Оформление документов СТО в соответствии с СТБ 1175-2011
реклама
Оформление документов СТО в соответствии с СТБ 1175-2011 с помощью программ «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» и Autodata. С 01.07.2011г. в Республике Беларусь вместо ТКП 132-2009 введен в действие новый СТБ 1175-2011 «Обслуживание транспортных средств организациями автосервиса. Правила проведения». Согласно СТБ 1175-2001 (далее – СТБ) в организациях автосервиса должны оформляться следующие документы: - Заявка на обслуживание (п.5.2.2). - Журнал (электронная база) регистрации заказов (п.5.2.7). - Документ, подтверждающий заказ (п.5.2.8). - Приемо-сдаточный акт (п.5.2.9). - Документ, подтверждающий факт оказания услуги (п.5.3.3). Формы всех этих документов организация автосервиса имеет право разрабатывать и утверждать самостоятельно (например – приказом с приложением образца). 1. Заявка на обслуживание оформляется в двух экземплярах (заказчику и исполнителю). Такие услуги, как шиномонтажные, шиноремонтные, уборочно-моечные, полировочные, смазочно-заправочные, регулировочные и диагностические, а также техническая помощь на дороге, могут оказываться на основании устной заявки, если работы выполняются в присутствии заказчика (п.5.2.13). Как правило, Заявка заполняется заказчиком вручную, поэтому подготовку и распечатку этого документа программа «Заказ-наряд» не выполняет. К порядку нумерации Заявок СТБ требований не предъявляет. 2. Документ, подтверждающий заказ (далее – Договор-заказ), оформляется в двух экземплярах в тот момент, когда стороны договорились об оказании услуги, заявка принята к исполнению и транспортное средство предоставлено для обслуживания. Данный документ, как и заявка, может не оформляться только в том случае, если некоторые услуги (шиномонтажные, шиноремонтные, уборочно-моечные, полировочные, смазочно-заправочные, регулировочные и диагностические, а также техническая помощь на дороге) оказываются в присутствии заказчика. Все оформленные письменно Договоры-заказы должны иметь на СТО сквозную непрерывную нумерацию. По содержанию Договор-заказ частично повторяет Заявку на обслуживание, но содержит дополнительные реквизиты, поэтому СТО формально может объединить эти две формы в одну общую. Однако следует понимать, что Заявка и Заказ это все-таки разные вещи. Не каждая Заявка обязательно становится Заказом. Механизм регистрации Заявок СТО устанавливает самостоятельно и не регламентируется СТБ, а все Заказы подлежат обязательной регистрации в специальном журнале или электронной базе (п.5.2.7). Договор-заказ оформляется до начала выполнения работ и содержит предварительную договоренность сторон о содержании, стоимости и условиях оказания услуги. Для программы «Заказ-наряд» разработана унифицированная форма документа «Договор-заказ», удовлетворяющая всем требованиям СТБ. Посмотреть эту форму можно в Приложении 1. 3. Приемо-сдаточный акт (в двух экземплярах) оформляется в том случае, если транспортное средство передается в организацию автосервиса и работы по обслуживанию выполняются без присутствия заказчика. Как правило, приемо-сдаточный акт заполняется вручную по результатам осмотра транспортного средства, поэтому подготовку и распечатку этого документа программа «Заказ-наряд» не выполняет. 4. Журнал (электронная база) регистрации заказов должен содержать информацию по всем Заказам, выполненным ранее и выполняемым в настоящий момент, независимо от способа подачи Заявки. Даже те заказы, которые выполняются на основании устной заявки заказчика в его присутствии без оформления Договора-заказа, должны быть зарегистрированы в этом журнале. Регистрация Заказа должна производиться одновременно с принятием Заявки к исполнению (с этого момента Заявка становится Заказом). В программе «Заказ-наряд» электронный журнал регистрации заказов формируется автоматически и может быть последовательно постранично распечатан. 5. Документ, подтверждающий факт оказания услуги (далее – Акт выполненных работ, Акт) оформляется также в двух экземплярах после выполнения работ и содержит информацию о фактически выполненных работах, которые могут отличаться от предварительной договоренности согласно Договору-заказу. Акт выполненных работ является первичным документом для бухгалтерского учета. По некоторым услугам (шиномонтажные, шиноремонтные, уборочно-моечные, полировочные, смазочнозаправочные, регулировочные и диагностические, а также техническая помощь на дороге), которые были оказаны на основании устной Заявки в присутствии заказчика и без оформления Договора-заказа, Акт может не оформляться, если этого не требует заказчик. Однако все требования действующего законодательства по расчетно-кассовому обслуживанию должны быть выполнены в обязательном порядке и в полном объеме. Для программы «Заказ-наряд» разработана унифицированная форма документа «Акт выполненных работ», удовлетворяющая всем требованиям СТБ. Посмотреть эту форму можно в Приложении 2. 6. Полная автоматизация подготовки и распечатки документов СТО в соответствии с требованиями СТБ возможна при совместном использовании программы «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» и одного из программных продуктов Autodata – программы «Нормы времени», или Autodata Online (доступ через Интернет к базе данных Autodata). Программа Autodata «Нормы времени» устанавливается с CD и работает на компьютере автономно без подключения к Интернету. При работе с Autodata Online необходимо наличие на рабочем месте постоянного доступа в Интернет. Пользователь получает персональный логин и пароль для доступа. Autodata Online имеет в своем составе модуль «Нормы времени», который и используется при совместной работе с программой «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд». Калькуляция затрат времени на операции по ТО и ремонту конкретного автомобиля из программных продуктов Autodata могут быть распечатаны, или сохранены в виде файла на компьютере пользователя. Распечатка Autodata по своей форме не удовлетворяет требованиям СТБ, поэтому на следующем этапе в работу по оформлению документов СТО «подключается» программа «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд», которая умеет читать файлы Autodata и «обучена» оформлению документов СТО в соответствии с п.п. 5.2.7, 5.2.8, 5.2.10, 5.2.11, 5.2.13, 5.3.2, 5.3.3, 5.3.4, 5.3.5. Варианты оформления документов СТО в соответствии с СТБ 1175-2011: Виды работ - шиномонтажные, - шиноремонтные, - уборочно-моечные, - полировочные, - смазочно-заправочные, - регулировочные, - диагностические, - техпомощь на дороге Документы Заявка Журнал регистрации заказов Приемо-сдаточный акт Договор Акт Заявка - любые другие работы Журнал регистрации заказов Приемо-сдаточный акт Договор Акт Работы выполняются в присутствии заказчика Работы выполняются без присутствия заказчика Может быть устной Заполняется от руки на бланке, утвержденный на СТО ** Запись обязательна * Запись обязательна * Можно не оформлять Заполняется от руки на бланке, утвержденный на СТО ** При устной заявке может не оформляться Оформляется только по требованию заказчика * Заполняется от руки на бланке, утвержденный на СТО ** Запись обязательна * Можно не оформлять Оформляется письменно * Оформляется письменно * Оформляется письменно * Оформляется письменно * Заполняется от руки на бланке, утвержденный на СТО ** Запись обязательна * Заполняется от руки на бланке, утвержденный на СТО ** Оформляется письменно * Оформляется письменно * Примечания: * - документы оформляются программой «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» с последующей распечаткой. ** - документы заполняются от руки, поэтому их подготовки в программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» нет. Таким образом, алгоритм компьютерной подготовки и распечатки документов СТО заключается в следующем: 1. Заказчик оформляет Заявку, в которой указывает перечень работ для выполнения (перечень неисправностей). 2. Мастер-приемщик на основании Заявки определяет перечень работ, предлагаемых к выполнению, и в одном из программных продуктов Autodata рассчитывает предварительную калькуляцию. 3. В программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» на основе калькуляции Autodata оформляется документ «Договорзаказ» и принятый Заказ автоматически регистрируется в электронной базе. 4. При необходимости на этом же этапе в Договор вносятся дополнительные работы, для которых нормы времени отсутствуют в базе данных Autodata, но утверждены Прейскурантом СТО. 5. При необходимости на этом же этапе в расчет могут быть включены запасные части и технические жидкости. 6. Выполняются работы по Заявке и дополнительные работы, если такие возникли в процессе обслуживания. 7. Если перечень фактически выполненных работ отличается от заявленных, мастер-приемщик производит уточненный расчет стоимости. Уточненный расчет производится в программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд», либо в одном из программных продуктов Autodata (если дополнительные работы необходимо «брать» из базы данных Autodata). 8. В программе «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» оформляется документ «Акт выполненных работ». Данные из Акта автоматически заносится в Журнал регистрации заказов. Графическую схему данного алгоритма можно посмотреть в Приложении 3. Краткое описание программных продуктов Autodata и программы «ТЕХНОДАТА Заказ-наряд» можно посмотреть в Приложении 4. С уважением, А.Н.Кубарко, кандидат технических наук, доцент Директор ЧП «ТехноДата» (017) 274-26-14 (029) 674-26-14 www.autodata.by [email protected]
