Решения 1Microsoft Обзор решения Регион Россия, СНГ Министерство Экономического Развития и Торговли РФ внедряет систему электронного документооборота, построенную с использованием .NET технологии на базе платформы DocsVision 1 января 2004 года промышленная Минэкономразвития эксплуатация России системы Категория Государственные организации О заказчике Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации (Минэкономразвития России) - один из ведущих исполнительных органов власти России, осуществляющий разработку и реализацию государственной социальноэкономической политики. Численность сотрудников Министерства составляет 2000 человек. Сеть министерства связывает 4 территориальных подразделения. началась электронного документооборота DocsVision. В системе работает более 500 сотрудников Министерства регистрируется резолюций; 800 на всех документов суммарный уровнях; и ежедневно накладывается документооборот 1500 составляет 250 тысяч документов в год. Несколько лет назад о подобных системах электронного документооборота только мечтали. Сегодня мечта стала реальностью. Программная платформа DocsVision 3.0 разработана на основе передовых технологий: Microsoft .NET, Microsoft SQL Server 2000, Internet Information Server с использованием XML web-служб. Эксплуатация системы электронного DocsVision позволила документооборота повысить прозрачность документооборота и контроль над исполнением документов. О заказчике Министерство Федерации органом экономического (Минэкономразвития исполнительной выработке развития России) власти, государственной и торговли является и федеральным Решение В сжатые сроки была внедрена система документооборота на платформе DocsVision 3.0, создана инфраструктура автоматизации документооборота в виде базовых служб, механизмы групповой работы, инфраструктура автоматизации регламентов, процессы наложения резолюций и исполнения этих резолюций, а также решены организационные проблемы и проведено обучение сотрудников. Результаты С 1 января 2004 года система документооборота введена в промышленную эксплуатацию. С 1 января 2005 года системой пользуется около 500 сотрудников Министерства, одновременно работают с системой 200 пользователей. Ежедневно регистрируется около 800 документов и на них накладывается порядка 1500 резолюций. Сканируется вся правительственная корреспонденция, и в ближайшее время планируется перейти на сканирование всей входящей корреспонденции, которая поступает на уровень Министра и Заместителей Министра. Система была введена в эксплуатацию за период менее чем 6 месяцев. Преимущества по нормативно-правовому повышение эффективности корпоративных методов работы над документами Министерства; повышение качества контроля за состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения; сокращение времени поиска документов и соответствующей информации; сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени; обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в виде текстовых и графических файлов.(«электронных образов»)); создание сводного каталога электронной документов Минэкономразвития России. осуществляющим политики Российской Ситуация Суммарный документооборот Министерства составляет порядка 250 тысяч документов в год. Эффективное управление столь сложной системой документационного обеспечения центрального аппарата Министерства немыслимо без современного технологического оборудования. Сегодня системы такого класса применяются в крупном и среднем бизнесе, теперь настала очередь госпредприятий. Цели, стоявшие при внедрении системы документооборота – создать инфраструктуру автоматизации управления, которая предоставляет достаточное количество информации для принятия решений, и включить в электронный документооборот конечных исполнителей, обеспечив прозрачность процессов исполнения поручений до их уровня. Для создания этой системы была выбрана компания Digital Design, разработчик платформы автоматизации документооборота DocVision. функции регулированию в сфере анализа и прогнозирования социальноэкономического деятельности, развития, в том развития числе среднего предпринимательской и малого бизнеса, внешнеэкономической деятельности, таможенного дела, торговли, имущественных отношений, несостоятельности (банкротства) и финансового оздоровления организаций, земельных отношений и территориального зонирования, экономического развития субъектов Российской 1 Федерации и муниципальных образований, библиотеки Решения 2Microsoft инвестиционной деятельности, формирования межгосударственных и федеральных целевых программ, мобилизационной подготовки экономики Российской Федерации, управления государственным материальным резервом, формирования государственного оборонного заказа, закупок товаров и услуг для государственных и муниципальных нужд. Министерство возглавляет Герман Оскарович Греф. Общая численность сотрудников Министерства составляет 2000 человек. Сеть министерства связывает 4 территориальных подразделения. Ситуация Суммарный документооборот Министерства составляет порядка 250 тысяч документов в год. Эффективное управление столь сложной системой документационного обеспечения центрального аппарата Министерства немыслимо без внедрения современного технологического оборудования. «Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системе электронного документооборота как о нереальном будущем. Но системы такого класса применяются в крупном и среднем бизнесе, настала очередь госпредприятий, и мы считаем себя первопроходцами в этом плане», - рассказывает Станислав Кузнецов, директор Департамента управления делами Минэкономразвития России. В Министерстве использовались элементы электронного документооборота, реализованные на основе СУБД Oracle, работавшей на сервере Sun, и не обеспечивавшие необходимой функциональности – в частности, на их основе невозможно было организовать согласование проектов резолюций. масштабирования на все рабочие места Проект развития системы и ее Министерства требовал значительных финансовых затрат и большого количества времени. Целью, поставленной при внедрении полноценной системы документооборота, являлось создание инфраструктуры автоматизации управления, предоставляющей достаточное количество информации для принятия решений. Тактической целью являлось вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений, а также обеспечение прозрачности процессов исполнения поручений для пользователей всех уровней. На основе анализа сложившейся ситуации и поступивших на тендер проектных предложений по созданию системы документооборота в Минэкономразвития России была выбрана компания Digital Design, разработчик платформы DocsVision. Предыстория проекта В 2003 году компания Digital Design выиграла три тендера, проведенных Минэкономразвития России в рамках ФЦП «Электронная Россия (2002-2020 гг.)». В марте 2004 года для Департамента корпоративного управления и новой экономики Минэкономразвития России компанией Digital Design была разработана информационная система управления проектами (ИСУП) на основе платформы DocsVision. Данная система предоставляет следующую функциональность: 2 управление требованиями; Решения 3Microsoft управление рисками; контроль и мониторинг выполнения работ по проекту; отчетность о состоянии проекта на основе разработанного в Выбор системы документооборота: ситуация на рынке методологии списка показателей. С помощью системы управления проектами автоматизировано взаимодействие между заказчиком (Минэкономразвития России) и исполнителем государственного контракта на этапах от планирования до мероприятий по сдаче-приемке результатов работ. Система позволяет осуществлять оперативный мониторинг состояния проектов по широкому набору показателей на основании гибкой и наглядной системы отчетов. В рамках опытной эксплуатации системы: Сотрудниками Digital Design проведено обучение всех сотрудников отдела новой экономики разработанной методологии, а также функциональности и технологии работы с системой; Минэкономразвития России было отобрано около 30 проектов за 2003 год, данные по которым были загружены в систему сотрудниками Digital Design; Запланирована загрузка данных в систему: 16 организаций– исполнителей выбранных проектов должны ввести в систему актуальные версии всех разработанных рабочих продуктов (документов), используя инструкции по работе с системой, переданных Digital Design; Внешними экспертами Минэкономразвития России с помощью системы управления проектами проводится экспертиза рабочих продуктов для одного из проектов Digital Design (ввод и исправление замечаний, создание новых версий рабочих продуктов). На данный момент все проекты ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», реализуемые по линии Минэкономразвития России загружены в систему. Процессы управления Министерства ФЦП экономического «Электронная развития и Россия» торговли по линии Российской Федерации прошли сертификацию на соответствие стандартам ИСО 9001:2000 системы менеджмента качества. Минэкономразвития России первым среди федеральных органов исполнительной власти получило сертификат ИСО 9001. 3 Рассказывает Владимир Андреев, Директор департамента развития и исследований «Digital Design» «В традиционном подходе под системой документооборота обычно понимают следующие 4 функции, так или иначе реализованные: Контроль исполнительской дисциплины, контроль качества процессов или результатов этих процессов Маршрутизация документов, доставка документов исполнителям Автоматизация бизнес-процессов, описание бизнеспроцессов, переход к процессному подходу к автоматизации управления. Эта функция в современных системах документооборота представлена значительно хуже. Многие говорят о WorkFlow, т.е. о полноценных системах автоматизации документооборота, хотя далеко не все они являются WorkFlow-системами. Обработка информации в организациях, государственных учреждениях, которые имеют обширную историю и формальное управление. Поиск информации, ее извлечение, обобщение и представление - это одна из функций, которая присуща всем системам документооборота. По сути, такие системы автоматизируют всего два процесса - процесс регистрации документов и контроля исполнения документов. Эти процессы и функционируют в традиционных системах электронного документооборота. На сегодняшний день появились новые задачи, например, связанные с административной реформой в государстве или с эффективным управлением бизнесом. Эти задачи включают в себя несколько ключевых направлений, в первую очередь, эффективность процессов, которая оценивается не только по результатам, ведь если вы не будете анализировать процесс – вы никогда не добьетесь результата. Влиять на конечный результат можно, лишь влияя на каждый этап процесса, для этого нужна прозрачность всех процессов, доступность информации об их состоянии и о состоянии документов, прогнозируемость процессов. По стандарту ISO 9000 направленность на потребителя - это оценка деятельности в соответствии с целями, а не в соответствии с количеством порожденных документов. Возникает новый пласт решений, которые предлагают системы с актуальным подходом, предоставляющий функции, нацеленные на реализацию новых управляющих практик. За счет изменения функций меняется и роль системы электронного документооборота при актуальном подходе в IT-инфраструктуре предприятия. Если раньше это была лишь одна из систем, то теперь она уже претендует на роль среды интеграции процессов, которые происходят в организации, возможно, не всех (процессы финансового учета никогда не уйдут из бухгалтерских систем, процессы кадрового учета из специализированного кадрового учета), но их взаимодействие и циклы согласования происходят все равно в системе документооборота. Что предлагает рынок в области автоматизации электронного документооборота? Есть продукты, которые решают отдельные бизнес-задачи, есть десяток очень хороших канцелярских программ, есть платформы, которые не решают конкретную бизнес-задачу, но являются инфраструктурой для построения подобных систем, есть продукты корпоративные и малые. Когда выбирается система электронного документооборота, необходимо думать одновременно и о платформах, и продуктах на некоей платформе. Думать об остальном нет необходимости - это будет приводить к экспоненциальной кривой при решении большого числа управленческих задач, которые относятся к автоматизации электронного документооборота». Решения 4Microsoft Анализ задач На подготовительном этапе был произведен анализ процессов документооборота Минэкономразвития России и сделаны следующие выводы: отсутствует система контроля за состоянием документа и исполнением поручений на каждом уровне исполнения; отсутствует система электронного согласования проектов резолюций и подготавливаемых документов, что обуславливает дополнительные накладные расходы на перемещение бумажных экземпляров документов между зданиями Министерства. Минэкономразвития России необходима система, автоматизирующая деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, а также передачей в архив как самого документа, так и его электронного образа. Система Программные ресурсы Microsoft Windows Server 2003 – применяется в качестве серверной платформы решения Microsoft Windows 2000 Professional и Microsoft Windows XP – используются на рабочих станциях пользователей системы Microsoft SQL Server 2000– применяется для доступа к базам данных системы Microsoft Internet Information Services 6.0 – применяется на сервере приложений системы, web-сервер Microsoft Visual Studio .NET 2003 – используется как среда разработки системы Microsoft .NET Framework 1.1 – используется в качестве технологической платформы решения. должна обеспечивать комплексную работу с электронными документами: создаваемыми сотрудниками Министерства на своих рабочих местах; создаваемыми при сканировании бумажных документов, полученных от внешних организаций. «Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системе электронного На основании изученных процессов были сформулированы основные требования к документооборота системе, на основе которых была разработана Система электронного документооборота нереальном на базе платформы DocsVision 3.0, обеспечивающая обработку, согласование и системы утверждение входящих и исходящих документов. применяются Система сочетает в себе базовые функции системы делопроизводства и возможность среднем перейти к безбумажному документообороту, что обеспечивают такие функции, как, очередь госпредприятий, и мы например, потоковое сканирование документов. считаем себя первопроходцами как будущем. такого в бизнесе, о Но класса крупном и настала в этом плане». Станислав Кузнецов, директор Платформа Департамента управления DocsVision — это комплексная платформа на основе технологии Microsoft .NET, делами Минэкономразвития предназначенная для автоматизации процессов управления и документооборота. России DocsVision — результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации документооборота, предлагающий актуальный подход к организации процессов управления. В состав DocsVision входит полнофункциональная система Workflow, подсистема маршрутизации документов, позволяющая работать с различными бизнес-объектами и интегрироваться с другими системами, а также модуль управления качеством, предназначенный для автоматизации систем менеджмента качества, базирующихся на стандарте ISO 9000. В последнюю версию платформы вошли средства делегирования работы по исполнению документов и средства управления процессами обработки документов, такие как циклы согласования и утверждения документов. 4 Решения 5Microsoft Среди основных функций DocsVision: автоматизация управления предприятием; поддержка процессного подхода в организации управления; автоматизация систем менеджмента качества; автоматизация процессов согласования и утверждения документов; контроль исполнения документов и заданий; маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей; управление процессами обработки документов; организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками; автоматизация работы с корреспонденцией создание электронного архива документов и поддержка централизованных баз данных справочной информации; поиск любой информации в системе; создание интерактивных отчетов. Система, построенная на базе платформы DocsVision, состоит из двух компонентов: Ядро системы – программная платформа DocsVision, которая обеспечивает тесную интеграцию всех приложений и программ, а также включает в себя средства моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое клиентское обеспечение системы; Интегрированные приложения на платформе DocsVision. Платформа DocsVision основана на современной платформе Microsoft .NET. Универсальное клиентское рабочее место системы предоставляет полнофункциональный Windows-интерфейс в окне Internet Explorer. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, что позволяет использовать доступ к системе не только внутри локальной сети офиса, но и через Интернет. Все клиентские компоненты системы автоматически загружаются в Internet Explorer, что делает крайне простым развертывание и поддержку системы на любом количестве рабочих мест и существенно снижает стоимость владения системой. Все системные объекты доступны по URL, что 5 Решения 6Microsoft позволяет легко обмениваться ссылками на документы с пользователями, у которых может быть не установлено нужного программного обеспечения. Сервер приложений на основе Internet Information Server использует технологию web-служб и позволяет хранить все объекты в формате XML. Такое решение позволяет при необходимости обеспечить взаимодействие серверов DocsVision, находящихся в разных «Мы постоянно нашу платформу. В версии 3.0. офисах и даже принадлежащих разным компаниям. Данные о состоянии пользовательского сеанса работы с системой сохраняются клиентом, а не сервером приложений (stateless-архитектура), что позволяет применять кластеры для организации высокопроизводительных решений с большими пиковыми нагрузками. Система поддерживает английский и русский интерфейсы, которые переключаются мы перешли на платформу .NET, обеспечили возможность интеграции с Microsoft BizTalk возможность Server, работы кластерных автоматически в зависимости от языковых установок компьютеров пользователей. развиваем в решениях. Перспективным направлением Система документооборота состоит из следующих подсистем: Хранилище данных DocsVision. Данный модуль продукта представляет собой часть платформы DocsVision и является низкоуровневым хранилищем – базой данных Microsoft SQL Server 2000. Основное назначение этого модуля - хранение компании Microsoft SQL Server 2000 предоставляет широкие возможности масштабирования также обеспечивает эффективный поиск информации, Workflow-служба. Данный модуль является настраиваемой службой маршрутизации заданий пользователей. Применительно к системе электронного документооборота его основное назначение – это размещение ярлыков на карточки документов и резолюций в папках заинтересованных пользователей системы, реализующее тем самым процесс прохождения документа по заинтересованным лицам. DocsVision менеджер объектов. Данный модуль представляет собой COM и ActiveX компоненты платформы DocsVision. Основное назначение данного модуля – осуществление взаимодействия между клиентской частью (карточками системы) и серверной частью (ядром DocsVision) системы. DocsVision-навигатор. Данный модуль является частью платформы DocsVision и является надстройкой предоставление над Internet стандартного Explorer. визуального Основное назначение пользовательского модуля интерфейса - для реализации базовой функциональности системы по работе с папками и карточками системы. с Microsoft Владимир Андреев Ядро DocsVision. Данный модуль является набором web-служб и COM-компонентов, Директор департамента развития и исследований «Digital Design» - механизмов высокую объектов системы. 6 планах Business Solutions Axapta». полная реализация функциональности низкого уровня и координация работы всех управления предприятием. В интеграции а его системами графические образы документов и всей сопутствующей информации. Использование работающих на базе Internet Information Server. Основное назначение этого модуля – с разработка производительность и надежность даже при больших нагрузках. является структурированной и неструктурированной информации по документам, включая системы, интеграция развития Решения 7Microsoft Модуль импорта. Основное назначение данного модуля - импорт Впечатление пользователя данных из внешних систем в разрабатываемую систему. Модуль Рассказывает Станислав Кузнецов, директор Департамента управления делами Минэкономразвития России осуществляет загрузку данных из систем: системы - электронного автоматизации делопроизводства и документооборота, использовавшейся в Минэкономразвития России до 2004 года, которая работала под управлением СУБД Oracle; системы - учета кадров, используемой в Минэкономразвития России в настоящий момент. База данных системы находится на файловом сервере и является набором dbf-файлов. Карточки системы. Данные модули разрабатываются с использованием менеджера объектов платформы DocsVision и являются ActiveX компонентами системы. Основное назначение этих модулей – это реализация бизнес-логики работы пользователей с объектами системы (регистрационными карточками, документами, резолюциями и т.д.). Большинство логических подсистем реализовано при помощи карточек системы. Система поддерживает необходимый уровень безопасности и конфиденциальности данных, содержит средства разграничения ролей. Система аутентификации пользователей интегрирована со службой каталогов Active Directory и не требует дополнительного ввода имени пользователя или пароля при входе в систему, позволяя назначить набор индивидуальных прав на объекты в системе для каждого пользователя. В системе разработана ролевая модель, описывающая каждое рабочее место и тип деятельности каждого сотрудника. Система имеет гибкие возможности разграничения прав доступа к данным. Безопасность обеспечивается как на системном уровне, например, система не позволяет получить из базы данных по запросу ничего, на что пользователь не имеет прав доступа, так и на прикладном, позволяя явно ограничивать доступ к документам. «Широкие возможности DocsVision определяются использованием в разработке платформы Microsоft .NET, обеспечившей надежность и высокую производительность всех компонентов системы»», – комментирует Владимир Андреев, директор департамента развития и исследований компании Digital Design. Решение Внедрение проходило в сжатые сроки. На первом этапе (ноябрь-декабрь 2003 7 года) производилось обучение пользователей и доработка «Интерфейс системы автоматически настраивается на конкретного исполнителя или сотрудника. Стандартными папками являются входящие, отправленные и личные, папки, в которых можно создавать любые другие папки и класть туда документы, необходимые для работы, а также папки поиска. В системе реализована функция проверки орфографии, которая исключает проблему секретарских ошибок – она подсказывает, что нужно исправить, так же, как вкладка просмотра резолюций: это не карточка резолюций, а карточка просмотра резолюций. Обращает на себя внимание то, что у нас реализована функция изменения падежей: если Иванов дал поручение Петровой, то в системесправочнике сотрудников она обозначена как Петрова, но при печати этой резолюции будет автоматически стоять форма «Петровой» - это система автоматически назначает дательный падеж для фамилии исполнителя, что очень важно согласно нашей инструкции по делопроизводству. В текстовой резолюции можно использовать быструю замену, т.е. при вводе букв «д с» выдается словосочетание «для сведения». Например, я использую длинную формулировку «прошу рассмотреть и доложить министру с проектом письма», хочется ускорить процесс набора - для этого я могу набрать 4 буквы, и вся фраза появится целиком. Существует такая вкладка, как «Связи карточек», которая в виде дерева резолюций наглядно представляет, с чем конкретно связан тот или иной документ. Существует вкладка «Файл-документы», здесь хранится электронный образ документа, к нему могут быть присоединены файлы с версиями документов, которых бывает довольно много, они могут иметь разные комментарии. Используется штрих-код для потокового сканирования при регистрации документов: секретарь вводит данные документа в регистрационную карточку, затем первый лист документа кладет в принтер, нажимает кнопку Print, и система автоматически печатает штрих-код и номер документа, причем печатает и дату, и количество листов, т.е. ту необходимую информацию, которую мы ставили раньше штампом. Хотелось бы рассказать о карточке просмотра резолюции, потому что сам процесс ввода резолюции у нас реализован очень интересно. Есть система аутентификации, когда в нижнем поле карточки стоит фамилия сотрудника, который непосредственно работает за данным компьютером, в Министерстве все сотрудники сами вводят резолюции в систему, после чего у них есть возможность эту резолюцию распечатать на различных бланках, стандартизированных согласно инструкции по делопроизводству. Система автоматически генерирует стандартизированный бланк резолюции в Word, в зависимости от подписи, автоматически заполняет поля исполнителя, номер документа и дату. Чтобы было не слишком сложно ориентироваться в такой карточке, была создана специальная система подсказок и помощи. Мы эксплуатируем эту систему уже 4 месяца, и следует отметить, что картина документооборота существенно изменилась в положительную сторону – стала более прозрачной и надежной». Решения 8Microsoft функциональности системы в соответствии с их пожеланиями. На втором этапе был произведен перенос данных из системы делопроизводства, используемой до 2004 года. Этап опытной эксплуатации состоял из нескольких подэтапов, на которых подключались новые группы пользователей системы: Подключение регистраторов. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов, ввод резолюций. Подключение советников. Ввод резолюций советниками, электронное движение резолюций. Подключение контролеров. Контроль за поручениями, находящимися на министерском контроле. Генерация отчетов. Подключение специалистов по сканированию. Сканирование входящих документов, электронное движение документов. Подключение исполнителей. Работа исполнителей с исходящими и внутренними документами, согласование документов в электронном виде. «Проблемы, с которыми мы столкнулись при внедрении этой системы - это психологические и профессиональные навыки сотрудников с точки зрения знания компьютера, а не выполнения функциональных обязанностей. Уровень подготовки пользователей очень разный. Руководители департаментов и начальники отделов самостоятельно разбирались с работой в системе и начали эффективно ее использовать. Однако некоторым рядовым пользователям, до этого использовавшим компьютер только для подготовки текстовых документов, потребовалась более серьезное обучение работе с системой. В среднем курс индивидуального обучения занимал три часа. Пользователям нужно было просто освоить весь функционал системы, что в принципе несложно, так как система достаточно понятна на интуитивном уровне. Еще одна проблема возникла с техникой на рабочих станциях сотрудников, которая не всегда удовлетворяла требованиям системы. Было произведено обновление оборудования на рабочих местах регистраторов и советников. Планируется постепенное обновление 1500 рабочих мест исполнителей», комментирует Станислав Кузнецов. «Для Минэкономразвития мы установили две системы на нашей платформе: систему электронного документооборота Министерства и систему управления проектами с внешними поставщиками, которая с 2004 года используется в Министерстве для управления проектами федеральной целевой программой «Электронная Россия» по линии Минэкономразвития России. Главная проблема, возникшая при внедрении этих систем – уровень IT-знаний пользователей, технические средства и готовность всех сотрудников поддерживать процесс внедрения. Но постепенно все поняли, что необходимо производить организационные изменения в области автоматизации, которые и привели в результате к созданию при внедрении нормативно-технологической базы, постоянно действующему обучению сотрудников Министерства для повышения их квалификации при работе с системой», – дополняет Владимир Андреев. 8 Решения 9Microsoft Результаты С момента ввода системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в нее были вовлечены все уровни сотрудников Министерства. Полностью автоматизированы бизнес-процессы, связанные с оборотом входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов. Сканируется вся правительственная корреспонденция, и в ближайшее время планируется перейти на сканирование всей входящей корреспонденции, которая поступает на уровень Министра и Заместителей Министра. Система была введена в эксплуатацию (с момента разработки до непосредственно ввода) за период менее чем 6 месяцев. За это время был проведен анализ деловых процессов Министерства, была произведена доработка системы с учетом специфики работы Министерства, проведена опытная эксплуатация и были собраны замечания от определенных групп пользователей: секретарей, советников, руководителей. После проведения тестирования и обучения 200 пользователей - сотрудников административного департамента, которые отвечают за ввод и регистрацию документов, началась промышленная эксплуатация системы. Система электронного документооборота Минэкономразвития России: Существенно повышает эффективность работы с документами в Министерстве, обеспечивая автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную работу сотрудников. Улучшает контроль за состоянием документооборота, исключает утрату отдельных документов, позволяя отслеживать все уровни исполнения документов. Обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций. Позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и занятость времени как отдельных сотрудников, так и департаментов в целом. Сокращает время, затрачиваемое на поиск документов. Снижает затраты на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени. Обеспечивает внедрение технологий обработки электронных документов (в виде текстовых и графических форматов «электронных образов»). Создает сводный каталог электронной библиотеки документов Минэкономразвития России. В системе реализована возможность использования электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении документов, что планируется использовать в будущем. В Министерстве развернут макет удостоверяющего центра, необходимый для использования электронной цифровой подписи. 9 Решения10Microsoft Перспективы «В 2004 году к системе было дополнительно подключено еще 500 человек. В наших планах – дальнейшее расширение круга сотрудников, которые работают с системой. Кроме того, планируется увеличение объема сканируемых документов, для чего закупается специальная техника, а также производится интеграция с другими системами – мы ориентируемся на практическое внедрение и применение электронных административных регламентов в работе Министерства», - рассказывает Станислав Кузнецов. О партнере Digital Design - компания, предоставляющая комплекс услуг по развитию и поддержке информационных систем предприятия. Компания сертифицирована на соответствие стандартам ISO 9001 и CMMI Level 3. Digital Design - лауреат Премии Правительства РФ в области качества. Компания имеет статус Microsoft Gold Certified Partner в категориях «Корпоративные системы», «Техническая поддержка», Microsoft Certified Technical Education Center. Digital Design является партнером лидирующих производителей и поставщиков программного обеспечения. Клиенты компании - ведущие российские и зарубежные фирмы, включая крупнейшие мировые компании из списка Fortune 500. Офисы Digital Design расположены в Санкт-Петербурге и в Москве. Из 160 сотрудников компании более 60 имеют профессиональные сертификаты ведущих производителей ИТ-индустрии. Дополнительные сведения Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Microsoft, доступна по адресам: http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке) или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке). За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Microsoft по телефонам (095) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России). Адрес корпорации Microsoft в Интернете: http://www.microsoft.com/ (на английском языке), http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке). Для получения дополнительных сведений о компании Digital Design посетите сайт: http://www.digdes.ru. Дополнительную информацию о программной платформе DocsVision вы можете получить на сайте продукта: http://www.docsvision.com. Для получения дополнительных сведений о Минэкономразвития России посетите сайт: http://www.economy.gov.ru. © Корпорация Microsoft, 2004. Все права защищены. Настоящий документ носит исключительно разъяснительный характер. КОРПОРАЦИЯ MICROSOFT НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ЭТИМ ДОКУМЕНТОМ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ. Microsoft, Windows и эмблема Windows являются зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft (Microsoft Corporation) в США и других странах. Названия прочих организаций и изделий являются товарными знаками соответствующих владельцев. 10