КОДЕКС ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Нормы и стандарты работы компании Hilton
реклама
КОДЕКС ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Нормы и стандарты работы компании Hilton КОДЕКС ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Нормы и стандарты работы компании Хилтон СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ.......................................................................................1 Безопасное уничтожение конфиденциальной информации.............8 Правила.............................................................................................................................. 1 Информация от третьих лиц.................................................................................8 Обязательства согласно законам и правилам Hilton.............................. 1 Социальные сети..........................................................................................................9 Защита активов Hilton...............................................................................................9 НОРМЫ ПОВЕДЕНИЯ РАБОТНИКОВ........................................... 2 Создание и ведение точного учета деловых операций........................9 Персональная ответственность...........................................................................2 Хранение учетной документации.......................................................................9 Уважение и понимание ценности культурного многообразия.........2 Поддержание на рабочем месте обстановки свободной от оскорблений и притеснений...........................................................................2 Создание безопасной и здоровой рабочей обстановки......................2 Рабочее пространство без наркотиков и алкоголя.................................. 3 Поддержание рабочей среды без насилия.................................................. 3 Недопустимые формы поведения..................................................................... 3 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА........................................................................... 4 Реклама и маркетинг.................................................................................................4 ГРАЖДАНЕ МИРА........................................................................ 10 Права человека........................................................................................................... 10 Запрет на торговлю людьми............................................................................... 10 Наши сообщества...................................................................................................... 10 Защита окружающей среды................................................................................. 10 Взяточничество и другие формы коррупции...............................................11 Что означает понятие «государственный служащий»?...........................11 Взяточничество в сфере коммерции................................................................11 Конфиденциальность................................................................................................4 Бесплатные услуги и развлечения для Работников профсоюзов...............................................................................12 Конфликт интересов..................................................................................................4 Бойкоты............................................................................................................................12 Корпоративные возможности..............................................................................4 Эмбарго на торговлю и экспортный контроль..........................................12 Члены семьи и личные взаимоотношения................................................... 5 Участие в политике. Выборы в Соединенных Штатах............................13 Интересы и взаимоотношения, о которых нужно сообщать.............. 5 Выборы за пределами США..................................................................................13 Личные инвестиции.................................................................................................... 5 Индивидуальная политическая деятельность...........................................13 Деловая деятельность и трудоустройство за пределами компании.......................................................................................... 5 Отношения с правительством и соблюдение Закона о лоббистской деятельности...................................................................................13 Финансовые обязательства................................................................................... 5 Достоверность информации................................................................................13 Работники и руководители других организаций...................................... 5 Добросовестное ведение сделки....................................................................... 5 РЕШЕНИЕ ВОЗНИКАЮЩИХ ПРОБЛЕМ...................................... 13 Практика закупок......................................................................................................... 5 Помощник генерального юрисконсульта, отдел управления и соблюдения правил или генеральный юрисконсульт.........................................................................14 Деловые любезности (подарки, одолжения и развлечения).............. 5 Что представляют собой деловые любезности?........................................ 5 Рекомендации для рассмотрения......................................................................6 Порядок оказания деловых любезностей..................................................... 7 Чаевые и денежные вознаграждения.............................................................. 7 Конкуренция и антимонопольная политика................................................ 7 Служебная, конфиденциальная информация и информация, составляющая коммерческую тайну................................................................ 7 Защита сведений Hilton...........................................................................................8 Горячая линия по вопросам этики....................................................................14 Доступ к персональным данным........................................................................14 Защита анонимности................................................................................................14 Запрет на применение мер притеснения.....................................................14 Дисциплинарное взыскание.................................................................................14 Исключение....................................................................................................................14 Прохождение ежегодной аттестации.............................................................14 КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 1 ВВЕДЕНИЕ Правила Репутация Hilton и каждого из наших Отелей является ключевой составляющей прошлого, настоящего и будущего успеха нашей компании. Каждый работник несет персональную ответственность за добросовестное поведение с целью улучшения репутации Hilton, а также поддержания благоприятных условий труда. Добросовестность означает правильные поступки и поощрение правильного поведения окружающих. Данный кодекс деловой этики представляет собой руководство о сотрудничестве Hilton и Работников для достижения наивысших этических норм в сфере гостиничного бизнеса. В ряде случаев кодекс деловой этики включает принципы, требующие строгого соблюдения, в других случаях в нем представлены рекомендации общего характера. Во всех случаях соблюдение кодекса деловой этики является обязательным. От наших Работников мы ожидаем поддержания наивысших стандартов этического поведения в любом действии, предпринятом от имени Hilton. Работники должны не только избегать неподобающего поведения, но также и поступков, которые выглядят как неподобающее поведение. Нормы настоящего кодекса деловой этики распространяются на всех Работников Hilton Worldwide, Inc. и её дочерних компаний (совместно именуемых «Hilton Worldwide»), а также на работников всех отелей находящихся в собственности Hilton Worldwide, контролируемых или управляемых Hilton Worldwide (совместно именуемых «Отели»), независимо от того приняты ли они на работу Hilton Worldwide или нет. Работники Hilton Worldwide и Отелей совместно именуются в настоящем кодексе деловой этики как «Работники», а по отдельности – «Работник». Такие слова, как «вы» и «ваше» распространяются на отдельного Работника, в свою очередь термины «Hilton», «мы», «нам» и «наш» относятся к Hilton Worldwide и Отелям. Обязательства согласно законам . и правилам Hilton Вся деятельность Hilton должна осуществляться в соответствии с законом и этическими нормами. От работников требуется абсолютное соблюдение всех законов и норм, применяемых в различных странах, населенных пунктах и регионах, в которых Hilton осуществляет свою деятельность. Также Работники должны вести дела Hilton, как по форме, так и по духу в рамках этих законов и кодекса деловой этики. Работники, которые нарушили положения настоящего кодекса деловой этики, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности, включая увольнение. В случае если какиелибо положения настоящего кодекса деловой этики противоречат применимому местному законодательству или же не имеют юридической силы, то остальные положения настоящего кодекса деловой этики будут иметь юридическую силу в той мере, в которой это возможно. Как детально описано в разделе «Разрешение возникающих проблем», в случае возникновения каких-либо вопросов или проблем Работникам следует обратиться к непосредственному руководителю, в их местный отдел кадров, к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту с любыми вопросами или проблемами. Работники в Соединенных Штатах Америки также могут конфиденциально сообщить о возникших проблемах, воспользовавшись горячей линией по вопросам этики на вебсайте www.hiltonhotline.com, или по телефону (877) 662-5825. В некоторых случаях вам может понадобиться помощь в понимании деталей настоящего кодекса деловой этики. В случае возникновения какихлибо вопросов или проблем в понимании смысла кодекса деловой этики, Работникам следует связаться с любым из лиц или воспользоваться ресурсами, перечисленными выше. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 2 НОРМЫ ПОВЕДЕНИЯ РАБОТНИКОВ Ниже приведен список норм поведения, ожидаемых от Работников, вне зависимости от занимаемой ими должности. Приведенные ниже примеры не охватывают все аспекты. Hilton сохраняет за собой право определять, является ли конкретное поведение неприемлемым. Персональная ответственность От всех Работников ожидается поведение в соответствии с такими «ценностями» Hilton, как гостеприимство, добросовестность, принципы лидерства, слаженной работы, собственности и актуальности. Ежедневно каждое действие, совершаемое Работниками, может оказать непосредственное воздействие на репутацию Hilton. Наш долгосрочный успех зависит от каждого Работника, берущего на себя персональную ответственность за правильные поступки, а также за действия, которые они предпринимают, и за последствия этих действий. Работники должны избегать и предотвращать действия, которые могут навредить друг другу, нашим гостям, нашим деловым партнерам, нашим сообществам и нашей репутации. Персональная ответственность также подразумевает под собой сообщение о возникающих вопросах и проблемах. Вы вправе в любое время позвонить или прийти на прием к руководителю, обратиться к менеджеру отдела или в ваш местный отдел кадров, в случае возникновения каких-либо вопросов, опасений или проблем. Если вы сообщаете о нарушениях честно, применение в отношении вас каких-либо мер притеснения запрещено и не допускается. Занимая позицию мирового лидера гостиничной индустрии, мы осознаем важность хорошего обращения с людьми – всеми людьми, а не только нашими гостями. Это значит, что каждый в нашей компании заслуживает хорошего отношения и должен всегда относиться к другим с уважением и достоинством. Уважение и понимание ценности культурного многообразия Мы поощряем и высоко ценим культурное многообразие в рабочей среде и достигнем успеха путем уважения и использования культурного многообразия наших Работников, наших гостей, наших поставщиков и наших партнеров на общее благо. Относясь с уважением к различным культурам в нашей международной организации, будучи компанией с высоким уровнем гражданской ответственности, мы обеспечиваем нужды местных сообществ, в чьей среде мы служим, живем и работаем по всему миру. Поэтому мы не станем терпеть любое проявление дискриминации, притеснения или мести в отношении лиц или групп лиц на основе этнических, половых, расовых, религиозных, культурных или любых других признаков, охраняемых действующим законодательством. Мы ищем и принимаем на работу наиболее квалифицированных Работников, и предоставляем равные возможности всем Работникам на основе их достоинств, навыков, квалификации, опыта, старания и способности выполнять свои должностные обязанности. Поддержание на рабочем месте обстановки свободной от оскорблений . и притеснений Hilton стремится к созданию рабочей среды, в которой не будет места проявлению любых форм притеснения по каким-либо признакам, защищенным действующим законодательством. Любое поведение, которое создает пугающую, оскорбительную атмосферу дурного обращения или враждебности в рабочей среде, или обстановку, которая создает помехи выполнению Работником своих должностных обязанностей, неприемлемо. Притеснение может принимать различные формы в том числе: • оскорбления или угрозы в словесной или письменной формах; • неприятные замечания, шутки, ругательства или насмешки, дискриминационные по своему характеру; • розыгрыши в целях поставить человека в неловкое положение или оскорбить его; • игнорирование, изоляция или неприятие человека; • демонстрация материалов дискриминационного характера на людях, распространение их в рабочей среде и т.д.; или • нежелательный физический контакт. Если кто-либо из Работников почувствует к себе такое отношение, ему следует незамедлительно обратиться к руководителю или в его местный отдел кадров. Все сообщения о притеснениях будут рассмотрены надлежащим образом. Hilton проведет любое расследование настолько конфиденциально, насколько это возможно. Участие в расследованиях требуется от всех Работников. Hilton запрещает применение любых мер притеснения против Работников, честно сообщающих о притеснении и содействующих в проведении расследования. Создание безопасной и здоровой рабочей обстановки Hilton несет обязательство за охрану здоровья и безопасность наших гостей, Работников и деловых коллег, и наша история подтверждает это обязательство. Безопасность требует ответственного отношения каждого работника. Каждый Работник несет ответственность за понимание и соблюдение всех действующих законов и норм по охране труда, а также за незамедлительное уведомление о несчастных случаях, травмах, условиях и действиях, противоречащих технике безопасности на рабочем месте. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 3 НОРМЫ ПОВЕДЕНИЯ РАБОТНИКОВ Рабочее пространство без наркотиков . и алкоголя Работникам запрещается хранение, использование, покупка, продажа, распространение, производство, транспортировка или пребывание под воздействием любого нелегального наркотического средства во время работы или нахождения на территории Hilton, независимо от причины. Работникам запрещается находиться в состоянии алкогольного опьянения или употреблять алкогольные напитки в рабочее время, за исключением мероприятий, одобренных и организованных Hilton. Ни при каких обстоятельствах Работник не вправе садиться за руль автомобиля или управлять каким-либо оборудованием, которое может подвергнуть серьезной опасности Работника или любого другого человека, находясь при этом в состоянии алкогольного опьянения, или под воздействием незаконного наркотического средства, или любых других веществ, сказывающихся на способности Работника безопасно управлять автомобилем или другим оборудованием. В установленных законом случаях, в соответствии с условиями лицензирования алкогольной продукции и культурными нормами, Работники вправе употреблять, покупать, продавать, распространять, переносить или перевозить спиртные напитки в рабочее время или на территории Hilton в рамках предписанных должностных обязанностей или на основании разрешения руководства Hilton. На основании действующего законодательства и трудового договора Работники могут подвергаться тестам на наличие наркотиков или алкоголя в крови в процессе приема на работу и/или в случае проявления признаков состояния опьянения. Поддержание рабочей среды . без насилия Hilton не станет терпеть любое поведение, посягающее на физическую безопасность Работников. В контексте данного правила в качестве насилия на рабочем месте рассматриваются угрозы, попытки осуществления действия или само действие, которое может вызвать телесные повреждения или эмоциональную травму. Примеры насилия на рабочем месте в том числе включают: • угрожающее поведение, такое, как махание кулаками, порча имущества, кидание предметами, жесты, имитирующие выстрел из пистолета и др.; • словесные или письменные угрозы, выражающие намерение причинить вред; • физические нападения или жестокое обращение; • преследование; • любые действия, внушающие страх здравомыслящему человеку в сложившихся обстоятельствах. Hilton проведет надлежащее расследование полученной информации об угрозах или насильственных действиях. Все Работники должны содействовать проведению любого расследования по вопросу применения насилия на работе. Любая угроза рассматривается как заявление о намерении ее осуществить. Недопустимые формы поведения Работникам следует придерживаться здравого смысла для поддержания наивысших стандартов. Hilton сохраняет за собой право оценивать неприемлемость поведения в конкретных случаях. Ниже приведены некоторые примеры поведения, неприемлемого врабочее время в Hilton: • использование унизительных или непристойных фраз; • просмотр или загрузка порнографических материалов; • кража или неправильная эксплуатация собственности Hilton или имущества третьих лиц; • раскрытие персональной, конфиденциальной или служебной информации; • непрофессиональное поведение на работе; • подлог данных, в том числе информации, связанной с трудоустройством, отчетов об отработанных часах, отчетов о расходах и др.; • использование служебного положения для получения незаслуженных привилегий для себя, друзей или членов семьи; • чрезмерные прогулы; • азартные игры на рабочем месте; • сон на работе; • несанкционированное использование или передача паролей или учетных записей; или • неприличное поведение в ходе представления компании Hilton на светском мероприятии или в социальной сети. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 4 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА Наша репутация была построена на честной деловой практике. В основе этого лежит неприемлемость участия Работника в укрывательстве злоупотреблении, раскрытии конфиденциальной или служебной информации, искажении существенных фактов или использовании любых других недобросовестных методов. Данные правила действуют в отношении любых взаимодействующих с нами сторон – наших гостей, наших конкурентов, наших деловых партнеров и всех, с кем мы сталкиваемся в процессе ведения деятельности нашей компании. Реклама и маркетинг Наша деятельность в области рекламы и маркетинга строится на принципах правдивости и точности, без введения в заблуждение или обмана, независимо от того, о ком идет речь – о нас или наших конкурентах. Работник, принимающий участие или ответственный за ведение маркетинговой и рекламной деятельности Hilton, должен хорошо знать и всегда соблюдать все действующие законы, связанные с данной работой. Конфиденциальность Мы тщательно обеспечиваем защиту персональных данных, которые получаем в рамках своей деятельности. Законы о неприкосновенности частной жизни могут значительным образом отличаться в разных странах, и с вопросами в отношении требуемой защиты, сбора, использования или предоставления персональных данных вам следует незамедлительно обратиться к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. Понятие «персональные данные» включает любую информацию, которая (1) может быть использована (отдельно или в совокупности с другой информацией, находящейся во владении Hilton) в целях установления личности, местоположения или контактной информации физического лица, или (2) каким-либо образом относится к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу. Примеры персональной информации включают (но не ограничиваются) такие очевидные данные, как имя, адрес или адрес электронной почты, а также менее очевидную информацию, как, например, личные предпочтения, информацию, связанную с пребыванием в отеле, и информацию о счете гостя. К специальным категориям персональных данных относятся идентификационные номера государственного образца, номера кредитных карт, а также информация, связанная с состоянием здоровья лица или его инвалидностью, религиозными верованиями, политическими убеждениями, расовым или этническим происхождением или сексуальной жизнью. Персональные данные могут быть представлены на любых носителях или в любых форматах, включая компьютерные или электронные методы записи, а также файлы в печатном виде. Конфликт интересов «Конфликт интересов» происходит в случае, если личные интересы Работника вступают или могут вступить в противоречие с интересами Hilton. Политика Hilton заключается в ведении нашей деловой деятельности без влияния подобных конфликтов. Настоящая политика требует, чтобы вы никогда не использовали или не предпринимали попыток воспользоваться служебным положением в Hilton для получения незаслуженных персональных привилегий для себя, родственников или других лиц. Кроме этого вы должны избегать денежных вложений или другого рода действий, которые могут помешать вашим независимым суждениям от имени Hilton. Ни одна сделка с Hilton, которая предоставляет, покупает или предоставляет в аренду собственность (коммерческую или частную), права или услуги Hilton, не может быть заключена под влиянием или при видимости влияния ваших личных интересов или отношений. Соответственно вы не должны иметь прямые или косвенные интересы или взаимоотношения с любой организацией, которая потенциально может: а) отрицательно повлиять на ваши объективность, независимость суждения или поведение при выполнении обязанностей от имени Hilton; или б) поставить Hilton в неловкое положение, создав видимость злоупотребления служебным положением. Таким образом, вы не должны ставить себя в положение, где может возникнуть или разумно подозреваться конфликт интересов. Видимость злоупотребления служебным положением может принести такой же вред, как само злоупотребление. Если вам станет известно о злоупотреблении служебным положением или у вас есть основания подозревать возникновение конфликта интересов, мы ожидаем, что вы без промедления обсудите этот вопрос с вашим руководителем, обратитесь в ваш местный отдел кадров, к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. Все потенциальные конфликты интересов должны получить подтверждение помощника генерального юрисконсульта, отдела управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта. Ниже приведены рекомендации для некоторых ситуаций, которые могут создать конфликт интересов. Корпоративные возможности Вы не должны использовать собственность Hilton, информацию или служебное положение в ваших личных целях. Вы не можете конкурировать с Hilton. Работники несут ответственность перед Hilton за продвижение деловых интересов Hilton при любой возможности. Соответственно вы не должны в личных интересах использовать (или предоставлять третьим лицам) коммерческие возможности занимаемой вами должности или использовать корпоративную собственность или информацию, за исключением случаев, когда Hilton уже были предложены возможности и получен отказ. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 5 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА Члены семьи и личные взаимоотношения Ведение дел или конкуренция с компаниями, которые пользуются услугами или полностью или частично находятся в собственности членов семьи или близких друзей Работников, может вызвать сомнения в добросовестности и объективности, и может создать впечатление о конфликте интересов, даже если в действительности его нет. Кроме того, Работники также не должны поощрять компании, которые работают с Hilton, закупать продукцию или услуги у членов семьи или близких друзей этих работников. Наряду с этим, ведение коммерческой деятельности с членами семьи или близкими друзьями Работников не подлежит автоматическому запрету, вы должны сообщать обо всех обстоятельствах помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту. Вам не следует косвенно через жену, родственника, друга, партнера или коллегу иметь какие-либо интересы или принимать участие в деятельности, нарушающей кодекс деловой этики. О подобных интересах следует сообщать помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или непосредственно генеральному юрисконсульту. У Hilton нет намерения или желания вмешиваться или контролировать отношения между Работниками вне места работы. Тем не менее, Hilton считает своей обязанностью обеспечить, чтобы личные отношения между Работниками не оказывали негативного влияния на рабочую обстановку, создавая явный или предполагаемый конфликт интересов, препятствуя ведению бизнеса Hilton или оказанию услуг клиентам, или создавая потенциальную ответственность для Hilton или его персонала. Как правило, Hilton запрещает находиться в отношениях руководства-подчинения Работникам, имеющим личные отношения друг с другом. Также Hilton не допускает занятие Работниками, состоящими в личных отношениях друг с другом, должностей, позволяющих им влиять на условия трудовых отношений, на компенсации или условия труда других лиц, или в случаях, когда имеют значение вопросы конфиденциальности или иные существенные вопросы ведения бизнеса. Интересы и взаимоотношения, . о которых нужно сообщать Все Работники, имеющие финансовый или коммерческий интерес или взаимоотношения с любым поставщиком, франчайзером, другим деловым партнером, конкурентом или крупным заказчиком, должны представить письменный отчет помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту о подобного рода «интересах и взаимоотношениях, о которых нужно сообщать». В данном отчете необходимо указать название компании, с которой вы состоите во взаимоотношениях, а также характер и объемы финансового интереса или отношений. Личные инвестиции Вам не следует вкладывать средства в компании, конкурирующие с Hilton, или компании, которые ведут бизнес или хотят наладить деловые отношения с нами. Деловая деятельность и трудоустройство за пределами компании Вам не следует принимать участие в бизнесдеятельности, если она: а) противоречит вашим обязанностям и обязательствам перед Hilton; б) отрицательно влияет на объективность, независимость суждения или поведения при исполнении служебных обязанностей от лица Hilton; или в) ставит Hilton в неловкое положение из-за видимости конфликта интересов. Любая оплачиваемая работа или отношения консультативного характера должны получить одобрение вашего непосредственного руководителя. Финансовые обязательства Вы не вправе занимать или иметь задолженность у компании или лица, желающего начать или уже начавшего деловые отношения с Hilton, если есть риск или даже видимость неприличия или недостаточной объективности в отношении ваших или их деловых отношений с Hilton. Работники и руководители других организаций Вы не можете занимать должность Работника или руководителя компании или другого предприятия, не связанного с Hilton, без предварительного уведомления и получения письменного разрешения помощника генерального юрисконсульта, отдела управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта. Добросовестное ведение сделки Hilton имеет многолетний опыт успешного ведения бизнеса в условиях честной конкуренции. Мы конкурируем на основе цены, обслуживания и качества, и мы поощряем подобный подход к бизнесу. Практика закупок Мы стараемся поддерживать честные и беспристрастные деловые отношения с поставщиками и сторонними подрядчиками. Квалифицированным и заинтересованным поставщикам необходимо предоставлять возможность участия в выставлении ценовых предложений или предложений товаров и услуг. Решения о покупке должны быть основаны на законных, четко описанных критериях, включающих качество, уровень обслуживания и цену. Мы соблюдаем условия и положения контрактов, своевременно производим оплату и защищаем конфиденциальность служебной информации поставщиков и сторонних подрядчиков. Деловые любезности (подарки, одолжения и развлечения) Одной из наиболее сложных проблем в гостиничной индустрии является обеспечение этичности взаимоотношений с деловыми партнерами в вопросах подарков, одолжений и развлечений («деловых любезностей»). Что представляют собой деловые любезности? Любая ценная вещь, которая может привести к тому, что деловые решения будут приняты на основе соображений, не имеющих отношения к деловым достоинствам, являются деловыми любезностями. Это могут быть подарки, питание, напитки, формы развлечений (включая билеты и контрамарки), досуг (включая оплату поля для игры в гольф и теннисного корта), услуги транспорта, скидки, рекламная продукция или использование времени в личных целях, материалов, помещения или оборудования лица, делающего подарок. Деловые любезности могут помочь в налаживании хороших отношений и в установлении сотрудничества, но их нельзя использовать для приобретения незаслуженных преимуществ или для непозволительного влияния на деловые решения. Чрезмерное использование деловых любезностей также может создать серьезные этические риски, а в отдельных случаях они могут быть запрещены местными законами. Даже в случаях, когда деловые одолжения не противоречат законам и этике, подарки и формы развлечений могут создать видимость неподобающего поведения. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 6 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА Рекомендации для рассмотрения Работникам необходимо действовать от имени Hilton честно и непредвзято во всех деловых ситуациях, то есть использовать здравый смысл во избежание даже намека на то, чтобы деловая любезность повлияла или могла повлиять на деловое решение. Вы можете использовать деловую любезность при условии, что она: • содействует успешному сотрудничеству и хорошему взаимодействию с лицами или компаниями, с которыми Hilton поддерживает или может помочь вступить в деловые отношения; • согласуется с местным законодательством, а также является разумной и этичной практикой на местном рынке, как, например цветы, корзины с фруктами и другие скромные подарки, которые принято дарить в особых случаях, или оплата обоснованных расходов непосредственно относящихся к деловым целям (например, при наличии предварительного разрешения руководителя присутствие от нашего имени на семинаре или конференции в связи с исполнением ваших обязанностей); а также • не создает конфликта интересов или нелояльности компании. Вам не следует: • Принимать наличные деньги или их эквивалент. • Принимать противоречащие закону деловые любезности. • Просить о деловых любезностях. • Принимать деловые любезности в качестве условия для получения чеголибо взамен. Таким образом, если любезность обяжет или может обязать вас сделать или предоставить что-либо взамен, она является неприемлемой. • Принимать деловые любезности, которые могут рассматриваться в качестве взятки или «отката». • Принимать оскорбительные или неподобающие деловые любезности. • Принимать предложения об оплаченных заранее неделовых поездках от лиц или компаний, с которыми Hilton поддерживает или может вступить в деловые отношения; или • принимать что-либо, что, как вы знаете или предполагаете, может заставить дарителя нарушить нормы и правила его или ее компании. При соблюдении вышеперечисленных рекомендаций Работники вправе принимать подарки или приглашения на мероприятия (например, билеты), предназначенные для личного, некоммерческого использования, не превышающие по стоимости 200 долларов США в год (от одной и той же компании, независимо от того, дарят ли подарки или приглашения на мероприятия другие лица той же компании или те же самые). Отдельные подразделения или отделения в других странах могут устанавливать более низкий порог для своих Работников, но не могут устанавливать более высокий предел. Обратите внимание, что данное ограничение, в основном, не распространяется на питание, напитки или развлечения в рамках деловых совещаний и встреч с нашими деловыми партнерами, при условии соблюдения данных рекомендаций. В дополнение к этому: • Для исключений требуется разрешение генерального юрисконсульта и начальника отдела кадров; • Если в ваши обязанности входит выбор подрядных организаций, влияние на размещение капитала, создание стандартов, способствующих размещению капитала, или участие в заключении контрактов, вы должны проявлять особую осторожность в поступках, которые создают видимость протекционизма или недобросовестного влияния, или которые могут отрицательно • • • • сказаться на репутации Hilton в вопросе беспристрастности и добросовестности ведения сделок. Лучший выход в подобных ситуациях – вежливо отказаться от любезности поставщика, в случае если Hilton занимается выбором поставщика или подтверждает статус поставщика. Вам не следует часто принимать любезности от одних и тех же лиц или компаний. Вам не следует принимать любезности, обсуждать которые вам будет неудобно с менеджером или Работниками. Если принять любезность неудобно, вам следует вежливо отказаться или вернуть ее с письмом, в котором объясняется политика Hilton. В случае необходимости написать такое письмо, его копии необходимо передать вашему руководителю и помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту. Помощник генерального юрисконсульта и отдел управления и соблюдения правил могут помочь в подготовке подобного письма. Если у вас возникли какие-либо сомнения в том, стоит ли принять деловую любезность, свяжитесь с вашим руководителем, помощником генерального юрисконсульта и отделом управления и соблюдения правил или с генеральным юрисконсультом. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 7 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА Порядок оказания деловых любезностей Вы не вправе дарить подарки, в том числе развлекательного характера, если получение подобных любезностей было бы неприемлемо для вас в соответствии с рекомендациями и ожиданиями, рассмотренными выше. Для исключений требуется разрешение генерального юрисконсульта. Вы также не вправе дарить подарки, в том числе развлекательного характера, невзирая на соответствие условиям нашей политики, если они нарушают местный закон или правила работодателя получающей стороны. Вы всегда должны быть рассудительны во избежание создания видимости того, что подарок, в том числе развлечение, даже если подарки или развлечения соответствуют условиям этой политики, повлияли или могут повлиять на деловое решение получающей стороны. Если у вас возникли сомнения, стоит ли оказывать деловую любезность, свяжитесь с руководителем, помощником генерального юрисконсульта, отделом управления и соблюдения правил или генеральным юрисконсультом. Чаевые и денежные вознаграждения Вы можете принимать чаевые и денежные вознаграждения от гостей и заказчиков на работе, если ваши должностные обязанности обычно предполагают получение чаевых или денежных вознаграждений (например: служащий гостиницы, старший коридорный, Работник ресторана, уборщик, горничная). Работники, имеющие какие-либо полномочия в установлении условий коммерческих взаимоотношений с финансирующими организациями, не вправе принимать чаевые или денежные вознаграждения. Конкуренция и антимонопольная политика Мы поддерживаем активную конкуренцию в условиях рынка, но конкуренция должна вестись честно, с соблюдением этических норм и всех действующих законов и положений. Эти законы и положения, включающие федеральные и государственные антимонопольные законы США, а также законы о конкуренции в других странах, в которых мы ведем деятельность, разработаны в целях гарантии честной и открытой конкуренции в бизнесе. Несмотря на то, что подобные законы отличаются многословностью и сложностью, существует несколько основных моментов, которые необходимо понимать: Антимонопольное законодательство запрещает компаниям, среди прочего, обмениваться информацией или заключать официальные или неофициальные соглашения или договоренности (в словесной или письменной форме, явные или предполагаемые) с конкурентами или потенциальными конкурентами по вопросам, связанным с ценой, условиями продажи, распространением или распределением территории, продукции, заказчиков или поставщиков. Следовательно, ни при каких обстоятельствах вам не следует получать доступ или использовать информацию о конкурентах, или любую другую информацию способом, предполагающим заключение соглашения между Hilton и представителем конкурирующей компании в целях: а) фиксирования, стабилизации или регулирования цен; б) распределения продукции, рынков или территорий; в) бойкотирования определенных заказчиков или поставщиков; или г) воздержания от продажи какой-либо продукции. Вы не должны принимать участие в обсуждениях, соглашениях или договоренностях (по телефону, через переписку, на совещаниях или иным способом) с конкурентами или потенциальными конкурентами по вопросам расценок, масштабов размещения, цен или распределения территорий, заказчиков или продаж, кроме случаев строгого соблюдения служебных инструкций, одобренных генеральным юрисконсультом. Информация о расценках, масштабах размещения и аналогичных данных может быть передана сторонним консалтинговым группам при условии, что консультанты объединят всю подобную информацию с информацией других гостиничных сетей и не станут объединять специфические данные с Hilton. Возьмите за правило задаваться вопросом, соответствует ли то, что вы обсуждаете, чем обмениваетесь, или о чем договариваетесь с конкурентом тому, что вы обычно обсудили бы с человеком, чьи цель и задача в том, чтобы отнять у вас клиентов. Если ответ – нет, уклонитесь от обсуждения. Если вы не уверены в том, как поступить, то обратитесь к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. Нарушение антимонопольных законов может повлечь за собой дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. Служебная, конфиденциальная информация и информация, составляющая коммерческую тайну Hilton придерживается политики нетерпимости в вопросах получения, владения или использования служебной, конфиденциальной информации или информации, составляющей коммерческую тайну конкурентов Hilton и других компаний. Данная политика в равной степени относится к передаче Работникам служебной, конфиденциальной информации или информации, составляющей коммерческую тайну в Hilton, которая была получена в ходе их работы у прежнего работодателя, вне зависимости от того, выступали ли они в роли инициатора или автора подобной информации. Это относится ко всем видам информации, в том числе (но не только) к печатным документам, сообщениям по электронной почте, электронным таблицам, презентациям в программе PowerPoint и любого рода электронной информации. Если вам известно, или у вас есть основания полагать, что кто-либо в Hilton получил или использует служебную, конфиденциальную информацию или информацию, составляющую коммерческую тайну другой компании, вы обязаны сообщить о своих подозрениях непосредственно помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту. В случае возникновения вопросов в отношении того, рассматривается ли используемая вами информация как служебная, конфиденциальная информация или информация, составляющая коммерческую тайну, вам следует незамедлительно обсудить это с юридическим отделом Hilton. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 8 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА Защита сведений Hilton Служебная информация нашей компании представляет большую ценность, поскольку она не является достоянием общественности. Ценность служебной информации компании может быть снижена или утрачена в случае ее раскрытия нашим конкурентам, СМИ или другим сторонним лицам. Конфиденциальная и служебная информация должна защищаться от несанкционированного раскрытия или использования. Мы должны поддерживать конфиденциальность такой информации, за исключением случаев, когда ее раскрытие санкционировано или предусмотрено законом при наличии распоряжения помощника генерального юрисконсульта, отдела управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта. Это обязательство по защите конфиденциальной и служебной информации не снимается даже после прекращения вами работы в компании Hilton. С не конфиденциальной информацией необходимо обращаться так, чтобы учитывать ее ценность как актива корпорации. Примеры служебной информации: • информация о развитии или деятельности по приобретению; • стратегические планы и информация; • условия и структура контрактов и финансовых соглашений Hilton; • информация, связанная с нашим программным обеспечением, базами данных и другими системами, включая их структуру и содержимое; • личная информация о гостях, Работниках или других лицах; • информация, предоставленная заказчиками, производителями или другими сторонними лицами, о сохранении конфиденциальности которой мы заключили соглашение; или • другая закрытая информация, которая может навредить Hilton или оказаться полезной для конкурентов в случае ее раскрытия. Способы защиты конфиденциальной и служебной информации: • поставьте отметку на первых страницах документов «Конфиденциально»; • храните информацию в безопасных местах; • поддерживайте безопасность рабочих мест; • передавайте конфиденциальную информацию другому Работнику только по принципу «служебной необходимости»; • обменивайтесь конфиденциальной и служебной информацией со сторонними лицами, только во благо будущей деятельности Hilton, только с согласия помощника генерального юрисконсульта и отдела управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта, и только в случае принятия надлежащих мер для защиты и сохранения конфиденциальности такой информации, например: заключение соответствующего письменного соглашения о конфиденциальности перед тем, как обменяться такого рода конфиденциальной и служебной информацией; • Ни при каких условиях не раскрывайте информацию с пометкой «Адвокатклиент, сугубо конфиденциально» или «Конфиденциально подготовлено юристом» другим Работникам или третьим лицам без получения согласия помощника генерального юрисконсульта и отдела управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта; • не обсуждайте информацию в общественных местах (аэропорт, лифт и т.д.); • не работайте с документами в местах, где люди могут их свободно видеть; • старайтесь не отправлять конфиденциальную информацию по электронной почте за пределами сети Hilton; и • старайтесь не использовать личные устройства для хранения или перевозки документов конфиденциального или служебного характера. Если у вас есть все основания полагать, что конфиденциальная информация, в том числе и персональные данные, была утрачена или оказалась в руках неуполномоченного лица, вы должны немедленно сообщить об этом помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил, генеральному юрисконсульту или в службу безопасности данных по адресу [email protected]. Безопасное уничтожение конфиденциальной информации Вы должны уничтожать конфиденциальную информацию, используя безопасные способы. Печатные документы необходимо порезать. Электронные файлы и носители необходимо уничтожать или стирать таким образом, чтобы их невозможно было прочесть или восстановить. Со всеми подобными документами и материалами необходимо обращаться в соответствии с действующими правилами хранения документов и с требованиями законодательства. Если у вас возникли вопросы о безопасном уничтожении конфиденциальной информации, вам необходимо обратиться к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. Информация от третьих лиц В процессе ведения дел мы можем получать конфиденциальную информацию о других компаниях или их Работниках, включая действующих или потенциальных поставщиков и производителей. Мы защищаем подобную конфиденциальную информацию в соответствии с действующим законодательством, обязательствами по контракту и нашими правилами. Социальные сети Использование Работниками социальных сетей может представлять опасность для конфиденциальной и служебной информации, репутации и брендов Hilton, и может поставить под угрозу соблюдение деловых правил Hilton и законов. С тем, чтобы свести к минимуму деловые и юридические риски, Hilton ожидает от своих Работников ответственного использования подобных ресурсов. Запрещается раскрытие конфиденциальной информации о Hilton, о наших гостях или иных Работниках компании в социальных сетях. Работникам не следует обсуждать вопросы, имеющие отношение к Hilton, в качестве представителя Hilton в социальных сетях, если только это не было им непосредственно поручено. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 9 ДЕЛОВАЯ ЭТИКА Защита активов Hilton Очень важно, чтобы вы проявляли надлежащую заботу об активах Hilton, используя их с ответственностью, эффективностью и только в целях ведения законного бизнеса. В активы Hilton входят такие предметы материального имущества, как наличные деньги, оборудование, инвентарь и материальные ценности. Компьютеры, программное обеспечение, телефоны и сети, предоставляемые Hilton, также входят в активы Hilton. Запрещается использование активов Hilton для отправки, получения или доступа к противозаконным материалам. Необходимо проявлять осторожность во избежание отправки, получения или доступа к материалам, которые могут оказаться оскорбительными для других. Запрещается использование активов Hilton для незаконного копирования компьютерных программ, музыки, книг или других охраняемых законом работ. Активы Hilton следует использовать в условиях постоянного поддержания безопасности и сохранности сети. Если у вас возникли вопросы о поддержании безопасности и сохранности наших компьютеров, программного обеспечения, телефонов или сети, вам необходимо обратиться к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. По возможности мы сохраняем за собой право проверять все предметы поиска в Интернете, переписку по электронной почте и другого рода деятельность, которую Работники осуществляют с использованием активов Hilton. От вас требуется самостоятельное суждение в вопросах использования всех активов Hilton, в том числе электронной почты и Интернета. Кража, мошенничество, присвоение или растрата собственности Hilton запрещены и противозаконны, и могут повлечь за собой немедленное увольнение Работника, а также привести к возможным юридическим последствиям. Создание и ведение точного учета деловых операций Многочисленные законы и постановления требуют от Hilton создания и ведения точной бухгалтерской отчетности и документов, а также полного описания природы приведенных там транзакций. В частности, к ведению бухгалтерских книг Hilton применяются следующие требования, которые Работнику необходимо соблюдать в рамках соответствующих обязанностей: • Все книги, записи и счета необходимо фиксировать и хранить в достаточно подробной форме, точно и объективно отражая сделки и распределение активов Hilton, не делая недостоверных или ложных бухгалтерских записей. • Обо всех расходах денежных средств и всех поступлениях необходимо должным образом и своевременно сообщать. Разрешение на выплаты от имени Hilton невозможно выдать без соответствующих сопроводительных документов, в которых указана цель предполагаемой выплаты. • Не разрешается создание скрытых или незарегистрированных фондов в какихлибо целях. • Данные должны быть ясными, краткими, правдивыми и точными при внесении информации в книги. • Преувеличений, красочного языка, предположений, юридических заключений, а также отрицательных характеристик людей или их мотивов необходимо избегать. • Систему контроля внутреннего бухгалтерского аудита необходимо поддерживать соответствующим образом для обеспечения гарантий того, что информация, связанная со сделками: – зафиксирована, обработана, кратко сформулирована и доложена своевременно, что позволяет подготовить финансовый отчет в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета и другими требованиями, предъявляемыми Hilton; и – зафиксирована с целью поддержания полной подотчетности активов Hilton. • Все учетные документы Hilton необходимо хранить и поддерживать в точной и достоверной манере. Работникам необходимо помнить, что в нашем мире высоких технологий и многочисленных юристов любые и все документы, отражающие хозяйственные операции, могут подвергнуться разглашению в ходе судебных разбирательств, правительственных расследований или по причине несанкционированной утечки информации. Таким образом, в работе вам следует учитывать, что каждый создаваемый документ может оказаться в руках общественности. Подумайте, в каком виде может предстать информация, вводимая вами в электронном формате, если ее опубликуют в блоге или напечатают в газете национального масштаба. Работникам в особенности следует проявлять осторожность в электронной переписке о Hilton. Электронная почта сочетает в себе небрежность обыденных разговоров с официальностью писем. Это опасное сочетание. Поэтому вам следует проявлять такую же рассудительность и внимательность при создании и отправке электронных писем, как и в случае документов, которые могут быть обнародованы. Проявляйте подобную внимательность при обмене мгновенными сообщениями, текстовыми сообщениями, в блогах, «Твиттере» и таких социальных сетях, как Facebook, MySpace и LinkedIn. Хранение учетной документации Существует несколько законодательных и нормативных актов, которые устанавливают ожидаемые или требуемые сроки хранения документов Hilton, отражающих хозяйственные операции, в бумажном или электронном виде. Для соблюдения данных требований Hilton разработала сводный график хранения учетной документации, включающий все записи Hilton. От каждого из нас требуется понимание и соблюдение графика хранения учетной документации. При этом вы не вправе уничтожать бумажную или электронную документацию, которая предназначена для исковых материалов, или в ответ или в ожидании расследования, аудиторской проверки или судебной тяжбы, даже если это лишь копии оригиналов. Вопрос о хранении и уничтожении документации имеет большое значение. Как Hilton, так и Работники могут столкнуться с серьезными юридическими последствиями, в случае непонимания или несоблюдения правил хранения документов. Если у вас возникли вопросы о том, подлежат ли уничтожению документы или учетные записи в каком-либо из форматов или нет, пожалуйста, обратитесь к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 10 ГРАЖДАНЕ МИРА Несмотря на различия государственных философий, традиций и стандартов поведения по всему миру, принципы честности, добросовестности и справедливости Hilton всегда должны лежать в основе наших деловых решений, где бы мы ни находились. Вам следует вести дела Hilton так, чтобы вызывать уважение и восхищение Hilton, и придерживаясь принципов ведения бизнеса с позиции граждан мира. Ниже приведены некоторые ключевые аспекты, которые могут создать проблемы в вопросах этики и соблюдения норм нашего делового поведения во взаимоотношениях Hilton с правительствами и сообществами по всему миру. Следующие разделы предназначены только для помощи в определении характерных проблем, в случае возникновения вопросов Работникам следует обратиться за консультацией к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту. Права человека Hilton соблюдает законодательство о труде и занятости в каждой стране и регионе, где мы работаем. Мы поддерживаем основополагающие права человека по отношению ко всем людям. Это означает, помимо прочего, что: • Мы не принимаем на работу лиц младше 15 лет или не достигших гражданской дееспособности (в зависимости от того, какой из возрастов больше) в стране, где мы работаем. И мы ожидаем от наших поставщиков и деловых партнеров соблюдения таких же условий. • Мы соблюдаем все требования по заработной плате и компенсациям согласно местным действующим законам и положениями, в том числе связанным с минимальным размером оплаты труда, и предоставляем минимальные требуемые законом социальные льготы. • Мы не превышаем максимально допустимую продолжительность рабочего дня, описанную действующим законом и должным образом компенсируем работу в сверхурочное время. • Мы не используем принудительный труд, в том числе тюремный труд, связанный с финансовыми обязательствами или долговую зависимость. • Мы не приемлем телесное наказание или физическое насилие по отношению к Работникам. • Мы уважаем использование Работником своих законных прав на свободу объединений. • Мы уважаем законные права наших Работников в выборе (или отказе от выбора) представителей для ведения коллективных переговоров. Запрет на торговлю людьми Hilton осуждает все формы подневольного труда и коммерческой эксплуатации, в том числе сексуальной эксплуатации мужчин, женщин или детей. Мы прилагаем все усилия в каждом сегменте охватываемого рынка по защите людей от любых форм насилия и эксплуатации. Мы ожидаем от наших Работников и деловых партнеров содействия в выполнении данного обязательства. В мире возрастает проблема торговли сексуальными услугами и секстуризма, и компания Hilton не должна допускать возможности использования собственности Hilton, продукции или услуг Hilton для содействия или дозволения любых форм насилия и эксплуатации. Если у вас есть основания подозревать наличие на территории отеля какой-либо из форм эксплуатации, или содействие или участие в этом Работника, гостя или делового партнера, мы рекомендуем вам немедленно уведомить об этом непосредственного руководителя. Каждый руководитель, получивший подобную информацию от своего Работника, обязан незамедлительно передать ее помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту. О подозреваемом нарушении вы можете рассказать следующим лицам • руководитель, главный менеджер или член вашей группы руководителей; • Работник отдела кадров, в том числе менеджер по персоналу, консультант по персоналу или вице-президент по работе с Работниками; • вице-президент по корпоративной ответственности; • помощник генерального юрисконсульта, отдел управления и соблюдения правил или генеральный юрисконсульт; или • горячая линия Hilton по вопросам этики (в настоящее время доступна для Работников в США). Наши сообщества Как мировой лидер в индустрии гостеприимства Hilton признает свои обязательства высокой гражданской ответственности в любом месте, где мы ведем свою деятельность, и продолжает демонстрировать ответственность в данном вопросе посредством активной поддержки широкого спектра благотворительных целей и организаций. Мы поощряем всех Работников стать добровольцем или участвовать в экономическом и социальном развитии местных сообществ, и мы также уважаем права каждого из них в принятии решения о способах ведения такой деятельности. Защита окружающей среды Защита окружающей среды – наивысший приоритет для Hilton. Ответственная природоохранная деятельность важна как для бизнеса, так и для сообщества. Hilton берет на себя обязательство за соблюдение всех действующих экологических норм и законов, где бы мы ни вели коммерческую деятельность. Таким образом, от Работников мы ожидаем следующего: а) надлежащего обращения, хранения и утилизации всех опасных веществ и отходов; б) соблюдения всех природоохранных разрешений в отношении оборудования, деятельности или объектов Hilton; и в) уведомления помощника генерального юрисконсульта, отдела управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта обо всех имеющихся или обоснованно подозреваемых нарушениях экологических норм и законов. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 11 ГРАЖДАНЕ МИРА Взяточничество и другие . формы коррупции Закон США о зарубежной коррупционной деятельности (FCPA), закон о взяточничестве в Соединенном Королевстве («Закон о взяточничестве») и подобные законы, действующие во многих странах, строго ограничивают размер выплат в пользу государственных служащих. В частности, нарушением FCPA и закона о взяточничестве Работником (или представителем Работника или Hilton) считается предложение, выплата, обещание, разрешение или прецедент денежного платежа или дарения ценного предмета напрямую или через посредников государственным служащим в целях противоправного влияния на их действия или решения с целью получения или сохранения деловой выгоды, или приобретения коммерческого преимущества. За нарушение данных законов предусматриваются строгие санкции против компаний и отдельных лиц, в том числе штрафы и тюремное заключение. Принимая во внимание важность FCPA и закона о взяточничестве, Hilton было проведено обучение соблюдению принципов, направленных на борьбу с коррупцией. Компания приветствует участие Работников в таком тренинге в случае возникновения у них вопросов о FCPA или законе о взяточничестве. Что означает понятие «государственный служащий»? Согласно условиям FCPA и закона о взяточничестве, термин «государственный служащий» представляет собой широкое понятие и подразумевает любого человека, действующего в официальном качестве или от имени какой-либо государственной организации, департамента или административного органа, политиков, членов политических партий или кандидатов на государственную должность, служащих судов, директоров или служащих государственных коммерческих предприятий. Это понятие может включать членов семей или деловых партнеров государственных служащих. Оно также подразумевает Работников государственных предприятий. В некоторых особых обстоятельствах возможно предоставление скромных подарков или денежных выплат государственным служащим, если выплаты предназначаются только в качестве содействия или ускорения выполнения рутинной, не связанной с принятием решений государственной работы, если это не противоречит местному законодательству и другим имеющимся условиям. Тем не менее, это исключение из FCPA, и его нет в некоторых других законах, как, например, в законе о взяточничестве Соединенного Королевства. Непонимание закона в этой сфере может привести к серьезным последствиям. Вам необходимо обратиться к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту перед тем, как произвести выплату или предложить что-либо ценное государственному служащему. Подобные выплаты необходимо в точности и правильно отражать в бухгалтерских книгах и отчетах Hilton. Независимо от обстоятельств вы всегда должны избегать ситуаций, которые могут создать подозрение в несоблюдении Hilton наивысших стандартов этического поведения. Перечень таких ситуаций может включать: • подарки или выплаты государственным служащим; • выплаты через посредников (например, через представителей или консультантов), предназначенные государственным служащим; • развлечения для государственных служащих; • прием на работу консультантов, имеющих личные, родственные или финансовые отношения с государственными служащим с тем, чтобы получить преимущества от данных взаимоотношений; • предоставление помещений Hilton бесплатно или со скидкой (в том числе бесплатных номеров или номеров со скидкой, или любого рода купонов отеля) государственным служащим; • превышающие стандартные размеры выплаты за оказанные государственным служащим услуги; и • выплаты государственным служащим, превышающие пределы типичных транзакций. Взяточничество в сфере коммерции Передача или получение «благодарностей», «взяток» и подобного рода денежных выплат в целях повлиять или отблагодарить за решения или действия частных лиц (коммерческий подкуп) запрещены, в том числе законодательством США и Законом о взяточничестве. Работникам не следует предлагать, обещать, передавать, требовать или принимать напрямую или через посредников взятки или «благодарности» в виде ценных предметов (в том числе наличных денег, скидок, развлечений, отельных услуг, размещения, питания и других ценностей), в целях повлиять на действия или отблагодарить за услугу, или спровоцировать ненадлежащее использование служебного положения. Помимо взяток и «благодарностей», действия или поведение, которые укрывают или поощряют взятки, подкуп и иного рода неправомерные выплаты, или которые могут создать видимость правонарушения, могут серьезно навредить бизнесу и репутации Hilton. Подобные действия также могут представлять для Hilton и Работников риск привлечения к уголовной ответственности. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 12 ГРАЖДАНЕ МИРА Бесплатные услуги и развлечения . для Работников профсоюзов Федеральный закон США о труде запрещает любым формам бизнеса (расположенным в США и за пределами) предоставлять профсоюзу США, в том числе его руководству и Работникам, денежные средства или иного рода ценные предметы. Данный запрет распространяется на любые подарки или выплаты из личных сбережений Работника. Примеры: • бесплатные номера для лиц, связанных или работающих с профсоюзом; • номера со скидкой для лиц, связанных или работающих с профсоюзом; • подарочные сертификаты; • деловые ужины; • деловые формы развлечений (например, игра в гольф, спортивное мероприятие); • особые услуги в номерах; или • наличные деньги. Эти правила сложны, и их несоблюдение влечет за собой серьезные последствия. Поэтому перед тем, как произвести выплату или предложить что-либо ценное в пользу профсоюза в США или его руководства, или его Работников, вам необходимо обратиться к старшему вице-президенту в отдел трудовых отношений. Бойкоты Законы и постановления США запрещают американским компаниям и их филиалам за пределами США участвовать или содействовать зарубежным бойкотам, которые не одобрены правительством США. За такие действия также могут взиматься налоговые штрафы. Примеры иностранных бойкотов: бойкот Израиля Лигой арабских государств, бойкот Индии Пакистаном, а также бойкот Китайской Народной Республикой Тайваня. Законы предписывают, чтобы мы сообщали правительству США о любых получаемых просьбах принять участие в бойкотах. Например, подобный запрос может быть чем-то настолько безобидным, как, например, вопрос, состоим ли мы в деловых отношениях с израильскими компаниями. Работникам необходимо незамедлительно уведомить помощника генерального юрисконсульта, отдел управления и соблюдения правил или генерального юрисконсульта в случае получения запросов или обращений подобного характера, и им не следует отвечать на подобные запросы без предварительного разрешения генерального юрисконсульта. Эмбарго на торговлю . и экспортный контроль Многие страны устанавливают ограничения на деловые отношения с определенными странами и лицами, и подобным же образом устанавливают ограничения на экспорт в некоторые страны. Это могут быть односторонние ограничения, или основанные на позиции ООН, или других региональных обязательствах, таких, как санкции Европейского Союза. В США, например, имеются следующие виды ограничений: • Торговые эмбарго (санкции), запрещающие американским компаниям и их Работникам участие в финансовых операциях с определенными странами, напрямую или косвенно. Данный список подлежит изменениям, и санкции США могут различаться в зависимости от страны. Вы можете ознакомиться со списком программ санкций по адресу: http://www.treas.gov/offices/ enforcement/ofac/programs/ • Запрет деловых отношений с известными террористами, торговцами наркотиков и распространителями оружия массового уничтожения. • Ограничения на экспорт определенных товаров, программного обеспечения и технологий, произведенных в США или содержащих комплектующие детали производства США. Нарушение данных законов может повлечь серьезные взыскания, в том числе большие штрафы и тюремное заключение. Мы не должны предпринимать действия, которые могут стать нарушением действующего эмбарго на торговлю и законов и положений об экспортном контроле. Противодействие отмыванию . денежных средств Работникам запрещается принимать участие или содействовать операциям из любой точки мира, в которых задействованы средства, полученные в результате противозаконной деятельности. Все действующие в США или других странах, где мы ведем бизнес, законы, правила и положения по противодействию легализации денег, полученных преступным путем, должны соблюдаться Hilton. Таким образом, нам необходимо внимательно анализировать все платежи и деловые операции с заказчиками, производителями, деловыми партнерами, посредниками и дочерними обществами. Мы не принимаем средства и не производим выплаты при наличии подозрений в том, что они были получены в результате противозаконной деятельности. Причастность к деятельности по отмыванию денег может серьезно навредить нашей хорошей репутации и подвергнуть Hilton и Работников взысканию, в том числе строгим штрафам и тюремному заключению. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 13 ГРАЖДАНЕ МИРА Участие в политике. Выборы в Соединенных Штатах В соответствии с законодательством США, корпорациям не разрешается напрямую или косвенно делать политические взносы в пользу федеральной избирательной кампании США. Во многих государственных и местных законах США к корпорациям применяются подобные ограничения в отношении политических взносов, а также строгие предписания по официальной отчетности по таким взносам. Нарушение этих законов может повлечь серьезные взыскания, большие штрафы и тюремное заключение. Таким образом, без получения письменного подтверждения генерального юрисконсульта, вы не можете напрямую или косвенно (см. далее) вносить или использовать Hilton или от имени Hilton, любые: а) средства Hilton; б) время, оплаченное Hilton; или в) транспортные средства Hilton, имущество, услуги или другие активы Hilton с целью содействия политической партии США или кампании кандидата на выборах в США местного или федерального уровня. Помимо этого подобные взносы Hilton не возмещаются. Косвенными взносами являются любые непрямые расходы в пользу кандидата или выборного чиновника, как, например, предоставление телефонов, компьютеров, голосовой почты, электронной почты, интернет-сетей, копировальных аппаратов, транспортных средств Hilton или другого оборудования, принадлежащего Hilton. Сюда также относится использование Работником активов Hilton для поддержки кандидата или выборного чиновника. Принимая во внимание, что федеральный закон запрещает корпорациям осуществлять взносы в пользу кандидатов на федеральном уровне, Работникам разрешается производить индивидуальные взносы в пользу кандидатов, используя личные средства. Данные взносы не возмещаются Hilton. В дополнение к этому, руководство или Работники, исполняющие определенные административные функции («Работники ограниченного класса» Hilton – определение федеральной избирательной комиссии) также могут косвенно поддерживать федеральных кандидатов посредством участия в Комитете политических действий Hilton Worldwide (Hilton PAC). Hilton PAC наделяет Работников ограниченного класса законными и соответствующими полномочиями для содействия кандидатам на выборах в Палату представителей и сенат США, которые поддерживают политику, способствующую развитию деловых возможностей Hilton. Работники ограниченного класса, заинтересованные в деятельности Hilton PAC, могут подать заявку на участие, обратившись к старшему вицепрезиденту, в отдел по взаимодействию с госструктурами или к генеральному юрисконсульту. Hilton PAC не запрашивает и не вправе требовать выплаты взносов от Работников, не входящих в ограниченный класс, в соответствии с условиями Федеральной избирательной комиссии. Работникам, в чьи обязанности входит (а) взаимодействие с государственными служащими и чиновниками на любом уровне и в любой юрисдикции по вопросам, затрагивающим деятельность Hilton, или (б) привлечение внешних сторон или посредников для лоббистской деятельности от имени Hilton, необходимо обратиться к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту, чтобы можно было удостовериться в соблюдении всех действующих законов и в дальнейшем следить за тем, чтобы лоббистская деятельность Hilton была скоординирована. Выборы за пределами США Позиция Hilton в отношении выплат или предоставления ценных предметов государственным служащим или политическим кандидатам на рынках за пределами США определяется в соответствии с FCPA и законом о взяточничестве, упомянутыми выше. Достоверность информации Мы всегда должны предоставлять актуальную, полную и достоверную информацию всем без исключения государственным учреждениям. Ложные, неполные, неточные или вводящие в заблуждение заявления или уведомления могут повлечь за собой серьезные правовые риски для причастного к этому лица и для Hilton. Индивидуальная политическая деятельность Мы уважаем право каждого нашего Работника на участие в политическом процессе и занятие политической деятельностью по его или ее выбору. При этом вы должны учитывать, что ваши взгляды и действия являются индивидуальными, а не взглядами Hilton. Также вы не можете использовать ресурсы Hilton для поддержки индивидуального выбора политических партий, сторон или кандидатов. Отношения с правительством и соблюдение Закона о лоббистской деятельности Hilton и Работники должны соблюдать все требования и правила лоббистской или представительской деятельности. Лоббистская деятельность не может осуществляться без надлежащей регистрации, как того требует закон. О подобной деятельности необходимо предоставлять полный, точный отчет, соответствующий требованиям законодательства. Отсутствие регистрации у Работников, занимающихся лоббистской деятельностью, и отчета о ней в соответствии с действующими законами повлечет за собой большие штрафы и иного рода взыскания в отношении данных лиц, а также Hilton. КОДЕКСА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ Mарт 2012 14 РЕШЕНИЕ ВОЗНИКАЮЩИХ ПРОБЛЕМ Мы обязуемся помочь каждому из вас обеспечить соблюдение требований, изложенных в кодексе деловой этики. Если у вас есть основания полагать, что действие какого-либо лица от имени Hilton нарушает кодекс деловой этики, противоречит этическим нормам или приводит к правовым рискам или потерям для репутации Hilton, вам необходимо незамедлительно сообщать о таких возможных нарушениях, используя для этого приведенные ниже способы. Каждый руководитель, получивший подобную информацию от своего Работника или Работницы, обязан незамедлительно передать ее помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту. О подозреваемом нарушении вы можете рассказать следующим лицам: • руководителю, главному менеджеру или члену вашей группы руководителей; • Работнику отдела кадров, в том числе менеджеру по персоналу, консультанту по персоналу или вице-президенту по работе с Работниками; • вице-президенту по корпоративной ответственности; • помощнику генерального юрисконсульта, отделу управления и соблюдения правил или генеральному юрисконсульту; или • позвонив по горячей линии Hilton по вопросам этики, как указано ниже. Помощник генерального юрисконсульта, отдел управления и соблюдения правил или генеральный юрисконсульт С любыми вопросами или проблемами, связанными с каким-либо из разделов кодекса деловой этики, можно обратиться к помощнику генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту, как в письменной, так и в устной форме. Письменные обращения по почте на имя помощника генерального юрисконсульта, в отдел управления и соблюдения правил или на имя генерального юрисконсульта следует отправлять по адресу Hilton Worldwide, Inc., 7930 Jones Branch Drive, McLean, Virginia, 22102. Несмотря на то, что мы приветствуем указание своего имени в обращении, мы также понимаем, что в некоторых ситуациях это может оказаться непрактичным или неуместным. В особых случаях вы можете направить обращение анонимно. Все подобные обращения будут храниться в конфиденциальности в соответствии с юридическими и этическими требованиями. Горячая линия по вопросам этики Для того чтобы стимулировать Работников незамедлительно сообщать об имеющихся или подозреваемых нарушениях кодекса деловой этики, в особенности о проблемах с бухгалтерией, внутренней бухгалтерской отчетностью или аудиторскими вопросами, или иного рода неприемлемом или противозаконном поведении, Hilton учредила независимую службу (горячую линию по вопросам этики) для содействия в сборе и изучении полученной информации. Горячая линия по вопросам этики доступна в США в любое время по телефону 1 (877) 662-5825 или на сайте www.hiltonhotline.com. Работники в других странах для получения консультации могут обратиться к местному представителю отдела кадров. Доступ к персональным данным Если вы направили отчет о Работнике, используя вышеуказанные средства, или кто-то направил отчет о вас через эти средства, вы можете получить право доступа к персональным данным, предусмотренное местным законодательством, и если они не достоверные или не полные, вы можете исправить или удалить эти данные. Вам необходимо обратиться к старшему юрисконсульту по конфиденциальным вопросам, чтобы воспользоваться этим правом. Все данные, полученные через вышеупомянутые средства, обрабатываются, передаются и хранятся в соответствии с действующими законами о защите информации. Защита анонимности Hilton использует практически осуществимые средства по защите личности или анонимности Работника, который честно представил отчет об имеющемся или подозреваемом нарушении кодекса деловой этики или иного рода неприемлемом или противозаконном поведении. Тем не менее, мы предпринимаем соответствующие действия, чтобы наложить дисциплинарные взыскания на любого Работника, представившего заведомо ложные обвинения или ложную информацию о якобы имевшемся нарушении кодекса деловой этики. Запрет на применение мер притеснения Работники не вправе применять какиелибо меры притеснения, напрямую или косвенно, против другого Работника за честно составленный отчет о существующем или предполагаемом нарушении кодекса деловой этики или любой другой неприемлемой или противозаконной деятельности, или за участие в расследовании предъявленного факта, вне зависимости от того, кто является предметом этого расследования. Работник, применивший такие меры притеснения, будет подвергнут дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Дисциплинарное взыскание Нарушение действующих законов или требований, отраженных в политике компании, или другое ненадлежащее или противозаконное поведение, может повлечь за собой применение к Работнику дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения, а также, в зависимости от обстоятельств, судебный иск. Дисциплинарные меры также применяются к менеджерам или руководителям, которые приказывают, одобряют или попустительствуют нарушениям, а также осведомлены о подобных нарушениях, но немедленно не сообщают о них или не предпринимают меры, чтобы исправить положение. Кроме того, дисциплинарные меры могут быть приняты против лица, руководящего действиями нарушителя, при условии, что обстоятельства нарушения отражают неправильное управление или недостаточное усердие. Исключение В некоторых случаях Hilton может быть сделано исключение для некоторых положений кодекса деловой этики. Работник, предполагающий возможность исключения, должен обратиться к генеральному юрисконсульту, в отдел управления и соблюдения правил или к генеральному юрисконсульту, и не должен принимать участия в любого рода деятельности, не соответствующей кодексу деловой этики, без получения письменного подтверждения об исключении из кодекса. Прохождение ежегодной аттестации Все руководство Hilton, а также главные управляющие отелей и все «ключевые» Работники, обозначенные помощником генерального юрисконсульта, отделом управления и соблюдения обязательств или генеральным юрисконсультом, ежегодно подтверждают, что они получили кодекс деловой этики и ознакомлены с ним, а также понимают его принципы и подтверждают свое согласие следовать ему. От всех Работников требуется ознакомление, понимание и соблюдение кодекса деловой этики. Несоблюдение данных требований может повлечь за собой дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения, в зависимости от обстоятельств.
