Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы

Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Рассмотрим четыре ситуации, которые вызывают много вопросов у организаций,
предоставляющих своим сотрудникам спецодежду.
Вопрос первый:
Нормируются ли расходы на спецодежду в целях налогообложения прибыли?
Нет. К материальным расходам относятся затраты на приобретение инструментов,
приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды,
других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных
законодательством, и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом
(пп.3 п.1 ст.254 НК РФ).
1 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Следует обратить внимание на термин «не являющихся амортизируемым имуществом».
Он относится не только к другому имуществу, но и к перечисленным средствам
индивидуальной и коллективной защиты. Из этого можно сделать вывод, что расходы на
спецодежду учитываются в составе материальных, только если она не соответствует
критериям амортизируемого имущества.
Если же она признается амортизируемым имуществом, в отношении нее нужно
начислять амортизацию.
Что понимается под термином «предусмотренных законодательством», Налоговый
кодекс не разъясняет. Следует ли из этого, что расходы на спецовку ограничиваются
типовыми нормами бесплатной выдачи спецодежды и др.? Можно ли признать расходы
при выдаче спецодежды по повышенным нормам? Или если спецовка выдается
работникам, специальности которых не перечислены в типовых нормах? Или если
предоставляются предметы одежды, не упомянутые в типовых нормах?
Одежда выдается по повышенным нормам
2 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Минфин разъясняет, что стоимость спецодежды, даже если она выдается работникам
по повышенным нормам, учитывается в материальных расходах (письма от 16.03.2011 N
03-03-06/1/143, 04.04.2007 N 03-03-06/1/214, 23.04.2007 N 03-04-06-01/128). Но затраты
должны быть обоснованны и документально подтверждены.
Суды разделяют такую позицию. К примеру, ФАС Поволжского округа отметил, что в
подпункте 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ не установлено, что этот вид расходов
обязательно должен нормироваться (постановление от 26.07.2006 по делу N
А55-31040/05-3). По мнению ФАС Уральского округа налоговое законодательство не
связывает отнесение в расходы затрат на спецодежду с какими-либо нормами ее
приобретения (постановление от 17.04.2006 N Ф09-1966/06-С7).
Спецовка выдается работникам, должности которых не предусмотрены в типовых
нормах
Нередко организации выдают спецодежду работникам, должности которых не
3 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
предусмотрены в типовых нормах.
Трудовой кодекс не дает работодателям право расширять законодательно
установленный перечень должностей, работники которых имеют право на спецодежду.
Ранее Минфин считал, что в таком случае организация не вправе учитывать затраты на
спецовку в материальных расходах (письмо от 19.10.2006 N 03-11-05/235).
Позднее финансисты уточнили, что если опасные условия труда подтверждены
аттестацией рабочих мест, а спецовка выдается работникам по нормам,
предусмотренным для сходных профессий с опасными условиями труда, затраты можно
учесть в материальных расходах в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 254 НК
РФ (письмо от 24.06.2009 N 03-03-06/1/425).
Из документов об аттестации рабочих мест (приказа руководителя о проведении
аттестации и акта по ее результатам) должно следовать, что работа связана с
опасными, вредными условиями труда, с загрязнением и особым температурным
режимом.
4 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Работникам выдаются предметы спецодежды, не упомянутые в типовых нормах
У налоговиков часто возникают претензии, если организация учитывает при
налогообложении прибыли затраты на предметы спецовки, которые не предусмотрены в
типовых нормах. Однако сложившаяся судебная практика поддерживает
налогоплательщиков.
Так, в постановлении от 13 февраля 2008 г. N Ф03-А59/07-2/5933 ФАС
Дальневосточного округа отметил, что организация вправе учесть затраты на
приобретение для своих работников спецодежды, не поименованной в типовых нормах,
так как расходы являются экономически обоснованными и документально
подтвержденными, а перечень учитываемых расходов остается открытым.
Кроме того, статья 252 НК РФ не обязывает налогоплательщиков подтверждать
произведенные расходы действующими правилами и нормативами.
5 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Аналогичное мнение высказал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 15
апреля 2008 г. N А56-9310/2007.
Судьи посчитали обоснованным учет расходов на спецодежду, не предусмотренную
типовыми отраслевыми нормами. В данном случае нормы выдачи одежды были
согласованы с Главной государственной инспекцией труда по области.
Вопрос второй:
Как списывать стоимость спецодежды, если по результатам аттестации комиссия
приняла решение выдать работнику 2 комплекта спецодежды вместо одного? Оба
равномерно изнашиваются в процессе эксплуатации.
Работодатель за счет собственных средств обязан обеспечивать уход за спецодеждой,
6 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
ее хранение, своевременно осуществлять химчистку, стирку, дегазацию, дезинфекцию,
обезвреживание, обеспыливание, сушку спецодежды, а также ремонт и ее замену (п.30
Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной
обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. приказом
Минздравсоцразвития от 01.06.2009 N 290н). В этих целях работодатель вправе
выдавать работникам два комплекта спецодежды с удвоенным сроком носки.
Следовательно, если, например, выдать работнику один комплект спецодежды (срок
носки – 1 год), то его стоимость можно единовременно включить в расходы. Если же
выдавать сразу два комплекта, то срок носки каждого из них удваивается, и их
стоимость будет погашаться равномерно в течение 2-х лет.
Вопрос третий:
Следует ли приостанавливать списание стоимости спецодежды, если она возвращается
на склад, а через определенное время выдается другому работнику?
Да. Косвенно приказ N 135н и ПБУ 5/01 указывают на то, что если работник сдает на
склад спецодежду, стоимость которой не полностью списана в расходы, ежемесячное
списание ее стоимости на расходы следует прекратить. Ведь амортизация начисляется
по спецодежде, находящейся в эксплуатации.
7 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Если эта спецодежда будет выдана другому работнику, то списание ее стоимости на
расходы следует продолжить исходя из остаточной стоимости и оставшегося срока
использования.
Вопрос четвертый:
Как отразить в бухгалтерском учете ситуацию, когда при увольнении работник не
возвращает спецодежду?
Приобретение спецодежды отражается на счете 10 «Материалы» с использованием
субсчетов 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10-11
«Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (План счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв.
приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н).
8 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Организации могут единовременно списать стоимость спецодежды, срок эксплуатации
которой согласно нормам не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов
учета затрат на производство в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации
(п.21 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента,
специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утв.
приказом Минфина от 26.12.2002 N 135н).
Стоимость спецодежды со сроком эксплуатации более одного года погашается
линейным способом, исходя из сроков ее полезного использования, предусмотренных в
типовых отраслевых нормах (п.26 Приказа N 135н).
Работодатель обязан обеспечить приобретение и выдачу спецодежды за счет
собственных средств (абз.6 ч.2 ст.212 ТК РФ). В пункте 64 Приказа N 135н также
отмечено, что спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату
при увольнении работника. Поэтому если сотрудник, увольняющийся из организации, не
возвращает спецовку, работодатель вправе требовать возмещения ее стоимости (ст.246
ТК РФ). При этом нужно учесть степень износа спецодежды. Понятно, что о возмещении
стоимости может идти речь только в том случае, если срок использования спецовки не
истек.
До того, как принять решение о возмещении ущерба, работодатель обязан провести
проверку, чтобы установить размер причиненного ущерба и причины его возникновения.
Для этого можно создать комиссию с участием специалистов (ст.247 ТК РФ).
Обязательно требуется письменное объяснение работника. Если работник
9 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
отказывается его дать или уклоняется от этого, составляется соответствующий акт (ч.3
ст.247 ТК РФ). Без проверки привлечь работника к материальной ответственности
нельзя.
Срок использования одежды – более 12 месяцев
Если работник не возвращает использованную спецодежду со сроком «годности» более
12 месяцев, составляются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 94 Кредит 10 субсчет 11 «Специальная оснастка и специальная одежда в
эксплуатации»
10 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
– отражена недостача спецодежды по остаточной стоимости;
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94
– на основании распоряжения руководителя недостача отнесена на виновное лицо
(работника);
Дебет 70 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
11 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
– недостача удержана из заработной платы работника.
Если удержать остаточную стоимость спецодежды из зарплаты невозможно, то
работник может возместить ущерб добровольно (ч.4 ст.248 ТК РФ), внеся денежные
средства в кассу организации или на расчетный счет. При этом составляется
соглашение, в котором указываются размер ущерба и сроки возмещения.
Дебет 50, 51 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
12 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
– работник возместил остаточную стоимость спецодежды.
Когда работник отказывается возмещать ущерб добровольно, сумма ущерба
взыскивается принудительно через суд. Если виновные лица не установлены, или суд
отказал во взыскании с них ущерба, убытки списываются на финансовые результаты.
Дебет 91 субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 94
– списана недостача спецодежды в случае отсутствия виновных лиц.
13 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Срок использования одежды –менее 12 месяцев
В отношении спецодежды со сроками использования менее 12 месяцев следует
отметить следующее. Так как стоимость такой спецодежды была единовременно
списана на затраты, то если работник ее не возвращает, записи на счетах
бухгалтерского учета не составляются.
При этом, как было сказано выше, работодатель вправе требовать возмещения
стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее
износа. Остаточная стоимость спецодежды со сроками использования менее 12 месяцев
будет определяться пропорционально сроку полезного использования на основании
типовых норм.
В такой ситуации составляются следующие бухгалтерские записи:
14 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98
субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и
балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
– отражена разница между балансовой стоимостью спецодежды и суммой, подлежащей
взысканию с виновного лица (при этом балансовая стоимость спецодежды равна нулю,
поскольку спецодежда была единовременно списана на затраты производства в момент
передачи ее сотрудникам);
Дебет 70 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
15 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
– недостача удержана из заработной платы работника.
Если работник возмещает остаточную стоимость спецодежды добровольно
Дебет 50, 51 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
– работник возместил остаточную стоимость спецодежды;
16 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Дебет 98 субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных
лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кредит 91 субсчет 1
«Прочие доходы»
– списана на доходы сумма взыскиваемой стоимости спецодежды.
Если виновные лица не установлены
17 / 18
Выдаем работникам спецодежду: вопросы и ответы
Написано Игорь Харисов, налоговый консультант компании «АУДЭКС»
18.07.12 17:02 -
Дебет 98 субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных
лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кредит 73 субсчет 2
«Расчеты по возмещению материального ущерба»
– списана недостача спецодежды в случае отсутствия виновных лиц.
18 / 18