Время и результат: возможен ли баланс?

HR Planet
18.01.2013
Тайм-менеджмент является достаточно новой практикой для российского бизнеса, и пока еще
большинство сотрудников не научились эффективно использовать свое рабочее время. Ведь как
происходит обычно? Успеваешь сдать проект в срок - получаешь премию и повышение; общаешься
часами в социальных сетях - жди выговора от руководства или даже увольнения. Как же научиться
эффективно и грамотно использовать рабочее время, чтобы цели претворялись в жизнь, а
чувство страха и тревоги не появлялось?
Время и результат: возможен ли баланс?
Борьба с «пожирателями»
Вы всегда и везде опаздываете, не успеваете решать срочные дела и постоянно откладываете в
долгий ящик рабочие задания? Вечная «неуспеваемость» возникает в результате слишком большой
нагрузки или неправильно организованного времени. Разобраться с причинами можно только в том
случае, если вы точно будете знать (а не предполагать!), на что именно уходят ваши рабочие часы.
Для этого в тайм-менеджменте существует несложная техника хронометража, заключающаяся в
фиксации всех дел с указанием потраченного времени на каждое из них. «В конце рабочего дня у вас
создается "фотография", на которой четко видны "пожиратели" времени, – говорит доктор
экономических наук, профессор, вице-президент Московской финансово-промышленной академии,
ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени» Марианна Лукашенко. – Например,
вы составляли какой-либо документ неоправданно долго из-за того, что все время отвлекались на
телефонные разговоры, или совещание заняло гораздо больше времени, потому что было плохо
подготовлено, или весь тщательно спланированный рабочий день "съехал", так как первая встреча
началась с опозданием и, соответственно, дольше продолжалась».
Если дело в неправильной организации рабочего времени, хронометраж выявит это. Если же все
выглядит безупречно, вы не чувствуете за собой вины, но ощущение «недоделанности» все равно
осталось, то, скорее всего, это уже ошибка в организации бизнес-процессов.
Тайм-менеджмент — это не искусство делать максимально много в
единицу времени, это умение тратить время на самое главное.
Как добиться грамотного распределения рабочего и личного времени? Как верно определять
приоритетные задачи? Если вы начали вести хронометраж, то фактически уже перешли на таймменеджмент, ведь вы выявляете те самые «поглотители» и боретесь с ними. Допустим, вы
группируете работу в блоки, смотрите почту дважды в день, а не отвлекаетесь постоянно на каждое
новое письмо, нормируете время на «текучку», выделяя на переговоры строго определенный отрезок.
В дороге или в ожидании вы также занимаетесь чем-нибудь полезным – телефонными звонками или
чтением книг. «Но самое главное – вы реалистично планируете ваш день, то есть отводите на
решение задач максимум 60-70% рабочего времени, – продолжает Марианна. – Ведь наверняка
появятся какие-то срочные, внеплановые, авральные дела – вот на них-то вы и потратите оставшиеся
30-40%».
У вас не бывает авралов? Прекрасно! Тогда оставшееся время вы отдадите под перспективные
проекты, на то, до чего «никак не доходили руки», на что-нибудь «важное, но не срочное». Считается,
что такие задачи – инвестиционные, работающие на ключевые цели компании – при планировании
должны непременно иметь высокий приоритет, однако в реальности первенство остается за делами
«важными и срочными». В любом случае главное, чтобы в конце дня у вас было четкое понимание
проделанной работы. Тайм-менеджмент – это не искусство делать максимально много в единицу
времени, это умение тратить время на самое главное!
Гаджеты в помощь
«Как показывает практика, у людей очень часто возникает ощущение того, что проблема надвигается,
буквально накрывает с головой, а самое ужасное – совершенно ничего не успеваешь, – комментирует
помощник директора компании «Простые решения» Наталья Гришина. – Но если человека заставить
сесть и расписать свой график работ, окажется, что дел у него не больше пяти-семи. Визуализация
задач помогает снять психологическое напряжение». Следующий этап – расставить приоритеты и
учесть потенциальные форс-мажоры: оставленные запасы времени действительно очень помогают.
Сейчас существует множество современных гаджетов, которые упрощают задачу тайм-менеджмента:
например, телефоны синхронизируются с компьютерами, а почтовые ящики имеют функцию
планировщика. Технический процесс помогает преодолеть проблемы с памятью, позволяет не
держать большое количество задач в голове, а концентрироваться на текущей задаче. «Вы твердо
уверены в том, что мобильный телефон всегда "вспомнит" за вас о вечерней планерке. Когда все
запланировано в календаре, то совершенно точно вы ничего не забудете, никуда не опоздаете. В ином
случае люди обдумывают свои дела по 10 раз, боясь что-то пропустить или перепутать. Иными
словами, можно чувствовать себя, как Скарлетт О’Хара («Я подумаю об этом завтра»), ведь если это
«завтра» под четким контролем, то сегодня есть возможность наслаждаться тем, что есть. Это и есть
счастливый человек – тот, который получает удовольствие от текущего момента, будучи уверенным в
будущем. Да, гаджеты и календари помогут решить проблему, но только поверхностно. Важно
кардинально менять свой подход ко времени, а эта задача уже из области психологии. Пока вы не
научитесь жить сегодняшним днем, ни один гаджет не поможет», – рассуждает директор компании
«Простые решения» Анна Шихова.
«Начерти на карте план»
Что вам требуется для того, чтобы достичь цели, эффективно используя временной ресурс?
Собственно, об этом поет небезызвестная Алиса, главная героиня сказки Льюиса Кэрролла: «Чтобы
не попасть в капкан, чтобы в темноте не заблудиться, чтобы никогда с пути не сбиться, чтобы в
нужном месте приземлиться, приводниться, начерти на карте план».
Как правильно составлять план на день, на неделю, на год? Главный акцент нужно делать на
реальных сроках, то есть планировать ровно столько, сколько можете сделать в действительности.
Это уже зависит от массы факторов: темперамента, ритма работы, заинтересованности в результате и
т.д. Если постоянно подгонять себя, идти против своей природы, это приведет к чувству загнанности,
опустошенности, и вы не доберетесь до конечной цели – выгорите раньше. «Одним комфортно
работать в режиме "бешеной кошки", выполнять несколько дел одновременно, "гореть" на работе –
они ловят от этого настоящий кайф, – объясняет психолог Борис Калабанов. – Другим же важно
спокойно, размеренно заниматься чем-то одним, чувствовать свой ритм, жить в гармонии с самим
собой и достигать результата, не принося себя в жертву – напротив, быть готовым к покорению
следующих вершин».
Если вы работаете в своем ритме и ставите адекватные цели, то уходите домой в хорошем
настроении и с удовлетворением победителя. Если составили адекватный план на следующий день,
то утром просыпаетесь с ощущением спокойствия и успешности и затем делаете ровно столько,
сколько можете. Чувство того, что вы работаете в собственном режиме, что все успеваете, что все под
контролем, – бесценно. Чаще всего планированием времени начинают заниматься успешные люди,
потому что хотят, чтобы их хватало и на карьеру, и на семью, и на спорт. Они умеют наслаждаться
жизнью и по возможности избегать форс-мажоров.
Неумение распоряжаться своим временем – это привычка, которая тянется еще со студенческих
времен: «от сессии до сессии живут студенты весело». Для успеха в этом плане важно научиться
фиксировать время, подстраивая под него свои планы, регулярно работать над самодисциплиной.
«Мотивация человека связана с его выбором и ответственностью перед самим собой: насколько он
ценит свою жизнь, на что он ее тратит, готов ли жить в постоянном стрессе, ничего не успевать и
ругать себя это? Не забывайте о своей репутации в бизнес-среде: сейчас ценятся люди дела,
нацеленные на результат, а не на процесс», – утверждает директор по персоналу компании «Юнилин»
Галина Погодина.
Быть в цейтноте немодно
Если постоянно подгонять себя, идти против своей природы, это
приведет к чувству загнанности, опустошенности, и вы не доберетесь до
конечной цели — выгорите раньше.
«"Солнце, взойди!" – командовал Правитель, и огромное солнце поднималось, освещая его
маленькую страну. "Солнце, зайди!" – приказывал он, и светило садилось за горизонт. Ни разу оно
не ослушалось. И только потом Маленький принц узнал, что эта неограниченная власть была дана
Правителю не случайно – он точно знал время восхода и захода солнце». Это отрывок из
«Маленького принца» Антуана де Сент-Экзюпери. К сожалению, это только сказка – временем
управлять мы не в состоянии.
«Один из моих знакомых, успешный менеджер, в ответ на сетования по поводу цейтнота скромно
заметил: "Больше никому такое не говори, сегодня уже не модно жаловаться на недостаток
времени, – вспоминает директор компании «Кадровые технологии» (г. Екатеринбург) Марина
Нифантова. – И только спустя полгода постоянных наблюдений, сравнивая различные стратегии
использования рабочего времени, я поняла, что он имел ввиду. Секрет в том, чтобы находиться в
нужном месте в нужное время и принимать правильные решения». Нет больших нагрузок – есть
нечуткое отношение к времени и информации, отсюда и неправильная организация».
Сегодня время и информация – два невосполнимых и неосязаемых ресурса, которые даны нам
бесплатно и поэтому расходуются бездумно. Мы постоянно находимся в цейтноте. В чем
преимущества тайм-менеджмента? Он просто необходим, если вы не хотите терять что-то очень
важное (бизнес, работу, здоровье), а реальная угроза этого существует (сильные конкуренты,
компетентный заместитель, невыносимые боли в пояснице); если вы достаточно амбициозны, чтобы
выполнять намеченное, несмотря на ограничения и неудобства, которые при этом возникают. Другими
словами, если нет труднодостижимых целей – тайм-менеджмент не нужен.
Чтобы определить приоритетные задачи, достаточно задать себе вопрос: «Что случится, если этого
не сделать?» Приоритеты расставляются по мере снижения частоты пульса при ответах: чем он
чаще, тем важнее для вас задача. Прежде чем внедрять тайм-менеджмент в компанию или в свою
собственную жизнь, определите, зачем вам это нужно? Напишите ответ на бумаге, и будет здорово,
если получится что-то более конкретное, чем «хочу жить лучше»: например, «повысить
эффективность встреч менеджеров по продажам услуг на 25%» (варианты – доход/количество
клиентов/количество встреч) либо «гарантировать клиентам доставку пиццы не более чем за час с
момента получения заказа».
Что делать с «контролерами»
Обычно тяжело находят общий язык со временем те люди, которые пытаются все и всегда
контролировать: они не умеют делегировать полномочия, стараются держать руку на пульсе событий.
Это перфекционисты, и они часто пребывают в плохом настроении, страдают чувством тревожности и
бессонницей из-за срыва планов. «Опасность состоит в том, что человек, который постоянно все
контролирует, старается в течение дня сделать тысячу дел, перестает получать удовольствие от
процесса, да и от всей жизни в целом, – говорит психотерапевт, коуч Марик Хазин. – Он даже может
четко следовать своему, но все равно останется с ощущением, что жизнь проходит мимо. Отсюда
чувство неудовлетворенности, усталости, раздражительности, обиды на коллег и близких. Его
окружает цейтнот, тревога, постоянный стресс».
Люди, которые стремятся работать в режиме вечного двигателя, нарушают естественные биоритмы.
По словам эксперта, только чередование этапов работы и отдыха, бездействия позволяют организму
нормально чувствовать себя, а голове – эффективно работать. Марик Хазин советует строить
ежедневные и глобальные планы как можно более гибко и мягко: если не оставить в них места
спонтанности, жизнь будет напоминать перемещение робота в четко заданном пространстве. Надо
отделить результат от процесса. Результат – это конечная точка, к которой мы движемся (например,
сдать редактору в течение месяца 15 качественных статей или же доделать проект), но ведь мы идем
во время процесса, а значит, процесс – это наша жизнь.
«Нацеленные на результат люди хуже чувствуют время – отсюда их жесткий контроль над ним, –
поясняет Марик Хазин. – Сотрудники, ориентированные на процесс, частенько вообще забывают о
цели, к которой идут. Чтобы быть успешным в современном мире, надо всегда помнить о цели, но в то
же время уметь жить здесь и сейчас, получая удовольствие как от работы, так и от всех остальных
сфер. Надо не слепо подчиняться бегу времени, а относиться к нему с уважением и творчески, учиться
быть спонтанными, легкими, помнить, что мы зависим не от времени, а от умения им управлять».
Как вести себя с человеком, который все всегда контролирует? Например, вам «повезло» работать
под его руководством, или же это коллега, с которым вы постоянно контактируете, так как перед вами
стоят одни цели и задачи. Во-первых, будьте надежны: если задерживаетесь на встречу – сообщите,
насколько опоздаете. Помогите расставить «контролеру» приоритеты, ведь для него не существует
мелочей. Попробуйте научить его отдыхать, отвлекаться от работы, пригласите вместе пообедать или
выпить кофе, поговорить «за жизнь». Не воспринимайте конфликты близко к сердцу, поскольку такие
люди быстро отходят: они вспыльчивы, но не злопамятны. Если не согласны с доводами – прямо
скажите об этом, так как они уважают твердость характера и принципиальность.
С порядком по жизни
Резюмируя вышесказанное, дадим несколько важных советов, которые помогут вам стать друзьями
времени. Вот еще одна цитата из «Алисы в стране чудес»: «Убить Время! Разве такое ему может
понравиться! Если б ты с ним не ссорилась, могла бы просить у него все что хочешь».
Собранность и самодисциплину также можно в себе воспитать, соблюдая элементарные советы
психологов и специалистов по тайм-менеджменту, но это потребует усилий и времени. «Начать можно
с организации пространства вокруг себя, навести порядок на рабочем столе, в компьютере, в шкафу, а
затем стараться его поддерживать.
Чтобы быть успешным, надо всегда помнить о цели, но в то же время
уметь жить здесь и сейчас, получая удовольствие как от работы, так и от
всех остальных сфер.
Как советует консультант по подбору постоянного персонала рекрутингового агентства Adecco
Group Russia Анастасия Дурнякова, эффективно управлять временем помогает установка
определенного распорядка дня, графика работ или действий. Для записи своих планов лучше завести
специальный блокнот или органайзер (бумажный или электронный), в котором необходимо
фиксировать все дела, встречи, обязательства, а также сроки их исполнения. Для решения того или
иного вопроса лучше воспользоваться определенным алгоритмом:
 определите точку финиша (результат и конечную цель);
 уточните точку отсчета (исходные данные, материалы и пр.);
 определите инструменты, которыми вы владеете для исполнения той или иной задачи,
функции и пр.;
 уточните всех лиц, которых необходимо будет подключить на том или ином этапе;
 разбейте путь от старта до финиша на блоки, ступени, задачи, в общем, выделите небольшие
отрезки, проходить которые будет легко и понятно.
Подход к любому процессу с точки зрения изначального планирования серьезно сократит временные
затраты.
Закончить рассуждения об эффективном использовании своего времени, из чего и состоит наша
жизнь, которая, по идее, должна быть интересной и счастливой, хочется опять же словами из
бессмертного произведения Льюиса Кэрролла: «С чего начинать, Ваше Величество? – спросил он.
Начни с начала, – важно ответил король, – и продолжай, пока не дойдешь до конца. Как дойдешь –
кончай!»
http://www.planetahr.ru/publication/5355/
Сведения о компании
Adecco Group - ведущая международная компания, предоставляющая решения в области управления персоналом. Adecco
предлагает такие услуги как подбор постоянного и предоставление временного персонала, вывод персонала за штат,
кадровый консалтинг и многое другое. Компания насчитывает более 5 500 офисов в 60+ странах. Штат Adecco включает
более 33 000 постоянных сотрудников. Ежедневно свыше 700 000 временных сотрудников Adecco работает для наших
клиентов.
На российском рынке компания присутствует с 2002 года.
В 2008 г. в России Adecco Group приобрела рекрутинговую компанию AVANTA Personnel, таким образом укрепив свои позиции
в области подбора постоянного персонала.
В 2012 году на рынок был выведен новый для России бренд - Lee Hecht Harrison. LHH - глобальная компания, входящая в
Adecco Group и предоставляющая решения в области управления человеческим капиталом: управление и развитие карьеры,
коучинг, ассесмент и оценка, управление изменениями.
Adecco Group Russia предоставляет свои услуги через сеть филиалов, расположенных по всей России.
Контакты для прессы:
Елена Фролова
Менеджер по связям с общественностью
Adecco Group Russia
Elena.Frolova@adecco.com
Тел. раб.: (495) 662-88-05 доб.537
Тел. моб.: (925) 010-24-69