Описание возможностей СВД (MS Word, 76Кб)

СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ
СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ
1. Возможности системы
Компания «ГазИнтех» представляет свою разработку – Система ведения договоров
(СВД). Система ведения договоров – комплексное решение, предназначенное для
управления договорами на всех стадиях их жизненного цикла. Данное решение
позволяет обеспечить информационную поддержку и автоматизацию деятельности
подразделений и служб предприятия, вовлеченных в процесс формирования,
сопровождения и контроля исполнения договоров, заключенных предприятием.
СВД обладает развитыми возможностями по управлению договорами предприятия,
включающий централизованный справочник договоров и деловых партнеров
предприятия, ведение архива документов по каждому договору, функции
планирования и контроля хода исполнения договоров, а также возможности
подготовки и согласования проектов договоров, дополнительных соглашений.
Особенно актуально для российских предприятий наличие в СВД функций
управления документами по договорам, так как именно эти процессы отнимают
наибольшее количество времени. В первую очередь это касается процессов
подготовки и согласования проектов договоров, использование СВД позволит
существенно сократить сроки заключения договоров. Создание архива договорных
документов (например, в виде оптических копий) должно решить проблему поиска
нужных документов по тому или иному договору и объединить в одном месте всю
первичную информацию по каждому договору.
Клиентское программное обеспечение для доступа к СВД функционирует как на
Windows-платформе, так и на Unix-системах. Имеется возможность использования
данного клиентского программного обеспечения для организации удаленных рабочих
мест. Кроме того, возможно организовать web-доступ к системе через MS Internet
Explorer или Netscape Navigator.
Важное место уделено вопросам информационной безопасности СВД. Для
разграничения доступа используются стандартные возможности программной
платформы (производитель - компания SAP). По результатам сертификационных
испытаний согласно требованиям руководящего документа Гостехкомиссии России
базисная система SAP соответствует четвертому классу защищенности и может быть
использована
для
разработки
прикладного
программного
обеспечения
автоматизированных систем до класса защищенности 1В включительно.
Также СВД в базовой версии включает в себя возможности по использованию
электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП может применяться в бизнес-процессах
подготовки, согласования проектов договоров, при сохранении документов в
электронном архиве.
Одной из особенностей СВД является ориентация на совместное использование с
системой SAP R/3. СВД реализована на той же платформе, что и SAP R/3, что не
только облегчает интеграцию, но и позволяет использовать бизнес-данные
функциональных модулей R/3, например, данные модуля HR (организационная и
штатная структура предприятия), данные модуля FI (данные об оплате) и т.д. В тоже
время, возможно использование СВД отдельно от R/3 (см. раздел 3).
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY ЗАГОЛОВОК 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO
APPEAR HERE.
Стр. 1
СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ
СВД может быть интегрирована с почтовым сервером (Microsoft Exchange, Lotus
Notes и др.), что позволит системе автоматически высылать напоминания о
необходимости выполнения заданий или о завершении тех или иных процессов.
Также возможна отправка по электронной почте документов по выбранному договору
из архива.
2. Описание функционала
СВД включает в себя следующие модули:

Управление договорами

Каталог деловых партнеров

Подготовка проектов договоров

Архив договорных документов
Функции модуля «Управление договорами»:

регистрация и ввод атрибутов договоров

ведение справочника видов договоров

отслеживание статуса договора

ввод этапов исполнения договора

контроль статуса исполнения этапа договора
Функции модуля «Каталог деловых партнеров»:

Ведение справочника юридических лиц

Ведение справочника физических лиц, в т.ч. с привязкой к юридическим
лицам
Функции модуля «Согласование проектов»:

Сохранение, просмотр версии проекта документа и всех приложений

настройка схемы согласования и утверждения проекта документа

согласование проекта документа

утверждение документа

контроль сроков разработки и согласования
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY ЗАГОЛОВОК 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO
APPEAR HERE.
Стр. 2
СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Автоматические напоминания
Функции модуля «Архив договорных документов»:

Хранение договорных документов в различных форматах

Поиск документов
При этом наряду со стандартными отчетами, имеется возможность построения
дополнительных специфических отчетов, необходимых для контроля, анализа и
планирования договорной деятельности конкретного предприятия.
3. Программная платформа
Имеется два варианта поставки СВД:

Инсталляция в виде независимой программной системы на базе SAP WAS 6.х

Установка в виде комплекса настроек имеющейся системы SAP R/3
В качестве программной платформы СВД может использоваться сервер приложений
Web Application Server 6.х компании SAP AG. SAP WAS является
высокопроизводительной
масштабируемой
системой,
на
базе
которой
функционируют все приложения программного комплекса mySAP Business Suite.
WAS поддерживает следующие операционные системы:

IBM AIX

Compaq True64

HP-UX

Linux

Solaris

Windows Server
WAS может работать со следующими базами данных:

SAP DB

IBM DB/2

IBM Informix

Oracle

Microsoft SQLServer
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY ЗАГОЛОВОК 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO
APPEAR HERE.
Стр. 3
СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ
В случае, если на Вашем предприятии уже эксплуатируется система R/3 или другие
продукты компании SAP AG, то СВД может быть установлена как комплекс настроек и
легко интегрирована в бизнес-процессы R/3. При этом система ведения договоров
для своей работы использует данные R/3, например данные оргструктуры
предприятия, данные о пользователях системы и т.д. СВД может быть установлена на
сервере R/3 версии 4.6С и выше.
СВД позволит создать централизованный справочник договоров, который отсутствует
в стандартной функциональности R/3. Дело в том, что договоры в R/3 разрозненны и
входят в состав соответствующих модулей, некоторые из которых могут быть не
внедрены, поэтому получить целостную картину договорных обязательств
предприятия довольно сложно.
4. Возможности развития
Претензионно-исковая деятельность
В данный момент разрабатывается новый модуль СВД для поддержки процессов
претензионно-исковой работы. Данный функционал прежде всего предназначен для
автоматизации деятельности юридического отдела.
Основные функции модуля поддержки претензионно-исковой деятельности:

учет постановлений и исполнительных листов

расчет пени и штрафов

контроль хода претензионно-исковой работы по договору

учет работ по исполнительным листам

формирование отчетности по претензиям и искам
Включение СВД в состав системы управления документами
В случае необходимости решать более широкие задачи по управлению документами,
например задача по автоматизации канцелярского документооборота и т.п., СВД
договоров может являться составной частью системы автоматизированной
корпоративной управления документами (АКСУД), разработанной компанией
ГазИнтех.
Массовая обработка документов
При больших объемах «бумажного» договорного документооборота, когда становится
затруднительно вводить документы в рабочем режиме с помощью обычных
настольных сканеров, встает вопрос об организации автоматизированного ввода и
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY ЗАГОЛОВОК 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO
APPEAR HERE.
Стр. 4
СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ
сохранения большого количества документов. Для этого СВД может быть дополнена
системой массового ввода документов Kofax Ascent Capture и системой IBM Content
Manager, предназначенной для хранения больших объемов неструктурированной
информации. Подобный интегрированный программный комплекс позволит не только
упростить обработку, но и эффективно управлять большим количеством документов.
Web-доступ
Для облегчения доступа к информации по договорам для большого количества
сотрудников, особенно если они находятся вне офисов предприятия, СВД может быть
дополнена Intranet/Internet порталом. Возможности базисной платформы позволяют
построить подобный портал на базе основного сервера системы.
Взаимодействие с MS Outlook
В случае отсутствия постоянного канала связи с какими-либо удаленными
подразделениями, или если по иным причинам необходимо предусмотреть
возможность работы в off-line режиме, то имеется возможность работы пользователей
в пакетном режиме с использованием системы электронной почты. Пользователь
может получать и выполнять задачи по визированию с помощью почтового клиента
MS Outlook, а СВД после получения результатов по электронной почте автоматически
их обработает.
Доступ через мобильные и PDA-устройства
С учетом специфики Вашей компании можно расширить возможности СВД в части
обеспечения доступа к необходимой информации посредством мобильных и PDAустройств. Для этого могут быть использованы либо стандартные средства SAP Web
Application Server 6.20 (например, для доступа по WAP-протоколу), либо отдельное
решение SAP Mobile Infrastructure, предназначенное для разработки и поддержки
специальных приложений для PDA-устройств.
Интеграция с Intranet-порталом
Корпоративный intranet-портал позволяет объединить всю имеющуюся на
предприятии актуальную информацию и предоставить ее конечному пользователю
через единый интерфейс. Наша компания может выполнить работы по интеграции
СВД с существующей инфраструктурой портала либо развернуть полноценный
корпоративный портал на платформах SAP или IBM.
ERROR! USE THE HOME TAB TO APPLY ЗАГОЛОВОК 1 TO THE TEXT THAT YOU WANT TO
APPEAR HERE.
Стр. 5