СПОСОБы КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУчЕНИй

Способы контроля за
исполнением поручений,
доступные каждому
Е.М. Каменева
руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного
дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»
Контроль за исполнением поручений – совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению
поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой
для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных
сотрудников.
См. статью
О.И. Рыскова «Контроль за исполнением
поручений:
требования
регламентов
федеральных
органов исполнительной власти»
на стр. 24
журнала
№ 1’ 2006
Данное словосочетание («контроль за исполнением поручений») вошло
в употребление в конце 2005 г. в связи с появлением Типовых регламентов
федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин – «контроль за исполнением документов».
Стоит отметить, что новый термин лучше подходит современной
реалии, так как поручения могут содержаться не только в документах,
но и в резолюциях руководителей, вынесенных на входящие или внутренние
документы. В некоторых организациях поручения даже считаются особым
видом документов и оформляются на бланках поручений.
Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений»,
можно выделить два вида контроля:
– контроль по существу выполнения поручений – оценка того, насколько
правильно, удачно, полно выполнены поручения;
– контроль за сроками исполнения поручений – совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение поручений.
Контроль по существу выполнения поручения осуществляет непосредст­
венно руководитель (организации или структурного подразделения).
Контроль над сроками исполнения поручения обеспечивается уполномоченным подразделением (или сотрудником). В крупной организации данное
подразделение часто образует группу контроля, входящую в службу докумен-
Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный
постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, и Типовой
регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный
постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452.
72
№ 9` 2006 г.
тационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ), в небольшой
организации данный контроль обычно возлагается на отдельного сотрудника
(или сотрудников) службы ДОУ. А в маленькой организации контроль над
сроками исполнения поручений руководителя осуществляется секретарем.
При этом основными задачами сотрудников организации, осуществляющих
контроль за исполнением поручений, являются следующие:
– отслеживание хода и фиксация фактического исполнения поручений;
– обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса
и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства
в удобном формализованном виде;
– выработка предложений по ускорению документопотоков и улучшению исполнительской дисциплины.
Следует обратить внимание на тот факт, что в настоящий момент сущест­
вует несколько способов контроля над сроками исполнения поручений (См. Рисунок 1). Способ контроля выбирается исходя из возможностей организации,
однако в настоящее время чаще всего используется автоматизированный, так
как он имеет множество преимуществ над «ручным контролем».
Рисунок 1
ɋɩɨɫɨɛɵ ɤɨɧɬɪɨɥɹ
ɡɚ ɢɫɩɨɥɧɟɧɢɟɦ ɩɨɪɭɱɟɧɢɣ
Ɋɭɱɧɨɣ ɫɩɨɫɨɛ
ɫ ɢɫɩɨɥɶɡɨɜɚɧɢɟɦ ɫɪɨɤɨɜɨɣ
(ɤɨɧɬɪɨɥɶɧɨ-ɫɩɪɚɜɨɱɧɨɣ) ɤɚɪɬɨɬɟɤɢ
Ⱥɜɬɨɦɚɬɢɡɢɪɨɜɚɧɧɵɣ
ɫɩɨɫɨɛ
c ɢɫɩɨɥɶɡɨɜɚɧɢɟɦ
ɨɞɧɨɩɨɥɶɡɨɜɚɬɟɥɶɫɤɢɯ
ɫɢɫɬɟɦ ɚɜɬɨɦɚɬɢɡɚɰɢɢ
ɞɟɥɨɩɪɨɢɡɜɨɞɫɬɜɚ
Ⱦɥɹ ɦɚɥɟɧɶɤɢɯ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ
ɫ ɧɟɛɨɥɶɲɢɦ ɨɛɴɟɦɨɦ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɨɛɨɪɨɬɚ
Ⱥɜɬɨɦɚɬɢɡɢɪɨɜɚɧɧɵɣ
ɫɩɨɫɨɛ
c ɢɫɩɨɥɶɡɨɜɚɧɢɟɦ
ɦɧɨɝɨɩɨɥɶɡɨɜɚɬɟɥɶɫɤɢɯ
ɫɢɫɬɟɦ ɷɥɟɤɬɪɨɧɧɨɝɨ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɨɛɨɪɨɬɚ
(ɚɜɬɨɦɚɬɢɡɚɰɢɢ
ɞɟɥɨɩɪɨɢɡɜɨɞɫɬɜɚ)
Ⱦɥɹ ɫɪɟɞɧɢɯ ɢ ɤɪɭɩɧɵɯ
ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ
В настоящей статье мы подробнейшим образом опишем способы, доступные
каждому, т.е. не требующие приобретения специализированного программного
обеспечения. К ним относятся ручной и автоматизированный при помощи стандартного приложения Microsoft Office – MS Excel. В следующем номере журнала
будут рассмотрены оставшиеся варианты из перечисленных на Рисунке 1.
Информационные
технологии
Ⱥɜɬɨɦɚɬɢɡɢɪɨɜɚɧɧɵɣ
ɫɩɨɫɨɛ
c ɢɫɩɨɥɶɡɨɜɚɧɢɟɦ
ɩɪɢɥɨɠɟɧɢɣ MS Office
Ⱥɜɬɨɦɚɬɢɡɢɪɨɜɚɧɧɵɣ ɫɩɨɫɨɛ
ɫ ɢɫɩɨɥɶɡɨɜɚɧɢɟɦ ɤɨɦɩɶɸɬɟɪɧɵɯ ɬɟɯɧɨɥɨɝɢɣ
73
№ 9` 2006 г.
Ручной способ контроля при помощи
контрольно-справочной картотеки
При ручном способе контроля над сроками исполнения используются
специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной
в организации форме записывают информацию о документах и поручениях. Данные листы называют регистрационно-контрольными карточками (сокращенно –
РКК) или регистрационно-контрольными формами (сокращенно – РКФ), при
этом от выбранного наименования основное их предназначение не меняется.
Регистрационно-контрольные карточки расставляются по определенному правилу в картотечном ящике, который содержит 32 или 33 подвижных
картонных или пластмассовых разделителя.
Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые должны быть исполнены в текущем месяце. То есть регистрационноконтрольные карточки расставляют в соответствии со сроками исполнения,
при этом каждую карточку кладут за разделитель с обозначением числа,
на которое поручение должно быть исполнено.
За 32-й разделитель ставят карточки на поручения, которые должны быть
исполнены в следующем месяце или месяцах. В последних числах месяца карточки поручений следующего месяца вынимают из-за 32 разделителя и расставляют их между 1 и 31 разделителями в соответствии со сроками исполнения.
При необходимости можно использовать и 33-й разделитель, размещая за ним
РКК на поручения, которые должны быть исполнены в следующем году.
Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они хранятся там до тех пор, пока не будет указан новый,
продленный срок исполнения.
Соответственно, используя регистрационно-контрольные карточки
и картотечный ящик, которые в совокупности представляют сроковую
картотеку, можно легко узнать, какие поручения должны быть исполнены
в определенный день.
74
№ 9` 2006 г.
Для осуществления предварительной проверки исполнения поручения
сотрудник, ответственный за ее проведение, вынимает из картотеки карточки
на поручения текущего дня (текущий контроль) и карточки на поручения, срок
исполнения которых истекает через несколько дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Для этого он может использовать как опрос по телефону, так и личный опрос. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения поручений закрепляются в регламенте
организации или, при его отсутствии, в инструкции по делопроизводству.
Результат предварительной проверки, т.е. все напоминания исполнителям
и информация об исполнении поручения, фиксируется в РКК. После снятия поручения с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и при необходимости помещается в справочную картотеку.
Следует отметить, что форма регистрационно-контрольной карточки нормативно не закреплена, поэтому она может быть непосредственно определена
в самой организации. Обычно данные карточки делают формата А5 (148 × 210 мм)
или А6 (105 × 148 мм) и выглядеть они могут следующим образом:
Пример 1
Срок исполнения
обводится кругом
Лицевая сторона карточки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Наименование организации (автора или корреспондента)
Управление по делам архивов правительства Хабаровского края
Наименование вида документа
Письмо (входящие)
Дата документа
Регистрационный но- Дата поступления
мер документа
Порядковый номер
при поступлении
27.06.2006
1.21-336
17.07.2006
Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
589
О предложениях по отраслевой БД «Информационно-справочная система архивной отрасли»
Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата)
Резолюция Цицина А.Г. от 17.07.2006:
Мелещеню И.Н. прошу подготовить проект письма-ответа в Управление по делам архивов правительства Хабаровского края к 31.07.2006
Срок исполнения
31.07.2006
Оборотная сторона карточки
Ход исполнения
17.07.2006
Поручение доведено до исполнителя, входящее письмо передано исполнителю.
24.07.2006
Поручение исполняется, проект письма-ответа будет подготовлен в срок.
31.07.2006
Проект письма-ответа подготовлен и подписан.
31.07.2006
Поручение снято с контроля решением Цицина А.Г.
Документ отправлен в дело № 03-18.
Информационные
технологии
Отметка об исполнении поручения и направлении документа в дело
Для различных регистрируемых видов документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или
по диагонали.
Несмотря на то, что в течение достаточно большого периода времени
был возможен и применялся только ручной способ контроля за исполнени-
75
№ 9` 2006 г.
ем, сегодня он практически не используется. Это произошло из-за появления автоматизированного способа, который является более рациональным
и имеет ряд преимуществ:
– позволяет автоматически, без затрат времени получать всевозможные сводки и отчеты об исполнении поручений и печатать их для
представления руководству;
– позволяет быстро проводить поиск поручений, например, поиск всех
поручений, которые должен исполнить определенный сотрудник
на текущей неделе;
– позволяет экономить время при постановке на контроль второго
и последующих поручений по одному документу (т.е. если документ
имеет несколько поручений, то при постановке на контроль второго
и последующих поручений можно скопировать часть реквизитов,
а не вводить их вручную; при ручном способе в этом случае придется
заполнять несколько РКК, а это потребует гораздо больше времени).
Автоматизированный способ контроля
с использованием приложений MS Office
Как видно на схеме, изображенной на Рисунке 1, автоматизированный
контроль за исполнением поручений может осуществляться тремя способами. Первый из них – автоматизированный способ с использованием
приложений Microsoft Office: табличного процессора MS Excel или системы
управления базами данных (СУБД) MS Access.
Стоит отметить, что для обычного пользователя автоматизированный
контроль легче организовать с помощью MS Excel. Ведь чтобы создать хорошую
базу данных по контролю над сроками исполнения поручений c помощью
MS Access, необходимо достаточно много времени, а также знание программного продукта «MS Access» и организации реляционных баз данных.
Поэтому для подробного рассмотрения мы выбрали контроль над сроками
исполнения поручений с использованием табличного процессора MS Excel.
Создание специального файла в MS Excel
Начать нужно с создания файла в MS Excel и внесения в ячейки первой
строки реквизитов, по которым будет проводиться контроль за исполнением поручений (См. Рисунок 2). Состав реквизитов может быть любым,
но целесообразно использовать следующие:
– наименование вида документа;
– наименование организации (автора или корреспондента);
– дата документа;
Электронные обучающие курсы по программам Microsoft Office можно пройти на официальном
сайте Microsoft (адрес интернет-страницы: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/default.aspx).
76
№ 9` 2006 г.
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
регистрационный номер документа;
дата получения;
порядковый номер при получении;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
вид поручения;
автор поручения;
дата поручения;
содержание поручения;
исполнитель;
плановая дата исполнения;
дата исполнения;
ход исполнения поручения;
дата снятия с контроля;
основание для снятия с контроля;
примечания.
Рисунок 2
Информационные
технологии
После сохранения файла следует задать формат ячеек, в которые будет
вводиться информация о контрольных поручениях. Формат ячеек лучше
заводить по столбцам, так как в столбце должны содержаться данные одного формата. Для этого следует выделить нужный столбец или столбцы
(несколько не рядом находящихся столбцов можно выделить при нажатой
на клавиатуре клавише «Ctrl»), нажав левой кнопкой «мыши» на наименование столбца или столбцов. А затем в строке меню выполнить команду
«Формат», далее «Ячейки…» (см. Рисунок 3).
После выполнения данной команды откроется экранное окно «Формат
ячеек», состоящее из нескольких закладок (см. Рисунок 4).
В первой закладке «Число» необходимо указать числовой формат (или
тип данных). Для столбцов дата документа, дата получения, дата поручения, плановая дата исполнения, дата исполнения и дата снятия с контроля
следует указать формат «Дата» (см. Рисунок 4). Для остальных же столбцов
можно оставить формат «Общий».
77
№ 9` 2006 г.
Рисунок 3
1
2
3
4
Условные обозначения:
1 – строка меню;
2 – команда «Формат»;
3 – наименование столбцов;
4 – выделенные, не рядом находящиеся столбцы.
Рисунок 4
78
№ 9` 2006 г.
В закладке «Выравнивание» (см. Рисунок 5) задаются параметры выравнивания, ориентации, отображения и направления вводимого в ячейки текс­
та. В данной закладке следует ввести необходимые вам значения. При этом
желательно установить флаг в виде зеленой «галочки» в поле «Переносить
по словам», который позволит автоматически переносить слова на следующие
строки в одной ячейке и расширять ее высоту на ширину строк текста. Если данный флаг не будет установлен, то часть длинного текста, введенного в ячейку,
не будет видна. В поле «Объединение ячеек», наоборот, флаг ставить не нужно,
так как это приведет к объединению всех выделенных ячеек в одну.
Рисунок 5
Как закреплять области в MS Excel, подробно написано в обучающем курсе «Это так просто! Замечательные возможности Excel», расположенном на интернет-странице по адресу:
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010437481049
Информационные
технологии
Затем необходимо заполнить остальные закладки окна «Формат ячеек»:
– в закладке «Шрифт» задать параметры шрифта;
– в закладке «Граница» указать, нужна ли граница у ячеек, и установить
ее вид;
– в закладке «Вид» при необходимости ввести параметры цветовой
заливки ячеек;
– в закладке «Защита» при необходимости указать параметры защиты
ячеек.
После того как будут заданы форматы ячеек всех столбцов, следует
задать формат ячеек первой строки, содержащей заголовки столбцов будущей таблицы. Для этого необходимо выделить первую строку, нажав
на ее наименование левой кнопкой «мыши», и выполнить в строке меню
команду «Формат», далее «Ячейки…» (см. Рисунок 6). И в открывшемся
окне установить необходимые параметры.
Далее следует закрепить или зафиксировать область первой строки, чтобы
заголовки столбцов таблицы всегда находились в поле зрения на одном месте.
Для этого необходимо выделить вторую строку, находящуюся под первой
строкой, и выполнить из строки меню команду «Окно», затем «Закрепить
области» (см. Рисунок 7).
79
№ 9` 2006 г.
Рисунок 6
1
2
3
4
Условные обозначения:
1 – строка меню;
2 – наименование первой строки;
3 – выделенная первая строка;
4 – экранное окно «Формат ячеек».
Рисунок 7
80
№ 9` 2006 г.
Закрепление строки с заголовками столбцов таблицы позволит после
прокрутки вниз на несколько строк не угадывать, к какому столбцу какие
данные относятся, а также отказаться от прокрутки вверх, чтобы снова
посмотреть на заголовки столбцов.
Теперь, для того чтобы подготовить электронную таблицу для контроля над
сроками исполнения поручений, необходимо сделать еще один шаг – создать
автофильтр, который позволит фильтровать данные, содержащие определенный
текст или необходимые числа. Для этого сначала надо выделить ячейку в области
данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем в строке меню
выполнить команду «Данные», затем «Фильтр» и «Автофильтр» (см. Рисунок 8).
Рисунок 8
1
2
3
Условные обозначения:
1 – команда «Данные» в строке меню;
2 – команда «Автофильтр»;
3 – выделенная ячейка.
Использование технологии MS Excel
для контроля за исполнением поручений
Информационные
технологии
После установки автофильтра в каждой ячейке первой строки, содержащей заголовок столбца, появится кнопка (
), позволяющая выбрать
условия фильтрации или сортировки данных (см. Рисунок 9).
Электронная таблица готова, и теперь ее можно использовать для контроля
над сроками исполнения поручений. Для этого необходимо вводить информацию о поручениях в пустые строки, вовремя актуализировать данные о ходе исполнения поручений и получать необходимый отчет, используя автофильтр.
4
Адрес интернет-страницы, на которой находится обучающийся курс «Все об автофильтре»:
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011459671049
81
№ 9` 2006 г.
Рисунок 9
Рисунок 10
82
№ 9` 2006 г.
То есть, когда требуется поставить на контроль какое-либо поручение, то в
отдельной строке электронной таблицы заполняются ячейки, содержащие информацию о нем. При этом если один документ содержит несколько поручений,
то каждое из них заводится в отдельную строку таблицы (см. Рисунок 10).
Для осуществления предварительной проверки исполнения поручений сотрудник, ответственный за ее проведение, может автоматически
отобрать перечень поручений, ход исполнения которых должен быть
проконтролирован в данный день. Для этого необходимо воспользоваться
автофильтром и установить в нем необходимые параметры.
В виде параметров автофильтра могут быть конкретные значения или
какие-либо условия, с помощью которых можно отобрать диапазон значений. Кроме этого, фильтровать можно как по одному столбцу, так и по нескольким столбцам сразу.
Далее можно переходить к фильтрации данных в столбце «Исполнитель»,
отобрав все поручения, которые должна выполнить Мелещеня И.Н. Соответственно, после фильтрации по второму столбцу количество отобранных
строк уменьшится, т.е. останутся только те строки, которые содержат
информацию о поручениях Цицина А.Г. (во-первых), исполнителем которых
является Мелещеня И.Н. (во-вторых).
Далее нужно отфильтровать данные по столбцу «Плановая дата исполнения», выбрав сначала в открывшемся списке автофильтра пункт «Условие…» (помечен цифрой 4 на Рисунке 11), установив затем необходимое условие фильтрации
в открывшемся окне «Пользовательский автофильтр» (см. Рисунок 12).
Пример 2
Информационные
технологии
Допустим, нам нужно проконтролировать, как идет исполнение следующих поручений:
– содержащихся в резолюциях, вынесенных Цициным А.Г., или в документах, подписанных Цициным А.Г.;
– исполнителем которых является Мелещеня И.Н.;
– которые должны быть исполнены в период с 20.07.2006 по 27.07.2006.
Соответственно, нужно провести фильтрацию по четырем столбцам:
– автор поручения: отобрать поручения, автором которых является
Цицин А.Г.;
– исполнитель: отобрать поручения, исполнителем которых является
Мелещеня И.Н.;
– плановая дата исполнения: отобрать поручения, которые должны быть
исполнены в период с 20.07.2006 по 27.07.2006;
– дата снятия с контроля: отобрать поручения, которые еще не сняты
с контроля.
Чтобы отфильтровать данные в столбце, необходимо щелкнуть на кнопку
автофильтра (
) и выбрать в открывшемся списке требуемое значение, например, автора поручения – Цицина А.Г. Необходимо отметить, что в списке
значения содержатся в алфавитном или числовом порядке, что упрощает
поиск (см. Рисунок 11).
После осуществления фильтрации по столбцу «Автор поручения» происходят следующие изменения в электронной таблице:
– скрываются все строки кроме тех, которые содержат необходимые
данные (в данном случае скрываются все строки кроме строк, содержащих поручения Цицина А.Г.);
– результаты применения фильтра отображаются в нижнем левом углу
строки состояния в виде сообщения «Найдено записей: 100 из 1 500».
Спустя некоторое время вместо чисел в строке состояния появится
сообщение «Режим фильтра»;
– кнопка автофильтра (
) в отфильтрованном столбце изменяет цвет.
83
№ 9` 2006 г.
Рисунок 11
1
2
4
3
Условные обозначения:
1 – кнопка автофильтра, при нажатии на которую открывает список;
2 – список;
3 – конкретные значения (авторы поручений);
4 – пункт «Условие…», который позволяет открыть окно «Пользовательский автофильтр».
Рисунок 12
84
№ 9` 2006 г.
В нашем случае нужно установить следующие условия: плановая дата исполнения должна быть больше или равна значению 24.07.2006 и, в то же время (т.е. логический оператор «И»), она должна быть меньше или равна дате 27.07.2006.
Теперь остается отфильтровать данные по последнему столбцу – «Дата
снятия с контроля». Для этого необходимо нажать на кнопку автофильтра
и выбрать в открывшемся списке пункт «(Пустые)», который позволит
отобрать все поручения с незаполненными датами снятия с контроля и, соответственно, еще находящиеся на исполнении.
В результате проведенной фильтрации по четырем столбцам будет
сформирован список требуемых поручений, ход исполнения которых нужно
проконтролировать в данный момент.
Сотрудник, осуществляющий предварительную проверку, может связаться с исполнителем (Мелещеней И.Н.) по телефону или по электронной
почте и проверить ход исполнения поручений. А затем результаты проверки
занести в соответствующие ячейки столбца «Ход исполнения поручения».
Когда поручение полностью исполнено, в столбец «Дата исполнения» следует внести
соответствующую дату. При снятии поручения с контроля заполняются ячейки в
столбцах «Дата снятия с контроля» и «Основание для снятия с контроля».
После того, как будет проверен ход исполнения нужных поручений и вся
необходимая информация будет внесена в электронную таблицу, нужно снять
фильтрацию. Способ снятия зависит от количества примененных фильтров:
– чтобы снять фильтр с одного столбца, необходимо нажать на кнопку
автофильтра (
) в заголовке столбца и выбрать в открывшемся
списке пункт «Все» (см. Рисунок 11). В результате отобразятся строки, которые ранее были скрыты этим фильтром;
– чтобы снять сразу все фильтры, нужно из строки меню выбрать команду «Данные», затем «Фильтр» и «Отобразить все» (см. Рисунок 13).
В результате выполнения этой команды отобразятся все строки,
скрытые всеми фильтрами на листе.
Рисунок 13
Информационные
технологии
85
№ 9` 2006 г.
Как видно из приведенного выше примера, MS Excel позволяет получить перечень необходимых поручений в течение одной–двух минут. С помощью сроковой картотеки (т.е. ручного способа контроля) можно быстро
получить только перечень поручений, которые должны быть исполнены
на какую-нибудь конкретную дату. Если же требуется проконтролировать
определенного исполнителя, то, используя сроковую картотеку, придется
затратить большое количество времени на отбор нужных регистрационно-контрольных карточек. Кроме того, результаты отбора нельзя быстро
сформировать в наглядный отчет и представить руководству.
Используя MS Excel, можно не только оперативно отобрать все необходимые поручения, но также и распечатать информацию о них в виде отчета
для представления руководству. Чтобы он был нагляднее, можно один раз
установить необходимые нам параметры страницы, выводимой на печать,
а потом сохранить файл.
Для этого следует в строке меню выполнить команду «Параметры страницы…». В результате откроется одноименное окно. На закладке «Страница» следует задать альбомную ориентацию, а также масштаб таблицы для
печати (см. Рисунок 14). В закладке «Поля» нужно указать размеры полей,
а на закладке «Колонтитулы» можно, при необходимости, создать текст
верхнего и нижнего колонтитула.
Рисунок 14
86
№ 9` 2006 г.
Закладка «Лист» (см. Рисунок 15) используется для установки:
– диапазона строк, столбцов или ячеек, которые необходимо выводить
на печать;
– сквозных строк или столбцов, которые будут печататься на каждой
странице (чтобы шапка нашей таблицы печаталась на каждой странице отчета);
– некоторых параметров печати;
– последовательности вывода страниц на печать.
Рисунок 15
2
1
3
На этой закладке необходимо задать в качестве сквозной строки первую
строку с заголовками столбцов, чтобы она печаталась на каждом листе.
Для этого нужно нажать на кнопку (
), расположенную справа от поля
«Сквозные строки:», и, когда откроется экранное окно «Параметры страниц – сквозные строки», выделить первую строку и затем нажать на кнопку
(
), расположенную справа в открывшемся окне (см. Рисунок 16).
После установки всех необходимых параметров следует нажать на кнопку «ОК», расположенную внизу окна «Параметры страницы». При этом все
установленные параметры сохранятся и будут впоследствии применяться
при печати отчета об исполнении поручений.
Условные обозначения:
Информационные
технологии
Условные обозначения:
1 –кнопка, открывающая окно «Параметры страницы – сквозные строки»;
2 –кнопка, открывающая окно предварительного просмотра печатаемого
документа;
3 –кнопка, сохраняющая установленные параметры и закрывающая окно «Параметры страницы».
87
№ 9` 2006 г.
Рисунок 16
1
2
4
3
Условные обозначения:
1 – выделенная первая строка, содержащая заголовки столбцов;
2 – окно «Параметры страницы – сквозные строки»;
3 – автоматически внесенное значение первой строки при ее выделении;
4 – кнопка перехода из окна «Параметры страницы – сквозные строки» в окно
«Параметры страницы».
* * *
В конце следует обратить внимание на следующий важный момент. Чтобы
избежать потери данных о контролируемых поручениях в случае возникновения сбоев с компьютером или программным обеспечением, следует время
от времени делать резервную копию данного файла. Для этого его нужно
периодически копировать из одной папки в другую, а лучше – на другой
носитель: иной жесткий диск по сети, на дискету, USB Flash drive (флешку)
или СD-диск.
В следующем номере журнала читайте материал о функциональных
возможностях и ценах на специализированное программное обеспечение, которое позволит полностью автоматизировать процесс
контроля за исполнением поручений. Мы проанализируем и сравним
между собой несколько наиболее популярных сейчас систем автоматизации делопроизводства. Это позволит вам сделать грамотный
выбор: определиться, какая технология вам будет наиболее удобна
и, что называется, по карману.
88
№ 9` 2006 г.