Требования АО КТК-К к предоставлению документов

Требования Департамента по эксплуатации
АО «КТК-К» к оформлению документов подрядными организациями
для участия в тендере
С целью упорядочивания анализа полноты представленной документации
подрядными организациями для реализации работ (услуг) по предмету торгов вводятся
следующие требования к оформлению документов, направляемых в АО «КТК-К»:
1.Обязательные отдельные Приложения, а так же Дополнительные сведения,
оформленные в виде Приложений к направляемой документации должны направляться
только по электронной почте в сканированном виде строго за подписью руководителя
организации (или лица его замещающего). Сканирование документов необходимо
производить в альбомном или книжном формате с последующей проверкой содержимого
файла на полноту сканированной информации. Сведения, размещенные на
файлообменных серверах в сети Интернет в соответствии с Политикой информационной
безопасности АО «КТК-К» к рассмотрению приниматься не будут.
Не допускается повторное направление ранее отправленных файлов без указания
в сообщении какие изменения были внесены в файл или необходима полная замена
файла как неверно отправленного.
2.Устанавливаются следующие требования к направляемым файлам:
–расширение сканированного файла должно быть в формате Microsoft Office
PDF (в виде исключения допускается форматы GIFF, TIFF)
–название файла должно точно отражать номер закупки и его содержимое, файл
необходимо именовать следующим образом: «№ закупки_№ Приложения в соответствии
формы 1б ПБ_Краткое наименование предприятия_Содержимое файла.PDF»
Пример файла: «1301-OD_7_1_КТК-К _Бухгалтерский баланс_2012.pdf»;
В связи с ограниченной возможностью почтового сервера АО «КТК-К» размер
одновременно направляемого сообщения не должен превышать 10Мб. В связи с этим при
содержании в файле нескольких томов (частей) необходимо проставлять номер тома
(части) следующим образом:
Пример файла: «1301-OD_7_1_КТК-К _Бухгалтерский баланс_2012_часть_1.pdf»
«1301-OD_7_1_КТК-К _Бухгалтерский баланс_2012_часть_2.pdf»
–архивирование файлов допускается в формате Microsoft Office RAR (в виде
исключения допускается формат ZIP), при этом при архивировании документов
рекомендуется
создавать
самораспаковывающийся
архив.
Название
архива
устанавливается
следующим
образом:
««№
закупки_Краткое
наименование
организации_часть_1.rar»
Пример архива: «1301-OD_КТК-К __часть_1.rar»,
который при разархивировании содержит следующие файлы
«1301-OD_7_1_КТК-К _Бухгалтерский баланс_2012_часть_1.pdf»,
«1301-OD_7_1_КТК-Р _Бухгалтерский баланс_2012_часть_2.pdf»
–направление файлов осуществляется на электронный адрес секретаря
тендерного комитета «[email protected]» и
[email protected].
–контроль доставки документов секретарю тендерного совета АО «КТК-К»
осуществляется силами Подрядной организации путем направления запроса на
электронный
адрес
секретаря
тендерного
комитета
«[email protected].
–результаты проверки качества и полноты информации в представленной
Подрядной организацией документации необходимо запрашивать после проверки
специалистами по направлению деятельности по предмету торгов АО «КТК-К» путем
1
направления запроса на электронный
«[email protected]
адрес
секретаря
тендерного
комитета
Отступление от данных требований не позволит специалистам АО «КТК-К»
качественно и в полном объёме оценить возможность претендентов качественно
реализовать работу (услугу) по предмету торгов и будет расценено как
добровольный отказ со стороны Подрядной организации от участия в процедуре
отбора участников по предмету торгов.
Данные требования относятся к следующим Обязательным отдельным
Приложениям к форме 1б ПБ:
2.2 Копия свидетельства о государственной регистрации (или равнозначный документ);
2.3 Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения
(последнего, если были изменения);
5.2 Аудиторское заключение с пояснительной запиской с годовым отчетом за три
последних года (при наличии);
6.1; 6.2 Перечни (юридических) лиц и/или физических лиц;
6.3 Заявление компании;
7.1.Бухгалтерский баланс;
7.2 Отчет о прибылях и убытках;
7.3.Данные об основных средствах (по форме ОС-6б, т. е. Инвентарная книга учета
объектов основных средств (по графу 11-ую, "Остаточная стоимость", включительно), или
местного аналога);
9.Подтверждения платеже- и кредитоспособности (письма от (a) банка, в котором
компания в настоящее время имеет расчетный счет и (b) предпочтительно – по крайней
мере, от одного имеющего надежную репутацию банка, в которым у компании были
хозяйственные отношения (имелся расчетный счет, брался кредит и т. п.);
10.Заявление компании о том, что: (a) они ознакомились и уяснили содержание Кодекса
делового поведения КТК и (b) готовы следовать ему, если им будет присужден контракт
11.Заявление от компании, что против нее не ведется/не возбуждено конкурсное
производство/производство на предмет несостоятельности (банкротства)
12.Предыдущий опыт работы
13.Предыдущий опыт работы с КТК (если да, предоставьте КТК данные контактного лица,
а также номер телефона)
14.Копии лицензий, другие разрешения госорганов.
а так же следующим Дополнительным сведениям, оформленным в виде
Приложений в формате PDF за подписью руководителя организации (или лица его
замещающего):
15.Перечень оборудования, специальной техники и специальных средств (машин,
механизмов) для реализации работ (услуг) по предмету торгов (в табличной форме с
указанием наименования единицы оборудования, типа, марки, года выпуска, состояния,
общего количества оборудования и количества, предполагаемого для реализации работ
(услуг) по предмету торгов, права владения (собственность/аренда/лизинг);
16.Перечень людских ресурсов для реализации работ (услуг) по предмету торгов (в
табличной форме с указанием категории персонала, общей численности и
предполагаемой для реализации работ (услуг) по предмету торгов, наличия обученных
ИТР по промышленной безопасности (категории А и Б2) и наличия аттестованного
персонала для реализации работ (услуг) по предмету торгов;
2
17.Копии разрешений (свидетельств) на применение оборудования на опасном
производственном объекте, для оборудования, задействованного для реализации работ
(услуг) по предмету торгов.
3
Operation Department CPC-K
Requirements to Contractors Regarding Tender Documents Execution
For the purposes of streamlining the completion review of contractor-submitted
documents for performance of works (services) regarding the subject-matter of bids, the
following requirements are introduced to the execution of documents to be forwarded to CPC-K:
1.Compulsory separate Attachments, as well as Additional Data issued in the form of
Attachments to the forwarded documents should be sent by e-mail in a scanned format and
necessarily signed by the chief executive of the company (or his/her designee). Scanning of
documents should be performed in a landscape or portrait format with subsequent verification of
file contents for completeness of scanned information. Data placed on Internet file-exchange
servers shall not be accepted for consideration pursuant to the CPC-K Information Security
Policy.
It is not allowed to re-send the earlier dispatched files without indication in the message
of what changes in the file have been made or that full replacement of the file as wrongly
dispatched is required.
2.The following requirements to dispatched files are set:
–extension of scanned file should be in Microsoft Office PDF format (as an exception,
GIFF, TIFF formats are allowed);
–name of file should reflect accurately No. of purchase and its contents, file should be
named as follows: “Purchase No._Attachment No. as per Form 1b DD_Company brief
name_File content.PDF”.
Example of file: “1301-OD_7_1_CPC-K _Balance sheet_2012.pdf”.
Due to limited capacity of CPC-K mail server, the size of one-off message should not
exceed 10Мb. In this context, if a file contains several volumes (parts), it is necessary to number
a volume (part) as follows:
Example of file: “1301-OD_7_1_CPC-K _Balance sheet_2012_part_1.pdf”,
“1301-OD_7_1_CPC-K _Balance sheet_2012_part_2.pdf”;
–file archiving is allowed in Microsoft Office RAR format (as an exception, ZIP format
may be used), while it is recommended, when archiving documents, to create self-extracting
archive. Archive should be named as follows: “Purchase No._Company brief name_part_1.rar”.
Example of archive: “1301-OD_CPC-K _part_1.rar”,
which upon de-archiving contains the following files:
“1301-OD_7_1_CPC-K _Balance sheet_2012_part_1.pdf”,
“1301-OD_7_1_CPC-K _Balance sheet_2012_part_2.pdf”;
–dispatch of files should be performed to the e-mail address of the Tender Board
Secretary [email protected] and [email protected].;
–control over documents delivery to the CPC-K Tender Board Secretary is to be
exercised by Contractor sending an enquiry to the e-mail address of the Tender Board
Secretary “[email protected]”.;
–results of checking quality and completeness of information in the Contractorsubmitted documents should be requested after the same is checked by CPC-K profile
specialists covering the subject-matter of the bids, and such request should be sent to the email address of the Tender Board Secretary “[email protected]” and
[email protected].
Deviation from the above requirements will prevent CPC-K specialist from
evaluating properly and completely capabilities of contenders to implement works
(services) as regards the subject-matter of bids and will be deemed as a voluntary refusal
by Contractor to take part in the prequalification.
4
These requirements apply to the following compulsory separate Attachments to
Form 1b DD:
2.2 Copy of State Registration Certificate (or equivalent document);
2.3 Copy of Tax Registration Certificate at location (the last one, if changed);
5.2 Audit Report with Explanatory Note, with Annual Report for the last three years (if any);
6.1; 6.2 Lists of entities and/or individuals;
6.3 Company Statement;
7.1.Balance Sheet;
7.2 Profit and Loss Report;
7.3.Data on fixed assets (as per Form ОS-6b, i.e. Fixed Assets Registration Inventory Book (up
to column 11 "Residual Value", inclusive), or similar analog);
9.Confirmation of solvency and creditworthiness (letters from (a) bank where the company
currently has a settlement account and (b) preferably – at least, one reputable bank with which
the company used to have business relations (settlement account, loan etc.);
10.Company Statement to the effect that (a) they have familiarized themselves with and
understood the contents of the CPC Code of Business Conduct and (b) are ready to comply
with it in case of contract award;
11. Company Statement to the effect that no receivership/insolvency (bankruptcy) proceedings
are conducted/initiated against it;
12.Previous experience;
13.Previous CPC experience (if yes, provide to CPC details of contact person and telephone
No.);
14.Copy of licenses and other state bodies permits.
as well as to the following Additional Data executed as Attachment in PDF format and
signed by the chief executive of the company (or his/her designee):
15.List of equipment, special vehicles and facilities (machines, mechanisms) to implement
works (services) as regards the subject-matter of bids (in a table form with indication of
equipment unit name, type, brand, year of manufacture, condition, total quantity of equipment
and equipment intended for implementation of works (services) as regards the subject-matter of
bids, possession rights (ownership/renting/leasing);
16.List of human resources for implementation of works (services) as regards the subject-matter
of bids (in a table form with indication of category of personnel, total numbers and numbers
intended for implementation of works (services) as regards the subject-matter of bids,
availability of engineers and technicians trained in industrial safety (Categories А and B2) and
availability of certified personnel for implementation of works (services) as regards the subjectmatter of bids;
17.Copies of permits (certificates) to use equipment at a hazardous industrial facility covering
the equipment engaged in implementation of works (services) as regards the subject-matter of
bids.
5