая фирма с числом работников от 1 до 5
человек, получающая прибыль от деятельности по
организации различных событий, в контексте кото-
?азработано Целевым учреждением "Нарвский Бизнес-Центр"
по заказу Нарвской городской управы и софинансировано
Целевым учреждением развития предпринимательства
В данном секторе на сегодняшний день представлено не так много коммерческих предприятий. Всего
по Эстонии их 23, при этом более половины из них
(11) осуществляют свою деятельность в Таллинне. В
Ида-Вирумаа по данным регистра предприятий таких фирм три.
По данным исследования, проведённого социологической фирмой Turu-Uuringute AS в 2006 году, более
двух третей маркетинговых и развлекательных мероприятий сегодня организуются и проводятся с помощью профессионалов. По данным того же исследования самыми известными и популярными в Эстонии агентствами, занимающимися организацией маркетинговых мероприятий, являются Royal Service,
Event Masters и Broadline.
Данная деятельность подвержена сезонным колебаниям спроса. Проведение масштабных мероприятий,
таких как городские праздники, концерты и фестивали возможно только в летние месяцы. Такие мероприятия, как корпоративные праздники и рекламные кампании могут быть проведены в любое время
года, но летом наблюдается снижение спроса на эти
мероприятия, так как в период отпусков трудно собрать всех сотрудников вместе. Пик спроса на корпоративные мероприятия приходится на конец весны и осень. В зимние месяцы пик спроса приходится
на декабрь - период Рождества и Нового года.
рых лежит реклама или продвижение информации о
компании, товаре, услуге, персоне.
Данный бизнес не требует большого штата постоянных работников, но для успешной деятельности
предпринимателю необходимо иметь обширные и
устойчивые контакты с большим количеством внештатных сотрудников и привлекаемых к проведению
мероприятий организаций-партнеров.
Из постоянных сотрудников фирме необходимы:
NARVA
ÄRINÕUANDLA
SIHTASUTUS
НАРВСКИЙ БИЗНЕС-ЦЕНТР
NARVA BUSINESS ADVISORY SERVICES
enterprise estonia
RAK
Eesti Riiklik Arengukava
1
Toetab Euroopa Liit
Таблица 1
Менеджер проекта
Секретарь
Также фирме необходим бухгалтер, хорошо, если
эти функции может выполнять секретарь, если нет,
то бухгалтерские услуги можно покупать, в зависимости от объема работ их стоимость может составить от 1 000 до 4 000 крон в месяц. Зарплата секретаря в зависимости от его квалификации может
составлять 4 000-7 000 крон в месяц. Специалисты
имеют фиксированную зарплату и получают премии - процент от бюджета проекта. Оплата внештатным сотрудникам производится по факту выполнения ими работ на основании договоров подряда.
Перечень возможных внештатных
сотрудников: сценаристы, ведущие,
ди-джеи, актеры театральных коллективов, профессиональные маркетологи
и специалисты по рекламе, художники,
журналисты.
Также очень полезными для фирмы, работающей в
области организации мероприятий, будут контакты
с типографиями, издательствами, отелями, ресторанами, ночными клубами, операторами транспортных услуг, представителями местных СМИ, городским отделом культуры.
Фирма должна быть очень мобильной: специалисты, ведущие проекты, должны иметь возможность
использовать личный или служебный автотранспорт. Хорошо, если в фирме имеется небольшой
грузовой автофургон для доставки к месту событий
необходимого оборудования, инвентаря, печатных
и рекламных материалов.
Руководитель фирмы должен хорошо знать местную среду, быть в курсе новостей и постоянно сле-
З
ЗАТРАТЫ НА ОРГАНИЗАЦИЮ
ПРЕДПРИЯТИЯ
=
Регистрация
2
PR-фирма
дить за развитием в области современных маркетинговых и рекламных технологий.
Качество услуги в первую очередь определяется
степенью достижения целей, поставленных заказчиком мероприятия. О высокой квалификации
фирмы свидетельствует ее умение заранее предусмотреть все неожиданности и нештатные ситуации, даже если они относятся к разряду форсмажорных (например: ливень во время городского
мероприятия или шторм во время морской прогулки).
Рекламируя и продвигая свои услуги, фирма должна ориентироваться на своих целевых клиентов.
Наилучшими методами рекламы для фирмы, работающей в области организации мероприятий, являются реклама в местных СМИ и адресная рассылка
рекламных листков или буклетов. Если фирма организует масштабные городские мероприятия, необходимо заранее подготовить пресс-релизы для местной прессы. Сайт фирмы в интернете должен
содержать всю необходимую заказчику информацию об услугах, ценах, условиях работы и квалификации персонала. С точки зрения рекламы и маркетинга, самой важной частью сайта является
портфолио выполненных работ с фотографиями с
мест событий и перечень клиентов (то и другое публикуется с разрешения клиента).
Стоимость создания своего сайта в зависимости от
сложности составляет от 5 000 до 15 000 крон. С
расценками на рекламу можно ознакомиться на сайтах местных СМИ (http://www.narva.ee/rus/
index.php?vasakul/link/).
Расходы на регистрацию предприятия в Коммерческом регистре в зависимости от формы собственности (OÜ или AS) составят 4500-7000 крон (нотариальные пошлины (440-700 кр), государственные
пошлины (3000-4000 кр), услуги по составлению
документов и консультации - 1000-2000 кр).
(организация праздничных и корпоративных мероприятий)
При наличии устройства для считывания-ID карты
зарегистрировать фирму в КР можно через Интернет (http://ekanded.eer.ee/), в этом случае
регистрация займет меньше времени и обойдется в
3000-4000 крон, так как не потребуется заверять
документы у нотариуса и покупать услуги по составлению документов.
Для предпринимателя физического лица регистрация в коммерческом регистре не обязательна, если
его годовой доход не превышает 250 000 крон, в
этом случае достаточно регистрации в Нарвском
Налоговом и Таможенном бюро (Narva Maksu- ja
Tollibüroo - www.emta.ee) - бесплатно.
=
Помещение
В идеале для организации работы необходим
небольшой офис на 2-3 рабочих места. Одно из важных требований к помещению офиса - его доступность для всех категорий клиентов. Перечень
офисных помещений, предлагаемых для аренды,
можно найти на сайте www.investinnarva.ee, а
также в Нарвских бюро недвижимости. Приблизи-
тельные расходы на аренду офиса составят от 100
до 350 крон за 1м2 в месяц в зависимости от местоположения.
=
Оборудование
Минимально необходимое оборудование для начала деятельности: компьютер с доступом в Интернет, телефон, факсовый аппарат, принтер и сканер. Приблизительная стоимость этого оборудования составляет 11000-18000 крон. Оборудование
для проведения мероприятий арендуется.
В долгосрочной перспективе для более эффективной организации деятельности фирме будет полезно приобрести в собственность оборудование, необходимое для проведения уличных мероприя-тий:
столы, стулья, тенты, палатку-павильон, куда
можно перенести уличное мероприятие в случае
плохой погоды, акустическую аппаратуру и осветительное оборудование. Его можно также сдавать в
аренду другим фирмам.
Ориентировочная стоимость оборудования (цены
на июнь 2007 года):
Таблица 2
О Б О Р У Д О В А Н И Е
Стоимость, крон
7 000 - 14 000
170 000 - 250 000
3 800 - 5 000
70 000 - 110 000
=
Транспорт
На начальном этапе транспортные средства, необходимые для нужд фирмы, можно арендовать и в
том числе покрывать расходы на личный транспорт
сотрудников, когда он необходим им для выполнения функциональных обязанностей. Если фирма
намерена приобрести собственное транспортное
средство, то лучше всего подойдет микроавтобусфургон. Ориентировочная стоимость нового автомобиля этой категории 200 000-250 000 крон. Подержанный автомобиль можно приобрести за половину цены. При оформлении аренды пользования с
остаточной стоимостью 35% на новый автомобиль
сроком на 2 года ежемесячные платежи составят
2 800-3 200 крон в зависимости от размера первоначального взноса (в SEB Uhislising первоначальный взнос может быть 0%).
=
Реклама и маркетинг
Для PR-фирмы расходы на рекламу должны быть в
обязательном порядке запланированы в бюджете и
составлять не менее 10%. Более того, фирме сле-
дует создать свой рекламный портфолио, который
помимо стандартных рекламных материалов может
иметь DVD-диск с наиболее яркими эпизодами успешных мероприятий и благодарностями клиентов,
баннеры и самоклеющуюся рекламу, возможно,
фирменную одежду сотрудников и пр.
PR-фирме следует также учитывать возможность
использования наружной рекламы. Самоуправлением г. Нарва утвержден порядок размещения
наружной рекламы и размер местного налога. Подробная информация приведена на сайте Департамента развития и экономики г.Нарва: http://
www.narva.ee/index.php?page=1585
Но все же лучшей рекламой для PR-фирм являются
успешный опыт сотрудничества, имеющиеся рекомендации от заказчиков и положительная репутация.
В целом для начала деятельности фирмы необходимо ориентировочно 70 000 крон (без стоимости
автомобиля и рекламы).
3
4 РАСХОДЫ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Стоимость любого мероприятия складывается из
суммы расходов на оплату услуг организаций, вовлеченных в мероприятие, и стоимости услуг организатора. Стоимость услуг организатора находится
в прямой зависимости от масштабов мероприятия и
обычно составляет 20-25% от его общей стоимости. В свою очередь, расходы на деятельность
фирмы складываются из аренды оборудования, рекламы, расходных материалов и пр. и могут достигать до 60%, фонд заработной платы может составлять 30%. С учетом особенности бизнеса и сезонности в бюджете следует предусматривать и
непредвиденные расходы. С другой стороны, при
проведении на мероприятиях различных конкурсов, лотерей могут возникать и дополнительные
доходы.
В случае, если мероприятие проводится по заказу,
до начала его проведения утверждается бюджет, и
часть средств, как правило, оплачивается организатору в виде предоплаты. Если инициатором проведения мероприятия (например, концерта) является сам организатор, то все расходы, которые необходимо произвести до начала мероприятия, производятся им из собственных средств. Это предполагает больший риск, но и доход организатора в этом
случае может быть выше.
Приблизительные расходы на организацию однодневного мероприятия (цены на июнь 2007 года):
Таблица 3
Стоимость, крон
У С Л У Г И
5 ПРОФИЛЬ КЛИЕНТОВ,
РЫНКИ СБЫТА
Всех потенциальных клиентов можно разделить на
две целевые группы: организации и население. На
целевую группу "население" ориентированы
мероприятия, доход от которых складывается от
свободной продажи билетов, в основном - это концерты и фестивали. Целевая группа "организации"
может быть условно подразделена на коммерческие и некоммерческие организации, к последним
можно отнести таких крупных заказчиков, как
город или уезд. Услуги, ориентированные на организации, это городские и корпоративные праздники, рекламные компании, PR-акции.
Мотивация целевых групп различна:
=
Основной мотив группы "население" - возможность собраться вместе, пообщаться, развлечься, получить новые впечатления.
=
Основной мотив группы "организации" - распространение информации и формирование
4
PR-фирма
имиджа. Коммерческие организации ориентированы на рекламу товаров и услуг, некоммерческие используют массовые мероприятия для
популяризации идей (любовь к животным, охрана окружающей среды) или создания имиджа
(предвыборная платформа партии или кандидата, имидж города и городских властей).
=
Такая форма, как массовые развлекательные
мероприятия, несущие информационный или
рекламный подтекст, позволяет удовлетворить
потребности обеих целевых групп.
Среди проводимых коммерческими фирмами
мероприятий первое место занимают мероприятия
для клиентов, второе - для своих работников,
третье - празднование важных для фирмы событий,
далее следуют "рабочие" мероприятия, связанные
с презентациями, инфоднями и т. п. Развлекательные мероприятия для клиентов считаются одним из
лучших способов удержать сложившийся круг
потребителей, устанавливая с ними эмоциональный контакт и общаясь в непринужденной обстановке.
(организация праздничных и корпоративных мероприятий)
Широкомасштабные рекламные кампании требуют
больших вложений, но приносят меньший результат, чем узконаправленные акции, ориентированные на конкретного потребителя.
Выполнение каких-либо работ на основании договора субподряда - наиболее привлекательный вид
деятельности для небольшой начинающей фирмы.
В этом случае фирма получает достаточно большой
6 КОНКУРЕНЦИЯ
Крупные агентства, работающие в области организации мероприятий, распространяют свою деятельность на всю Эстонию, однако при равных возможностях клиенты всегда отдают предпочтение
местным операторам. В Нарве в области организации мероприятий на сегодняшний день работают
следующие фирмы и организации: OU Viru Media
(организация различных мероприятий), OÜ Geneva
(организация концертов и мероприятий), город-
7 РАБОТНИКИ, КВАЛИФИКАЦИЯ,
ВОЗМОЖНОСТЬ ОБУЧЕНИЯ/
ПЕРЕОБУЧЕНИЯ
Фондом профессиональной квалификации профессиональные стандарты в области деятельности по
организации мероприятий не установлены. Таких
специалистов в Эстонии никто не готовит.
По мнению предпринимателей, работающих в дан-
8 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОДУКЦИИ,
ЦЕНЫ
Основными, но не исчерпывающими в деятельности фирмы по организации мероприятий являются
следующие PR-продукты: городской праздник или
фестиваль, корпоративный праздник, рекламная
кампания или PR-акция, концерт, детский праздник, свадьба, день рождения, вечеринка и пр.
Начинающей фирме, не имеющей достаточного
опыта, лучше начинать свою деятельность с организации небольших мероприятий и проведения рекламных кампаний.
Общегородские праздники и культурные акции,
включенные в план городских мероприятий, орга-
заказ и гарантию того, что все поручаемые ей работы будут вестись в рамках имеющегося заказа, в
строгом временном графике и при наличии надзора
со стороны подрядчика. Кроме того, в случае
успешного сотрудничества фирма может заработать положительную репутацию, которая в дальнейшем станет для нее своеобразным пропуском на
рынок.
ской отдел культуры (организация городских
мероприятий в области образования, культуры и
спорта). Фирм, деятельность которых исключительно ориентирована на профессиональное проведение PR-акций и рекламных кампаний в городе
пока нет.
В данном бизнесе для достижения высокой конкурентоспособности очень важным фактором является репутация фирмы. Основой репутации являются
успешно реализованные проекты и получение заказов от известных фирм и организаций.
ной области, основными профессиональными
качествами, которыми должен обладать успешный
event-менеджер, являются:
- Энергичность и хорошие навыки общения;
- Умение создать мотивацию для всех участников
процесса;
- Способность работать в стрессовых условиях и
условиях ограниченного времени, не утрачивая
при этом внимания к деталям;
- Способность быстро принимать решения и перестраиваться в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.
низуются и проводятся городским отделом культуры1, однако это не исключает возможности того,
что начинающая фирма может заключить договор
субподряда на выполнение части работ по проведению большого мероприятия/праздника. Причем,
выполнение работ на основании договора субподряда - наиболее привлекательный вид деятельности для небольшой фирмы, имеющей узкую специализацию.
Стоимость услуг фирмы-организатора обычно
составляет 20%-25% от суммы бюджета мероприятия или рассчитывается на основании почасовых
ставок работающих специалистов. Дополнительный доход организатор может получить от размещения наружной рекламы и сдачи в субаренду мест
торговли. Ниже приведено краткое описание основных PR-продуктов с указанием их ориентировочного бюджета.
1
Основная информация об отделе культуры на сайте города
http://www.narva.ee/rus/index.php?vasakul/juhtimine/linnavalitsus/ametid/kultuurio
5
Городской праздник
=
Целевая группа:
Мероприятие ориентировано на самую широкую
аудиторию, которая включает всех жителей и гостей города и его окрестностей.
=
Цель мероприятия
и время проведения:
Обычно мероприятие посвящается юбилею или
календарному празднику - день рождения города,
годовщина городского события, праздник Ивановой ночи. Такие мероприятия обычно являются традиционными и проводятся из года в год. Наиболее
удобное время для проведения - летние месяцы.
Существуют также и зимние праздники - Рождество, Новый год, проводы зимы.
=
Место проведения:
В Нарве наиболее удобным местом для проведения
подобных мероприятий является площадка перед
Нарвским замком. Для проведения праздников в
зимнее время используются внутренние помещения и открытые площадки перед культурным центром "Женева" и ДК "Ругодив".
=
Сценарий и организация:
Обычно праздник рассчитан на целый день и включает в себя 2 фазы - дневную и вечернюю. Днем
предусматривается организация игр и конкурсов,
=
Целевая группа:
Мероприятие ориентировано на коммерческие
фирмы и отраслевые корпорации.
=
Цель мероприятия
и время проведения:
Торговые фирмы
4
Охранная фирма
4
Фирма по уборке
4
Агенты, продюсеры
4
Типография
4
Фирмы, сдающие в аренду и проводящие
4
монтаж сценического оборудования
Фирмы, предоставляющие в аренду
4
палатки, столы, стулья, тенты
СМИ.
4
=
Финансирование:
Основной доход мероприятия складывается из
дохода от продажи билетов и субаренды мест для
торговли. Если праздник посвящен важным
городским событиям, часть расходов может быть
покрыта из городского бюджета. Общий бюджет
мероприятия колеблется в пределах 100-150 тыс.
крон.
Праздник предприятия или отрасли, являющихся
ключевыми для города или района, может перерасти из корпоративного в городское мероприятие,
так, как это произошло с празднованием Дня энергетика в Нарве или Днем рыбака в Нарва-Йыэсуу.
Мероприятие не зависит от сезона и может проводиться в любое время года.
Корпоративный праздник является одним из лучших видов отдыха фирмы. Обычно мероприятие
посвящается юбилею, годовщине крупного события в истории предприятия, открытию нового подразделения или филиала, либо календарному празднику (Рождество, Новый Год) и пр. Во время корпоративных праздников сотрудники получают возможность неформального общения между собой,
PR-фирма
=
Партнеры:
что сближает их и позволяет приложить максимум
коллективных усилий в работе. Корпоративный
праздник также может иметь целью распространение информации о компании и ее продукции и
может фактически считаться рекламной акцией.
Корпоративный
праздник
6
выступление местных художественных коллективов, вечерняя часть мероприятия, как правило,
состоит из эстрадного концерта, в завершении которого может быть проведен салют. На протяжении
всего дня организована торговля напитками и
закусками, обеспечены места для отдыха - скамейки, столы, стулья, тенты от солнца и дождя. В преддверии праздника проводится его анонс в местных
СМИ, используются средства наружной рекламы расклеивание плакатов, распространение листовок. На время проведения праздника организуется
охрана, по его окончании - уборка территории.
=
Место проведения:
Наиболее распространенным вариантом проведения мероприятия, как правило, является фуршет
или банкет. В теплое время года может быть организован выезд за город с барбекю, спортивными
играми и конкурсами.
(организация праздничных и корпоративных мероприятий)
Всегда интересны оригинальные сценарии проведения, например: прогулки по реке на теплоходе,
лыжная прогулка с последующим посещением
сауны или выезд на берег реки или озера с удочками и палатками. Место проведения мероприятия
зависит от его целей, сценария и количества приглашенных. Это может быть офис или зал фирмы,
если они могут вместить всех приглашенных, зал
ресторана или ночного клуба, помещения культурного центра и загородного пансионата. В Нарве в
качестве мест для проведения корпоративных праздников популярны зрительный зал и другие помещения ДК "Rugodiv", залы диско-клуба "Geneva",
каминный зал ресторана "Rondeel", отели "Laagna",
"Liivarand" и др.
=
Сценарий и организация:
Как правило, организация корпоративного праздника включает в себя:
4
Выбор и украшение места проведения праздника. При этом учитывается специфика
мероприятия и количество участников.
4
Организацию фуршета или банкета, которые могут быть проведены как в зале ресторана, так и с использованием услуг выездного
питания.
4
Организацию официальной части - выступлений и докладов представителей фирмы.
Если одной из целей праздника является проведение PR-акции, на мероприятие приглашаются представители местных и региональных
СМИ.
4
Организация печати рекламных и информа-
Рекламная кампания,
PR-акция
=
Целевая группа:
Крупные и средние предприятия, ориентированные на обслуживание широкого круга организаций
и частных лиц.
=
Цель мероприятия
и время проведения:
Позитивный имидж и прочная репутация для современных компаний - залог устойчивости бизнеса в
высококонкурентной среде. Лояльность широких
масс потребителей может обеспечить поддержку в
критической ситуации, снизив, таким образом, негативный эффект на бизнес. Именно поэтому PRакции все активнее используются для обеспечения
лояльности целевых аудиторий.
Цели, на которые направлено проведение рекламных кампаний и PR-акций:
ционных материалов, пригласительных билетов, буклетов, программок и другой полиграфической продукции.
4
Организация охраны мероприятия.
4
Организация развлекательных мероприятий, концерта, игр, конкурсов и пр.
4
Организация транспортировки и размещения, обеспечение необходимого спортивного и
иного инвентаря при проведении выездных
мероприятий.
=
Партнеры:
4
Рестораны или фирмы, оказывающие услуги
по организации выездного питания;
4
Конферансье, ведущие, ди-джеи, театральные коллективы;
4
Агенты, продюсеры;
4
Охранная фирма;
4
Типография;
4
Фирмы, предоставляющие в аренду, палатки, столы, стулья, тенты, спорт-инвентарь;
4
Транспортные фирмы;
4
Отели и базы отдыха;
4
СМИ.
=
Финансирование:
Все связанные с мероприятием расходы и услуги
организатора покрываются из средств фирмы
заказчика. Иногда часть оплаты производят участники, покупая билеты. Общий бюджет зависит от
масштабов мероприятия и может колебаться в пределах от 2 до 100 тыс. крон и более.
Презентация компании и ее продукции;
4
Формирование позитивного отношения целе4
вых аудиторий к компании и ее продукции;
Формирование положительного имиджа кон4
кретных лиц - руководителей компании, региональных представителей, кандидатов в депутаты и пр.;
Информационная поддержка маркетинговых
4
инициатив;
Получение "обратной связи".
4
=
Место проведения:
Место проведения мероприятия зависит от сценария мероприятия. Если рекламная кампания ограничивается распространением информации, то
места проведения мероприятия как такового не требуется. А если планируется проведение презентаций, пресс-конференций, театрализованных представлений, выступлений артистов, то подбираются
помещения или площадки в зависимости от специфики действия и количества участников.
7
=
Сценарий и организация:
В зависимости от пожелания заказчика и утвержденного им сценария акция может включать в
себя самые разнообразные мероприятия: презентации, фуршеты, театрализованные представления, распространение образцов продукции на улице, пресс-конференции, праздники с играми и конкурсами. Организаторы акции могут выступить
спонсорами проведения концерта или детского
спектакля. Акция может быть ограничена массовым
или адресным распространением различной печатной продукции: рекламных буклетов и каталогов,
бесплатных печатных изданий, размещением рекламных статей в СМИ. Проведение рекламной кампании может быть совмещено с проведением корпоративных праздников, посвященных годовщине
фирмы или открытию новых филиалов.
Организация мероприятия включает в себя решение следующих организационных моментов:
4
Разработка и издание разного рода полиграфической продукции.
4
Изготовление сувенирной и подарочной продукции с символикой компании-заказчика.
4
Подготовка и распространение пресс-
=
Целевая группа:
Мероприятие ориентировано на самую широкую
аудиторию, которая включает жителей и гостей
города и его окрестностей. Основу целевой группы
составляют молодежь и люди среднего возраста.
=
Цель мероприятия
и время проведения:
Концерт может быть организован как самостоятельное мероприятие или являться частью другого
мероприятия, например, городского праздника.
При отсутствии в городе профессионального
театра, ограниченных технических возможностях
имеющихся концертных залов и наличии всего
одного кинотеатра городские праздники и концерты, организованные на территории Нарвского
замка, всегда пользуются большой популярностью
у жителей города и являются практически единственной возможностью организованного досуга
нарвитян. В силу того, что единственной возможностью проведения такого массового мероприятия,
как концерт, является использование открытой
площадки, время проведения мероприятий ограничено летними месяцами.
PR-фирма
=
Партнеры:
4
Профессиональные дизайнеры
4
Профессиональные журналисты
4
Консультанты по маркетингу и PR
4
Типографии
4
Самодеятельные театральные коллективы
4
Профессиональные артисты
4
Рестораны или фирмы, оказывающие услуги
по организации выездного питания.
=
Финансирование:
Финансирование осуществляется фирмой-заказчиком на основании утвержденного бюджета. Бюджет мероприятия в зависимости от его специфики и
масштаба может колебаться от 3 до 50 тыс. крон и
более.
=
Место проведения:
Концерт
8
релизов, информационных справок и других
материалов.
4
Организация и проведение интервью, прессбрифингов, пресс-конференций, тематических
семинаров и пресс-туров.
4
Организация концертов, спектаклей, театрализованных представлений.
4
Организация фуршетов, банкетов.
В Нарве наиболее удобным местом для проведения
подобных мероприятий является площадка перед
Нарвским замком. На время проведения концерта
на территории замка возводится временная сцена.
Территория замка ограничена стенами бастионов,
что предоставляет хорошие возможности для
организации входа по билетам и осуществления
охраны мероприятия, а колорит средневековых
стен и построек придает мероприятиям дополнительный эстетический аспект.
=
Сценарий и организация:
Независимо от того, является концерт самостоятельным мероприятием или частью другого
мероприятия, его организация включает в себя
подготовку непосредственно концерта и сопутствующих мероприятий: торговли закусками и напитками, организацию площадки для танцев, выступления местных групп "на разогреве".
В организации концерта наибольшую важность
приобретают вопросы, связанные с приездом
артиста или группы. На начальной стадии организаторы связываются с продюсером или агентом
артиста (группы) и запрашивают условия, на
которых может быть организовано выступление.
(организация праздничных и корпоративных мероприятий)
Каждый артист (группа) имеют свои персональные
требования к качеству и уровню звуковой аппаратуры и светового оформления их выступления. Площадка должна полностью соответствовать требованиям артиста - в противном случае исполнитель
может отказаться от выступления и потребовать
выплаты неустойки. При этом у каждого артиста
есть свои требования также и к классу авиаперевозки или размещения в поезде, уровню гостиницы, вариантам размещения и ресторанного обслуживания коллектива на всё время пребывания. Как
правило, от 50% до 70% гонорара за выступление
запрашиваются в виде предоплаты. Российские
исполнители почти всегда требуют 100%-й предоплаты.
В преддверии концерта проводится его анонс в местных СМИ, используются средства наружной рекламы - расклеивание плакатов, распространение листовок. На время проведения мероприятия организуется его охрана, по окончании - уборка территории. Часто по завершении концерта проводится
салют.
=
Партнеры:
4
Продюсер, агент
Детский праздник, свадьба,
день рождения, вечеринка
и пр.
=
Целевая группа:
Частные лица и некоммерческие организации (детские сады, школы, ассоциации, объединения и пр.)
=
Цель мероприятия
и время проведения:
Мероприятие может быть посвящено календарному празднику (Новый год, День матери, Иванова
ночь и пр.) или знаменательному событию (напр.,
день рождения, юбилей, свадьба, выпускной
вечер, встреча выпускников или просто друзей).
Мероприятия такого рода могут проводиться круглый год.
=
Место проведения:
Подбор места проведения праздника или события
зависит от желания заказчика и сценария праздника. Это может быть частный дом, квартира, дача,
ресторан, детская игровая комната, зал в детском
саду, школе, доме культуры, отеле или пансионате,
выезд на природу, арендованный теплоход - все
4
Фирмы, сдающие в аренду и проводящие
монтаж сценического оборудования
4
Отели, гостиницы, рестораны
4
Транспортные фирмы
4
Торговые фирмы
4
Охранная фирма
4
Фирма по уборке
4
Типография
4
Фирмы, предоставляющие в аренду палатки, столы, стулья, тенты
4
СМИ.
=
Финансирование:
Основной доход мероприятия складывается из
дохода от продажи билетов и субаренды мест для
торговли. Если концерт проводится в рамках корпоративного мероприятия, часть билетов (70-80%)
может быть выкуплена заказчиком и распространена им среди участников, остальные поступают в свободную продажу. Если концерт проходит в рамках
городского мероприятия, часть расходов по его
организации может быть оплачена городским бюджетом или спонсором. Таким образом, стоимость
входных билетов для горожан снизится. Бюджет
концерта колеблется от 100 до 150 тыс.крон.
зависит от желания заказчика и фантазии организатора.
=
Сценарий и организация:
Праздники проводятся по оригинальным сценариям. У фирмы может быть пакет готовых сценариев и
наработок, либо под конкретное событие может
быть написан оригинальный сценарий. Организация подобных мероприятий может включать в себя
выбор и украшение помещения, организацию банкета или фуршета, организацию шоу-программы,
организацию игр, конкурсов, развлечений, организацию фото- и видеосъемки, реализацию оригинальных сценариев. Заказы могут быть как на
полный комплекс услуг по организации праздника,
так и на отдельные услуги. Например, на услуги
ведущего и организацию развлечений, услуги по
подбору помещения и его оформлению.
ДЕТСКИЕ ПРАЗДНИКИ
“Дед Мороз со Снегурочкой у Вас дома". Поздравление с наступающим Новым годом от самого
Дедушки Мороза и Снегурочки, вручение подарков,
конкурсы, хороводы.
Программа рассчитана на детей от 3-х до 10-11 лет,
оптимальное количество детей - от одного до
шести человек, продолжительность программы от
15 до 30 минут.
9
"Детский день рождения". В зависимости от возраста ребенка его могут поздравить с днем рождения и вручить подарок его любимый сказочный
герой, клоун, фея цветов. Для именинника и его гостей можно организовать кукольный спектакль,
игры, песни конкурсы. Если место проведения праздника позволяет, возможна установка надувных
аттракционов - батута, горки, лабиринта. На праздник может прийти художник, который раскрасит
лица детей безопасными, экологически чистыми
красками, а приглашенный фотограф или видеооператор запечатлеет это для истории. Праздник
можно провести дома или в арендованном зале, а
возможно и в детском саду.
Программа рассчитана на детей от 3-х до 10-11 лет,
оптимальное количество детей - от 3 до 15 человек.
СЕМЕЙНЫЕ И ЧАСТНЫЕ ПРАЗДНИКИ
"Свадьба". Организация VIP транспорта, стилист,
парикмахер, наряд и букет невесты, печать и рассылка приглашений, красиво оформленный зал,
изысканная кухня, безупречное обслуживание,
шоу-программа, профессиональная фото- и видеосъемка. Ключевая фигура праздника - тамада. В
комплекс услуг может входить организация мальчишника и девичника накануне свадьбы. Могут
быть реализованы оригинальные сценарии, например: вечеринка в гавайском стиле, костюмированное представление с участием гостей, свадьба в
стиле ретро и пр.
"День рождения или юбилей". Подбор ресторана и меню или предоставление услуг повара,
поздравление юбиляра, выбор подарков, сюрпризы, розыгрыши, монтаж и показ фильма о юбиляре,
профессиональная фото- и видеосъемка. В рамках
проведения юбилея может быть приглашен художник, который запечатлеет празднование юбилея
или юбиляра, а также гостей, желающих получить
шарж или блиц-портрет.
несколько дней рождений и пр. Отличительные
особенности тематической вечеринки - это элементы пространства и атмосферы, которые охватывают уже при входе и позволяют попасть в
совершенно другой мир, другую эпоху, сказочную
страну и т.д. Ими могут стать одежда гостей и персонала, обслуживающего вечер (исторические,
карнавальные или другие костюмы, необычные
головные уборы, прически, очки, футболки и т.д.);
напитки и еда, выдержанные в заданном стиле;
мебель и декорации, которые помогут создать нужную атмосферу; тематическая музыка, игры, сюрпризы, розыгрыши и конкурсы, подобранные в
соответствии с сюжетом вечеринки. Примеры сценариев: Китайская чайная церемония, пижамапати, каменный век, привидения в старинном
замке, день в деревне, день здоровья в СПА и пр.
ОРИГИНАЛЬНЫЕ ПОДАРКИ
Люди часто мучаются, решая, что подарить на день
рождения или свадьбу. Имея контакты с различными специалистами или бюро по найму персонала,
можно предложить своим клиентам выбор оригинальных подарков: день в салоне красоты, фотосессия у профессионального фотографа, генеральная уборка квартиры, поздравления в виде постановочных розыгрышей и т.д.
=
Партнеры:
4
Рестораны, отели, транспортные фирмы
4
Театральные коллективы
4
Фотографы и видеооператоры
4
Парикмахеры, стилисты, свадебные салоны
4
Агентство по найму домашнего персонала
4
Типография
4
Фирмы, сдающие в аренду надувные комплексы для детей
4
Фирмы, сдающие в аренду палатки, столы,
стулья, тенты.
=
Финансирование:
ТЕМАТИЧЕСКИЕ ВЕЧЕРИНКИ
Праздники могут быть организованы не только "по
поводу", но и без повода, просто потому, что люди
устали от монотонности трудовых буден, не могут
встретиться со старыми друзьями. Для организации вечеринки подойдет любой предлог: начало
весны, встреча однокурсников, каникулы в школе,
9 ВЫБОР ФОРМЫ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
Для начала деятельности подойдет форма физи-
10
PR-фирма
На проведение стандартных мероприятий (например, визит Деда Мороза или услуги тамады) могут
быть установлены фиксированные цены (50-100
крон за визит Деда Мороза, 500-800 крон проведение новогодней елки). Бюджет оригинальных
мероприятий зависит от сценария и может составлять от 1 000 до 20 000 крон.
ческое лицо предприниматель (FIE), если деятельность идет успешно, наиболее оптимальная форма
- товарищество с ограниченной ответственностью
(OÜ).
(организация праздничных и корпоративных мероприятий)
10 ДЕЙСТВУЮЩЕЕ
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО
Фирма должна быть зарегистрирована в Эстонском
Коммерческом регистре и в Налоговом и Таможенном департаменте, никаких специальных требований законодательство для предприятий, работающих в области организации мероприятий, не устанавливает.
После получения извещения о регистрации в Коммерческом регистре необходимо встать на учет в
Нарвском Налоговом и Таможенном бюро (Narva
Maksu- ja Tollibüroo - www.emta.ee).
Нарвское Налоговое и Таможенное бюро
Идаского Налогового и Таможенного центра: Кересе 5, 20309 Нарва. Тел. 35 69469,
факс 35 69451, e-mail: narva@emta.ee.
Если PR-фирма намерена организовывать туры и
продавать их как туристический продукт, ей необходимо получить разрешение на деятельность в
качестве туроператора и зарегистрироваться в
Регистре хозяйственной деятельности (http://
mtr.mkm.ee). Подробную консультацию по этому
11 ОПОРНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ
В 2005 году был создан Союз агентств событийного
маркетинга - Uritusturundusagentuuride Liit
(www.ytal.ee), основная цель которого пропагандировать маркетинговые мероприятия как модную
и доходную альтернативу традиционным формам
маркетинговых услуг на эстонском рынке. Членами
союза на сегодняшний день являются 11 предприятий из Таллинна.
=
Опорные организации в Нарве:
ЦУ Нарвский Бизнес-Центр www.nbas.ee
?
Пеэтри 1, Нарва 20308
12 ФОНДЫ И ПРОГРАММЫ
ПОДДЕРЖКИ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
=
Государственные программы
Начинающее предприятие может ходатайствовать
о получении безвозмездной субсидии из Фонда
вопросу можно получить в Службе цен и защиты
прав потребителя Нарвского департамента развития и экономики, которая непосредственно и занимается регистрацией предприятий в Регистр хозяйственной деятельности. Государственная пошлина составляет 300 крон.
Департамент развития и экономики:
Петровская пл. 3-7, 20308, Нарва, тел.
35 99081, 35 99084, e-mail: areng@narva.ee
При организации деятельности фирме, работающей в области организации мероприятий, следует
учесть, что самоуправлением г. Нарва установлен
местный налог на рекламу и утвержден порядок размещения наружной рекламы. Подробная информация приведена на сайте Департамента развития и
экономики г.Нарва. http://www.narva.ee/
index.php?page=1585.
Если фирма намерена организовывать и проводить
масштабные городские мероприятия, необходимо
согласовать их проведение с городской управой и
получить разрешение.
Контакт: Петровская пл. 5, Нарва, 20308,
тел. 35 99008, факс 35 99010,
е-mail: narvalv@narva.ee
Тел. 35 99250, факс 35 99255
Некоммерческое объединение
?
по развитию предпринимательства
в г.Нарва www.nea.ee
Ваксали 19, Нарва 20308. Тел. 35 99290
Бизнес-инкубатор EAGLE NEST
?
www.eaglenest.ee
Ваксали 19, Нарва 20308. Тел. 35 99290
Бизнес-инкубатор Нарвского
?
Профессионального Учебного Центра
Калда 9, Нарва 20104. Тел. 35 99700
Ассоциация предпринимателей
?
Нарвского региона
Пеэтри 1, Нарва 20308. Тел. 35 61797
Союз предпринимателей Северо-Востока
?
Эстонии
Тел. 5055950
Стартовой помощи Целевого Учреждения по развитию предпринимательства в Эстонии (EAS). При
сроке деятельности фирмы до года - в размере до
50 000 крон, до 2 лет в размере до 200 000 крон.
Для эстонских фирм также открыты и другие программы EAS по поддержке предпринимательства.
Подробнее о поддержке предпринимательства в
Эстонии смотрите: http://www.eas.ee,
http://www.aktiva.ee.
11
=
Фонд Нарвского самоуправления
Если проект фирмы был акцептирован Фондом Стартовой помощи EAS или иным фондом, она может
ходатайствовать и о получении средств на покрытие своей доли самофинансирования проекта у
Нарвской горуправы. Средства выделяются из местного бюджета в соответствии с "Порядком представления и рассмотрения ходатайств на поддержку проектов начинающих предпринимателей" и
могут составлять до 25% от общей стоимости проекта, но не более 50 000 крон (условия и порядок
ходатайства: http://www.narva.ee/rus/index.
php?page=1825).
13 ПРИЧИНЫ НЕУДАЧ
=
Отсутствие профессионализма,
недостаточный опыт
Организация любого мероприятия с большим количеством участников - очень хлопотное занятие,
успех которого зависит от того, насколько продуманы и организованы все этапы:
Городской праздник может быть сорван из?
за того, что не было предусмотрено альтернативы на случай дождливой погоды;
Важные выводы, сделанные на международ?
ной конференции, могут остаться бесполезными, если недостаточно хорошо была проведена кампания по распространению ее результатов. Кроме того, никаких результатов может
вообще не быть, если часть докладчиков не
смогла прибыть вовремя;
Корпоративная вечеринка не будет иметь
?
успеха, если ее участники останутся голодными или наоборот - прием пищи и алкоголя станет единственным событием вечера;
Заезжие знаменитости могут отказаться
?
выступать и потребовать выплаты неустойки,
если сочтут техническое оснащение сцены
недостаточным для обеспечения хорошего звучания.
=
Неоправданные ожидания
С точки зрения формирования положительной репутации, очень важен успех первых проектов и положительные отзывы заказчиков. Чтобы сотрудничество с агентством, организующим маркетинговые и развлекательные мероприятия, оказалось
успешным, а ожидания заказчика оправданы, необходимо изучить клиента, узнать его особенности,
планы, намерения и пожелания. Предшествующий
мероприятию вопросник поможет быстрее понять
незнакомый коллектив.
=
Подвели поставщики
12
Успешное проведение большого мероприятия
напрямую зависит от четкой работы людей и организаций, привлеченных к его проведению. Невыполнение своих обязательств одним из участников
процесса, например, транспортной фирмой или
фирмой, ответственной за монтаж сценического
оборудования, может привести к провалу всего
=
Программы Департамента
рынка труда
Если будущий предприниматель зарегистрирован в
качестве безработного в Департаменте рынка
труда (TTA), он может пройти бесплатные курсы по
открытию собственного дела и ходатайствовать о
получении безвозмездного стартового пособия на
начало предпринимательской деятельности из
средств TTA в размере до 20 000 крон. Условия и
порядок ходатайства приведены на сайте ТТА
(http://www.tta.ee). Получение финансовой
помощи ТТА не лишает предпринимателя возможности в дальнейшем ходатайствовать о получении
субсидии из Фонда стартовой помощи EAS.
мероприятия. Поэтому необходимо работать только с проверенными и надежными партнерами. Если
приходится привлекать неизвестного поставщика,
в контракте следует оговорить его ответственность
за невыполнение своих обязательств, а также
иметь контакт с альтернативными поставщиками
тех же услуг.
=
Переоценка своих возможностей
В определенные периоды (например: весной или
накануне Рождества) может одновременно поступить много заказов, и все эти заказы фирма захочет
выполнить, особенно если это касается постоянных
или именитых клиентов. В действительности же,
времени и ресурсов может не хватить, и в результате пострадает качество услуги и репутация фирмы.
В таком случае проблему могло бы решить сотрудничество с другими фирмами, работающими в
области организации мероприятий. Однако здесь
существует риск, что в дальнейшем клиент будет
пользоваться услугами конкурентов. Но если
мероприятие будет плохо подготовлено, то клиент
все равно уйдет к конкурентам, а репутация фирмы
пострадает.
=
Неверное планирование
денежных потоков
Поскольку услуги имеют сезонный характер, очень
важно тщательно планировать денежные потоки.
Деньги, заработанные в весенне-летний сезон,
необходимо экономить для покрытия расходов, возникающих зимой. Снижение влияния сезонности
может быть достигнуто за счет разработки оригинальных "зимних" сценариев проведения корпоративных мероприятий, предоставления более
выгодных условий на проведение рекламных акций
в зимний период и развития услуг, не подверженных влиянию сезонности например: организация
семинаров и конференций.
=
Неправильное планирование
мероприятий
Неправильное планирование - это когда мероприятие планируется без учета памятных дней календаря, государства или города, что может привести к
низкой посещаемости и психологической несовместимости. Например, проводить юбилей или корпоративный вечер в день общеизвестных печальных
событий или траура. Следует также учитывать и график мероприятий, проводимых другими организациями или городами-соседями.