1 Исследование систем управления
реклама
1 Исследование систем управления 2 СОДЕРЖАНИЕ 1. ВЫ – МЕНЕДЖЕР ОДНОЙ ИЗ ФИРМ. ВАМ ПРЕДЛОЖЕНО ПРОВЕСТИ СИСТЕМНОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ. КАКУЮ МНОГОУРОВНЕВУЮ СХЕМУ ВЫ ДОЛЖНЫ ВЫБРАТЬ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭТОГО ИССЛЕДОВАНИЯ? ....................................................................................................... 4 2. КАКОЙ ХАРАКТЕР ИМЕЕТ ВОЗДЕЙСТВИЕ УПРАВЛЯЮЩЕЙ СИСТЕМЫ НА ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ И КАК ЕГО СФОРМИРОВАТЬ, РУКОВОДСТВУЯСЬ ЗНАНИЕМ ПРИНЦИПОВ И ЗАКОНОВ УПРАВЛЕНИЯ? ......................................................................................... 5 3. ЧТО ПОНИМАЕТСЯ ПОД РЕФЛЕКСИВНЫМ УПРАВЛЕНИЕМ? КАКОВЫ МЕХАНИЗМЫ ПРАВИЛЬНОГО И ОТКРЫТОГО УПРАВЛЕНИЯ? В ЧЕМ ОСОБЕННОСТИ КЛАССИФИКАЦИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИХ ИССЛЕДОВАНИЯ? ............................. 9 4. В ЧЕМ СУТЬ МЕТОДОЛОГИИ ПОСТРОЕНИЯ И ИССЛЕДОВАНИЯ ОБЩЕСТВЕННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ? ИЗОБРАЗИТЕ И ПОЯСНИТЕ ПРАКТИЧЕСКУЮ СХЕМУ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА К АНАЛИЗУ ЭТИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ .......................... 14 5. МЕНЕДЖЕРУ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРЕДЛОЖЕНО ПРОВЕСТИ ЭМПИРИЧЕСКИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ. КАКОВА ДОЛЖНА БЫТЬ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СХЕМА ПРОВЕДЕНИЯ ДАННОГО ИССЛЕДОВАНИЯ? КАКИЕ ФАКТОРЫ НЕОБХОДИМО УЧИТЫВАТЬ ПРИ ЭТОМ? ................................................... 18 6. ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ НЕДОСТАТКОВ В РАБОТЕ СЛОЖНОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КОМПЛЕКСА ЕГО МЕНЕДЖЕРУ ПРЕДЛОЖЕНО ПРОВЕСТИ ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ. ОСУЩЕСТВИТЕ ВЕРБАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ МЕТОДА ДЕКОМПОЗИЦИИ И СТРУКТУРИЗАЦИИ .................................................................................................... 20 7. ЦИКЛ ВЫРАБОТКИ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ НАЧАЛЬНИКОМ МЕХАНИЧЕСКОГО ЦЕХА НАЧИНАЕТСЯ С ОПРЕДЕЛЕНИЯ И УЯСНЕНИЯ ИМ ПОСТАВЛЕННОЙ ДИРЕКТОРОМ ЗАВОДА ЗАДАЧИ И ЗАКАНЧИВАЕТСЯ ПРОВЕРКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИНЯТОГО РЕШЕНИЯ. А КАКИЕ ФАЗЫ УПРАВЛЕНИЯ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РАБОТЫ И 3 УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ЗАДАЧИ ОН ВЫПОЛНЯЕТ В ПРОМЕЖУТКЕ МЕЖДУ ЭТИМИ ЭТАПАМИ РУКОВОДСТВА? ....................................................................................... 22 8. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДВУХ ПРЕДПРИЯТИЙ, ВЫПУСКАЮЩИХ ХЛЕБОБУЛОЧНЫЕ ИЗДЕЛИЯ, СОСТОИТ: В ПЕРВОМ – ИЗ ДВУХ ЧЕЛОВЕК УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АППАРАТА И ДЕСЯТИ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ (РАБОЧИХ); ВО ВТОРОМ – ИЗ ТРЕХ ЧЕЛОВЕК УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АППАРАТА И ТОГО ЖЕ КОЛИЧЕСТВА РАБОЧИХ. СРАВНИТЕ СЛОЖНОСТЬ, НОРМЫ УПРАВЛЯЕМОСТИ ЭТИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ. ОПРЕДЕЛИТЕ ПОТОКИ ИНФОРМАЦИИ, КОТОРЫЕ СПОСОБНЫ ПРИНЯТЬ И ОБРАБОТАТЬ ДАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ (ПРИ Y = 2). СРАВНИТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ДВУХ ПРЕДПРИЯТИЙ............................ 22 9. КАКИЕ ТИПЫ, ВИДЫ СТРУКТУР СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИХ ХАРАКТЕРИСТИКИ ВЫ ЗНАЕТЕ? ОТВЕТ ПРОИЛЛЮСТРИРУЙТЕ РИСУНКАМИ И КОММЕНТАРИЯМИ .............. 23 10. СФОРМУЛИРУЙТЕ И ОБОСНУЙТЕ ТРЕБОВАНИЯ, КОТОРЫЕ ВЫ БЫ ПРЕДЪЯВИЛИ К СИСТЕМЕ И ПРОЦЕССУ УПРАВЛЕНИЯ БАНКОМ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИМ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ............................................................ 27 11. ВЫ ЯВЛЯЕТЕСЬ НАЧАЛЬНИКОМ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ РЕГИОНАЛЬНОГО ОТДЕЛЕНИЯ. ВАШ ФИЛИАЛ СОСТОИТ ИЗ ОДНОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ И 10 НАЛОГОВЫХ ИНСПЕКТОРОВ. ПО РЕЗУЛЬТАТАМ РАБОТЫ ЗА МЕСЯЦ ВЫ ПРИШЛИ К ВЫВОДУ, ЧТО СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВАШЕГО ФИЛИАЛА ПЕРЕСТАЛА СПРАВЛЯТЬСЯ С ПОСТОЯННО ВОЗРАСТАЮЩИМ ПОТОКОМ ИНФОРМАЦИИ, ПОСТУПАЮЩИМ К ВАМ ИЗ РАЗЛИЧНЫХ ИСТОЧНИКОВ. ОБЪЯСНИТЕ РАЗЛИЧНЫЕ ПРИЧИНЫ ЭТОГО И ПРЕДЛОЖИТЕ НЕСКОЛЬКО ВАРИАНТОВ ПРЕОДОЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ БАРЬЕРОВ ................................................................................................................. 30 12. КАКИЕ ВЫ ЗНАЕТЕ ПРОСТЕЙШИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ЦЕПИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ? КАК ИЗМЕРИТЬ ЛИШНЮЮ ИНФОРМАЦИЮ, ЦИРКУЛИРУЮЩУЮ В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ? НАЗОВИТЕ ВОЗМОЖНЫЕ ПРИЧИНЫ ИСКАЖЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ОБ ОБЪЕКТЕ УПРАВЛЕНИЯ ..... 31 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................................. 32 4 1. Вы – менеджер одной из фирм. Вам предложено провести системное исследование системы управления производством. Какую многоуровневую схему Вы должны выбрать для проведения этого исследования? Для проведения исследования я бы выбрал такую многоуровневую схему: 1. Выявление потребностей в проведении исследования. Анализ проблем, вызывающих эти потребности. 2. Выявление объекта и предмета исследования. 3. Выбор методологии проведения исследования. 4. Анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. 5. Выбор метода проведения исследования. 6. Организация проведения исследований. 7. Анализ результатов исследования. Выработка рекомендаций. А.В. Игнатьева и М.М. Максимцов дают следующую характеристику данной схемы исследования1. На первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем. Содержание второго этапа — закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации. На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов 1 с. 55. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 5 управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации. На четвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов. Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования. Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований. На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты. 2. Какой характер имеет воздействие управляющей системы на объект управления и как его сформировать, руководствуясь знанием принципов и законов управления? Под управлением понимают процесс организации такого целенаправленного воздействия на объект, в результате которого объект переходит в 6 требуемое (целевое) состояние». Под объектом управления понимается та часть окружающего мира, состояние которой нас интересует, на которую мы можем целенаправленно воздействовать, то есть осуществлять управление этой частью. Любой объект состоит из множества систем, подсистем и элементов. Задача исследования всего объекта как совокупности систем, подсистем и элементов в целом сложна и поэтому вначале выделяют и описывают в объекте только одну систему, которая представляет собой часть всего объекта. Характер воздействия управляющей системы на объект управления и вопрос о том, как его сформировать, можно рассмотреть в рамках воздействия на человека как биологическую систему. Как известно, человек, рассматриваемый как биологическая система, представляет собой исключительно сложный объект управления. Не менее сложными являются и некоторые физические системы. Например, вычислительная техника, робототехника, станки с программным управлением, автоматические линии. Эти системы называются низшими только потому, что они могут входить как первичные звенья в системы среднего и высшего ранга. При образовании систем более высокого ранга появляются новые закономерности, отражающие сущность систем нового ранга, их цели, критерии, задачи и функции. Закономерности, которые были присущи системам более низкого ранга, продолжают функционировать в каждой составной части новой системы, но доминирующее значение приобретают новые закономерности, отражающие связи вновь образованной системы. Например, в производственных организациях среднего ранга (организация–цех–участок) управление должно обеспечивать слаженное функционирование совместного труда множества людей для достижения поставленных целей. В таких системах биологические и физические закономерности элементов учитываются в виде ограничений, определяющих допустимые фи- 7 зиологические и физические нагрузки и пропускную способность каждого элемента. Одним из определяющих факторов, влияющих на весь ход процесса производства продукции, является технология управления. Технологический процесс возникновения и переработки информации в производственных организациях проходит определенные этапы (рис. 1). Все начинается с идеи о производстве продукции какого-либо целевого назначения. Затем, на первом этапе, начинается процесс сбора информации о внешней среде. Во внешней среде анализируются политическая ситуация в стране, конкуренты в аналогичном секторе производства, потребители продукции, поставщики материальных ресурсов, рынок труда, рынок сбыта продукции, цена аналогичной продукции. Другими словами, проводятся маркетинговые исследования. На втором этапе идет сбор информации о состоянии производственного объекта, где будет осуществляться изготовление продукции. Изучаются технологические, организационные и финансовые возможности этого объекта. Сведения об объекте должны быть представлены количественными данными ряда переменных, то есть показателей, которые характеризуют исследуемый объект. Полученные показатели позволяют применять на следующем этапе математические методы для переработки информации, что облегчает ее кодирование. На этом этапе определяются цели и выбираются критерии эффективности. Третий этап характеризуется переработкой и преобразованием информации с помощью технических средств. При переработке и преобразовании используются в основном средства вычислительной техники и математические методы. Принятие решений о выпуске продукции, востребованной рынком, осуществляется на четвертом этапе. Они базируются на основе переработан- 8 ной и преобразованной информации, характеризующей как внешнюю, так и внутреннюю среду объекта. На основании принятых решений, на пятом этапе, для их выполнения выдаются управляющие воздействия и команды, с помощью которых осуществляется процесс производства продукции. Они выдаются в виде планов, в которых определены объемы выпуска продукции, сроки ее производства, подразделения объекта, которые должны своевременно выполнять определенные действия. Рис. 1 – Этапы возникновения и переработки информации в производстве 9 Шестой этап характерен тем, что здесь реализуются принятые решения, выражающиеся в выполнении трудовых действий людей и работе машин, механизмов, автоматических линий и т. п. Идет процесс преобразования предметов труда из первоначального состояния в требуемое по замыслу конструктора. Изменение первоначального состояния объекта под воздействием информационных процессов происходит на седьмом этапе. Такое изменение объекта происходит под влиянием информации, меняющейся в результате ее переработки. Восьмой, заключительный, этап последовательности технологического процесса переработки информации характерен получением окончательной информации о произошедших изменениях в объекте в результате принятых и реализованных решений и подается на выход. Полученная информация анализируется, выявляются отклонения от заранее запланированных действий при производстве продукции, и в случае отклонений от плановых заданий принимается решение о регулировании хода процесса производства. 3. Что понимается под рефлексивным управлением? Каковы механизмы правильного и открытого управления? В чем особенности классификации систем управления и их исследования? Рефлексивное управление – это способ управления, при котором основания для принятия решения передаются одним из действующих лиц другому. Механизмы управления, при которых предприятиям выгодно представлять достоверную информацию (выгодно быть честными) называются механизмами открытого управления или «честной игры». 10 Одним из способов повышения эффективности управления в условиях неопределенности является сообщение информации от более информированных участников системы менее информированным (в нашем случае – от активных элементов центру). Так как участники системы обладают свойством активности, в том числе - способностью к самостоятельному выбору своих действий, то в общем случае активные элементы сообщат центру такую информацию (не обязательно достоверную), чтобы принятое центром на основании этой информации решение оказалось наиболее выгодным для активного элемента (управляемого субъекта) (АЭ)1. Принцип принятия решений центром на основании информации, сообщенной АЭ, называется механизмом планирования. Исследование свойств этого механизма, побуждающих АЭ сообщать достоверную информацию, называется в теории активных систем и теории принятия решений проблемой манипулируемости. Рассмотрим одноэлементную АС. Итак, пусть АЭ сообщает центру оценку s є [d; D] параметра своей функции затрат. Механизмом планирования p(s), s є S, в данном случае является отображение множества возможных сообщений S во множество X планов – параметров функции стимулирования, например - в то действие, которое центр хотел бы реализовать при данной информации о параметрах АЭ, то есть X = A, p: S → A. В теории активных систем известен следующий результат: в системах с одним активным элементом для любого механизма планирования существует неманипулируемый механизм не меньшей эффективности. Этот принцип, называемый также принципом открытого управления, позволяет достаточно просто решить задачу синтеза оптимального механизма планирования для рассматриваемой модели, ограничившись классом механизмов открытого управления. Содержательно, центр должен принять сообщения АЭ за истинные и назначить такой план, который был бы наиболее выгоден для АЭ, если Колосова Е.В., Новиков Д.А., Цветков А.В. Методика освоенного объема в оперативном управлении проектами. – М.: ООО «НИЦ Апостроф», 2000. – С. 98-99. 1 11 бы истинное значение параметра его функции затрат совпадало с сообщенным1. Следовательно, если центр использует принцип открытого управления, то АЭ в общем случае сообщит s ≠ r и центр будет вынужден, например, использовать систему стимулирования, компенсирующую затраты c(y, s), то есть получим задачу стимулирования. Для обеспечения правильного управления процессами, организации взаимодействия между процессами, предполагается, что у каждого процесса должен быть «владелец» - лицо, несущее ответственность за данный процесс. Этот «владелец» должен обеспечивать однозначное понимание всеми участниками процесса их ответственности и полномочий, должен организовывать взаимодействие при решении проблем, охватывающих несколько функциональных подразделений предприятия2. Множество систем, существующих в мире, можно классифицировать в зависимости от ряда признаков. Классификация – научный метод, заключающийся в дифференциации всего множества объектов и последующее их объединение в определенные группы на основе какого-либо признака. При общем подходе к классификации систем выделяются следующие признаки: по происхождению; по объективности существования; по взаимодействию с окружающей средой; по действию во времени; по обусловленности действия; по степени сложности. По происхождению. В зависимости от происхождения системы могут быть естественными и искусственными. К естественным, или природным, следует отнести галактики, Солнечную систему, планеты, материки, экосистемы, биологические системы (в том числе и человека). Искусственные (анТам же. – С. 99. Старовойтов М.К., Фомин П.А. Практический инструментарий организации управления промышленным предприятием. – М.: Инфра-М, 2007. – С. 158. 1 2 12 тропогенные) системы обязаны своим происхождением труду человека. Их можно разбить в основном на два подкласса – физические, социальноэкономические. Физические системы олицетворяют такие системы, у которых в качестве элементов выступают неживые составляющие. К таким системам относятся машины, оборудование, транспортные средства и т. п. Социально-экономические системы являются объединением в организации людей и машин при выполнении определенных функций для достижения поставленных целей. С точки зрения терминологии социальноэкономические системы иногда называют биофизическими или социотехническими, хотя сущность и содержание систем от этого не меняется. К социально-экономическим системам относятся государство и народное хозяйство любой страны в целом, территориальные и городские образования, организации по производству продукции и оказанию услуг. По объективности существования. По объективности существования системы делятся на материальные и идеальные. Материальные системы существуют объективно, то есть независимо от человека. Идеальные системы существуют в сознании человека в виде гипотез, образов и представлений. Такие системы выступают в виде системного построения формул, уравнений, определенных схем. По взаимодействию с окружающей средой. Системы в зависимости от взаимодействия с окружающей средой могут быть закрытыми или открытыми. Закрытая система характеризуется тем, что любой элемент такой системы имеет связи только с элементами этой системы. Она не имеет связей с внешней средой, ее элементы взаимодействуют друг с другом только внутри системы. Закрытые системы представляют собой абстракцию и реально таких систем не существует. Но это понятие является весьма полезным при исследовании поведения систем, у которых произошел обрыв внешних связей. 13 Открытой считается такая система, у которой, по крайней мере, один элемент имеет связь с внешней средой. Все реальные системы являются открытыми. Даже в абстрактной закрытой системе предполагается наличие внешних связей, которые в определенном случае считаются несущественными. В том случае, если временной разрыв или характеристика внешних связей не вызывает отклонений при функционировании системы выше заранее установленных пределов, тогда система связана с внешней средой слабо. В противном случае она связана с внешней средой сильно. По действию во времени. Системы в зависимости от времени действия делятся на статические и динамические. Статические системы характеризуются неизменностью, то есть их параметры не зависят от времени. Устойчивая деятельность системы определяется постоянством элементов внешней и внутренней среды. В отличие от статических, динамические системы и их параметры связаны со временем, то есть являются функцией времени. В реальной жизни статических систем практически не существует. По обусловленности действия. По обусловленности действия системы могут быть детерминированными и вероятностными. В детерминированных системах все элементы системы взаимодействуют заранее предвиденным образом. Вероятностные системы отличаются тем, что для них нельзя сделать точного детального предсказания поведения системы и только с определенной степенью вероятности можно ожидать появления того или иного события. Для прогнозирования развития таких систем используется теория вероятностей. По степени сложности. По этому признаку системы делятся на простые, сложные и особо сложные. Простые системы относятся к наименее сложным и характеризуются небольшим числом внутренних и внешних связей. Для сложных и особо сложных систем характерным признаком является наличие разветвленной структуры и большого числа внешних и внутренних 14 связей. Отличительной особенностью особо сложных систем является отсутствие возможности точного и подробного их описания. Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы: распознание проблем и проблемных ситуаций; определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития; установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления); нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме; разработка вариантов решения проблем; выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности. 4. В чем суть методологии построения и исследования общественных систем управления? Изобразите и поясните практическую схему системного подхода к анализу этих систем управления Неизбежными компонентами системы управления обществом являются управляющая подсистема (она же субъект управления , или власти) и управляемая подсистема (население). Эти подсистемы взаимодействуют между собой путем обмена различного рода сигналами через прямые и обратные связи. Под сигналами понимаются материальные носители информации, обла- 15 дающие способностью не только передавать сообщения, но и, в ряде случаев, оказывать силовое воздействие (например, произвести кадровые изменения)1. От властей к населению идут прямые связи. При этом сигналы передаются в виде законов, команд, указаний и т.д. От населения к властям идут обратные связи. Под обратной связью можно в том числе понимать любое воздействие (информационного либо силового характера) управляемой системы на управляющую. В соответствии с этим обратная связь включает в себя две составные части: силовую и информационную. В свою очередь, информационная часть включает в себя две группы. Первая группа – объективная информация, которая поступает в управляющую подсистему от населения (сюда входят социальные показатели, экономические и т.п.). Данная информация используется подсистемой управления после сравнения ее с показателями, которых стремится достичь от общества управляющая подсистема. Органы сравнения расположены в структурах управляющей подсистемы. Например, они могут находиться в статистических органах. Вторая группа включает реакцию населения на действия властей. О реакции получают представление на основании жалоб, социологических опросов, выступлений в СМИ, демонстраций и т.д. Реакция населения представляет собой субъективное отражение объективного рассогласования между тем, что является правильным по мнению населения (к примеру, изобилие продуктов питания, отсутствие безработицы) и фактическим состоянием дел. Вторая группа имеет важное отличие от первой. Оно состоит в том, что здесь реакцию населения не нужно сравнивать с чем-либо, это – готовое рассогласование, и оно может сразу же учитываться в исходном виде в действиях управляющей подсистемой. Силовая часть обратной связи (революции, референдумы, выборы, восстания, заговоры) используется для того, чтобы сменить власть. В данном понимании реакция населения непосредственно для властей не имеет никакого значения. 1 51. Петров В.П. Движущие силы и основные пути развития человеческого общества. – М.: 2000. – С. 16 Однако, следует отметить, что в процессе выборов, референдумов реакция населения трансформируется в силовую часть обратной связи. Вещественно обратные связи реализуются посредством действий контрольных органов, партий, профсоюзов, через жалобы, демонстрации и т.п. Указанная выше замкнутая структура системы управления обществом является объективной реальностью. Она сопутствует всем формациям. Иной она быть не может, поскольку население всегда как-то реагирует на действия властей, а также, поскольку власти должны получать информацию о состоянии общества, чтобы использовать ее при выработке прямых сигналов управления. Замкнутую структуру системы управления обществом следует воспринимать как данность, изменить ее - не во власти людей. Можно лишь варьировать конкретные звенья системы управления (например, властные или партийные структуры) и их параметры, чтобы добиться наилучшего функционирования системы управления1. Суть методологии исследования общественных систем управления состоит в следующем2: разработка концептуально-теоретической модели анализа общества на основе критического использования мирового и отечественного теоретического знания и с привлечением практиков из правозащитных организаций, СМИ, операционализацию модели посредством набора социальных индикаторов; создание аналитической базы данных; анализ состояния и тенденций развития общества; использование результатов анализа. Практическая схема системного подхода изображена на рис. 2. 1 Петров В.П. Движущие силы и основные пути развития человеческого общества. – М.: 2000. – С. 2 Кулик А. К методологии исследования гражданского общества в России // http://www.prof.msu.ru. 52. 17 Исследование параметров выхода Определение параметров входа Исследование параметров процесса Рис. 2 – Практическая схема системного подхода Исследование параметров выхода предполагает исследование на основе маркетинговых исследований товаров и услуг, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, общественными затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Естественно, все эти исследования проводятся в рамках всей экономики страны, всей совокупности отраслей. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция и услуги. Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию1. На этом этапе рассматривается технология общественного управления, а также факторы и пути ее совершенствования. 1 с. 16. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 18 Таким образом, системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе общественного управления1. 5. Менеджеру предприятия предложено провести эмпирические исследования системы управления производством. Какова должна быть последовательность и схема проведения данного исследования? Какие факторы необходимо учитывать при этом? Последовательность и схема проведения исследования системы управления производством: 1. Выявление потребностей в проведении исследования. Анализ проблем, вызывающих эти потребности. 2. Выявление объекта и предмета исследования. 3. Выбор методологии проведения исследования. 4. Анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. 5. Выбор метода проведения исследования. 6. Организация проведения исследований. 7. Анализ результатов исследования. Выработка рекомендации. При проведении исследования необходимо учитывать внутренние и внешние факторы. Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, 1 с. 16. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 19 структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы1. Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение2. Большой группой внешних факторов, которая не поддается воздействию со стороны менеджеров организации, однако которая оказывает большое влияние на деятельность организации косвенно (опосредованно), является состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурная и политическая обстановка, имеющие значение для данного предприятия события в других государствах и т.д. Эти факторы также необходимо учитывать. 1 Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 2 Там же. – С. 24. с. 24. 20 6. Для выявления недостатков в работе сложного производственного комплекса его менеджеру предложено провести исследование процессов управления для повышения их эффективности. Осуществите вербальное описание процессов управления с применением метода декомпозиции и структуризации Вербальное описание процессов управления с применением метода декомпозиции и структуризации изложено ниже. Все начинается с идеи о производстве продукции какого-либо целевого назначения. Затем, на первом этапе, начинается процесс сбора информации о внешней среде. Во внешней среде анализируются политическая ситуация в стране, конкуренты в аналогичном секторе производства, потребители продукции, поставщики материальных ресурсов, рынок труда, рынок сбыта продукции, цена аналогичной продукции. Другими словами, проводятся маркетинговые исследования. На втором этапе идет сбор информации о состоянии производственного объекта, где будет осуществляться изготовление продукции. Изучаются технологические, организационные и финансовые возможности этого объекта. Сведения об объекте должны быть представлены количественными данными ряда переменных, то есть показателей, которые характеризуют исследуемый объект. Полученные показатели позволяют применять на следующем этапе математические методы для переработки информации, что облегчает ее кодирование. На этом этапе определяются цели и выбираются критерии эффективности. Третий этап характеризуется переработкой и преобразованием информации с помощью технических средств. При переработке и преобразовании используются в основном средства вычислительной техники и математические методы. 21 Принятие решений о выпуске продукции, востребованной рынком, осуществляется на четвертом этапе. Они базируются на основе переработанной и преобразованной информации, характеризующей как внешнюю, так и внутреннюю среду объекта. На основании принятых решений, на пятом этапе, для их выполнения выдаются управляющие воздействия и команды, с помощью которых осуществляется процесс производства продукции. Они выдаются в виде планов, в которых определены объемы выпуска продукции, сроки ее производства, подразделения объекта, которые должны своевременно выполнять определенные действия. Шестой этап характерен тем, что здесь реализуются принятые решения, выражающиеся в выполнении трудовых действий людей и работе машин, механизмов, автоматических линий и т. п. Идет процесс преобразования предметов труда из первоначального состояния в требуемое по замыслу конструктора. Изменение первоначального состояния объекта под воздействием информационных процессов происходит на седьмом этапе. Такое изменение объекта происходит под влиянием информации, меняющейся в результате ее переработки. Восьмой, заключительный, этап последовательности технологического процесса переработки информации характерен получением окончательной информации о произошедших изменениях в объекте в результате принятых и реализованных решений и подается на выход. Полученная информация анализируется, выявляются отклонения от заранее запланированных действий при производстве продукции, и в случае отклонений от плановых заданий принимается решение о регулировании хода процесса производства. Структура процесса управления видна на рис. 1. 22 7. Цикл выработки и принятия решения начальником механического цеха начинается с определения и уяснения им поставленной директором завода задачи и заканчивается проверкой эффективности принятого решения. А какие фазы управления, управленческие работы и управленческие задачи он выполняет в промежутке между этими этапами руководства? В промежутке между этими этапами руководства начальник механического цеха выполняет следующие: выявление и описание проблемной ситуации; организация выполнения работ по подготовке и принятию решения; разработка концепции подготовки и принятия решения; постановка задач; формирование альтернатив; оценка альтернатив; выбор окончательной альтернативы. 8. Система управления двух предприятий, выпускающих хлебобулочные изделия, состоит: в первом – из двух человек управленческого аппарата и десяти исполнителей (рабочих); во втором – из трех человек управленческого аппарата и того же количества рабочих. Сравните сложность, нормы управляемости этих систем управления. Определите потоки информации, которые способны принять и обработать данные системы управления для достижения целей управления (при y = 2). Сравните эффективность управления двух предприятий Сложность этих систем управления одинакова, так как они состоят из двух уровней: управленческий аппарат и рабочие. 23 Норма управляемости измеряется максимальным количеством подчиненных у одного руководителя. В данном случае у первого предприятия норма управляемости составляет 10/2 = 5 чел., в второго – 10/3 = 3,3 или, округленно, 4 чел. Таким образом, норма управляемости на первом предприятии выше, чем на втором. Если y – это число информационных потоков, и при этом каждый руководитель способен обработать один информационный поток, то оба предприятия справятся с этими потоками. Однако эффективность управления будет выше на первом предприятии, так как каждый из руководителей будет принимать решения и использовать в свое работе свой информационный поток. На втором предприятии эффективность управления будет ниже, так как информационных потоков два, а руководителей – три, к тому же на одного руководителя приходится три-четыре подчиненных, что выше, чем на первом предприятии. 9. Какие типы, виды структур систем управления и их характеристики Вы знаете? Ответ проиллюстрируйте рисунками и комментариями В структурном отношении любая организация представляет собой множество связанных между собой и особым образом упорядоченных компонентов, которые обладают целостностью и единством во взаимодействии с внешней средой. Упорядочивание элементов организации можно представить как процесс “расстановки” элементов организации в определенном отношении друг к другу. Основой упорядочивания выступает разделение труда: горизонтальное, если речь идет об обособлении этапов последовательно выполняемых работ (закупка сырья, производство товара, его реализация), и вертикальное, подразумевающее распределение работ в организации по уровням иерархии. 24 В любой организации существует обратная связь между количеством элементов и возможностями их координации: чем больше число относительно самостоятельных подразделений, тем труднее идут процессы координации их деятельности. Разрешить это противоречие можно группировкой, организационным обособлением схожих работ и их исполнителей. Этот процесс в теории менеджмента получил название “департаментизация”. Выделяют ее четыре основных типа, которые реализуются в тех или иных организационных структурах организаций. Линейная департаментизация характеризуется простотой построения и практическим отсутствием горизонтальных связей. Она строга и формальна, используется для разделения однотипных работ. Ее принципиальная схема выглядит следующим образом (рис. 3). Рис. 3 - Линейная организационная структура1 Функциональная департаментизация (рис. 4) предполагает группировку работ и работников вокруг, как правило, однотипных ресурсов. Разновидности – по процессу (типу производства) или технологии (типу оборудования). При этом подразделение выполняет свои функции в масштабах всей организации и не имеет в непосредственном подчинении линейных подразделений. В чистом виде функциональные построения встречаются редко, чаще всего они сочетаются с линейными. 1 Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2004. – С. 144. 25 Рис. 4 – Функциональная организационная структура1 Дивизиональная департаментизация является вариантом сложной производной от линейной и функциональной (рис. 5). Ее суть предполагает, вопервых, значительные по масштабам линейные подразделения, самостоятельность и автономность функционирования которых значительны, вовторых, создание в линейных подразделениях (для обеспечения эффективной реализации прав) функциональных служб. Такой тип департаментизации вызывается диверсификацией производственной деятельности, расширением территориальных границ или структурированием потребителя фирм. В результате в рамках одной компании могут выделяться (на уровне оперативного управления), например, предприятия по выпуску то или иного продукта, географически отдаленные подразделения (филиалы) или подразделения, ориентированные на конкретного потребителя. Самым сложным типом департаментизации является матричная. По сути, она представляет собой комбинацию ранее рассмотренных, сбалансированный механизм компромисса между дифференциацией и группировкой работ вокруг ресурсов или результата деятельности. Ее условное изображение может быть следующим (рис. 6). Козлов А.В., Быстров В.Ф., Карасев И.П., Мальков В.А. Руководство для менеджеров инновационных МСП. – М.: 2004. – С. 8. 1 26 Рис. 5 - Дивизиональная структура предприятия1 Рис. 6 - Матричная организационная структура2 Отличительная черта матричного подхода – двойное подчинение подразделений и персонала. С одной стороны, они находятся в рамках нормального линейного или функционального подчинения, с другой – подотчетны “горизонтальным”, проектным или продуктовым руководителям. Собственно производственную сторону дела (качество выполняемых работ) обеспечивают линейные руководители, административную (что сделано) – программные. 1 2 Гончарук В.А. Развитие предприятия. – М.: Инфра-М, 2007. – С. 157. Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2004. – С. 148. 27 10. Сформулируйте и обоснуйте требования, которые Вы бы предъявили к системе и процессу управления банком, осуществляющим внешнеэкономическую деятельность Требования, которые могут быть предъявлены к системе и процессу правления банком, осуществляющим внешнеэкономическую деятельность: 1. Наличие основных элементов системы управления банком. Основными элементами системы управления банком являются собственно управленческие органы, подразделения и исполнители, выполняющие закрепленные за ними функции, а также методы управленческого воздействия. Главным органом управления банком является общее собрание акционеров, принимающее важнейшие решения: утверждение устава, выбор Правления или Совета директоров, утверждение балансов и отчетов, размер дивидендов. В то же время собрание акционеров, как правило, недостаточно владеет информацией о текущих делах банка и во многих случаях просто утверждает решения, предлагаемые Правлением или Советом директоров. Правление или Совет директоров банка является представительным органом акционеров и должен заботиться о соблюдении интересов, как акционеров, так и клиентов банка. Важнейшими обязанностями этого органа являются обеспечение необходимого уровня прибыли на вложенный капитал, определение стратегических целей банка, формирование управленческих органов, контроль за инвестиционными и другими операциями. 2. Наличие комитетов для рассмотрения специфических или экстраординарных вопросов и принятия ответственных решений. Обычно в банка таких комитетов создается несколько. В крупном банке, как правило, создаются Комитет по пассивным операциям, Комитет по активным операциям, Комитет по экономике (инвестирование средств), Ревизионный комитет (аудит подразделений банка) и Комитет по связям с общественностью. 28 3. Контроль над деятельностью банка со стороны правления. Правление банка периодически контролирует структуру портфеля кредитов и ценных бумаг в соответствии с утвержденными целями и задачами банка. В случаях изменения конъюнктуры (падения спроса на те или иные кредиты, повышения процентных ставок и т.п.) может быть изменена и сама банковская политика. Правление осуществляет общий контроль над операциями банка и решениями комитетов. На заседаниях Правления заслушиваются отчеты руководителей подразделений (филиалов) и обсуждается положение дел банка. 4. Наличие управленческих структур для руководства и осуществления операций. По степени их самостоятельности и объему полномочий управленческий состав имеет три уровня: высшие менеджеры (управляющие); линейные менеджеры (руководители филиалов); лица, наделенные надзорными или ревизионными функциями. Структура банка выступает как бы в роли "костяка", "остова" или даже "тела" системы управления банком. 5. Наличие организационно-управленческой культуры. Вторым элементом системы управления в банке, как и в любой другой организации, является организационно-управленческая культура, включающая: управленческую идеологию и ценностную организацию системы управления банком; интересы и поведенческие нормативы участников процесса управленческой деятельности; информацию и обеспечение коммуникаций в системе управления; формальные и неформальные отношения внутри управленческого коллектива, между "управленцами" и подчиненными, между "управленцами" и представителями организаций - партнеров и клиентов банка: 29 уровень организационного развития банка и каждого подразделения в отдельности. 6. Развитие системы управления. Третьим элементом системы управления банком можно назвать развитие системы управления. Появление этого элемента отражает возникновение в системе управления банком таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям в социальной среде, ориентация на современные банковские технологии, поиск и разработка новых банковских продуктов и ускоренное их внедрение, введение прогрессивных идей функционирования системы управления банком. Процесс развития системы управления включает: постоянный анализ функционирования системы управления банком, ее потенциальных возможностей и задач; выявление новых тенденций и направлений развития систем управления, наблюдающихся в мировой практике банковского менеджмента; разработку процедуры и методов перехода системы управления в новое состояние, определение средств обеспечения этого перехода; организацию перехода системы управления в новое состояние (программа перехода, распределение заданий и функций между субъектами перехода, корректировка их деятельности); анализ результатов перехода, обобщение опыта работы по переводу системы управления банком в новое состояние; развитие кадров системы управления банком (должностное продвижение, смена профиля работы или рабочего места, улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, финансового и банковского кругозора). 7. Наличие специализированного отдела по внешним связям или закрепление функций, связанных с внешнеэкономической деятельностью, за существующей частью структуры управления. 30 8. Открытие филиалов и отделений за рубежом. 11. Вы являетесь начальником налоговой службы регионального отделения. Ваш филиал состоит из одного заместителя и 10 налоговых инспекторов. По результатам работы за месяц Вы пришли к выводу, что система управления Вашего филиала перестала справляться с постоянно возрастающим потоком информации, поступающим к Вам из различных источников. Объясните различные причины этого и предложите несколько вариантов преодоления информационных барьеров Причинами возрастания потоков информации могут быть в данном случае рост числа налогоплательщиков в регионе, рост числа и объема незапланированной отчетности, которая должна предоставляться вышестоящей налоговой инспекции региональным отделением, рост числа жалоб на действия налоговой службы в регионе. Преодолеть информационные барьеры я предлагаю следующим образом: 1. Взять на работу дополнительное количество налоговых инспекторов, например, пропорциональное выросшему количеству налогоплательщиков. 2. Четко распределить обязанности по приему и обработке информационных потоков между подчиненными. 3. Создать еще одну или несколько должностей заместителей и делегировать им часть своих полномочий в случае, если я не справляюсь с возросшими потоками информации ко мне. 31 12. Какие Вы знаете простейшие информационные цепи, необходимые для исследования систем управления? Как измерить лишнюю информацию, циркулирующую в системах управления? Назовите возможные причины искажения информации об объекте управления Простейшие информационные цепи, необходимые для исследования систем управления, можно представить следующим образом: Информация о целях развития и функционирования предприятия и его подразделений → Информация о тенденциях развития предприятия в конкретной рыночной среде → Информация о факторах, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей → Данные для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления → Данные для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия. Измерить лишнюю информацию, циркулирующую в системах управления можно, рассчитав объемы излишней и нужной информации. Отношение излишней информации к нужной будет давать процент излишней информации по отношению к нужной. Например, из 20 показателей, используемых во внутренней отчетности, полезными и реально используемыми являются 10. Следовательно, 10/20 = 0,5 или 50% - это объем излишней информации. Возможные причины искажения информации об объекте управления: Ограниченный доступ к каналам обратной связи; Бюрократизация управления; Боязнь объективной оценки деятельности руководства; Ошибки и неточности, вызванные отсутствием квалификации у персонала. 32 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Колосова Е.В., Новиков Д.А., Цветков А.В. Методика освоенного объема в оперативном управлении проектами. – М.: ООО «НИЦ Апостроф», 2000. – 156с. 2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157с. 3. Петров В.П. Движущие силы и основные пути развития человеческого общества. – М.: 2000. – 72с. 4. Кулик А. К методологии исследования гражданского общества в России // http://www.prof.msu.ru. 5. Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2004. 6. Козлов А.В., Быстров В.Ф., Карасев И.П., Мальков В.А. Руководство для менеджеров инновационных МСП. – М.: 2004. – 11с. 7. Гончарук В.А. Развитие предприятия. – М.: Инфра-М, 2007.