ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ - Электронная библиотека

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И
АРХИВНОГО ДЕЛА
АВТОР ДОКУМЕНТА — физическое или юридическое лицо, создавшее
документ.
АДРЕСАНТ — отправитель.
АДРЕСАТ — получатель.
АКТ
—
документ,
составленный
несколькими
лицами
и
подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт
списания материалов, акт приема — передачи документов и т.п.).
АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.
АРХИВ
—
организация
или
ее
структурное
подразделение,
осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью
использования.
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА — копия части текста архивного документа,
оформленная в установленном порядке.
АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ — совокупность документов, образовавшихся в
деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному
или нескольким признакам.
АРХИВНАЯ КОПИЯ — официальный документ архива, воспроизводящий
текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых
данных.
АРХИВНАЯ
ОПИСЬ
—
архивный
справочник,
содержащий
систематизированный
перечень
единиц
хранения
архивного
фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
АРХИВНАЯ СПРАВКА — официальный документ, имеющий юридическую
силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием
поисковых данных документов.
АРХИВНОЕ
ДЕЛО
—
отрасль
деятельности,
обеспечивающая
организацию хранения и использования архивных документов.
АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, сохраняемый или подлежащий
сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий
ценность для собственника.
АРХИВНЫЙ КАТАЛОГ — архивный справочник, в котором информация об
архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой
классификации.
АРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК — справочник, предназначенный для поиска
информации об архивных фондах и/или архивных документах.
АРХИВНЫЙ ФОНД — совокупность архивных документов, исторически
и/или логически связанных между собой.
АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ — архивный фонд, состоящий
из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности
физического лица, семьи, рода.
АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — совокупность документов,
имеющих
историческое,
научное,
социальное,
экономическое,
политическое или культурное значение, отражающих материальную и
духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью
историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
АРХИВОХРАНИЛИЩЕ — специально оборудованное помещение для
хранения архивных документов.
АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа
или извлечение из него необходимых сведений.
АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий изобразительную
и звуковую информацию.
БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ — рукописный или машинописный документ, текст
которого переписан с чернового документа или написан без помарок и
исправлений.
БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами,
которые заполняются актуальной информацией, например, анкетные
бланки.
БЛАНК ДОКУМЕНТА — набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.
ВЕДОМОСТЬ
–
перечень
каких—либо
данных
(сведений),
расположенных в определенном порядке (например, платежная ведомость,
оборотная ведомость).
ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — хранение архивных
документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и
муниципальными организациями в течение периода, установленного
нормативными документами.
ВИД
ПИСЬМЕННОГО
ДОКУМЕНТА
—
принадлежность
письменного
документа к системе документации по признакам содержания и целевого
назначения.
ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА — изображение документа на экране
электронно-лучевой трубки.
ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного
лица с документом.
ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — реквизит документа, выражающий
согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
ВЛАДЕЛЕЦ СЕРТИФИКАТА КЛЮЧА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ — физическое
лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа
подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной
цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой
подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных
документах (подписывать электронные документы).
ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА — признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы
оформления.
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или
фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
ВНУТРЕННИЙ
ДОКУМЕНТ
—
документ,
предназначенный
для
использования тем учреждением, в котором он создан.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА — учетный документ, содержащий
перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов,
их индексов, названий, дат, номеров листов.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.
ВЫБОРОЧНЫЙ ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ — прием на
постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех
ценных документов ряда организаций из числа однородных.
ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ — выявление в процессе
экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими
сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное
значение, и отбор их к уничтожению.
ВЫПИСКА — копия части текстового документа.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО — письмо, выражающее гарантию.
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ —
архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или
муниципальной собственностью.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — постоянное
хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными
отделами библиотек и музеев.
ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ — изобразительный документ, в котором
изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый
способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не
подлежит оглашению", "лично").
ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ — реквизит официального
документа,
свидетельствующий
об
особом
характере
информации,
ограничивающий круг пользователей документа.
ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ — реквизит официального документа, выражающий
согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ — реквизит официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его содержанию.
ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа,
указанные на нем арабскими цифрами.
ДАТА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — реквизит официального документа,
содержащий
указанное
на
документе
время
его
создания
и/или
подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
ДЕЛО – 1. Единица хранения письменных документов в архиве,
помещенных в отдельную папку. 2. Совокупность документов или
документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенные в отдельную обложку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи
информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут
быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – 1. Ведение канцелярских дел, совокупность
работ по документированию деятельности учреждений и по организации
документов
в
них.
2.
Отрасль
деятельности,
обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ — хранение в архиве, музее,
библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации
на условиях, определяемых договором между собственником документов и
соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за
собственником права собственности на архивные документы.
ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — установленный порядок их хранения в
справочно-информационном фонде.
ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий обязательные к
исполнению указания вышестоящих органов.
ДОГОВОР — основной правовой документ во взаимоотношениях между
юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки,
сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии,
права и обязанности сторон — все это находит отражение в договоре.
Составными частями договора являются: название вида и заголовок
документа (договор купли — продажи); дата, место составления, номер;
наименования сторон; предмет договора; условия и сроки поставки,
перевоза, транспортировки, хранения и т.п.; условия и сроки оплаты;
порядок сдачи — приема выполненных работ; ответственность сторон (в
том числе санкции за невыполнение принятых обязательств); гарантии,
страхование и форс — мажорные обстоятельства; переход права
собственности; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон
(почтовые адреса, банковские реквизиты, номера телефонов, факсов);
подписи должностных лиц; печати.
ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО — один из видов сопроводительного письма,
указывающего на факт отправки договора.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в
котором излагается какой—либо вопрос с выводами и предложениями
составителя.
ДОКУМЕНТ
–
1.
Зафиксированная
на
материальном
носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2.
Информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. 3.
Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде
текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания,
предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях
общественного использования и хранения.
ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ — документ с установленным сроком
хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ — документ, созданный лицом вне
сферы
его
служебной
деятельности
или
выполнения
общественных
обязанностей.
ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ — документ, созданный с
использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку
его информации электронно-вычислительной машиной.
ДОКУМЕНТ
ПОСТОЯННОГО
ХРАНЕНИЯ
—
документ,
которому
в
соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами
установлено бессрочное хранение.
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД — совокупность документов, образующихся в
деятельности юридического или физического лица.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
ДОКУМЕНТООБОРОТ — 1. Движение документов в учреждении с момента
их получения или создания до завершения исполнения или отправки. 2.
Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за
определенный период времени.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, в котором
определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия
(организации, учреждения). На основании должностной инструкции
разрабатывается
трудовой
контракт
с
работником
предприятия
(организации, учреждения). Должностная инструкция содержит следующие
разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права;
ответственность.
ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ — предусмотренные нормативными
документами условия использования архивных документов.
ДОСЬЕ — документы, относящиеся к какому—либо делу.
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — один из экземпляров копии документа.
ДУБЛИКАТ
—
экземпляр
документа,
составленный
взамен
отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую
силу.
ЕДИНИЦА
УЧЕТА
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
—
единица
измерения
количества документов в архиве.
ЕДИНИЦА
ХРАНЕНИЯ
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
—
учетная
и
классификационная
единица,
представляющая
собой
физически
обособленный
документ
или
совокупность
документов,
имеющая
самостоятельное значение.
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА — копия документа, на которой в
соответствии
с
установленным
порядком
проставляют
необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу.
ЗАГОЛОВОК ДЕЛА — краткое обозначение сведений о составе и
содержании документов в деле.
ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — реквизит документа, кратко
излагающий его содержание.
ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА — указание на содержание письма, выражается
формой предложного падежа с предлогом "о".
ЗАКРЫТЫЙ КЛЮЧ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ — уникальная
последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа
подписи и предназначенная для создания в электронных документах
электронной цифровой подписи с использованием средств электронной
цифровой подписи.
ЗАПИСКА — краткое изложение какого—либо вопроса или пояснение
содержания какого—либо документа, факта, события (например служебная
з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).
ЗАПРЕТНАЯ ДАТА ДОКУМЕНТА — дата, означающая, что документы,
возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не
подвергаются и уничтожению не подлежат.
ЗАПРОС — коммерческий документ, представляющий собой обращение
импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре
(услугах и т.п.) и(или) направить предложение на поставку товара.
ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу,
о предоставлении отпуска и т.д.
ЗОНА
УНИФИЦИРОВАННОЙ
ФОРМЫ
ДОКУМЕНТА
—
часть
площади
унифицированной
формы
документа
установленного
размера,
предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
ИЗВЕЩЕНИЕ — документ, информирующий о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем
участие.
ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий информацию,
выраженную посредством изображения какого—либо объекта.
ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ
ДОКУМЕНТ
—
документ,
содержащий
преимущественно изображение произведения искусства, специальной или
художественной фотографии.
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ — (ведомость) — перечень имущества
учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного
количества, состояния предметов и их стоимости.
ИНДЕКС ДЕЛА — цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела
в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
ИНДЕКСАЦИЯ — проставление индексов.
ИНДЕКСЫ — условные обозначения, присваиваемые документам в
процессе учета (регистрации) и исполнения.
ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — срок исполнения
документа, установленный организационно — распорядительным документом
организации или резолюцией.
ИНИЦИАТИВНЫЙ
ДОКУМЕНТ
—
документ,
послуживший
началом
рассмотрения определенного вопроса.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — применение информации
архивных
документов
в
культурных,
научных,
политических,
экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов
граждан.
ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К АРХИВНОМУ ФОНДУ — документ, содержащий
сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую
характеристику состава и содержания его документов и научно —
справочного аппарата.
ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ — юридическое или физическое лицо, чьи
документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.
КАРТОТЕКА
ПО
ЛИЧНОМУ
СОСТАВУ
—
каталог
документальных
материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании,
зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.
КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА — учетный документ, содержащий
название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и
месте
его
хранения,
предназначенный
для
централизованного
государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской
Федерации.
КИНОДОКУМЕНТ — изобразительный или аудиовизуальный документ,
созданный кинематографическим способом.
КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ
ИНДЕКС
—условное
обозначение
(цифровое,
буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы
классификации и проставляемое на карточках систематического и других
каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.
КЛИШЕ
ПЕЧАТИ
—
элемент
печати,
содержащий
зеркальное
отображение оттиска печати.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА — слова, каждое из которых необходимо, а всех
вместе достаточно для отражения содержания документа.
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА — систематическое пополнение архива
документами
в
соответствии
с
его
профилем
и
действующим
законодательством.
КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА — предохранение документа от разрушающего
действия внешней среды.
КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении
правоотношений.
КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
—
совокупность
действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации
документов, включающий резолюцию и тему письма.
КОПИЯ
ДОКУМЕНТА
—
документ,
полностью
воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть
их, не имеющий юридической силы.
КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым
ведется переписка.
КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен
расход на определенную потребность.
ЛИМИТ — документ, определяющий предельный размер ассигнований
денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных
фондов.
ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА — учетный документ, содержащий название,
номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и
сведения о количестве, хронологических границах, составе документов
фонда и его научно — справочного аппарата в их динамике.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу
какого—либо конкретного вида средств (материалов, инструментов,
продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и
содержащий денежные расчеты с ними.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком—либо лице (о
биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
МАРКИРОВКА — индексация технических документов или товара.
МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ — письменный документ, при создании
которого знаки письма наносят техническими средствами.
МЕЖАРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК — архивный справочник, содержащий
сведения о документах нескольких архивов.
НАИМЕНОВАНИЕ
ДОКУМЕНТА
—
обозначение
вида
письменного
документа.
НАКЛАДНАЯ — документ, которым оформляется прием и отправка
груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ
между рабочими—сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им
зарплаты.
НАРЯД—ЗАКАЗ
—
плановое
задание
руководителя
учреждения
подчиненному
предприятию
или
руководителя
предприятия
цеху
о
выполнении определенной работы.
НАУЧНО—ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА — создание архивных
справочников,
организация
использования
и
публикация
архивных
документов.
НАЦИОНАЛЬНЫЙ
БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ
ФОНД
ДОКУМЕНТОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — собрание всех видов обязательного экземпляра,
комплектуемое
на
основе
обязательного
бесплатного
экземпляра,
распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами
научно—технической
информации,
предназначенное
для
постоянного
хранения и общественного использования.
НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ —
архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью
негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и
включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании
соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.
НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список
наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень наименований
дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа,
проставляемый адресатом.
НОМЕР ДЕЛА — цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела
в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа,
проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых устанавливаются
какие—либо правила, нормы.
НОРМАТИВЫ — документы, содержащие показатели затрат времени,
материальных
или
денежных
ресурсов,
показатели
изготовляемой
продукции, приходящиеся на какую—либо единицу (изделие, операцию и
т.д.).
НОРМЫ
—
документ,
содержащий
сведения
об
установленных
величинах чего—либо (н. выработки, выдачи чего—либо).
НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ — материальный объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ — разработка, создание и
практическое
применение
научно
технических
средств
и
методов
хранения,
реставрации,
консервации,
биохимической
зашиты
и
воспроизведения документов.
ОБЗОР АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — архивный справочник, включающий
систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных
отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых
случаях их источниковедческим анализом.
ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД — архивный фонд, сформированный из
документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой
исторически обусловленные связи.
ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА — количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — 1. Документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). 2.
Сообщение должностного лица, поясняющего какое—либо действие, факт,
происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР — экземпляры
различных видов документов, изготовленных на территории Российской
Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц,
находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов,
импортируемых
для
общественного
распространения
на
территории
Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их
производителями в соответствующие организации в порядке и количестве,
установленных
Федеральным
законом
«Об
обязательном
экземпляре
документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР — экземпляры различных видов
документов, подлежащие безвозмездной передаче их производителями в
соответствующие организации в порядке и количестве, установленных
Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ —
экземпляры различных видов изготовленных на территории города, района
документов,
которые
подлежат
безвозмездной
передаче
их
производителями в соответствующие организации в порядке и количестве,
установленных
Федеральным
законом
«Об
обязательном
экземпляре
документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР — экземпляры различных видов
документов, подлежащие передаче за плату их производителями в
соответствующие организации в порядке и количестве, установленных
Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТОВ — экземпляры различных видов
тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в
соответствующие организации в порядке и количестве, установленных
Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ
ЭКЗЕМПЛЯР
СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
—
экземпляры различных видов изготовленных на территориях субъектов
Российской Федерации документов, которые подлежат передаче их
производителями в соответствующие организации в порядке и количестве,
установленных
Федеральным
законом
«Об
обязательном
экземпляре
документов».
ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЙ СРОК СЕКРЕТНОГО ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ —
срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами,
в течение которого запрещается свободный доступ к документам
государственной
части
Архивного
фонда
Российской
Федерации,
содержащим охраняемую законом тайну.
ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.
ОПИСЬ
ДЕЛА
—
архивный
справочник,
содержащий
систематизированный
перечень
единиц
хранения
архивного
фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются
отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет)
хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет)
хранения описи не составляются.
ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — вид письменного
документа,
в
котором
фиксируют
решение
административных
и
организационных
вопросов,
а
также
вопросов
управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и
должностных лиц.
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ
С
ДОКУМЕНТАМИ
—
организация
документооборота, хранения и использования документов в текущей
деятельности учреждения.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА — 1. Первоначальный экземпляр документа. 2.
Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ — степень секретности, срочность исполнения
документов.
ОТКРЫТЫЙ КЛЮЧ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ — уникальная
последовательность
символов,
соответствующая
закрытому
ключу
электронной
цифровой
подписи,
доступная
любому
пользователю
информационной
системы
и
предназначенная
для
подтверждения
с
использованием средств электронной цифровой подписи подлинности
электронной цифровой подписи в электронном документе.
ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ДОКУМЕНТ — официальный документ, отправляемый из
учреждения.
ОТТИСК ПЕЧАТИ — изображение клише печати на бумаге.
ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении
и
итогах
выполнения
планов,
заданий,
командировок
и
других
мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному
лицу.
ОФЕРТА — см. предложение.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учреждением или
должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА — подготовка дела к хранению в соответствии с
установленными правилами.
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА — проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования.
ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА — изменяемая часть
реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ — систематизированный
список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания
о сроках их хранения.
ПЕЧАТАЮЩИЙ
ЭЛЕМЕНТ
ПЕЧАТИ
—
участок
клише
печати,
воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.
ПЕЧАТЬ — устройство, содержащее клише печати, для нанесения
оттисков на бумагу.
ПЕЧАТЬ МАСТИЧНАЯ — печать, обеспечивающая нанесение оттиска
штемпельной краской.
ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ — печать, имеющая в центре клише печати зеркальное
отображение Государственного герба Российской Федерации.
ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ — текстовой документ, информация которого
зафиксирована любым типом письма.
ПИСЬМО — ИЗВЕЩЕНИЕ — письмо, в котором что—либо сообщается или
утверждается. Обычно письма—извещения являются ответом на запрос и
начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения,
Ставим Вас в известность.
ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится
информация
о
каком—либо
факте.
Такое
письмо
приближается
к
телеграмме.
ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится
информация
о
каком—либо
факте.
Такое
письмо
приближается
к
телеграмме.
ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами.
ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки
документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки
документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу
или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом
мероприятии.
ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу
или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом
мероприятии.
ПИСЬМО — ПРОСЬБА — письмо, выражающее просьбу о выполнении
какого—либо
действия,
получении
документации
или
материальных
ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим).
ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ — письмо, своевременно информирующее
другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или
о планируемом мероприятии.
ПОВЕСТКА — официальное сообщение частному лицу или учреждению с
предложением куда—либо выслать своего представителя.
ПОДЛИННИК (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА – 1. Первый или единичный
экземпляр
официального
документа.
2.
Документ
официального
происхождения
в
окончательной
редакции,
удостоверенный
соответствующим образом. 3. Рукопись.
ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, сведения об авторе, времени и
месте создания которого, содержащиеся в самом документе или
выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
ПОДПИСЬ
—
реквизит
документа,
представляющий
собой
собственноручную роспись полномочного должностного лица.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора
документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПОДЛИННОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ В
ЭЛЕКТРОННОМ
ДОКУМЕНТЕ
—
положительный
результат
проверки
соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой
подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности
электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу
сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной
электронной цифровой подписью электронном документе.
ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА — сведения о месте хранения
документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа
(страницы) документа.
ПОЛОЖЕНИЕ — 1. Правовой акт, устанавливающий основные правила
организации и деятельности государственных органов, структурных
подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и
предприятий. 2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль
государственного управления, политической, общественной, культурной
или хозяйственной жизни.
ПОЛУЧАТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ — юридическое лицо, наделенное правом
получения, хранения и общественного использования обязательного
экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ СЕРТИФИКАТА КЛЮЧА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ — физическое
лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о
сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной
цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи.
ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА — неизменяемая часть
реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при
его изготовлении.
ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ — бессрочное хранение документов
в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
ПОСТУПИВШИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.
ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — требования и нормы, устанавливающие
порядок документирования.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия,
адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним
договор на определенных условиях.
ПРЕДМЕТНЫЙ
КАТАЛОГ
—
каталог
документальных
материалов,
содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических
наименованиях)
и
лицах,
которые
упоминаются
в
документах,
расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДМЕТНЫЙ
УКАЗАТЕЛЬ
—
указатель
основных
предметных
(тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначении,
перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию
определенных
действий
и
мероприятий
по
вопросам
деятельности
учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую—либо
единицу (изделие, операцию и т.д.).
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправляемое виновной стороне в
случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода
обязательств.
ПРИКАЗ — 1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа
государственного
управления
(его
структурного
подразделения),
действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и
оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях
может касаться широкого круга организаций и должностных лиц
независимо от подчиненности. 2. Документ, выдаваемый органами
государственного
и
ведомственного
арбитража
на
обязательное
исполнение его решения.
ПРИКАЗАНИЕ — документ, издаваемый в воинских и некоторых других
учреждениях от имени командира (начальника).
ПРОБЕЛЬНЫЙ
ЭЛЕМЕНТ
ПЕЧАТИ
—
участок
клише
печати,
не
воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ (СОСТОЯНИЯ) ДЕЛ — установление соответствия
реального количества единиц хранения записям в учетных документах
архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения
физического состояния, реставрации, дезинфекции.
ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы
учреждения
или
предприятия
на
определенный
период
времени
(производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ,
испытаний.
ПРОЕКТ
ДОКУМЕНТА
—
предварительный
вариант
документа,
предназначенный для рассмотрения.
ПРОИЗВОДИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ — юридическое лицо независимо от его
организационно—правовой формы и формы собственности или физическое
лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования
юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и
рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель,
редакция средства массовой информации, производитель фонограммы,
производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству
телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации,
осуществляющие научно—исследовательские, опытно—конструкторские и
технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку,
публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного
экземпляра).
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК — календарный план выпуска продукции.
ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
ПРОФИЛЬ
АРХИВА
—
установленный
для
архива
состав
для
документов, подлежащих хранению.
ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — подготовка документов к
изданию в соответствии с установленными правилами.
ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО (АРХИВНЫМ) ФОНДАМ АРХИВА — архивный справочник,
содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие
сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его
составом и содержанием.
РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности
совершения чего—либо.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых фиксируется
решение в учреждении административных и организационных вопросов.
РАСПОРЯЖЕНИЕ
—
1.
Правовой
акт,
издаваемый
единолично
руководителем, главным образом коллегиального органа государственного
управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило,
имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных
лиц и граждан. 2. Приказание.
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для
регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА — цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ
НОМЕР
ДОКУМЕНТА
—
порядковый
номер,
присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации,
являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА — цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий следующую информацию:
название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер
дела, в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах,
карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на
документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
РЕЕСТР
—
перечень
(список)
чего—либо,
применяемый
в
бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).
РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — совокупность температурновлажностных
и
санитарно—гигиенических
условий,
создаваемых
в
архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль
за их выполнением
РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией
и т.п. по обсуждаемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА — реквизит, состоящий из надписи на
документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им
решение.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент
(автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного
документа.
РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа.
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи,
дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕСТАВРАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА — восстановление первоначальных
или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного
документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ — 1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке
в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются
также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами
—
коллегиальными
и
действующими
на
основе
единоначалия,
государственными органами и общественными организациями и т.д. 2.
Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам
разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже. 3.
Резолюция собрания, совещания и т.д.
РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ — письменный документ, при создании
которого знаки письма наносят от руки.
СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение без обязательств. Если
заказчик примет условия такого предложения, то сделка считается
заключенной.
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов,
составленная учреждением при передаче дел в архив.
СЕРТИФИКАТ КЛЮЧА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ — документ на бумажном
носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью
уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя
открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются
удостоверяющим
центром
участнику
информационной
системы
для
подтверждения
подлинности
электронной
цифровой
подписи
и
идентификации владельца сертификата ключа подписи.
СЕРТИФИКАТ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ — документ на
бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы
сертификации для подтверждения соответствия средств электронной
цифровой подписи установленным требованиям.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ — совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении порядок
создания, оформления и исполнения документов.
СИСТЕМА НАУЧНО — СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА —
комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных
информационно — поисковых систем о составе и содержании документов,
создаваемых на единых научно — методических основах для поиска
архивных документов и архивной информации в целях их эффективного
использования.
СИСТЕМА
ОБЯЗАТЕЛЬНОГО
ЭКЗЕМПЛЯРА
—
совокупность
видов
обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания,
распределения и использования.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой—либо работы,
направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СЛУЖЕБНОЕ
ПОЛЕ
УНИФИЦИРОВАННОЙ
ФОРМЫ
ДОКУМЕНТА
—
зона
унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в
технических
средствах
хранения
документов,
а
также
нанесения
специальных изображений.
СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ — официальный документ, используемый в
текущей деятельности организации.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — письмо, указывающее на факт отправки
приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ — подпись и печать.
СПЕЦИФИКАЦИЯ — документ, содержащий подробное перечисление
узлов и деталей какого—либо изделия, конструкции, установки и т.п.,
входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке,
составленное в целях информации или регистрации.
СПИСОК (АРХИВНЫХ) ФОНДОВ — учетный документ, содержащий
перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих
архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
СПРАВКА — 1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех
или иных фактов и событий. 2. Документ, подтверждающий факты
биографического или служебного характера.
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ
ФОНД
—
совокупность
систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и
технической
документации,
использующихся
в
целях
отраслевого
информационного обслуживания.
СРЕДСТВА ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ — аппаратные и (или)
программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из
следующих функций — создание электронной цифровой подписи в
электронном документе с использованием закрытого ключа электронной
цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа
электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи
в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей
электронных цифровых подписей.
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — срок, установленный нормативно
правовым актом, организационно — распорядительным документом или
резолюцией.
СТАНДАРТ — нормативно—технический документ, устанавливающий
требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях,
требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее
разработку, производство и применение, а также требования к иным
объектам
стандартизации,
устанавливаемым
Правительством
РФ.
Стандартизация
документов,
применяемых
в
организационном
и
экономическом
управлении,
проводится
на
основе
специальных
постановлений Правительства РФ.
СТАРЕНИЕ (АРХИВНОГО) ДОКУМЕНТА — изменение первоначальных
физико-химических свойств документа под воздействием внешних и
внутренних факторов.
СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других
выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных
органов, осуществленная методом стенографии.
СТРАХОВАЯ КОПИЯ (АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА) — копия особо ценного или
уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения
содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения
оригинала.
СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТОВ — совокупность страховых копий особо
ценных и уникальных документов.
СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что—либо
денежная сумма.
ТАБЕЛЬ — перечень каких—либо показателей, составленный в
определенном порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).
ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ — перечень разрешенных к
применению унифицированных форм документов.
ТАБЛИЦА — документ, содержащий текстовые или цифровые сведения,
размещенные по графам.
ТАБУЛЯГРАММА — таблица, составленная табулятором на основе
автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ — документ, уведомляющий о получении чего—
либо (информации, материальных ценностей, документов).
ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение, оформляемое лишь для одного
возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение
которого поставщик связан этим предложением.
ТЕЗАУРУС — словарь-справочник, в котором перечисляются все
лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их
связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и
словосочетания естественного языка.
ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — информация, зафиксированная
любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе
всю или основную часть речевой информации документа.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено
посредством любого вида письма.
ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию
документов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей
машинки.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документов,
отражающих результат строительного и технологического проектирования,
конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству
зданий
и
сооружений
и
изготовлению
изделий
промышленного
производства.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документа
(чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных
для описания и оформления технологических процессов.
ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — срок исполнения документа,
установленный нормативно — правовым актом.
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты—аналоги): 1. Документы, отражающие
однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам. 2.
Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы
учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон
(типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями
одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпечатанный
стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное
содержание.
УКАЗАНИЕ — 1. Правовой акт, издаваемый органом государственного
управления преимущественно по вопросам информационно—методического
характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения
приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих
органов управления. 2. Документ, содержащий требования и необходимые
разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований,
имен, предметов со справочными данными о них.
УКАЗАТЕЛЬ
(АРХИВНЫЙ)
—
архивный
справочник,
содержащий
систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о
которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их
поисковых данных.
УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА
ДОКУМЕНТАЦИИ
(УСД)
—
система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию,
необходимую
для
управления
в
определенной
сфере
деятельности.
УНИФИЦИРОВАННАЯ
ФОРМА
ДОКУМЕНТА
(УФД)
—
совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на
носителе информации.
УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — установление количества и состава
архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой
единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в
учетных документах.
УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА —комплекс документов установленной
формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и
состояние архивных документов в единицах учета.
ФАКСИМИЛЕ — 1. Воспроизведение техническими средствами точного
изображения подписи (текста), сделанного от руки. 2. Клише, печатка,
позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на
деловом документе.
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских
правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ — совокупность копий архивных документов,
предназначенных
для
пользования
вместо
оригиналов
с
целью
предотвращения их износа.
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — распределение документов по архивным
фондам и архивным коллекциям.
ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ
—
юридическое
или
физическое
лицо,
в
деятельности которого образуется документальный фонд.
ФОНДОДОКУМЕНТ — документ, содержащий звуковую информацию,
зафиксированную любой системой звукозаписи.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — группирование исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела.
ФОРМУЛЯР — ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА — модель построения документа,
устанавливающая
область
применения,
форматы,
размеры
полей,
требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной
последовательности
реквизитов
документа
(автор,
адрес,
дата,
заголовок, содержание и т.п.).
ФОТОДОКУМЕНТ
—
изобразительный
документ,
созданный
фотографическим способом.
ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — обеспечение рационального
размещения и сохранности документов.
ЦЕННОСТЬ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА — свойства архивного документа,
обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое
значение.
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — система учета документов Архивного фонда
Российской
Федерации
в
масштабе
области,
края,
республики,
государства в целом, основанная на сосредоточении в органах
управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных
фондов и количестве единиц хранения.
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в
несколько адресов.
ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ — рукописный или машинописный документ,
отражающий работу автора или редактора над его текстом.
ШТЕМПЕЛЬНАЯ
КРАСКА
—
специальное
красящее
вещество,
предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише
печати.
ШТЕМПЕЛЬНАЯ ПОДУШКА — материал, несущий в своем объеме
штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы клише
печати при его контакте со штемпельной подушкой.
ЭКЗЕМПЛЯР — образец тиражированного документа, идентичный
оригиналу.
ЭКСПЕДИЦИЯ
—
специальный
аппарат
учреждения
по
приемке
документов.
ЭКСПЕРТИЗА
ЦЕННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ
—
отбор
документов
на
государственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе
формирования
дел
и
проверке
правильности
отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ — реквизит электронного документа,
предназначенный
для
защиты
данного
электронного
документа
от
подделки, полученный в результате криптографического преобразования
информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой
подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа
подписи, а также установить отсутствие искажения информации в
электронном документе.
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ
—
документ,
в
котором
информация
представлена в электронно-цифровой форме.
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА — свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления.
ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация,
выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и
обязанностей.
ЯЗЫКОВАЯ
ФОРМУЛА
(документа)
—
слово,
словосочетание,
предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст
(документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так,
языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: Оплата
гарантируется
Наш
расч.
счет
...в
отделении
...
банка;
сопроводительного — Направляю ..., Высылаю...