Автоматизация бухгалтерского учета в туризме
advertisement
Введение Автоматизация бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров вносит существенные коррективы в практику счетоводства. Организация компьютерного учета потребовала от бухгалтеров дополнительных навыков: • по вводу данных первичных документов в компьютер — умения печатать на клавиатуре и щелкать (Click — DoubleClick) «мышью»; • понимания работы компьютера и умения работать с операционной системой, компьютерной сетью, бухгалтерскими и другими прикладными офисными программами, а также со средствами телекоммуникаций; • умения формулировать задачи по обработке данных в соответствии с требованиями программирования; • самостоятельно создавать алгоритмы необходимых расчетов как в самой бухгалтерской программе, так и в приложениях для офисной работы; • формирования отчетных документов в соответствии с техническими возможностями принтеров, факсов и сканеров. Потребность в квалифицированных кадрах, обладающих необходимыми знаниями, умениями и навыками эксплуатации компьютера для использования в профессиональной сфере деятельности, обусловила появление разнообразных компьютерных курсов, кафедр и факультетов прикладной информатики с набором самых разнообразных по содержанию и учебному времени программ по автоматизированным информационным системам бухгалтерского учета, анализа и аудита. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета (АИСБУ) в основе имеют две дисциплины — информатику и бухгалтерский учет, и в настоящее время в большинстве курсов выделяют два раздела: эксплуатация и поддержка (UpGrade) программ автоматизации. При этом с развитием средств программирования все больше задач автоматизации учета адресуется непосредственно пользователям программного обеспечения. Особенно наглядно эта тенденция прослеживается, начиная с 7-й версии программы «1C: Бухгалтерия» — лидера продаж коммерческих бухгалтерских программ в Российской Федерации; программа имеет два режима — непосредственной эксплуатации и конфигуратора самой программы. Следует отметить, что появление «конфигуратора» объективно вызвано не только развитием средств программирования, но и стало результатом стремления обеспечить своевременность внесения изменений в программное обеспечение вследствие высокой степени изменчивости нормативной базы финансового и бухгалтерского учета. 2 1. Классификация автоматизированных систем бухгалтерского учета В настоящее время для автоматизации бухгалтерского учета используется обширный круг программных средств. Эти средства разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, технологии ведения учета, адаптационным свойствам, ценам и другим признакам. Для правильного выбора средств автоматизации необходимо рассмотреть бухгалтерские компьютерные системы в разных аспектах, выявить их различия и сгруппировать в разрезе каждого выделенного признака. Набор таких признаков может быть достаточно велик, и чем их больше, тем более полным и разносторонним будет представление о системе автоматизации. Критерии классификации Существуют три основных критерия, которые определяют различия в системах автоматизации: степень охвата учетных функций, способ построения программной системы и возможность расширения ее функционального состава. По степени охвата учетных функций или составу учетных задач, решаемых системой, программные средства подразделяются на системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета; системы частичной автоматизации бухгалтерского учета; системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета; системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета; системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных систем управления экономическим объектом. Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета характерны для начального этапа компьютеризации учета. Этот этап пройден РМАТ в 1996—1999 гг., когда впервые на платформе СУБД FoxPro for Windows был автоматизирован учет заработной платы. Рыночным аналогом такой автоматизации являются разработки фирм «Фолио» и «Компьютер-Сервис». Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских проводок и несложного аналитического учета, что позволяет организовать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности. Однако отсутствие функций количественного учета не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей, таких как переоценка и расчет износа основных средств. В качестве примера можно назвать программу «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт». Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета потенциально способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Такая функциональность обеспечена возможностью реконфигурации типовой модели учета, реализованной в базовой версии, например в программе «1C: Бухгалтерия 7.7». Однако отступление от заложенной в типовую конфигурацию методологии может привести к тому, что часть отчетных форм также придется составлять вручную. То же касается и таких программ, как «ТурбоБухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем». Их также можно настроить на решение практически любых задач бухгалтерского учета. 3 Системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета, обладая всеми возможностями предыдущей группы, являются ступенью к программам следующего класса — корпоративным информационным системам управления. Многие системы автоматизации изначально создавались исключительно для решения задач бухгалтерского учета. По мере развития в них включали задачи автоматизации управления других подразделений хозяйствующих субъектов и прежде всего таких, в которых возникает первичная информация: склада, цеха, отдела снабжения, отдела сбыта и т.п. Таким образом, помимо задач бухгалтерского учета стали автоматизироваться задачи оперативного управления. Например, программы «1C: Бухгалтерия» и «1C: Торговля и Склад», рассматриваемые в комплексе, являются системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, в то время как сама по себе «1C: Бухгалтерия» является системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Система «БЭСТ-4» фирмы «Интеллект-сервис», рассматриваемая как единое целое, также является системой автоматизации бухучета с функциями оперативного учета, поскольку помимо обработки бухгалтерской информации позволяет решать задачи складского учета, управления закупками и продажами, взаимодействия с интеллектуальными кассовыми аппаратами. В то же время, если выделить из нее только набор модулей, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, этот набор будет являться системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета. В основе автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления (КИС) экономическим объектом заложена технология комплексного управления бизнесом. Бухгалтерская подсистема рассматривается здесь как составляющая общей системы управления и функционирует согласованно с подсистемами планирования, оперативного учета, делопроизводства. Такие системы получили название ERP-систем (Enterprise Resource Planning). Как процесс, автоматизация в данном случае требует проведения модернизации всей системы управления на базе внедрения корпоративных стандартов — соглашений о единых правилах организации технологии управления. По своим функциям бухгалтерская составляющая в корпоративных системах аналогична классу систем комплексной автоматизации бухгалтерского учета, но здесь добавляются проблемы взаимодействия с другими функциональными подсистемами. В качестве примера корпоративных систем следует отметить программный комплекс «Галактика» (разработка корпорации «Галактика»), включающий около 40 модулей, обеспечивающих решение управленческих задач. Из них чисто бухгалтерскими являются только 5 модулей. Западные КИС, такие как R/3 фирмы SAP, Oracle Applications фирмы Oracle, Concorde XAL фирмы Columbus, включают еще больше подсистем. Обычно они несут в себе строго отработанную и довольно жесткую схему организации бизнеса, позволяющую оптимизировать управление фирмой 4 (корпорацией) на основе общепризнанных мировых стандартов ERP и более современных. Способ построения программной системы определяется различиями в концепции построения информационной модели учета. В этой связи можно выделить: системы, построенные на основе единого программного ядра, и комплексы специализированных программных модулей. Системы, построенные на основе единого программного ядра, предполагают наличие центрального (головного) программного модуля, интегрирующего основные функции обработки учетной информации. Функционирование этого модуля основано на унифицированной модели представления учетной информации, основой которой является расширенная проводка. Это позволяет реализовать не только функции синтетического (сводного) учета, но и функции аналитического учета. Взаимодействие между центральным и вспомогательными модулями идет только по вертикали. Горизонтальная связь между вспомогательными модулями обычно отсутствует. В конкретной системе центральный (головной) модуль и вспомогательные модули могут быть одного или разных производителей. В последнем случае центральное место в системе занимает головной бухгалтерский модуль. К данной группе относятся, например, разработки фирм «Инфин», «Парус», «Инфософт» и др. Следует отметить, что целостная информационная система может строиться как на основе набора основного и вспомогательных модулей, так и на основе единственной программы. Например, программы «ТурбоБухгалтер» и «Финансы без проблем» могут быть настроены на решение практически любых задач, не только бухгалтерского, но и оперативного учета. Для автоматизации учета, например, на основе системы программ «1C: Предприятие», помимо «1C: Бухгалтерии» может потребоваться еще и программа «1C: Зарплата и Кадры», в которую изначально встроены процедуры решения большинства задач расчета заработной платы. Решение задач учета труда и заработной платы на ее основе более полно и эффективно, чем только с применением «1C: Бухгалтерии», требующей специальной настройки для решения многих задач по данному разделу учета. То же касается и разработок фирмы «Инфин». Здесь центральный бухгалтерский модуль может быть дополнен модулем заработной платы, а если предприятию требуется сложный учет товарно-материальных ценностей, то и программой складского учета. Комплексы специализированных программных модулей, интегрированные по данным, реализуют функции отдельных разделов учета и поэтому наиболее полно отражают специфику алгоритмов обработки данных. Естественно, что в основе построения таких систем лежат специализированные модели представления учетной информации отдельных участков учета. Взаимодействие модулей выполняется через общую базу данных. При построении такой системы также обязательно наличие центрального (головного) модуля, на который возлагаются функции сводного синтетического учета. 5 Состав и количество иных модулей может формироваться в соответствии с потребностями пользователя. В отличие от систем, построенных на основе единого программного ядра, здесь взаимодействие между модулями осуществляется как по вертикали (модулей отдельных участков учета с головным), так и по горизонтали (между модулями отдельных участков учета). Типичными примерами комплексов специализированных программных модулей являются системы «Галактика» корпорации «Галактика», «БЭСТПРО» фирмы «Интеллект-Сервис», Abacus Professional фирмы «Омега». Система автоматизации учета в период внедрения должна быть адаптирована к условиям и специфике работы предприятия. В процессе эксплуатации она также подвержена постоянным изменениям. Может расширяться и изменяться состав решаемых задач, а также алгоритмы расчета показателей, формы отчетности и первичных документов и т.п. Поэтому система автоматизации учета должна иметь определенный инструментарий для расширения состава базовых функций. С точки зрения различий в возможностях расширения базовой функциональности выделяют: системы с замкнутой функциональностью, системы с ограниченно развиваемой функциональностью, системы, полностью реконфигурируемые. К системам с замкнутой функциональностью относятся программные средства с возможностью внесения изменений только самим разработчиком. Существенным недостатком программных средств такого рода является то, что при всяком изменении законодательства, затрагивающем состав и правила формирования показателей отчетности, правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов и т.д., пользователь должен ждать от разработчика новой версии. Системы с ограниченно развиваемой функциональностью построены таким образом, что включенный в них набор базовых функций может быть в некоторых пределах расширен и дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика программы. Многие программные продукты построены таким образом. Например, такие широко известные системы, как «Галактика», «БЭСТ», разработки фирмы «Парус». В них имеются так называемые генераторы отчетов, которые позволяют самому пользователю спроектировать новую отчетную форму или переопределить старую. Специальные средства дают возможность определить иные правила контировки документов, создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного предприятия. Однако внести значимые изменения в структуру базы данных, а соответственно и в реквизитную структуру экранных форм, невозможно. Также невозможно переопределить многие расчетные алгоритмы, заложенные в программу. Системы, полностью реконфигурируемые, предоставляет пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности. Пользователь может не только спроектировать новые отчеты, но и определить 6 новые типы документов, экранные формы для ввода информации, структуру данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления проводок для новых типов документов. При этом встроенные в систему документы, формы ввода и хранения первичной информации также обычно могут быть перестроены. Наиболее распространенными и типичными примерами такого построения систем автоматизации учета являются программы семейства «1C: Предприятие» и «ТурбоБухгалтер». 2. Классификация и перспективы развития бухгалтерских программ Известны два подхода к классификации программного обеспечения бухгалтерского учета. Это применение развернутых (многофакторных) и интегральных классификаций. Развернутая (многофакторная) классификация программных средств выделяет набор признаков, которые отражают отдельные стороны построения и адаптации бухгалтерских программ. Классификация позволяет рассмотреть системы в разных аспектах, выявить их различия и сгруппировать в разрезе каждого выделенного признака. Интегральная классификация, в отличие от развернутой, группирует программные средства по уровням решаемых задач автоматизации, зависящих от величины организации (малые, средние и крупные предприятия), и позволяет сориентироваться в программных средствах в первом приближении. Бухгалтерские программы соответствуют развитию российских предприятий. На сегодняшний день последние версии бухгалтерских программ обладают примерно равной функциональностью для автоматизации среднего российского бизнеса. Малые предприятия, приобретая такую программу, вместе с ней получают более высокий стандарт ведения учета и реальный эффект в виде высвобождения времени учетных работников для решения задач по анализу производственно-финансовой деятельности. Перед средними предприятиями, развивающими свой бизнес и решившими задачу автоматизации учета на основе какой-либо программы, стоят задачи перехода к более мощной корпоративной системе. При этом эффективность комплексной автоматизации в большей степени зависит от организации работ по реализации проекта, чём от выбора компьютерной системы. К началу третьего тысячелетия состояние рынка комплексных компьютерных систем в России обусловлено, в первую очередь, историческим развитием российских систем и приходом западных разработчиков и партнеров на российский рынок. В силу объективных законов рыночной экономики практически все российские системы начали развиваться в 90-х годах прошлого века как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но не давая целостной картины для управления. Западные системы в России претерпевали сложности другого характера. Первые попытки прорваться на, как казалось, «богатый и многообещающий» российский рынок также были • сделаны в начале 90-х годов. Однако попытки 7 внедрения показали, что одновременно с западным программным продуктом необходимо обладать обученным персоналом, провести локализацию и настройку системы на «плачевно динамичные» требования законодательства и бухгалтерского учета. Одновременно происходит процесс сближения российских и западных систем, которые успешно конкурируют за право применяться на предприятиях. Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем. Они предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Системы этого класса по многим параметрам универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом, купив программу и самому установив ее на персональном компьютере. Финансово-управленческие системы (особенно системы российских разработчиков) значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного предприятия. Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложна, практически все финансово-управленческие системы способны работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell NetWare или Windows NT. Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса. Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6—9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения. Ядром каждой производственной системы являются воплощенные в ней рекомендации по управлению производством. Существует четыре свода таких рекомендаций. Они представляют собой описание наиболее общих правил, по которым должно производиться планирование и контроль различных стадий производственного процесса: потребностей в сырье, закупок, загрузки мощностей, распределения ресурсов и пр. Исходным стандартом, появившимся в 1970-х годах, был стандарт MRP (Material Requirements Planning), включавший только планирование материалов для производства. Этот стандарт был расширен до MRPII (Manufacturing Resource Planning). MRPII позволял планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование и т.д.). Дальнейшим развитием стал стандарт ERP (Enterprise Resource Planning), который позволил объединить все ресурсы предприятия, добавляя управление 8 заказами, финансами и т.д. Сейчас практически все производственные системы отвечают рекомендациям стандарта ERP. Наконец, самый последний по времени стандарт CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) охватывает также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд-заказа, техза-дание, поддержка заказчика на местах и пр. Таким образом, если MRP, MRPII, ERP ориентировались на внутреннюю организацию предприятия, то CSRP вышел «за ворота» отдельного предприятия и включил в себя полный цикл от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. 2. Бухгалтерский учет как объект компьютеризации В соответствии со статьей 1 Общих положений Закона Российской Федерации о бухгалтерском учете, бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении имущества и обязательств организаций путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. В информатике упорядоченные системы определяются как базы данных. Сбор и регистрация данных осуществляется в файлах, выбор и обобщение информации из файлов осуществляется по программным запросам. По определению, база данных представляет собой программную систему для хранения и организации доступа к массивам информации с учетом взаимосвязей между отдельными элементами массива. Понятия массива и элемента массива в информатике имеют совершенно конкретные определения: • массив информации трактуется как таблица с определенной структурой — именованным набором граф или полей (Fields) заданной размерности и набором строк или записей (Records); • элементом массива считается отдельное поле таблицы. Таким образом, в общем виде база данных представляет собой набор записей, как правило, нескольких файлов таблиц и файлов обработки данных, организованных особым образом. Отметим, что определение баз данных с развитием компьютерных технологий претерпело существенные изменения. Например, в версиях языков программирования СУБД, таких как dBase, FoxPro, Paradox, разработанных под операционную систему DOS, термин «база данных» относился только к таблицам, в которых хранятся данные и которые представляют собой самостоятельные файлы с расширениями имен *.dbf (Data Base File). Формат DBF оказался настолько удачным, что в языках программирования, таких как С, позволяющих создавать оригинальные форматы файлов, был также принят для баз данных. В качестве примера можно привести 6-ю версию программы «1C: Бухгалтерия». Кроме того, некоторые бухгалтерские программы позволяют сохранять и экспортировать данные в формат DBF (например, «Инфо-Бухгалтер 8.0»). Понятие «данные» в концепции баз данных — это набор конкретных 9 значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы. Данные становятся информацией тогда, когда пользователь задает им определенную структуру, т.е. осознает их смысловое содержание. Поэтому центральным понятием в современном определении баз данных является понятие модели. Модель данных — это некоторая абстракция, которая, будучи приложена к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать данные как информацию, т.е. сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними. В версиях, работающих под управлением операционных систем Windows начиная с версии 95 и более поздних, база данных — это набор большого числа разнообразных объектов, существующих как один файл (например, СУБД Access — с расширением имени *.mdb, СУБД Visual FoxPro — *.dbc), включая таблицы. Трансформация термина явилась следствием развития компьютерной техники, в первую очередь, в области наращивания и эмулирования оперативной памяти, позволяющей одновременно с таблицами размещать в памяти и другие объекты компьютерных программ. Система данных бухгалтерского учета Подавляющее большинство данных бухгалтерского учета, включая первичную учетную документацию, мемориальные и журнальные ордера, разработочные ведомости и отчетную документацию, организовано в виде таблиц. Компьютер является программируемым вычислительным автоматом, поэтому основу компьютеризации бухгалтерского учета составляет программирование автоматических вычислений в таблицах. Для программирования бухгалтерских таблиц используются текстовые процессоры (такие как MS Word), табличные процессоры (например, MS Excel) и системы управления базами данных (СУБД Oracle). Разумеется, программировать таблицы можно и с помощью компьютерных языков общего назначения, например Visual Basic, однако в этом случае скорость создания и обработки данных таблиц существенно снижается. Несмотря на то, что бухгалтерский учет является древнейшей информационной технологией, описанной Лукой Пачиоли еще в 1494 г., изменчивость законодательной и нормативной базы обусловливает относительно быструю сменяемость форм как первичной, так и отчетной документации. Поэтому в арсенале квалифицированного бухгалтера должны присутствовать средства программирования, позволяющие в максимально короткие сроки создавать электронные таблицы. Например, для создания бланков первичной документации (приходные и расходные ордера, объявления на взнос наличными, командировочные удостоверения, путевые листы, акты приемкипередачи и пр.) вполне исчерпывающим средством может быть текстовой процессор. Для создания комплекта отчетной документации с взаимоувязкой показателей различных таблиц исчерпывающим средством является табличный процессор. Более того, практика показывает, что из-за ежегодно вносимых 10 изменений не только в формы отчетности, но и в методику расчета показателей таблиц создание и интеграция комплекта отчетной документации в СУБД бухгалтерского учета неэффективны как по трудовым, так и по денежным затратам. По этой причине большинство разработчиков предоставляет в лучшем случае комплект электронных форм для заполнения финансовой отчетности («Инфо-Бухгалтер»). Проблема заключается в увязке аналитических счетов каждой бухгалтерии с синтетическими регистрами финансовой отчетности. Целостность связей нарушается, если предпринимается попытка ввести новый субсчет в План счетов, который во всех бухгалтерских программах открыт для редактирования на тот случай, если изменится методология учета. Чтобы обеспечить корректность составления финансовой отчетности, разработчики программы «1C» рекомендуют вместо редактирования Плана счетов вводить новый аналитический регистр под имеющийся синтетический счет. Для этого в версии «1C: Бухгалтерия 7.7» предусмотрено три уровня субконто (в отличие от одного в версии 6.0). Электронные текстовые документы позволяют на одной странице разместить кроме таблицы несколько абзацев текста, фирменный знак или схему, используя разные шрифты. Электронные таблицы позволяют задавать в столбцах различные форматы данных, причем изменение формата можно задать в зависимости от назначения строк таблицы. Формат данных определяется размером оперативной памяти, отводимой центральным процессором компьютера для хранения значения числа (например, для чисел с плавающей точкой от -3,4x1038 до +3,4x1038 отводится 4 байта, а для текстовой строки длиной до 65400 символов отводится 10 байт плюс 1 байт на символ). Такая гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Оформление первичной учетной документации в бухгалтерском учете имеет первостепенное значение и является первой целью компьютеризации. Помимо того, что в первичном документе подтверждается факт хозяйственной операции, внешний вид документа должен соответствовать утвержденным типовым формам первичной документации. Типовые формы предназначены для отражения операций в принятой классификации. Классификация предполагает группировку в таблице — журнале операций. В каждую строку таблицы заносятся данные одного первичного документа, для группировки используются дополнительные поля для записи классификационных признаков. Регистрация и обработка данных в принятой группировке является второй и наиболее технически сложной целью компьютеризации. Третьей целью компьютеризации является автоматизация отчетной документации бухгалтерского учета. Основу классификации операций бухгалтерского учета составляет План счетов. Принципиальным моментом в классификации является обязательное наличие двух учетных регистров для каждой операции. В одном регистре группируются суммы полученных средств (активы), в другом — источники, из которых эти же суммы получены (пассивы). План счетов представляет собой перечень учетных регистров 1-го порядка — каждый счет и субсчет плана 11 объединяет группу хозяйственных операций по целевой направленности. Каждая операция учитывается по фактической принадлежности — на счетах 2го порядка (субсчетах или субконто). Счета первого порядка (синтетические) предназначены для обобщения информации о финансовом состоянии предприятия, его ликвидности и платежеспособности. Счета второго порядка (аналитические) предназначены для непосредственной регистрации сумм по каждому виду средств и каждому участнику денежных расчетов предприятия. Двухступенчатая иерархия счетов означает, что в таблице со списком хозяйственных операций каждая операция должна иметь четыре отличительных признака: номер счета и наименование суб-конто актива (дебет) и номер счета и наименование субконто пассива (кредит). Отметим сразу, что План счетов рассматривается здесь с точки зрения формализации задачи бухгалтерского учета. На самом деле, помимо группировки, в Плане счетов отражены правила корреспонденции счетов. С формальной точки зрения, компьютерный учет можно организовать на одном счете первого порядка с неограниченным списком счетов второго порядка, например на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» со списком самых разных субконто — от основных средств до прибылей и убытков. Тогда как от бухгалтера требуется знать логику хозяйственных операций, жестко программировать которую нецелесообразно по причине индивидуальных особенностей ведения учета в каждой бухгалтерии. Отметим, что с точки зрения бухгалтера учет представляет собой упорядоченную по счетам 1 -го порядка картотеку субсчетов, в каждой карточке которой записаны все операции данного субконто, а с точки зрения программиста учет представляет собой массив хозяйственных операций, каждая из которой содержит классификационные признаки. Электронная таблица журнала операций может содержать несколько тысяч строк. С ростом объема данных скорость обработки падает, кроме того, для каждой программы — генератора электронных таблиц существуют ограничения использования оперативной памяти, которой может оказаться недостаточно, что чревато безвозвратной потерей данных в случае «зависания» компьютера. По этой причине вряд ли целесообразно использовать для учета операций таблицы текстовых процессоров. Хотя доступ к языку программирования Visual Basic Application в MS Word обеспечивает автоматизированную обработку данных таблиц. Следует отметить возможность трансформации текстового формата данных в табличный и наоборот. Если в текстовом формате данные будут представлены в виде упорядоченного набора строк с использованием однотипных разделителей полей, таких как точка с запятой или пробел, то такой файл может быть преобразован, например, в формат DBF, при этом текстовое обозначение значений сумм будет преобразовано в числовое и в дальнейшем может быть обработано в соответствии с правилами арифметики. Технология преобразования данных разных программ объединена стандартными (начиная с 1983 г.) требованиями открытого доступа к данным— Open Database Connectivity (ODBC) и имеет очень важное практическое 12 значение для компьютеризации учета. Обилие бухгалтерских пакетов, разработанных на различных компьютерных языках программирования и в различных СУБД, при отсутствии возможности обмена данными значительно уменьшило бы эффект автоматизации учета. Компилированный бухгалтерский пакет не имеет или, в лучшем случае, имеет ограниченные возможности по обработке данных в случае изменения нормативной или законодательной базы учета. Если изменения затрагивают методологические основы, то это приводит к краху прикладного пакета — необходимо создавать программу учета заново. Поэтому в СУБД программируются не все технологические функции учета, а только «методологически устойчивые», прежде всего — двойная запись. Многообразие методик оплаты труда реализуется в «быстрых» средствах программирования — табличных процессорах. Вычисленные результаты в качестве исходных данных затем импортируются в средства «быстрой» обработки данных — СУБД. В качестве примера экспорта данных СУБД можно привести «перегонку» данных формата ANSI (American National Standard Institute) СУБД, работающих под управлением операционной системы Windows, в формат ASCII (American Standard Code International Interchange) программы персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ Persind4.exe, разработанной под управляющую систему DOS (Disk Operation System). Еще более конструктивным следует признать требование Налоговой инспекции РФ о передаче данных предприятий по подоходному налогу на магнитных носителях в виде текстового файла с разделителями. Текстовой файл в сравнении с табличным является более компактным и широко используется для переноса данных. Например, в 6-й версии программы «1C: Бухгалтерия» он используется при организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) для экспорта данных из одного журнала и импортирования в другой. В качестве генераторов электронных таблиц для учета хозяйственных операций используются табличные процессоры и СУБД. Учет операций и обработка данных с помощью табличных процессоров наглядны и легко понимаемы, а при соответствующей организации учета возможностей табличного процессора достаточно для малого и даже среднего предприятия. Однако стремление обеспечить запас числа строк в таблице не в десятки тысяч, что дает табличный процессор, а в сотни тысяч обусловливает выбор в пользу СУБД. Высокая скорость обработки больших массивов информации достигается в результате размещения данных в нескольких таблицах вместо одной. Специфика компьютерной обработки данных заключается в том, что несколько коротких файлов обрабатываются быстрее, чем один большой. Почти все современные СУБД основаны на реляционной (relational) модели управления. Реляционная модель предполагает, что каждая запись таблицы базы данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному конкретному объекту. Для того чтобы одновременно обрабатывать несколько таблиц, каждая таблица должна иметь совпадающие значения определенных атрибутов — специальных полей с одинаковыми данными. Такое поле называется полем связи и, образно говоря, представляет 13 половинку застежки-молнии в одной таблице. Вторая половинка находится в другой таблице. В результате, с данными двух объектов, например таблицы субсчетов и таблицы журнала хозяйственных операций по субсчетам (программа «1C: Бухгалтерия 6.0», в частности, имеет две связанные таблицы Isboper.dbf — журнал операций и Isbspsk.dbf — список субконто), можно работать как с единым целым — при изменении данных в одной таблице соответствующие изменения производятся в другой таблице автоматически. В качестве поля связи используются значения поля «Субсчет». Более наглядно работают запросы к данным таблиц. Если таблицы являются связанными, то в случае запроса на выборку данных из одной таблицы одновременно выводится информация из другой таблицы, строго соответствующая условию запроса. СУБД имеют три основных функции: определение данных, обработку и управление. Определение данных для создания компьютерной базы учета включает перечень и тип данных, способ их хранения и условия назначения как по типу, так и по размерности. Основой проекта любой бухгалтерской программы является таблица журнала хозяйственных операций. Кроме полей: текстовый, числовой, дата таблица журнала операций имеет вспомогательные поля — идентификаторы записей для программной обработки данных и дополнительные поля, отражающие технологические особенности работы с данными — идеологию программы. Для понимания построения проекта важно оценить структуру данных с позиций принципов нормализации Для просмотра структуры DBF-файлов можно использовать последовательность операций программы СУБД Access: Файл — Внешние данные — Импорт — Тип файла: dBase IV (*.dbf) — выбирается нужный файл таблицы и активизируется кнопка «Импорт». Сетевые технологии бухгалтерского учета Объединение компьютеров в сеть имеет несколько важных преимуществ по сравнению с монопользовательским режимом работы, среди которых: • одновременный ввод информации с нескольких рабочих мест (важно для обработки больших объемов входной информации); • оперативное получение ответов по всей введенной информации без промежуточных процедур по переносу и слиянию данных с разных рабочих мест; • независимость выполняемых функций от конкретного рабочего места, т.е. при выходе из строя одного из компьютеров все работы можно продолжить на любом другом компьютере сети; • совместное использование устройств позволяет снизить затраты на каждого пользователя, например, можно организовать коллективный доступ к винчестерам одного или нескольких компьютеров, причем в этом случае винчестеры на ряде компьютеров могут вообще отсутствовать; • использование одного принтера для печати с нескольких рабочих мест. 14 Заключение Автоматизация бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров составляет ядро комплексных систем автоматизации. Очевидно, дальнейшее развитие автоматизированных систем бухучета все более интегрируется с развитием на отечественных предприятиях современных комплексных информационных систем управления в соответствии с международными стандартами. Отличная техника эксплуатации базируется на глубоком знании системы бухгалтерского учета. Без этих знаний невозможно говорить о поддержке компьютерных программ бухгалтерского учета. Средства поддержки, доступные пользователям бухгалтерских программ, включают общие средства программирования, предлагаемые, например, MS Office, и встроенные непосредственно в бухгалтерские программы. При помощи общих средств могут решаться практически все задачи бухгалтерского учета — от частных задач до полнофункциональной версии, реализующей все функции учета. Средства, встроенные в бухгалтерские программы, в подавляющем большинстве представлены редакторами отчетов. Особо следует отметить программу «1C», начиная с 7-й версии, — помимо конфигуратора, обеспечивающего доступ к компьютерному языку программы, она имеет еще и собственный отладчик. Кроме того, новейшие версии программ предусматривают вывод данных в форматы текстовых документов и электронных таблиц MS Office. Очевидно, средства поддержки, доступные пользователям бухгалтерских программ, будут развиваться в силу необходимости скорейшего изменения программного обеспечения в соответствии с изменениями нормативной базы бухгалтерского и финансового учета, ориентируясь на возрастающую компьютерную грамотность учетных работников, на доступность компьютерной техники для домашнего использования и на упрощение средств программирования. Поэтому компьютер в бухгалтерском учете становится тем, что он есть на самом деле, — инструментом для вычисления, каким когда-то были пальцы, камешки, абак и счеты. Системы счетоводства предназначены для обобщения учетной информации, тогда как электронный учет — всего лишь база данных, которые могут быть представлены в любом удобном для бухгалтера виде. Пользовательский интерфейс программы не есть система учета, а всего лишь компромисс между заказчиком программы и разработчиком. При этом фактом является увеличение численности бухгалтеров, в силу своей профессиональной деятельности хорошо воспринимающих идеи программирования, что на фоне естественной замены старших возрастных групп способствует процессу совершенствования принципов учета в последних версиях компьютерных программ. 15 Список литературы 1. Об основах туристской деятельности в Российской Федерации. Федеральный закон от 24.11.96 г. № 132-ФЗ. Принят ГД 4.10.96 г. 2. Агеева О.А. Туристские фирмы и гостиницы: бухучет и налогообложение. — М.: Современная экономика и право, 2000. — 184с. 3. Базиян М. и др. Использование Visual Foxpro 6. Специальное издание: Пер. с англ. — М.: Вильяме, 2001. — 928 с.: ил. 4. Брыкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета: Лабораторный практикум. — М.: ПрофОбрИздат, 2002. — 80 с. 5. Волошин Н.И. Международный туризм: Правовые акты / Сост. Н.И. Волошин. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 400 с. 6. Захарьин В.Р. 2300 бухгалтерских проводок по новому Плану счетов. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Дело и Сервис, 2001.-112 с. 7. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета: Учебник. — СПб.: Питер, 2002. — 688 с.: ил. 8. Информационные системы оперативного управления туристской фирмой: Учеб. пособие / Под общ. ред. А.И. Сеселкина. — М.: Турист, 2002. — 160 с.: ил. 9. Козырева Т.В., РодигинЛ.А. Компьютерная мини-бухгалтерия в туристской фирме: Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 144 с.: ил. — (Менеджмент и экономика туризма). 10. Озеров A.M. Бухгалтерский учет и налогообложение в туристических фирмах. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ФБК-ПРЕСС, 1998.-144с. 11. Практикум по туристскому программированию на Excel: Учеб. пособие / Под общ. ред. Л.А. Родигина. — М.: Турист, 1999. - 168 с.: ил. 12. Солодухина О.И., Гаранина Е.Н., Здоров А.Б. и др. Финансы и бухгалтерский учет в туризме: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 336 с. 13. СУБД Access в менеджменте туризма и гостеприимства: Учеб. пособие / Под общ. ред. Л.А. Родигина. — М.: Турист, 2001.-210 с.: ил. 14. Родигин Л.А. Компьютерный бухгалтерский учет в туристских фирмах. М.: «Советский спорт», 2003. 16