Business letter in English

Business letter in English
Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить, поэтому
навык подготовки краткого, содержательного, грамотно и красиво оформленного
письма всегда относится к одному из важных.
Структура делового письма на английском языке
1. Координаты отправителя письма
Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, то
составление письма начинается с вашего обратного адреса (return address), который
пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается обратный по
сравнению с русским порядок написания:
o отправитель
o номер дома
o улица
o город
o почтовый индекс
o страна
Если вы хотите получить ответ на свое письмо, то соблюдайте указанную
последовательность и точно указывайте свои координаты. В случае, когда письмо
печатается на бланке организации, то адрес, как и другие реквизиты бывают уже
указаны.
2. Дата составления письма
Под адресом, также справа, указывается дата (date) подготовки письма.
Имеются различия в британском и в американском варианте написания даты, а
именно:
в британском варианте сначала указывается число, потом месяц и год,
например,
7th January 1995,
которое сокращается иногда до 7 Jan’ 95. Другие месяцы также могут иметь
сокращенные формы, например,
Feb Mar Apr May Jun July Aug Sept Oct Nov
Dec. В цифрах это выглядит как 7/1/95.
В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год,
например, та же дата будет написана следующим образом January 7, 1995,
а в цифрах 1.7.95. Можно использовать любой вариант, но все же хотелось бы
посоветовать писать месяц не цифрами, а буквами.
3. Координаты получателя письма
Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя (addressee) и адрес
компании или организации, в которую вы обращаетесь, адрес указывается также в
обратном порядке (см.п.1).
4-5. Ссылка на предыдущую переписку и тема письма
Ниже следует указать и подчеркнуть ссылку (reference), если вы отвечаете на
письмо, и предмет (subject), о котором пойдет речь в письме. Здесь указывается
самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему
обращаются.
6. Приветствие
Приветствие (salutation) также содержит ряд тонкостей. Неправильное обращение
может сыграть плохую шутку, а может невольно обидеть человека, поэтому лучше
подумать, прежде чем написать так называемый «титул» (title). Здесь существуют
правила, которые нужно запомнить сразу:
 если вы пишете в компанию или организацию в целом, а не конкретному
человеку, то обращаетесь «Уважаемые господа» - Dear Sirs
 если вы пишете человеку, который занимает определенную должность, но не
знаете его или ее фамилию, то обращаетесь «Уважаемый сэр/мадам» - Dear
Sir/Madam
 если вы знаете фамилию адресата, то
обращаетесь
«Уважаемый
господин/госпожа Тетбари» - Dear Mr/Mrs. Tetbury. Обратите внимание, что
фамилию нужно указывать обязательно. Нельзя написать Mr. Mrs. без
фамилии. Кроме того, встречается обращение к незамужней женщине Miss или
к женщине, чье семейное положение Вам неизвестно, Ms., но фамилия все
равно должна быть указана
 если вы хорошо знакомы с человеком, находитесь с ним/ней в приятельских
отношениях и при личной встрече обращаетесь друг к другу по имени, то
такое же обращение допускается и в письме, например, Dear Elton. Только
следует иметь в виду, что в деловом письме, затрагивающем принципиально
служебные вопросы, всѐ-таки лучше сохранять официальный стиль и писать
Dear Mr. Simpson/Dear colleague
 если в визитной карточке партнѐра рядом с фамилией написаны какие-нибудь
научные или иные титулы, например, Dr/Professor, значит, они должны стоять
перед фамилией
7. Основное содержание
Суть проблемы (problem) или основное содержание письма находятся визуально в
середине письма.
8. Заключительная часть
Заключительная часть (closing) может содержать такие стандартные фразы как
«Благодарю Вас за сотрудничество» Thank you for your cooperation, «Жду ответа от
Вас» Looking forward to hearing from you.
9. Конец письма
Конец письма может включать фразы «Искренне Ваш/Ваша» Yours sincerely, если Вы
знаете фамилию адресата и «С совершенным почтением» Yours faithfully, если
фамилия адресата Вам неизвестна. Письмо можно также закончить фразой «С
наилучшими пожеланиями» Best wishes.
10. Подпись отправителя
11. Должность отправителя
12. Приложения к письму (если есть)
В законченном виде структура письмо выглядит следующим образом.
*
Обратный адрес отправителя - address
*
Дата подготовки письма - date
*
Адрес получателя - addressee
*
Ссылка - reference (Ref)
*
Тема – regarding (Re)/ subject
*
Приветствие - salutation
*
Суть проблемы - problem
*
Заключительная часть – closing
*
Конец письма - ending
*
Подпись - signature
*
Должность отправителя - position
*
Приложения – enclosure (Enc)
Business letter in English - sample
Образец - Деловое письмо
(адрес отправителя)
Macquarie University
Sydney,
New South Wales
2109
Australia
(дата подготовки письма)
3 March, 2000
(адрес получателя)
TimeforEnglish
21 Tverskaya str. Moscow, Russia
(ссылка на предыдущую переписку)
In reply please quote: DDF/45
(тема)
Postgraduate Coursework Programs in Business Administration
(приветствие)
Dear Colleague,
(суть письма)
I attach details of our postgraduate coursework programs in Business
Administration and related fields at Macquarie. I would be grateful if
you would bring them to the attention of any interested students or
colleagues.
As you will see from the brochure we have a range of programs
covering a number of fields broadly within Business Administration. In
addition, in the Graduate Diploma and Master’s programs we also have
very well developed research degrees in similar fields at MA (Hons) and
PHD levels. These can be taken externally as can some of the
coursework programs. A separate brochure is available from the
Department covering our research degree programs.
Applications for the March 2001 commencement of postgraduate
coursework programs are due in early November 2000, although these
are possibilities for late registration if places remain.
(заключительная часть)
I look forward to hearing from you, if you have any questions we may
be able to answer. Our Postgraduate Studies Office in the Department
(address inside the brochure) will also be ready to assist any interested
applicants.
(конец письма)
With good wishes
(подпись)
Professor Christopher G. Nadlin
(приложения)
Enc
Полезные фразы
Обращаясь к адресату
To Whom It May Concern
Тому, к кому это может относиться
Начиная письмо
with reference to
We refer to your letter
Further to our telephone conversation
Replying to your letter
regarding
со ссылкой на
Мы ссылаемся на Ваше письмо
В дополнение к нашему телефонному разговору
Отвечая на Ваше письмо
относительно
Подтверждая получение письма
I have received your letter of 1st July
Только что получил Ваше письмо от 1 июля
I am very glad to have your letter
Очень рад получить от Вас письмо
Thank you for sending me
Благодарю Вас за направление мне
I am pleased to confirm that
Я рад подтвердить, что
I confirm that
Подтверждаю, что
Обращаясь с просьбой и отвечая на просьбу
I would be grateful if you could
Я был бы Вам благодарен, если бы Вы
I would appreciate it if you could
Я был бы весьма признателен ,если бы Вы могли
Could you please
Не могли ли Вы
May I approach you with a request
Могу ли я обратиться к Вам с просьбой
Would you kindly send me
Не могли ли Вы прислать мне
I would also like to know if it is
я бы хотел знать, возможно ли
possible
According to your request
По Вашей просьбе
As requested by you
Как Вы просили
Объясняя причину письма
I am writing to inform/apply
for/request
This is to inform you
I am sending you this letter to inform
you of
Настоящим пишу, чтобы
проинформировать/представить/просить
Настоящим сообщаю
Направляю данное письмо, чтобы
Подчеркивая срочность
We would appreciate a prompt reply
A prompt reply would be appreciated
Please advise promptly
I would appreciate it if you could
Были бы признательны за срочный ответ
Прошу Вас не задерживаться с ответом
Просим срочно прислать ответ
Я был бы благодарен, если бы вы смогли
Прикладывая документы
Please find enclosed/attached
I enclose herein
enclosed are copies
Прилагаются
Настоящим прилагаю
прилагаются копии
Заканчивая письмо
We are looking forward to seeing you
soon
I/We look forward to hearing from
you
I look forward to your reply
With best wishes (regards)
With every good wish and warm
regards
Ждем новой встречи с Вами
Ждем ответа от Вас
жду ответа от вас
С наилучшими пожеланиями (приветами)
С самыми добрыми и теплыми пожеланиями