ООО «БАРС Груп» БАРС.WEB-ЭЛЕКТРОННЫЙ ССУЗ ИНСТРУКЦИЯ по импорту родителей в систему 2013 СОДЕРЖАНИЕ 1. Импорт родителей в системе ........................................................................................................ 3 2. Заполнение Excel-файлов «Родители» по шаблону ................................................................ 4 1. ИМПОРТ РОДИТЕЛЕЙ В СИСТЕМЕ Функция «Импорт родителей» позволяет загрузить информацию о родителях студентов учреждения в Систему. Функция «Импорт родителей» доступна Администратору Системы, а также пользователю Системы, которому Администратор назначил право доступа для этой функции. Чтобы выполнить импорт родителей в Систему, запустите Систему, введите свой логин и пароль в окне авторизации, щелкните «Вход». Откроется главное окно Системы. Через меню «Пуск» выберите [Администрирование – Импорт – Импорт родителей]. Откроется окно (Рис. 1). Рис. 1. Окно загрузки файла. Щелкните для загрузки файла, откроется запрос на загрузку файла с жесткого диска Вашего компьютера. Выберите файл, щелкните «Открыть». Файлом для загрузки является файл формата *.xls, отредактированный и заполненный по шаблону. Шаблон прилагается к данной инструкции. Требования по заполнению шаблона приведены в главе 2 настоящей инструкции. Порядок импорта файлов при запуске Системы: 1. Учреждения; 2. Сотрудники; 3. Группы; 4. Студенты; 5. Родители. В настоящей инструкции описан пункт 5 – Импорт родителей. 2. ЗАПОЛНЕНИЕ EXCEL-ФАЙЛОВ «РОДИТЕЛИ» ПО ШАБЛОНУ При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в реестр рекомендуется использовать шаблоны форм, поставляемых вместе с данным руководством. При заполнении Excel-файлов для загрузки данных в Систему необходимо строго придерживаться и выполнять следующие требования: 1. Файл должен состоять из одного (!) листа. Количество листов в документе можно просмотреть в нижней части окна Excel: Удалить лишние листы в файле можно, нажав на них правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Удалить». Если в файле более одного листа, Система выведет сообщение: «Ошибка при импорте. Файл пуст!» 2. В файле обязательно должна быть заполнена «шапка» таблицы по шаблону в строгом соответствии с названиями полей и их очередностью. Один пункт списка является заголовком одного столбца таблицы: Фамилия Имя Отчество Дата рождения Логин Пароль Тип Фамилия ребенка Имя ребенка Отчество ребенка Дата рождения ребенка E-mail Телефон Место работы Статус Обязательные для заполнения поля выделены подчеркиванием. Если одно или несколько из обязательных для заполнения полей не заполнены, Система выведет сообщение: «Строка __ некорректно заполнено поле ____» 3. Поля даты (дата рождения, дата зачисления в группу, дата приема на работу) должны иметь формат «Дата» и быть заполнены в соответствии со следующим форматом (без кавычек): «ДД.ММ.ГГГГ», где ДД – день (две цифры, например, 08), ММ – месяц (две цифры, например, 03), ГГГГ – год (четыре цифры, например 1973). Если какое-то из полей не имеет формат «Дата», Система выведет сообщение: «Строка __ некорректно заполнено поле __» Значения полей, содержащих даты, должны лежать в диапазоне от 01.01.1900 до текущей даты. Если дата не входит в указанный диапазон, Система выведет сообщение: «Строка __ некорректное значение поля ___» 4. Поле логин и пароль рекомендуется формировать по следующей формуле: Фамилия + Инициалы + Порядковый номер. Например, для пользователя Иванов Петр Владимирович, который в списке сотрудников располагается в 35 строке, логин и пароль будут выглядеть следующим образом: ИвановПВ35. Примечание. При формировании логина и пароля рекомендуется использовать формулу: =СЦЕПИТЬ("154_";A2;ЛЕВСИМВ(B2;1);ЛЕВСИМВ(C2;1);СТРОКА(A2)-1) где «154_» - префикс учреждения. При заполнении поля «Логин» во всех файлах рекомендуется добавлять префикс. Если у разных пользователей совпадает значение поля «Логин», Система выведет сообщение: «Строка __ данный логин уже используется» Если при импорте у пользователя совпадают значения ФИО и даты рождения, а значения поля «Логин» или «Пароль» разный, Система выведет сообщение: «Строка __ данный пользователь уже имеет логин _____ в данном учреждении» Если пользователь уже загружен в Систему для другого ОУ, Система выведет сообщение: «Строка ___ данный пользователь числится в другом ОУ» 5. Значения полей «Фамилия ребенка», «Имя ребенка», «Отчество ребенка», «Дата рождения ребенка» должны совпадать с аналогичными данными ребенка, который импортирован в систему. Учитывать регистр букв. Если в шаблоне указано значение, отличное от перечисленных, Система выведет сообщение: «Строка __ не найден ребенок» 6. Если при импорте родителей возникли иные ошибки, Система выведет сообщение: «Произошла ошибка при импорте файла» 7. Если импорт в Системе выполнен успешно, Система выдаст соответствующее сообщение. 8. Если при импорте произошли ошибки в нескольких записях, корректные записи импортируются в Систему, для некорректных записей Система указывает ошибки в окне, которое откроется после завершения импорта. Также, в этом окне Система сообщит, сколько записей успешно импортировано. Некорректные записи Пользователь должен исправить, и выполнить вновь импорт сотрудников. Система загрузит только те записи, в которых были обнаружены ошибки.