7.7. Автоматизация делопроизводства. Создание и

1
7.7. Автоматизация делопроизводства. Создание и применение простых макросов.






Автозамена;
Понятие макроса;
Создание макроса;
Вызов макроса;
Редактирование макросов;
Удаление макросов.
Автозамена.
Автозамена автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки, а также орфографические и грамматические ошибки. Параметры автозамены несложно изменить; также существует возможность дополнения списка автоматических исправлений.
Добавление элемента в список автозамены.
1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис.
2. Установите флажок Заменять при вводе.
3. В поле Заменить введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка,
например, введите прецендент.
4. В поле на введите правильное написание этого слова, например, введите прецедент.
5. Нажмите кнопку Добавить.
: Примечание. При вводе любого слова из первого столбца (например, прецендент) и пробела
или любого другого знака препинания оно автоматически заменяется правильным написанием, указанным во втором столбце (например, прецедент).
Добавление элемента в список автозамены во время проверки орфографии.
1. Нажмите кнопку Правописание.
2. При обнаружении часто встречающейся опечатки или ошибки выберите правильный вариант
написания из списка предложенных.
3. Чтобы добавить обнаруженную опечатку и правильный вариант написания в список автоматически исправляемых слов, нажмите кнопку Автозамена.
: Совет. Еще проще добавить элемент в список автозамены в режиме автоматической проверки орфографии: щёлкните правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое красной волнистой линией, и выберите в контекстном меню команду Автозамена, а затем — правильный вариант
написания. Если для выделенного слова отсутствуют варианты правильного написания, команда Автозамена не появится в контекстном меню.
Общие сведения о макросах.
Составным элементом многих приложений Windows является среда программирования, позволяющая пользователю записывать и исполнять самостоятельные программы – макросы. Такая программа составляется на языке VBA – Visual Basic for Application и хранится в одном из документов данного приложения.
В Microsoft Word 97 (2000) в качестве языка макросов используется разновидность VBA – WordBasic. Макросу присваивается имя, а его текст помещается в один из шаблонов, как правило, в
обычный (normal.dot).
Макрос обычно используется для автоматизации какой-то часто выполняемой последовательности
операций, но с его помощью можно создать и программу с вычислениями, циклами, окнами и т.п.
Создание макроса.
Макрос можно создать двумя способами – визуально (автоматически) и вручную. Для визуального
создания макроса необходимо выполнить команду Сервис  Макрос  Начать запись… или
дважды щёлкнуть мышью на поле ЗАП в строке состояния. На экране появится диалоговое окно
«Запись макроса». В поле «Имя макроса:» указывается имя создаваемого макроса (по умолчанию
– Макрос1), по желанию заполняется поле «Описание:». В списке «Макрос доступен для:» выКорюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».
2
бирается или общий шаблон, или текущий документ. Затем необходимо принять решение, как
будет вызываться создаваемый макрос: командой Сервис  Макрос  Макросы…  Выполнить, кнопкой панели инструментов или сочетанием клавиш быстрого вызова. В первом случае
сразу нажимается кнопка ОК, во втором – кнопка «Панели» в группе «Назначить макрос», в третьем – кнопка «Клавишам». В первом случае сразу появляется панель «Останов» с кнопками «Остановить запись» и «Пауза» и все дальнейшие Ваши действия запоминаются и «кодируются» в тексте макроса до тех пор, пока не будет нажата кнопка «Остановить запись».
Во втором случае раскрывается окно «Настройка». В списке «Команды» нужно выбрать кнопку и
перетащить её на какую-нибудь панель инструментов (слева от перемещаемой кнопки при этом
должна появиться чёрная вертикальная полоса, сигнализирующая о том, что кнопка «стала» на
место). Отпустите клавишу мыши – кнопка появится в указанном месте.
Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».
3
Тема :
Практическая работа № 13.
Создание простых макросов в документе.
Цель:
Научиться автоматизировать работу с текстовыми документами с помощью макросов.
Время:
80 мин.
Задание:
С помощь макрорекордера создайте макрос, вставляющий в текст фразу, оформленную курсивом. Вызовите созданный макрос с помощью назначенной клавиатурной комбинации. Измените текст макроса. Выполните изменённый макрос.
Удалите созданный макрос.
Литература:
1. Методические указания к выполнению практической работы.
Содержание отчёта:
− Ответы на вопросы, поставленные в пунктах описания последовательности выполнения
работы.
− Выводы по работе (что изучили, чему научились).
Последовательность выполнения работы:
1. С разрешения преподавателя включите компьютер, войдите в систему под своим именем и запустите текстовый процессор Microsoft Word.
2. Придумайте 5-7 предложений о том, что может Microsoft Word. Каждое предложение начинайте с новой строки (нового абзаца) фразой Microsoft Word … . Набирая такой текст, вы будете
вынуждены постоянно менять раскладку клавиатуры, что сильно замедляет работу. Можно,
конечно, набрать эту фразу один раз и скопировать её в буфер обмена, а затем вставлять в
текст по мере необходимости. А что если придётся скопировать ещё что-нибудь? В Word
можно вставить из буфера обмена только один, последний, объект. Проблема может быть решена с помощью макроса – программы в виде процедуры на языке Visual Basic for Application (VBA). Причём текст этой программы генерируется автоматически. Вызвать (запустить)
макрос можно с помощью заданной клавиатурной комбинации, кнопки на панели инструментов или команды [Сервис][Макрос][Макросы…].
Создайте макрос, вставляющий в текст фразу: «Microsoft Word», оформленную полужирным
курсивом. Наберите текст, используя созданный макрос.








Выполните команду [Сервис][Макрос][Начать запись…].
В появившемся диалоговом окне «Запись макроса» в поле «Имя макроса» введите имя
макроса, которое не должно начинаться с цифры, содержать пробелы и знаки препинания.
В группе «Назначить макрос» выберите «Клавишам».
Нажмите клавиши «Alt» + «буква» или «Ctrl» + «буква», например, Alt + W, то, что вы
нажмёте, отобразится в поле «Новое сочетание клавиш».
Нажмите кнопки «Назначить» и «Закрыть». Появится панель инструментов «Остановка записи» с кнопками «Остановить запись» и «Пауза». Возле указателя мыши появиться изображение магнитофонной кассеты – знак записи.
На панели инструментов «Форматирование» нажмите кнопки «Ж» и «К» и наберите
полужирным курсивом фразу Microsoft Word (шрифт – Times New Roman, размер – 12
пт).
Нажмите пробел, установите обычное начертание шрифта (кнопки «Ж» и «К» должны
быть отжаты, т.е. ещё раз выполните щелчок по этим кнопкам) и остановите запись,
нажав кнопку "□". Остановить запись можно также командой [Сервис] [Макрос] [Остановить запись…].
Вызвать макрос можно с помощью назначенных клавиш.
3. Текст, набираемый после вставленной макросом фразы, будет подчёркиваться красной волнистой линией. Это происходит потому, что для проверки орфографии будет автоматически выбран английский язык – такой, как во вставленной фразе. Создайте макрос, делающий весь
набранный текст русским. Назначьте макрос кнопке на панели инструментов. Выполните записанный макрос.

Выполните команду [Сервис][Макрос][Начать запись…].
Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».
4








В появившемся диалоговом окне «Запись макроса» в поле «Имя макроса» введите имя
макроса.
В группе «Назначить макрос» выберите «Панели».
В списке «Команды» появившегося окна «Настройка» выберите строку «Normal.NewMacros.Макрос…» и перетащите её на одну из видимых панелей инструментов
или на строку меню.
Нажмите кнопку «Изменить выделенный объект» и установите флажок возле пункта
«Основной стиль». На новой кнопке появится значок, надпись исчезнет.
Нажмите кнопку «Закрыть». Как и ранее, появится панель инструментов «Остановка
записи» с кнопками «Остановить запись» и «Пауза». Возле указателя мыши появиться
изображение магнитофонной кассеты (знак записи).
Выполните команду [Правка][Выделить все].
Выполните команду [Сервис][Язык][Выбрать язык…]. В списке языков выберите «Русский» и нажмите кнопку «ОК».
Остановите запись.
4. Измените рисунок на кнопке, запускающей второй макрос.





Выполните команду [Вид][Панели инструментов][Настройка…].
Выберите вкладку «Команды».
Выполните щелчок по кнопке, вид которой собираетесь изменить.
В окне «Настройка» нажмите кнопку «Изменить выделенный объект».
С помощью команд «Выбрать значок для кнопки» или «Изменить значок на кнопке…»
измените рисунок на кнопке.
5. Измените текст первого макроса так, чтобы вставлялась другая фраза (например, «Я научился
создавать макросы, изменять их и использовать при редактировании текста») тем же шрифтом,
что и основной текст. Текст программы макроса запишите в отчёт.





Выполните команду [Сервис][Макрос][Макросы…].
Выберите из списка нужный макрос и нажмите кнопку «Изменить».
В тексте программы удалите все строки, кроме «Selection.TypeText Text:="…"».
Вместо фразы «Microsoft Word» введите другую.
С помощью панели задач перейдите в окно редактора и, используя ранее назначенную
клавиатурную комбинацию, выполните изменённый макрос.
6. Скопируйте тексты созданных макросов в документ, в конец текста.
7. Наберите 2-3 предложения с фразой «Microsoft Word», используя автозамену.
 Выполните команду Сервис  Автозамена…
 В поле Заменить наберите символ (несколько символов), которые будут заменены на
другие (на фразу), а в поле «на» – фразу, на которую должны меняться введённые символы.
Если необходимо один или несколько стандартных символов заменить на нестандартные (на те, которых нет на клавиатуре), можно воспользоваться командой Вставка 
Символ, выбрать в появившемся окне нестандартный символ и нажать кнопку «Автозамена». После этого появится окно «Автозамена», в поле «Заменить» нужно будет ввести стандартный символ (несколько символов) и нажать кнопку ОК.
8. Сохраните созданный документ в своём каталоге на сервере в папке (под именем) «Пр11».
9. Распечатайте созданный документ.
10. Сообщите преподавателю об окончании работы, завершите работу Word, Windows и выключите компьютер.
Корюков И.В. Методический комплекс по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».