Памятка по УПД для покупателя

Образец
Утверждена приказом руководителя ООО "Торгснаб" от 05.11.2013 № 162
Памятка для сотрудников,
принимающих универсальные передаточные документы (УПД) от контрагентов
Сотрудник обязан проверить универсальный передаточный документ, поступивший от контрагента, на
предмет наличия в нем ошибок, которые влияют на право компании учесть расходы и принять к вычету НДС.
На предоплату должен быть отдельный авансовый счет-фактура, а не УПД.
Проверка универсальных передаточных документов на приобретенные товары
1. Если в договоре с поставщиком установлена форма универсального передаточного документа, в которую
добавлены дополнительные строки или графы, проверить, соответствует ли документ, полученный от
поставщика, форме, установленной в договоре.
2. Все реквизиты УПД нужно проверить на правильность и непротиворечивость содержащихся в них
данных, используя следующую таблицу.
Реквизит
Статус
Что должно быть в реквизите
Значение "1" (это означает, что документ
заменяет счет-фактуру и первичку).
Исключением являются документы
поставщиков, которые находятся на
спецрежимах (упрощенка, ЕНВД). В
УПД, выписанных такими
поставщиками, должно быть указано
значение "2" (документ заменяет
первичку)
Что делать, если реквизит не заполнен
или в нем ошибка
Документ можно не исправлять при
условии, что остальные реквизиты
заполнены верно
Реквизиты в части счета-фактуры
Строка 1 - дата и
номер документа
Дата документа, как правило, совпадает
с датой отгрузки, зафиксированной в
строке 11. Допускаются незначительные
различия между датой документа и
датой отгрузки, если поставщик выписал
документ раньше отгрузки. Например,
дата документа - 16 ноября, дата
отгрузки - 17 ноября
Если выявлена явная ошибка в дате
(например, указан неверный месяц или
год), возвратить документ поставщику для
исправления. Ошибка в номере документа
некритична
Строка 2 - продавец
Наименование поставщика - полное,
краткое либо одновременно полное и
краткое. Проверить, соответствует ли
значение строки 2 наименованию
поставщика в договоре поставки товаров
и уставе (если контрагент передавал его
копию)
Возвратить документ поставщику для
исправления. Исключением являются
незначительные опечатки (например,
лишние тире, запятые), которые можно не
исправлять
Строка 2а - адрес
Адрес поставщика, указанный в
учредительных документах. Проверить,
соответствует ли значение реквизита
данным, указанным в договоре поставки
товаров и уставе (если поставщик
передавал его копию)
Возвратить документ поставщику для
исправления. Исключением являются
незначительные ошибки (неточный индекс,
сокращенное наименование субъекта РФ),
которые можно не исправлять
Строка 2б ИНН/КПП продавца
ИНН/КПП поставщика
Возвратить документ поставщику для
исправления
Строка 3 грузоотправитель и
его адрес
Наименование и почтовый адрес
грузоотправителя. Если
грузоотправителем является поставщик,
в этом реквизите может быть указано
"он же"
Возвратить документ поставщику для
исправления, если реквизит не заполнен.
Либо если данные в нем не соответствуют
фактическим условиям сделки: то есть
указаны наименование или адрес компании
(филиала, склада), которая не отгружала
товар
Строка 4 грузополучатель и
его адрес
Наименование и почтовый адрес
грузополучателя
Возвратить документ поставщику для
исправления, если реквизит не заполнен.
Либо если данные в нем не соответствуют
фактическим условиям сделки: например,
если в документе указан один склад
компании, а товар получен на другой склад
Строка 5 - к
платежнорасчетному
документу
Дата и номер платежного поручения на
уплату аванса. Этот реквизит поставщик
должен заполнить, если компания
перечисляла предоплату за товары
Возвратить документ поставщику для
исправления
Строка 6 покупатель
"ООО "Торгснаб"" или "общество с
ограниченной ответственностью
"Торгснаб""
Возвратить документ поставщику для
исправления. Исключением являются
незначительные опечатки (например,
лишние тире, запятые), которые можно не
исправлять
Строка 6а - адрес
115112, г. Москва, ул. Молодежная, д.7
Возвратить документ поставщику для
исправления. Исключением являются
незначительные ошибки (например,
неточный индекс), которые можно не
исправлять
Строка 6б ИНН/КПП
покупателя
7714705652/771401001
Возвратить документ поставщику для
исправления
Строка 7 - валюта:
наименование, код
Российский рубль, 643
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 1 наименование товара
Наименование отгруженных товаров
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 2, 2а - код и
условное
обозначение
единицы измерения
Код единицы измерения и условное
обозначение (национальное) по
классификатору, утв. постановлением
Госстандарта России от 26 декабря 1994
г. № 366
Документ можно не исправлять
Графа 3 - количество
Количество товаров
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 4 - цена
(тариф) за единицу
измерения
Цена за единицу товаров
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 5 - стоимость
товаров без налога всего
Стоимость товаров без учета НДС
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 6 - в том числе "без акциза"
сумма акциза
Документ можно не исправлять
Графа 7 - налоговая
ставка
18 процентов
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 8 - сумма
налога,
Сумма НДС
Возвратить документ поставщику для
исправления
предъявляемая
покупателю
Графа 9 - стоимость
товаров с налогом всего
Стоимость товаров с учетом НДС
Возвратить документ поставщику для
исправления
Графа 10, 10а цифровой код и
краткое
наименование
страны
происхождения
товаров
По российским товарам эти реквизиты
заполнять не нужно. Для импортных
товаров должны быть указаны цифровой
код и краткое наименование страны
происхождения товаров по
классификатору, утвержденному
постановлением Госстандарта России от
14 декабря 2001 г. № 529-ст
Если по импортным товарам эти реквизиты
не заполнены, либо в графе 10а указано
неверное значение, возвратить документ
поставщику для исправления, если он
ввозил товары в РФ. Если же контрагент
импортером не является, уточнить, какая
информация о товарах указана в счетахфактурах, которые он получил от своих
поставщиков.
Если код в графе 10а не соответствует
значению в графе 10а, документ можно не
исправлять
Графа 11 - номер
таможенной
декларации
Для импортных товаров - номер
таможенной декларации
Если по импортным товарам этот реквизит
не заполнен, возвратить документ
поставщику для исправления, если он
ввозил товары в РФ. Если же контрагент
импортером не является, уточнить,
указаны ли данные о таможенных
декларациях в счетах-фактурах, которые он
получил от своих поставщиков
Руководитель
организации,
главный бухгалтер
(или иное
уполномоченное
лицо)
Подпись с расшифровкой руководителя,
главного бухгалтера поставщика. Если
документ подписали другие сотрудники,
проверить, предоставлял ли поставщик
копию доверенности или приказа на
право подписи счетов-фактур. Если в
этих документах есть образцы подписей,
сверить с ними подписи в
универсальном документе
Если реквизит не заполнен, возвратить
документ поставщику для исправления.
Если УПД подписали сотрудники, которые
не указаны в копии доверенности или
приказа на право подписи счетов-фактур,
запросить у поставщика документ,
подтверждающий право работников
заверять счет-фактуру (УПД)
Реквизиты в части первички
Графа А - № п/п
Номер записи в таблице
Документ можно не исправлять
Графа Б - код товара
/работ, услуг
Артикул товаров
Документ можно не исправлять
Строка 8 основание передачи
(сдачи)/получения
(приемки)
Дата и номер договора поставки.
Если товар получен по доверенности,
также должно быть указано, что
доверенность выдана руководителем
ООО "Торгснаб", приведены дата и
номер доверенности
Возвратить документ поставщику для
исправления
Строка 9 - данные о
транспортировке и
грузе
Реквизиты транспортной накладной,
путевых листов или других документов
на перевозку товаров. Если нет ссылок
на перевозочные документы, поставщик
указывает массу нетто/брутто груза
Этот реквизит необязателен, поэтому
может быть не заполнен. Если же в нем
указаны неверные сведения о перевозке
(неправильные реквизиты документов на
транспортировку или масса груза явно не
соответствует указанной в УПД), документ
нужно возвратить поставщику для
исправления
Строка 10 - товар
(груз) передал
Должность и подпись с расшифровкой
работника поставщика, который
отгрузил товары. Например,
В этом реквизите может быть указана
только должность и ФИО, если товар
отгружал тот же работник, который
заведующего складом или кладовщика
подписал УПД в реквизите "руководитель"
или "главный бухгалтер". В остальных
случаях, если реквизит не заполнен или в
нем есть ошибки - возвратить документ
поставщику для исправления
Дата отгрузки товаров. Если поставщик
не заполнит строку 11, считается, что
товар, отгружен на дату, указанную в
строке 1
Если дата в строке 11 не соответствует
фактической отгрузке товаров, возвратить
документ поставщику для исправления.
Строка 12 - иные
сведения об отгрузке
Ссылки на сертификаты соответствия
или другие документы, приложенные к
УПД
Документ можно не исправлять
Строка 13 ответственный за
правильность
оформления факта
хозяйственной
жизни
Должность и подпись с расшифровкой
бухгалтера или другого сотрудника
поставщика, уполномоченного
оформлять отгрузочные документы.
Проверить, предоставлял ли поставщик
копию доверенности или приказа на
право подписи первичных документов
на отгрузку товаров. Если в этих
документах есть образцы подписей,
сверить с ними подпись в
универсальном передаточном документе
В этом реквизите может быть указана
только должность и ФИО, если товар
отгружал тот же работник, который
подписал УПД в реквизите "руководитель"
или "главный бухгалтер". Либо тот же
сотрудник, который подписал УПД в
строке 10.
Строка 11 - дата
отгрузки
Если реквизит не заполнен, документ
можно не исправлять при условии, что
правильная дата отгрузки указана в строке
1
В остальных случаях, если реквизит не
заполнен или в нем есть ошибки возвратить документ поставщику для
исправления.
Если универсальный передаточный
документ подписал сотрудник, который не
указан в копии доверенности или приказа
на право подписи первички, запросить у
поставщика документ, подтверждающий
полномочия работника заверять первичку
Строка 14 наименование
экономического
субъекта составителя
документа
Наименование поставщика. Должно
соответствовать значению в строке 2
Возвратить документ поставщику для
исправления. Исключением является
ситуация, когда реквизит не заполнен, но
полное наименование поставщика указано
на печати
М.П.
Печать поставщика
Возвратить документ поставщику для
исправления.
Проверка универсальных передаточных документов на приобретенные услуги или работы
1. Если в договоре с контрагентом установлена форма универсального передаточного документа, в
которую добавлены дополнительные строки или графы, проверить, соответствует ли документ, полученный
от поставщика, форме, установленной в договоре.
2. Если в договоре установлена обязанность контрагента передать дополнительно к УПД отчет или акт
исполнителя, проверить, соответствует ли содержание этого документа требованиям, установленным в
договоре. Если же к УПД не приложен отчет или акт, запросить его у контрагента.
3. Все реквизиты УПД нужно проверить на правильность и непротиворечивость содержащихся в них
данных, используя следующую таблицу.
Реквизит
Что должно быть в реквизите
Что делать, если реквизит не
заполнен или в нем ошибка
Статус
Значение "1" (это означает, что документ
заменяет счет-фактуру и первичку).
Исключением являются документы
контрагентов, которые находятся на
спецрежимах (упрощенка, ЕНВД). В УПД,
выписанных такими контрагентами, должно
быть указано значение "2" (документ
заменяет первичку)
Документ можно не исправлять при
условии, что остальные реквизиты
заполнены верно
Реквизиты в части счета-фактуры
Строка 1 - дата и
номер документа
Дата документа, как правило, совпадает с
датой оказания услуг (передачи результатов
работ), зафиксированной в строке 11.
Допускаются незначительные различия, если
контрагент выписал документ раньше
оказания услуг (передачи результатов работ).
Например, дата документа - 16 ноября, дата
оказания услуг - 17 ноября
Если выявлена явная ошибка в дате
(например, указан неверный месяц или
год), возвратить документ поставщику
для исправления. Ошибка в номере
документа некритична
Строка 2 - продавец
Наименование компании - исполнителя услуг
(работ) - полное, краткое либо одновременно
полное и краткое. Проверить, соответствует
ли значение строки 2 наименованию
исполнителя услуг в договоре и уставе (если
контрагент передавал его копию)
Возвратить документ контрагенту для
исправления. Исключением являются
незначительные опечатки (например,
лишние тире, запятые), которые
можно не исправлять
Строка 2а - адрес
Адрес компании - исполнителя услуг (работ),
указанный в учредительных документах.
Проверить, соответствует ли значение
реквизита данным, указанным в договоре и
уставе (если контрагент передавал его
копию)
Возвратить документ контрагенту для
исправления. Исключением являются
незначительные ошибки (неточный
индекс, сокращенное наименование
субъекта РФ), которые можно не
исправлять
Строка 2б ИНН/КПП продавца
ИНН/КПП компании - исполнителя услуг
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Строка 3 грузоотправитель и
его адрес, строка 4 грузополучатель и
его адрес
Прочерк
Документ можно не исправлять
Строка 5 - к
платежнорасчетному
документу
Дата и номер платежного поручения на
уплату аванса. Этот реквизит контрагент
поставщик должен заполнить, если компания
перечисляла предоплату
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Строка 6 покупатель
"ООО "Торгснаб"" или "общество с
ограниченной ответственностью "Торгснаб""
Возвратить документ контрагенту для
исправления. Исключением являются
незначительные опечатки (например,
лишние тире, запятые), которые
можно не исправлять
Строка 6а - адрес
115112, г. Москва, ул. Молодежная, д.7
Возвратить документ контрагенту для
исправления. Исключением являются
незначительные ошибки (например,
неточный индекс), которые можно не
исправлять
Строка 6б ИНН/КПП
покупателя
7714274652/771401001
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Строка 7 - валюта:
Российский рубль, 643
Возвратить документ контрагенту для
наименование, код
исправления
Графа 1 - описание
выполненных работ,
оказанных услуг
Должны быть указаны конкретные услуги
или работы
Если реквизит не заполнен, в нем есть
ошибки или приведена только ссылка
на договор и не указаны виды услуг
(работ), возвратить документ
контрагенту для исправления
Графа 2, 2а - код и
условное
обозначение
единицы измерения
Прочерки. Если единица измерения услуг
установлена в договоре, должно быть
указано ее условное обозначение и код по
классификатору, утв. постановлением
Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №
366
Если контрагент не указал единицу
измерения, хотя она установлена в
договоре, возвратить документ можно
не исправлять
Графа 3 - количество
(объем)
Прочерк. Или объем услуг, если в графе 2
указана единица измерения
Если указан неверный объем услуг,
возвратить документ контрагенту для
исправления
Графа 4 - цена
(тариф) за единицу
измерения
Прочерк. Или цена услуг, если в графе 2
указана единица измерения
Если указана неверная цена услуг,
возвратить документ контрагенту для
исправления
Графа 5 - стоимость
работ, услуг без
налога - всего
Стоимость услуг (работ) без учета НДС
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Графа 6 - в том числе "без акциза"
сумма акциза
Документ можно не исправлять
Графа 7 - налоговая
ставка
18 процентов
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Графа 8 - сумма
налога,
предъявляемая
покупателю
Сумма НДС
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Графа 9 - стоимость
работ, услуг с
налогом - всего
Стоимость услуг (работ) с учетом НДС
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Графа 10, 10а, 11
Эти реквизиты заполнять не нужно
Документ можно не исправлять
Руководитель
организации,
главный бухгалтер
или иное
уполномоченное
лицо
Подпись с расшифровкой руководителя,
главного бухгалтера контрагента. Если
документ подписали другие сотрудники,
проверить, предоставлял ли контрагент
копию доверенности или приказа на право
подписи счетов-фактур. Если в этих
документах есть образцы подписей, сверить с
ними подписи в универсальном документе
Если реквизит не заполнен, возвратить
документ контрагенту для
исправления. Если УПД подписал
сотрудник, которые не указаны в
копии доверенности или приказа на
право подписи счетов-фактур,
запросить у поставщика документ,
подтверждающий право работников
заверять счет-фактуру (УПД)
Реквизиты в части первички
Графа А - № п/п
Номер записи в таблице
Документ можно не исправлять
Графа Б - код товара
/работ, услуг
Коды ОКВЭД, ОКУН по услугам или
работам
Документ можно не исправлять
Строка 8 - основание
передачи
(сдачи)/получения
(приемки)
Дата и номер договора оказания услуг
(выполнения работ)
Возвратить документ контрагенту для
исправления
Строка 9 - данные о
транспортировке и
грузе
Прочерк
Документ можно не исправлять
Строка 10 - услуги,
результаты работ
сдал
Должность и подпись с расшифровкой
работника контрагента, уполномоченного
действовать по сделке оказания услуг
(выполнения работ). Проверить,
предоставлял ли контрагент копию
доверенности, подтверждающей полномочия
работника по сделке оказания услуг
(выполнения работ). Если в доверенности
образец подписи, сверить с ним подпись в
универсальном передаточном документе
В этом реквизите может быть указана
только должность и ФИО, если по
сделке оказания услуг (выполнения
работ) действует тот же работник,
который подписал УПД в реквизите
"руководитель" или "главный
бухгалтер". В остальных случаях, если
реквизит не заполнен или в нем есть
ошибки - возвратить документ
контрагенту для исправления.
Если документ подписал не
руководитель, а другой сотрудник, и
контрагент не передавал копию
доверенности, запросить этот
документ
Строка 11 - дата
отгрузки, передачи
Дата оказания услуги, передачи результатов
работ. Если контрагент не заполнит строку
11, считается, что услуги оказаны
(результаты работ переданы) на дату,
указанную в строке 1
Если дата в строке 11 не соответствует
фактическому оказанию услуг
(передаче результатов работ),
возвратить документ контрагенту для
исправления. Если реквизит не
заполнен, документ можно не
исправлять при условии, что
правильная дата оказания услуг
(передачи результатов работ), указана
в строке 1
Строка 12 - иные
сведения об
отгрузке, передаче
Могут быть указаны реквизиты отчета или
акта исполнителя, который является
приложением к УПД в соответствии с
условиями договора
Документ можно не исправлять
Строка 13 ответственный за
правильность
оформления факта
хозяйственной
жизни
Должность и подпись с расшифровкой
сотрудника контрагента, ответственного за
оформление документов на оказание услуг
(выполнение работ). Проверить,
предоставлял ли контрагент копию
доверенности или приказа на право подписи
первичных документов. Если в этих
документах есть образец подписи, сверить с
ним подпись в универсальном передаточном
документе
В этом реквизите может быть указана
только должность и ФИО, если
оформляет услуги (передачу
результатов работ) тот же работник,
который подписал УПД в реквизите
"руководитель" или "главный
бухгалтер". Либо тот же сотрудник,
который подписал УПД в строке 10.
В остальных случаях, если реквизит не
заполнен или в нем есть ошибки возвратить документ поставщику для
исправления.
Если универсальный передаточный
документ подписал сотрудник,
который не указан в копии
доверенности или приказа на право
подписи первички, запросить у
поставщика документ,
подтверждающий полномочия
работника заверять первичку
Строка 14 наименование
экономического
субъекта -
Наименование компании-исполнителя услуг
(работ). Должно соответствовать значению в
строке 2
Возвратить документ контрагенту для
исправления. Исключением является
ситуация, когда реквизит не заполнен,
но полное наименование контрагента
составителя
документа
М.П.
указано на печати
Печать компании-исполнителя услуг (работ)
Возвратить документ контрагенту для
исправления