Образец должностной инструкции администратора магазина

УТВЕРЖДАЮ:
________________________
[Наименование должности]
________________________
[Наименование организации]
________________/[Ф.И.О.]/
«____» ____________ 20__ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора магазина
1. Общие положения:
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность Администратора магазина.
1.2. Администратор магазина назначается на должность и освобождается от должности в
установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального
директора по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Администратор магазина является сотрудником магазина, функционально подчиняется
начальнику отдела франчайзинга, административно подчиняется Коммерческому директору.
1.4. На должность Администратора магазина назначается лицо:
1.4.1.имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 1-го
года в должности Администратора магазина или старшего продавца или
1.4.2.начальное профессиональное образование и стаж работы не менее 1-го года в должности
Администратора или старшего продавца .
1.5. Администратор магазина должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя,
в том числе уметь пользоваться компьютерными программами учета товаров ( 1С).
1.6. Администратор магазина должен знать:
1.6.1.постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы,
регламентирующие работу предприятия торговли и ведение кассовых операций;
1.6.2.товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства,
качественные характеристики;
1.6.3.организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
1.6.4.ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
1.6.5.структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
1.6.6.правила и методы организации обслуживания покупателей;
1.6.7.основы экономики, организации труда и управления;
1.6.8.основы маркетинга и организации рекламы;
1.6.9.порядок оформления помещений и витрин;
1.6.10.основы эстетики и социальной психологии;
1.6.11.законодательство о труде;
1.6.12.Правила внутреннего трудового распорядка;
1.6.13.правила и нормы охраны труда;
1.6.14.правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной
безопасности, гражданской обороны.
1.7. Администратор магазина должен обладать организаторскими
коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.
способностями,
1.8. В период временного отсутствия Администратора магазина его обязанности возлагаются на
Старшего продавца.
1.9. Цель работы Администратора магазина - достижение максимально возможного объема
продаж заявленного ассортимента, снижение затрат и потерь.
2.Основные обязанности Администратора магазина:
2.1. Организация и управление эффективной работой персонала магазина.
2.2. Выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника магазина.
2.3. Контроль работы всего персонала магазина.
2.4. Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета магазина.
2.5. Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателями.
2.6. Оформление и своевременное продление необходимых для работы магазина разрешений и
документов в фискальных и административных органах.
2.7. Решение вопросов по инкассации.
2.8. Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных
операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
2.9. Обеспечение установленного режима работы магазина.
2.10.Своевременная подготовка документов для расчета заработной платы. Графики работы и
представления на премии и штрафы предаются в отдел персонала.
2.11.Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного
обеспечения, организация устранения неполадок.
3.Организация и управление эффективной работой магазина:
3.1.Администратор магазина составляет график работы персонала магазина с учетом
функциональных обязанностей, производственной необходимости и среднедневного колебания
количества покупателей. Графики на следующий месяц передаются в отдел персонала не позднее
28 числа текущего месяца.
3.2.При работе в торговом зале Администратор руководит работой продавцов и определяет их
расстановку в торговом зале и на кассе.
3.3.Администратор магазина решает с наименьшими затратами проблемы, возникающие при
нарушении технологических процессов магазина.
3.4.Принимает участие и решает все внештатные ситуации, возникающие в процессе работы
магазина и не описанные в должностных и прочих инструкциях для персонала.
3.5.Проводит еженедельные и ежемесячные собрания всех сотрудников магазина.
3.6.Администратор магазина контролирует ассортимент и качество товаров, предлагаемых
покупателям, и вносит предложения по ассортименту магазина.
3.7.Самостоятельно составляет заказы, предупреждая дефицит товара;
3.8.Контролирует работу продавцов по оптимальной и удобной выкладке товаров на стеллажах.
3.9.Администратор магазина отслеживает цены на товары из ассортимента магазина у
конкурентов и вносит предложения по ценовой политике магазина.
3.10.Администратор магазина принимает меры по привлечению покупателей в магазин:
предлагает и осуществляет запланированные рекламные мероприятия и т.д.
3.11.В случае проведения в магазине рекламных акций и промоушенов, нацеленных на
привлечение покупателей в магазин, на увеличение продаж, Администратор контролирует
подготовку и проведение этих мероприятий, организовывая посильную помощь участникам этих
акций.
3.12.По окончании рабочего дня Администратор магазина обязан провести сверку реестра
документов с кассовым отчетом.
3.13.В дни отсутствия сотрудника Администратор магазина выполняет его обязанности в
соответствие с должностной инструкцией отсутствующего сотрудника.
3.14.Администратор магазина 50 % рабочего времени находится в торговом зале, распределяет
продавцов в зале и на кассе, самостоятельно участвует в приемке, выкладке товара, наклейке
ценников и при необходимости обслуживает покупателей на кассе.
3.15.Администратор магазина контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками
магазина своих должностных обязанностей. При необходимости проводит инструктажи, собрания,
обучение и тренинги.
3.16.Администратор магазина контролирует наличие у персонала магазина правильно
оформленных санкнижек, спецодежды, удостоверений кассиров-операционистов и других
необходимых документов.
3.17.При систематическом невыполнении своих функциональных обязанностей Администратор
магазина принимает решение о несоответствии сотрудника занимаемой должности и ставит
вопрос перед рук. отд. персонала
3.18.При нарушении выполнения должностных обязанностей работником магазина
Администратор магазина надлежащим образом фиксирует нарушение ( докладная запмска и/или
объяснительная записка от сотрудника) и отправляет в отдел персонала представление о
наложении взыскания.
3.19.До ___ числа каждого месяца Администратор магазина составляет в установленной форме
бюджет расходов магазина и передает его рук. отд. франчайзинга. Бюджет составляется с учетом
максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию
коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение
затрат на расходные материалы и снижение потерь.
3.20.Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателем.
3.21.Администратор магазина решает вопросы, касающиеся состояния помещения, прилегающих
территорий, взаимодействия с коммунальными службами, текущего состояния арендуемого
оборудования.
3.22. Оформление и своевременное продление необходимых для жизнедеятельности магазина
разрешений и документов в фискальных и административных органах.
3.23.Администратор магазина следит за сроками действия всех разрешений на торговлю,
лицензий, патентов, своевременно подает заявку ответственному по документации на их
продление, а в случае отсутствия ответственного продлевает и оформляет самостоятельно;
3.24.Своевременно реагирует на все изменения Законодательства, касающиеся документов
магазина, разрешающих и регламентирующих торговлю.
3.25.Консультируется с юристом компании, СБ по всем спорным вопросам, касающимся
фискальных и административных органов.
3.26.Сообщает рук. отд. франчайзинга обо всех визитах проверяющих органов.
3.27.В случае наложения штрафа на магазин по вине неправильного выполнения персоналом
магазина своих обязанностей, Администратор предоставляет объяснительную записку на имя
Коммерческого директора.
3.28.Администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации
выручки, по оплате услуг по инкассации.
Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций,
отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
3.29.Администратор магазина ведет и обеспечивает ведение другими работниками магазина всей
установленной документации: журналов, книг, бланков и др.
3.30.Администратор магазина согласно утвержденному графику формирует и отправляет в офис
экспорт операций расхода и инвентаризации.
3.31.Администратор магазина составляет или контролирует составление ежедневного отчета о
продажах и ежемесячного отчета основных показателей работы.
3.32.Администратор магазина контролирует и организует доставку в офис кассовых документов ( 1
раз в два дня), в течение суток обеспечивает доставку оригиналов документов на поставку товаров
от сторонних организаций.
3.33.Администратор магазина своим указанием назначает ответственных за открытие и закрытие
магазина, постановку и снятие пожарно-охранной сигнализации, вневедомственной охраны.
Ответственными назначаются - кассир, старший продавец.
3.34.Администратор магазина составляет расписание участия ответственных в открытии,
закрытии, постановке и снятии с охраны.
3.35.Администратор магазина готовит данные, необходимые для начисления зарплаты персоналу
магазина, руководствуясь табелем учета рабочего времени . Администратор вносит предложения
по премированию и штрафованию сотрудников.
3.36.Данные, необходимые для начисления
руководителю отдела франчайзинга.
зарплаты
отправляются
на
утверждение
3.37.Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного
обеспечения и организация устранения их неполадок
Администратор магазина проводит необходимые для бесперебойной работы "1С" операции по
проверке целостности базы, переиндексации базы. Администратор магазина обязан
контролировать проведение в установленные сроки и с надлежащим качеством всех работ по
профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя
принимать меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.
4.Ответственность Администратора магазина:
4.1.Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность
товара в магазине.
4.2.эффективность работу персонала и магазина
4.3.выполнение плана по продажам магазина
4.4.профессиональную работу персонала, выполнение персоналам всех функциональных и
должностных обязанностей, своевременное прохождение и оформление инструктажей,
медосмотров и обучения.
4.5.правильное составление бюджета, контроль и снижение издержек магазина
4.6.правильное и своевременное оформление необходимых для жизнедеятельности магазина
документов в административных и фискальных органах
4.7.соблюдение ассортиментного перечня
4.8.своевременное решение вопросов с арендодателем
4.9.своевременно решение вопросов с банковскими организациями
4.10.наличие и ведение установленной документации, своевременность предоставления и
достоверность всей отчетности магазина
4.11.сохранность всего оборудования, товара и иного имущества в магазине, выполнение правил
открытия и закрытия магазина, снятия и постановки на охрану.
4.12.своевременное и правильное заполнение документов для расчета заработной платы
персонала
4.13.бесперебойную работу техники, программного обеспечения и своевременную профилактику,
и устранение неполадок
4.14.разрешение всех внештатных ситуаций, возникающих в магазине.
5.Права Администратора магазина:
5.1.Вносить предложения по приему и увольнению персонала магазина
5.2.Вносить предложения по премированию и вынесению дисциплинарных взысканий персонала
магазина
5.3.Организовывать и проводить собрания коллектива магазина
5.4.Составлять графики работы и отпусков персонала
5.5.Вносить предложения по оптимизации технологических и других процессов в магазине
5.6.Вносить предложения по увеличению продаж
Должностная инструкция
_________________.
администратора
магазина
разработана
в
соответствии
с
С должностной инструкцией ознакомлен, экземпляр получил.
____________________________ /_____________/
"____" _________________ 201_ год