Функциональная и процессная структуры фармацевтической
advertisement
50 2006 февраль Е.А.ТРЕТЬЯКОВА, к.ф.н., доцент кафедры управления и экономики фармации очного факультета, ГОУ ВПО Пермская государственная фармацевтическая академия Функциональная и процессная структуры ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Стремление к повышению эффективности фармацевтического бизнеса и развитие теории и практики менеджмента ведут к изменению систем управления в организациях. При этом эффективное моделирование процессов реструктуризации и реорганизации играет немаловажную роль. Б ольшинство современных организаций структурированы по функциональному принципу. В фармацевтических организациях он выражается в линейно-функциональной структуре самой организации, а также ее отдельных звеньев или же в выделении дивизионов по функциональному принципу. Внутри звеньев функциональной иерархии существуют потоки информации, направленные сверху вниз (планы, бюджеты, управленческие решения, приказы, инструкции и т.д.) и снизу вверх (оперативные и периодические отчеты и др. исполнительские документы). Однако возможности функционального подхода уже не отвечают в полной мере условиям современной бизнес-среды. Поскольку фармацевтическая организация представляет собой целостную бизнес-систему, резервы повышения эффективности и роста рентабельности следует искать в оптимальном построении системы внутренних бизнес-процессов. Необходимо отметить, что процессный подход к управлению организациями предусмотрен в методологии всеобщего управления качеством (TQM), является базовым принципом стандартов качества ISO 9000. Внедрение этих стандартов в практику стимулирует отечественные организации к внедрению процессного подхода в свою систему управления. Моделирование системы бизнес-процессов также предполагает построение их определенной иерархии: вначале выделяются наиболее крупные бизнес-процессы (бизнес-процессы на уровне высшего руководства), ко- торые затем методом декомпозиции детализируются до бизнес-процессов подразделений и до элементарных операций на рабочих местах. При этом владельцами бизнес-процессов, распределяющими ресурсы и отвечающими за их результативность и эффективность, являются руководители соответствующего уровня управленческой иерархии. Построение модели бизнес-процессов неизбежно приводит к формированию, наряду с функциональной структурой, еще одной — процессной структуры фармацевтической организации. Одновременное существование функциональной и процессной структур является нецелесообразным, т.к. требует различных систем учета и отчетности, различных систем распределения ресурсов, бюджетирования и т.д. Поэтому большое значение имеет правильное совмещение элементов функциональной и процессной структур. Для этого мы предлагаем выделять цепочки бизнес-процессов в соответствии с основными функциями, выполняемыми фармацевтическими организациями. Такой подход позволит четко регламентировать сквозные бизнес-процессы, пронизывающие несколько функциональных подразделений. Примером подобного процесса может служить бизнес-планирование, в котором за составление плана маркетинга отвечает отдел маркетинга, за план логистического обеспечения — отдел логистики, за разработку основных финансовых бюджетов — финансовая служба и т.д. Кроме того, оптимальное совмещение элементов процессной и функциональ- ной структур позволяет точнее определять границы полномочий и ответственности между функциональными подразделениями организации. Это, в свою очередь, может привести к оптимизации организационной структуры через изменение границ ее структурных подразделений. Процессное моделирование предполагает выделение как минимум двух видов бизнес-процессов: основных и вспомогательных. Основные добавляют ценность товара или услуги для потребителя. К ним, как правило, относят процессы, связанные с непосредственным созданием, продажей, доставкой потребителю и др. Вспомогательные бизнес-процессы напрямую не добавляют ценности и являются по своей сути затратными. Они выполняют задачи поддержки основных и других вспомогательных бизнес-процессов. К таким процессам обычно относят подготовку кадров, сервисное обслуживание, обеспечение связью, финансовое и бухгалтерское обеспечение, административно-хозяйственное обеспечение и др. Для разделения бизнес-процессов на основные и вспомогательные мы предлагаем использовать принципы регулярного менеджмента. Система регулярного менеджмента успешно внедрена и отлично зарекомендовала себя в ряде фармацевтических организаций. Используя формат регулярного менеджмента, мы предлагаем в качестве основных выделять логистические бизнес-процессы, а в качестве вспомогательных — бизнес-процессы других компонентов регулярного менеджмента (маркетинг, финансы, учет, персонал и др.). Принципиальная схема совмещения элементов функциональной и процессной структур на примере аптечной орга- 51 МЕНЕДЖМЕНТ В ЗДРАВООХРАНЕНИИ февраль 2006 РИСУНОК 1 Совмещение функциональной и процессной структур аптечной организации в формате регулярного менеджмента БП — бизнес-процессы ЛС — лекарственные средства Аптечная организация как бизнес-система Руководство аптечной организацией Управление БП Основные БП логистики ЛС заводского производства Закупка ЛС Контроль качества ЛС Хранение ЛС Реализация ЛС Торговая функция Закупка субстанций Контроль субстанций Хранение ЛС Реализация ЛС Хранение субстанций Контроль качества ЛС Изготовление ЛС П О К У П А Т Е Л И П О С Т А В Щ И К И Основные БП логистики аптечного изготовления ЛС Производственная функция Основные БП логистики льготного отпуска ЛС из централизованного резерва низации представлена на рисунке 1. Сочетание функционального и процессного подходов в формате регулярного менеджмента позволяет получить модель бизнес-процессов фармацевтической организации, обеспечивающую выполнение всех ее функций оптимальным образом. Уже в процессе моделирования выявляется Социальная функция и исключается дублирование функций, обеспечивается их оптимальное сочетание между собой, предусматривается закрепление ответственности за выполнение процессов и операций, тем самым минимизируется расходование материальных, трудовых и финансовых ресурсов на их выполнение. Бизнес-план Отпуск ЛС Финансы Учет Хранение ЛС Экономика Контроль качества ЛС Маркетинг Персонал Прием ЛС Вспомогательные бизнеспроцессы Ввиду актуальности проблемы оптимизации систем управления, нами были сформулированы методические подходы к моделированию системы бизнес-процессов фармацевтических организаций и разработана поэтапная схема ее формирования (рис. 2). Оптимальное структурирование фармацевтических организаций на осно- 52 ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ И ПРОЦЕССНАЯ СТРУКТУРЫ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ 2006 февраль ве сочетания функционального и процессного подходов позволяет принципиально изменить систему управленческого учета, переориентировав ее с учета по подразделениям на учет по функциям и бизнес-процессам. Это позволит оперативно с необходимой точностью рассчитывать величину расходов на осуществление каждой функции и величину затрат на выполнение отдельных бизнеспроцессов, а также сопоставлять величину расходов с полезностью функции (бизнес-процесса) для потребителя во внешней среде. В этом случае у менеджеров появляется эффективный инструмент для управления стоимостью функций и бизнеспроцессов, моделирования оптимального набора функций и структуры бизнес-процессов с учетом заданной стоимости. Кроме того, внедрение процессного подхода к управлению позволяет ослабить некоторые негативные стороны функционального подхода. Так, например, иерархическая функциональная структура в качестве наиболее важного потребителя всех продуктов (товаров и услуг) организации определяет непосредственного начальника работника либо руководителя структурного подразделения или организации. В действительности же потребителем является не руководитель (владелец бизнес-процесса), а внутренний или внешний потребитель его результата (клиент бизнеспроцесса). Именно клиент бизнеспроцесса определяет основные требования к результату процесса. Поэтому в систему оценки эффективности бизнес-процессов и функций фармацевтических организаций мы рекомендуем обязательно включать показатели удовлетворенности клиентов. Немаловажным фактором является и то, что процессная структура управления предусматривает делегирование полномочий сверху вниз по линии иерархии владельцев бизнеспроцессов, а также объединение и укрупнение процессов и операций через их автоматизацию. В результате этого производится расширение зоны ответственности и полномочий РИСУНОК 2 Схема моделирования системы бизнес-процессов фармацевтической организации ФО — фармацевтическая организация КФУ — ключевые факторы успеха Формулирование миссии ФО SWOT-анализ Определение стратегии ФО Определение КФУ ФО Построение функциональной модели ФО Идентификация основных и вспомогательных БП; Оценка БП по степени реализации КФУ ФО; Ранжирование БП; Декомпозиция БП: — неформальное описание БП, — установление последовательности и взаимосвязи БП, — определение ограничений БП, — определение внешних рисков БП Идентификация бизнеспроцессов ФО Построение модели бизнес-процессов ФО Организационные преобразования Реорганизация информационной системы Планирование Разработка сисиспользования темы показатересурсов лей БП Внедрение модели бизнес-процессов ФО Оценка эффективности функционирующей модели бизнес-процессов ФО Аудит системы управления бизнес-процессами ФО владельцев бизнес-процессов низшего уровня. Это способствует активному вовлечению всех работников в процесс моделирования, оптимизации деятельности организации. Процессный подход устраняет и такой недостаток функциональной иерархии, как замкнутость. Он разрушает функциональные барьеры, т.к. сквозные бизнес-процессы оптимальным образом связывают между собой деятельность различных функциональных подразделений. Таким образом, оптимальное совмещение элементов функциональной и процессной структур фармацевтической организации позволяет произвести важные качественные преобразования, направленные на повышение результативности ее деятельности, экономию всех видов ресурсов, рост рентабельности и укрепление конкурентных позиций во внешней бизнес-среде.
