Положение об отделе(DOCX, 26 КБ)

Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением администрации
Ангарского муниципального образования
от 10.09.2014 № 373-ра
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации
Ангарского муниципального образования
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации Ангарского муниципального образования
(далее по тексту – архивный отдел) является органом администрации Ангарского
муниципального образования, не наделенным правами юридического лица,
расположенный по адресу: 665831, город Ангарск, 9 микрорайон, 20 дом.
1.2. Архивный отдел находится в непосредственном подчинении руководителя
аппарата администрации Ангарского муниципального образования.
1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми
актами Российской Федерации, Иркутской области, Уставом Ангарского муниципального
образования, муниципальными правовыми актами Ангарского муниципального
образования и настоящим Положением.
1.4. Информационное, документальное, материально-техническое обеспечение
деятельности архивного отдела осуществляется соответствующими органами
администрации Ангарского муниципального образования.
2.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Целью работы архивного отдела является организация хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов.
2.2. Задачи архивного отдела:
2.2.1. Организация хранения, архивных документов, подлежащих постоянному и
длительному хранению.
2.2.2. Комплектование архива документами, относящимися к архивному фонду
Российской Федерации, Ангарского муниципального образования, включая архивные
фонды поселений, входящих в состав Ангарского муниципального образования, другими
архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое,
политическое и культурное значение для Ангарского муниципального образования (далее
– архивные документы), в соответствии с действующим законодательством.
2.2.3. Учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному
хранению.
2.2.4. Обеспечение условий для всестороннего использования архивных
документов, в соответствии с законодательством.
3.
ФУНКЦИИ
3.1. Функции работы архивного отдела:
3.1.1. Осуществляет хранение на различных видах носителей:
3.1.1.1. Архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Российской
Федерации и являющихся областной, государственной собственностью, переданных на
хранение в архивный отдел в соответствии с законодательством Иркутской области;
3.1.1.2. Архивных документов, являющихся муниципальной собственностью
Ангарского муниципального образования;
3.1.1.3. Архивных документов по личному составу, переданных на хранение в
установленном порядке;
3.1.1.4. Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды
архивного отдела;
3.1.1.5. Документов юридических и физических лиц, в том числе документов
личного происхождения, семейных архивов, воспоминаний лиц, деятельность которых
связана с историей поселений, входящих в состав Ангарского муниципального
образования, переданных в установленном порядке в муниципальную собственность
Ангарского муниципального образования;
3.1.1.6. Учетных документов, архивных справочников и других материалов,
необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.
3.1.2. Проводит организационно-технические мероприятия по созданию
оптимальных условий хранения архивных документов, обеспечению их физической
сохранности.
3.1.3. Осуществляет комплектование архива архивными документами, в этих
целях:
3.1.3.1. Осуществляет в установленном порядке учет документов, хранящихся в
архивном отделе, и представляет в архивное агентство Иркутской области сведения об
изменениях в составе и объеме хранящихся в отделе архивных фондов.
3.1.3.2. Составляет и ведет в установленном порядке списки организаций источников комплектования архивного отдела;
3.1.3.3. Организует отбор, упорядочение, передачу архивному отделу архивных
документов от организаций источников – комплектования;
3.1.3.4. Осуществляет прием архивных документов на хранение.
3.1.4. Оказывает организационно-методическую помощь ведомственным
архивам органов местного самоуправления Ангарского муниципального образования, а
так же содействие организациям, находящимся на территории Ангарского
муниципального образования по вопросам организации хранения, комплектования и
использования их архивов, включая:
3.1.4.1. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам
организации и методики работы с документами;
3.1.4.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в
архивах организаций-источников комплектования архивного отдела и других
организациях, находящихся на территории Ангарского муниципального образования и
поселений, входящих в состав Ангарского муниципального образования
3.1.4.3. Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству,
положений об архивах, экспертных комиссиях организаций – источников комплектования
архивного отдела;
3.1.4.4. Рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области
поступивших от организаций – источников комплектования архивного отдела описей дел
постоянного хранения;
3.1.4.5. Рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области
поступивших от организаций, находящихся на территории Ангарского муниципального
образования и поселений, входящих в состав Ангарского муниципального образования
описей дел по личному составу;
3.1.4.6. Разработку и реализацию мероприятий по улучшению работы
ведомственных архивов, ведению делопроизводства, повышению квалификации
специалистов, ответственных за архивы в организациях – источниках комплектования.
3.1.4.7. Обеспечивает информирование органов местного самоуправления
Ангарского муниципального образования, организаций по вопросам использования
архивных документов, в том числе:
3.1.4.8. Информирование органов местного самоуправления Ангарского
муниципального образования и других организаций, находящихся на территории
Ангарского муниципального образования и поселений, входящих в состав Ангарского
муниципального образования, о составе и содержании документов, хранящихся в
архивном отделе;
3.1.4.9. Организацию работы пользователей читального зала архивного отдела с
архивными документами, изготовление копий документов по запросам граждан и
организаций;
3.1.4.10. Подготовку документальных выставок по архивным документам,
материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;
3.1.4.11. Исполнение в соответствии с действующим законодательством
социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций, выдачу архивных
справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений,
предложений и жалоб, прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
3.1.4.12. Создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата,
автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных
справочников о составе и содержании архивных документов;
3.1.4.13. Осуществляет электронный документооборот с государственными и
муниципальными учреждениями, предприятиями и организациями в соответствии с
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления
государственных и муниципальных услуг».
3.1.5.
Изучает и обобщает практику работы в области архивного дела и
распространяет среди организаций, находящихся на территории Ангарского
муниципального образования, положительный опыт. Проводит совещания, семинары,
консультации по вопросам организации работы ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве.
3.1.6. Осуществляет
иные
функции,
предусмотренные
действующим
законодательством Российской Федерации, Иркутской области и муниципальными
правовыми актами Ангарского муниципального образования.
4.
РУКОВОДСТВО
4.1. Структура и штатная численность архивного отдела утверждается
распоряжением администрации Ангарского муниципального образования по
представлению начальника архивного отдела с учетом возложенных на архивный отдел
задач, функций.
4.2. Архивный отдел возглавляет начальник архивного отдела администрации
Ангарского муниципального образования (далее по тексту – начальник архивного отдела).
4.3. На должность начальника архивного отдела назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы (государственной
службы) не менее трех лет или стаж работы по специальности не менее четырех лет.
4.4. Начальник архивного отдела, в соответствии с задачами и функциями,
возложенными на архивный отдел, выполняет следующие должностные обязанности:
4.4.1. Руководит деятельностью архивного отдела, организует и планирует его
работу.
4.4.2. Контролирует выполнение поставленных перед архивным отделом задач.
4.4.3. Распределяет обязанности между специалистами архивного отдела,
осуществляет контроль за выполнением ими своих должностных обязанностей.
4.4.4. Обеспечивает эффективное взаимодействие архивного отдела с другими
органами
администрации Ангарского муниципального образования. Участвует в
совещаниях и иных мероприятиях, проводимых руководителями органов администрации
Ангарского муниципального образования, в пределах своих полномочий.
4.4.5. Организует работу архивного отдела в соответствии с утвержденными
административными регламентами предоставления муниципальных услуг. Обеспечивает
соблюдение специалистами архивного отдела административных регламентов
предоставления муниципальных услуг.
4.4.6. Подписывает от имени архивного отдела исходящую документацию,
согласовывает в установленном порядке проекты муниципальных правовых актов
Ангарского муниципального образования, договоры (соглашения) и иные документы.
4.4.7. Обеспечивает соблюдение работниками архивного отдела правил
внутреннего трудового распорядка.
4.4.8.
Обеспечивает проведение организационно-технических мероприятий по
созданию оптимальных условий для хранения архивных документов, обеспечению их
физической сохранности.
4.4.9. Отчитывается о работе архивного отдела перед мэром Ангарского
муниципального образования и в установленном порядке перед архивным агентством
Иркутской области.
4.4.10. Организует в установленном порядке учет хранящихся в архивном отделе
и в ведомственных архивах организаций-источников комплектования архивных
документов.
4.4.11. Представляет в архивное агентство Иркутской области сведения об
изменениях в составе и объеме хранящихся в архивном отделе и в ведомственных архивах
организаций-источников комплектования архивных документов, а также все
запрашиваемые сведения о работе архивного отдела.
4.4.12. Осуществляет
контроль
использования
архивных
документов,
хранящихся в архивном отделе в соответствии с законодательством. Контролирует
обеспечение соответствующего режима доступа к архивным документам и использование
информации, содержащейся в них.
4.4.13. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов,
разрабатывает проекты муниципальных правовых актов, обеспечивающих работу
ведомственных архивов организаций-источников комплектования архивных документов.
4.4.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием и
консультации граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.
4.4.15. Осуществляет контроль за исполнением запросов и обращений граждан и
организаций.
4.4.16. Организует комплектование архивного отдела архивными документами.
4.4.17. Обеспечивает всестороннее использование архивных документов.
4.4.18. Дает рекомендации по соблюдению законодательства об архивном деле
организациям - собственникам документов архивного фонда.
4.4.19. Соблюдает ограничения, связанные с муниципальной службой,
установленные законодательством о муниципальной службе.
4.4.20. Соблюдает конфиденциальность в отношении полученной или ставшей
известной в ходе исполнения должностных обязанностей информации или сведений.
4.4.21. Полномочия
специалистов
архивного
отдела
определяются
должностными инструкциями, согласованными начальником отдела и утвержденными
мэром администрации Ангарского муниципального образования.
5.
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
5.1. Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций
представляется право:
5.1.1. Представлять администрацию Ангарского муниципального образования
по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
5.1.2. Вносить на рассмотрение администрации Ангарского муниципального
образования и архивного агентства Иркутской области предложения по развитию
архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и
использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию
работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве
организаций – источников комплектования.
5.1.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования,
необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации
документов в делопроизводстве.
5.1.4. Принимать участие в работе экспертных комиссий организаций, в
совещаниях, семинарах, проверках и иных мероприятиях, проводимых администрацией
Ангарского муниципального образования, по вопросам, относящимся к компетенции
архивного отдела.
5.1.5. Заключать договоры с ликвидационными комиссиями (ликвидаторами)
или конкурсными управляющими при ликвидации организаций о передаче архивных
документов в архивный отдел.
5.1.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий
организаций, для участия в решении вопросов сохранности архивных документов
Ангарского муниципального образования и поселений, входящих в состав Ангарского
муниципального образования.
5.1.7. Запрашивать и получать от органов администрации Ангарского
муниципального образования информацию, необходимую для выполнения
возложенных на архивный отдел задач и функций.
5.1.8. Взаимодействовать с работниками органов администрации Ангарского
муниципального образования по вопросам, связанным с реализацией возложенных на
архивный отдел задач и функций.
5.1.9. Использовать в своей деятельности служебный транспорт, системы связи,
копирования, базы данных, компьютерную технику и иное имущество, необходимое
для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций, имеющееся в
администрации Ангарского муниципального образования.
5.2. Архивный отдел обязан:
5.2.1. Осуществлять в установленном порядке комплектование архива, учет
хранящихся документов, обеспечивать условия, оптимальные для хранения архивных
документов и создавать условия для всестороннего использования архивных
документов.
5.2.2. Представлять в архивное агентство Иркутской области сведения об
изменениях в составе и объеме хранящихся в архивном отделе архивных фондов.
5.2.3. Оказывать практическую помощь органам администрации Ангарского
муниципального образования в пределах своей компетенции.
5.2.4. Своевременно предоставлять данные, запрашиваемые мэром Ангарского
муниципального образования и органами администрации Ангарского муниципального
образования.
5.2.5. Своевременно предоставлять в архивное агентство Иркутской области
запрашиваемую информацию.
5.2.6. Ежегодно и ежеквартально отчитываться о работе архивного отдела в
архивном агентстве Иркутской области.
5.2.7. Соблюдать требования законодательства Российской Федерации, законов
Иркутской области, муниципальных правовых актов Ангарского муниципального
образования.
6.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Начальник архивного отдела несет ответственность за ненадлежащее
выполнение (качество и своевременность) возложенных на архивный отдел задач и
функций, в том числе за нерациональную организацию труда и состояние трудовой
дисциплины.
6.2. Степень ответственности специалистов архивного отдела устанавливается их
должностными инструкциями.
6.3.
Начальник и специалисты архивного отдела несут ответственность за
сохранность имущества, находящегося в пользовании архивного отдела.
Исполняющий полномочия мэра
как главы администрации
Ангарского муниципального образования
А.А. Медко